生成 AI の属人化解消へ。4 ステップで組織全体の活用促進！

コラム更新日：2026.02.17

生成 AI を導入した企業で新たな課題となっているのが、生成 AI の「属人化」です。「生成 AI を使いこなせているのは一部の従業員だけ」「従業員によって成果物のクオリティに差がある」といった悩みはよくある話です。多くの企業が「生成 AI の活用格差」という壁にぶつかっています。

属人化の原因は、個人の AI リテラシーやスキルの差だけではありません。多くは、組織として生成 AI を業務に組み込めていないことが原因と考えられます。本記事では、属人化を解消するための考え方や、組織全体の生成 AI 活用レベルを底上げする方法、属人化を解消する生成 AI 活用術を紹介します。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

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なぜ生成 AI 活用は「属人化」を招くのか？

生成 AI は、従来のソフトウェアとは異なり、ユーザーの指示（プロンプト）次第で出力が 180 度変わるという性質を持っています。この柔軟性の高さが「属人化」を引き起こす要因になっています。なぜ組織内で生成 AI 活用の二極化が進んでしまうのか、主な要因を 2 つの視点から見ていきましょう。

プロンプトスキルの「暗黙知」化

生成 AI を使いこなすための核となるプロンプトは、ユーザーの頭の中にある思考プロセスそのものです。どのような順序で情報を与え、どのような条件を付け加えるとうまくいくのかというノウハウは、個人のチャット履歴の中に埋もれてしまいがちです。

この ノウハウが外部から見えない「暗黙知」となっていることが、属人化の要因 になっています。生成 AI を使いこなす従業員が驚くようなスピードで高品質な資料を作成していても、周囲は「なぜそれが可能なのか」がわからず、スキルの継承が行われません。結果として、「生成 AI は一部の詳しい人が使うもの」という固定観念が組織内に定着してしまう可能性があります。

「業務への組み込み」の欠如

生成 AI を「個人の判断で自由に使えるツール」として提供する企業が増えていますが、具体的な活用シーンや手順が定められていない場合、従業員は「自分の業務のどこに使えるのか」を自力で探す必要があります。

日々の業務に追われる中で、新しいツールの使い道を模索するのは容易ではありません。そのため、好奇心の強い一部の従業員だけが試行錯誤を繰り返し、他の従業員は従来のやり方を維持するというズレが生じます。 生成 AI を業務プロセスの一部として「標準装備」化できていないことが、活用格差を広げる要因 になります。

【診断】あなたの組織の「AI 属人化」レベル

組織内の生成 AI 活用がどの程度、個人のスキルに依存してしまっているかを確認してみましょう。

✓ 特定の従業員しか生成 AI を使っていない
→利用率が特定の部署や個人に著しく偏っている

✓ どんなプロンプトが有効か、社内で共有する場所がない
→個人のチャット履歴にノウハウが埋もれている

✓ 生成 AI で作成した成果物の品質が、担当者によってバラバラ
→「誰がつくったか」で資料のクオリティに大きな差が出る

✓ 「生成 AI を使うのは手抜きだ」という空気が一部にある
→効率化よりも、時間をかけて作業することを美徳とする文化が残っている

上記の項目で 2 つ以上当てはまる場合、あなたの組織では「生成 AI の属人化」が進行している可能性が高い です。個人の努力に頼るフェーズから、組織的に生成 AI を標準化するフェーズへの移行を進めましょう。

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属人化解消の鍵は「スキルアップ」ではなく「型化」

全従業員のプロンプトスキルを上げることも重要ですが、組織としての活用レベルを引き上げるには、 誰が使っても同じような結果が出る「型（テンプレート）」をつくる ことが最優先事項です。「個人のスキルアップ」だけを求めるのではなく、 業務に組み込む「型化」 に取り組みましょう。

個人知から組織知への変換プロセス

一部の「生成 AI 強者」が持っている暗黙知を、組織全体の資産である形式知へと変換するためには、以下の 3 つのプロセスが必要です。

①業務を特定する
まずは、社内のどの業務で生成 AI が大きな効果を発揮するかを具体化します。「議事録の作成」「カスタマーサポートのメール一次回答案」「市場調査データの要約」など、繰り返し発生し、かつ一定のパターンがある業務が最適です。

②プロンプトを「組織の標準」として固定する
特定した業務において、最も精度が高かったプロンプトを「標準テンプレート」として定義します。誰が入力しても再現性があるよう、具体的な制約条件や出力形式をあらかじめ組み込んでおきます。

