Gemini でタスク管理を効率化！ToDo リスト作成や時間指定アクションなど

コラム更新日：2025.09.05

日々のタスク管理など「もっと AI に任せて業務を自動化したい」と思っている方も多いのではないでしょうか。AI と人でどのような仕事ができるか、イメージのヒントを掴みたい方もいるかもしれません。

今回は、さまざまな業種から注目を集めている「Gemini」を使ってタスク管理を効率化するさまざまなアイデアを紹介します。定期的にタスクを実行させる便利な方法も紹介していますのでぜひ参考にしてください。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

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Gemini がタスク管理に向いている理由

Gemini は、情報の整理やタスクの構造化が得意です。Gemini を活用すれば、アイデア出しから具体的なタスクへの落とし込みまで効率的に行えます。

プロジェクトの立ち上げなど、複雑なタスク管理が求められる場面においても強力なサポートを得られるでしょう。

タスク実行を自動化したい！定期的なアクションをスケジュールする機能とは

Gemini は、定期的な情報収集や要約といったタスクを、指定した時間に自動で実行させることもできます。

＜機能の概要＞

• プロンプトで指示したタスクを、指定した日時に繰り返し実行させる
• 実行結果はチャットやデバイスへの通知で受け取れる

この機能は「時間指定アクション」と呼ばれ、あらかじめ設定されたスケジュールに沿って、Gemini がタスクを実行するものです。

➤Geminiの「時間指定アクション」とは

「時間指定アクション」は、Gemini の有料版で利用できる高度な機能です。例えば、「毎朝9時に今日のカレンダーの予定と未読メールを要約して教えて」といった指示を一度設定しておくだけで、Gemini が毎日そのタスクを実行してくれます。

この機能を使用するには、以下の条件で Gemini を使用する必要があります。

なお、一度に有効化できる時間指定アクションは、最大10個までです。

➤Gemini の時間指定アクションの設定方法

設定は非常にシンプルで、普段 Gemini を使うのと同じように、プロンプトに「いつ」「どのくらいの頻度で」実行してほしいか、という時間に関する指示を加えるだけです。

【設定の流れ】

1. gemini.google.com にアクセス
2. テキストボックスに、実行したい内容とスケジュール（日時や頻度）を含むプロンプトを入力
3. 送信すると、Gemini が内容を確認。時間指定アクションの概要が表示されれば設定完了

➤Gemini の時間指定アクションの活用例とプロンプト

Geminiの時間指定アクションを使えば、以下のような日々のタスク管理や情報収集を効率化できます。プロンプト例もあわせて活用アイデアを紹介します。

【アイデア1】業界ニュースを定期的に収集する

プロンプト：「毎週金曜日の17時に、今週のAI業界に関する主要なニュースを5つピックアップして、それぞれの概要を3行でまとめて。」

【アイデア2】指定日時に株価チェックを依頼する

プロンプト：「平日の毎朝9時に、特定の銘柄の株価をチェックして教えて。」

このように、決まった時間に情報を生成・要約させるタスクに適した機能といえるでしょう。

関連記事：Gemini の定期実行機能「時間指定アクション」の基本と使い方

ビジネス向け｜Gemini を最大限に活かす Google Workspace とは？

Google Workspaceは、Gmail、Google スプレッドシート、Google カレンダーなどの各種アプリケーションに加えて、Gemini を標準搭載した有料プランです。これにより、日々の業務に寄り添う「AI アシスタント」として Gemini アプリを活用できる環境が実現します。

Gemini アプリと Google Workspace を連携させて、タスク管理に活用する具体例をみていきましょう。

➤会話からタスクをGoogle ToDoリストに直接追加する

Gemini とのチャットの流れで、タスクを思いつくこともあるでしょう。そのようなときは、Gemini に Google ToDo リストのタスクを追加するようリクエストします。これによって、シームレスに Google ToDoリストに追加が可能となり、タスクの抜け漏れを防ぎます。

➤Google カレンダーと連携し、自分の予定を把握させる

Google カレンダーと連携すれば、さらにタスク管理のアシスタントとしての活用が可能です。例えば、会議の日程調整をしたいときなどに、Gemini に「私の来週の空き時間をリストアップして」と質問すれば、すぐに会議の候補日時を洗い出せます。

また、「〇〇さんから来た今週の打ち合わせのメールを確認して、私のカレンダーに追加して」と指示すれば、各アプリケーションをいちいち開かなくてもメール確認や追加が行えます。

以下の記事では、Google Workspace を使ってできる AI 活用について、さらに詳しく紹介しています。

関連記事：Gemini for Google Workspace の使い方。AI でビジネスの働き方を変える

【明日からできる】Geminiによる日常タスク管理の具体例

Gemini の魅力は、日常的なちょっとしたタスク管理を効率化できる点にもあります。ここからは、無料版の Gemini でもすぐに試せる具体的な活用例を3つご紹介します。

➤散らかったタスクを、一瞬で「やることリスト」に整理する

朝一番や会議の後など、頭の中に「やること」が散らかっている状態は誰にでもあるでしょう。そのようなときは、思いつくままにタスクを Gemini に書き出してみましょう。

Gemini は、これら の雑多なタスクを瞬時に構造化し、どのように進めたらよいかを提示してくれるでしょう。

➤プロジェクト開始間際！やるべきことを細かく分解してもらう

大きなプロジェクトや未経験のタスクを前にすると、「具体的に何をすればいいのか」やるべきことの洗い出しに時間がかかるでしょう。 Gemini は、巨大なタスクを実行可能な具体的ステップに分解することも得意です。

Gemini は時間軸やカテゴリ別に、それぞれのタスクリストを作成してくれるでしょう。プロジェクトの全体像が明確になり、計画的に進めることができます。

➤複数の予定を伝えて、最適な「1日のスケジュール」を組んでもらう

複数の会議やタスクが入り乱れる日には、効率的な時間の使い方が求められます。Gemini にその日の予定とタスクをすべて伝えれば、 移動時間や集中すべき時間帯を考慮した最適なスケジュール案を作成してくれます。

このような依頼をすれば、 予定とタスクを元に、Gemini が最も効率的な1日のスケジュールを提案してくれるでしょう。マルチタスクやスケジュール管理が苦手な方は、Gemini にサポートしてもらうとよいかもしれません。

タスク管理のアシスタントとして Gemini を活用してみよう！

定期的なタスクの実行や、日常業務を効率化するなど、使い方次第で大幅な効率アップが望める Gemini。活用すれば、タスク管理をサポートしてもらい、より創造的な仕事に集中できるでしょう。

時間指定アクションを活用したいと考えている場合は、使用条件を満たしているかどうかも確認しておくと安心です。業務での AI 活用をお考えの場合は、Google Workspace の導入も視野に入れて検討してみてはいかがでしょうか。