【自治体向け】NotebookLMで業務効率化！安全性と活用例を解説

コラム更新日：2026.03.27

人口減少に伴う職員不足の中、多くの自治体で行政サービスの質を維持するための業務効率化が急務となっています。しかし、従来の生成 AI は、ハルシネーションのリスクや、情報漏洩への懸念から、公共機関での導入に慎重にならざるを得ないケースが少なくありませんでした。

そこで注目を集めているのが、Google が提供する AI ツール「NotebookLM」です。本記事では、自治体業務において NotebookLM が具体的にどう役立つのか、その安全性や活用シーン、京都府舞鶴市や長野県佐久市の事例を交えて詳しく解説します。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

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※情報は記事公開（更新）時のものです。Google Workspace の仕様や価格は変更される場合があるため、最新情報は必ず公式ページでご確認ください。

自治体業務における NotebookLM活用のメリットと安全性

自治体が AI を導入する際、最も懸念されるのが「出力情報の正確性」と「セキュリティ」です。NotebookLM は、これらの課題を根本から解決する特徴を備えています。

「根拠を明示する AI」が自治体のハルシネーション問題を解決

一般的な生成 AI は、インターネット上の膨大な学習データを基に回答を生成するため、事実とは異なる「ハルシネーション（もっともらしい嘘）」を作り出してしまうリスクがあります。

一方、NotebookLM は「ユーザーがアップロードした資料（ソース）のみを参照して回答を生成する」という仕組みを採用しています。回答の出力結果には、元資料のどの部分に書かれていた内容なのかを示す引用元が自動で明示されます。職員が回答の根拠を直接目視で確認できるため、誤回答のリスクがきわめて低く、正確性が求められる自治体業務において信頼できるツールといえるでしょう。

Google Workspace で担保されるセキュリティとデータ非学習

自治体が保有するデータには機密情報が含まれることも多く、「入力したデータが AI の学習に使われないか」という懸念がつきものです。これに対し NotebookLM は、アップロードしたソース、クエリ、モデルからの回答などの個人データを、AIのトレーニング（学習）に使用しないと公式に明言しています。

また、無料プランではアップロードできる資料サイズや生成数に上限がありますが、業務利用においてGoogle Workspace の法人向けプランを契約すれば、制限なくセキュアな環境で利用することが可能です。国際的なセキュリティ認証に準拠した強固なインフラ上で提供され、管理者の適切な制御下で運用できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

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自治体での具体的な NotebookLM 活用シーン 3 選

NotebookLM の「資料を正確に読み解く力」は、自治体のさまざまな業務に革命をもたらします。代表的な 3 つの活用シーンをご紹介します。

1. 膨大なマニュアルや例規集の検索・要約

自治体には数百ページに及ぶ業務マニュアルや複雑な条例、例規集が存在します。これらを NotebookLM に読み込ませておくことにより、職員が知りたい情報を自然言語で質問するだけで、瞬時に該当箇所を確認できます。また箇条書きで分かりやすく要約して回答してくれます。

異動時の前任者の引き継ぎ資料や過去の文書を読み込ませ、「〇〇事業の背景と過去の経緯を時系列でまとめて」と指示すれば、新任担当者や若手職員へのナレッジ共有もスムーズに行えます。

2. 窓口業務や住民問い合わせへの回答案作成

住民からの多様な問い合わせに対応するため、過去の FAQ や Q&A 集、市の公式ウェブサイトの情報を NotebookLM に学習させる活用法も有効です。

たとえば、特定の申請手続きについて質問された際、関連する条例やガイドラインを基に、住民に分かりやすい平易な言葉で回答案を生成させることができます。これにより、回答スピードが劇的に向上し、担当職員の負担を大幅に軽減できます。

3.会議録の整理と政策立案に向けた分析

長時間の会議や住民ワークショップの録音データを文字起こししたテキストを NotebookLM に読み込ませることで、会議の要点や決定事項、担当者などを一瞬でリストアップできます。

また、数百件に及ぶ住民アンケートの自由記述を読み込ませ、「ポジティブな意見とネガティブな意見に分類・要約して」と指示し、横断的に分析することも可能です。複数の資料から要点を素早く整理することで、隠れた課題やニーズを発見し、政策立案における意思決定の迅速化に直結します。

先行自治体の成功事例｜舞鶴市や佐久市の取り組み

すでに NotebookLM や Google Workspace を活用し、大きな成果を上げている自治体の事例を紹介します

京都府舞鶴市：職員の事務負担軽減に向けた実証実験

京都府舞鶴市では、Google Workspace への移行に伴い、職員から担当者に「今までやっていた業務ができない」などの問い合わせが多数届いていました。さらに過去の Q&A が活用されにくい状況にあり、担当者は対応に多くの時間を費やしていました。

そこで、問い合わせ窓口を一本化し、NotebookLM を活用した庁内チャットボットを導入。その結果、問い合わせ件数が約 3 分の 1 程度に減ったそうです。これにより、担当者は本来のコア業務に集中できるようになり、質問する職員にとっても事前に疑問を解消しやすくなるなど、双方に大きな業務改善効果をもたらしました。

長野県佐久市：Google Workspace導入によるDX基盤の構築

長野県佐久市では、約 20 年間使用していたオンプレミス型システムの限界や、資料作成・調整業務の非効率性を打開するため、2025年3月にGoogle Workspaceを全庁導入しました。

Enterprise エディションの強固なセキュリティ機能を基盤とし、NotebookLM を活用。何百ページもある膨大なシステムマニュアルを学習させました。これにより、職員が質問を投げかけるだけで、システム自体のマニュアルと佐久市独自のルールに基づいた的確な回答を瞬時に得られる環境を実現しています。

自治体 × DX の最前線！Google Workspace からはじまる長野県佐久市の挑戦

長野県佐久市の導入事例。Google Workspace の全庁導入後の効果や業務効率化実現についてご紹介。

自治体が導入前に知っておきたい注意点と LGWAN 対応

自治体がクラウドベースの AI ツールを導入する際には、ネットワーク環境や個人情報の取り扱いに関する独自の課題をクリアする必要があります。

LGWAN環境での利用における課題と解決の方向性

多くの自治体では「三層分離（αモデル）」と呼ばれる強固な情報セキュリティ対策を採用しており、LGWAN（総合行政ネットワーク）接続系の端末からインターネット上のクラウドサービスへ直接アクセスすることが困難です。

この課題を解決するためには、インターネット接続系端末と LGWAN 端末を適切に使い分ける運用や、画面転送の利用などが考えられます。また栃木県足利市のように、LGWAN 系のネットワークにローカルブレイクアウト用の回線を付設し、自治体で初めて LGWAN 端末から Google Workspace への直接接続を実現した先進的な事例も存在します。