③誰でもその「型」を呼び出せる環境を整える
定義した「型（テンプレート）」を、社内のポータルサイトや共有ドキュメント、あるいは生成 AI ツールの共有機能を使って、いつでも誰でもアクセスできるようにします。

上記のように個人知から組織知へ変換することで、 従業員は「どう指示を出すか」で悩む必要がなくなり、「どのテンプレートを使うか」を選ぶだけで一定水準以上の成果を出せる ようになります。

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Gem は Google の生成 AI Gemini に含まれるツールです。秘書や専門家のような AI アシスタントにカスタマイズして活用することで、業務効率の向上を実現できます。

活用格差を埋めるためのポイント

「型化」を整えるのと並行して、心理的なハードルを下げることも重要です。活用格差を埋めるためのポイントを確認しましょう。

• 生成 AI の回答に 100 点を求めず、人間が仕上げる文化を醸成する
  「下書きは AI に任せ、最後は人間が責任を持って調整する」という運用を徹底することで、活用のハードルを下げることにつながります。
• 生成 AI 活用による時短を正当に評価する
  効率化によって浮いた時間を、よりクリエイティブな業務や顧客対応に充てていることを評価の対象にすることで、生成 AI 活用の意欲を高めます。
• まずは私的な利用で「生成 AI への慣れ」を促進する
  業務に直結しないこと、失敗してもリスクのない領域で生成 AI に触れる機会を推奨することで、AIとの対話のコツを体感的に理解できます。

生成 AI 活用を「標準化」する 4 ステップ

ここからは、組織として生成 AI 活用を標準化し、属人化を解消するための具体的なステップを解説します。

①利用環境の整備（可視化）

属人化を解消する第一歩は、個人単位の利用から「組織単位の利用」へ環境をシフトすることです。 チャット履歴を管理できる法人向けプラットフォームを導入 しましょう。

たとえば、ビジネス版 Google Workspace の生成 AI Gemini を導入すれば、管理コンソールから利用状況を把握できます。また、ビジネス版では入力したデータが AI モデルの学習に利用されないため、セキュリティを担保した上で安心して業務に活用できます。

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②汎用性の高い「業務テンプレート」の構築

次に、 一部の従業員が作成した「秘伝のプロンプト」を、汎用性の高い「型」へと書き換えます。 具体的には、プロンプト内に [ ] などの変数（入れ物）を設け、「ここに会議のメモを貼り付けてください」といった注釈を加えることで、初心者でも使いこなせる形式にします。

また、成功した事例だけでなく、「この指示では失敗した」という事例も共有する文化を醸成しましょう。失敗事例の共有は、他の従業員が同じ轍を踏むのを防ぎ、組織全体の学習スピードを向上させます。

③標準化された「教育手法」の導入

各自が動画サイトや書籍でバラバラに学習するのではなく、組織共通の「言語」と「手法」を学ぶ機会を設けます。プロンプトの基礎知識や情報の取り扱いルールを統一することで、社内でのコミュニケーションが円滑になります。

既存の業務マニュアルを更新し、ワークフローの中に「ここで生成 AI を使ってドラフトを作成する」といった工程を明記しましょう。 仕組みとして組み込むことで、リテラシーに関わらず組織的に生成 AI の恩恵を受けられるようになります。

④継続的なナレッジシェアの仕組みづくり

生成 AI の進化スピードは速く、現場では日々新しい活用法が生まれています。そのため、 現場で生まれた優れた「型」を、定期的に吸い上げるプロセスを構築しましょう。 たとえば、月に一度、チームミーティングで「生成 AI 活用事例共有会」の時間を設けるのもおすすめです。現場の声を組織の仕組みに還元し続けることで、生成 AI 活用は一時的なブームではなく、組織の文化として定着していきます。

【業務別】属人化を解消する生成 AI 活用術

ここからは、「型化」によって属人化を解消するコツを紹介します。

活用術①カスタマーサポート

まずは、カスタマーサポート業務での活用術として、クライアントへの回答メールを型化する方法があります。ベテラン従業員が過去に作成した優れた回答例を元にテンプレートをつくります。新入社員でも、問い合わせ内容をテンプレートに流し込むだけで、ベテラン従業員と同等品質の回答案を作成できるようになります。

活用術②広報

広報業務で取り組みやすい活用術として、「プレスリリース専用テンプレート」の構築が挙げられます。発表内容の要点（ 5W1H や製品の特徴）を入力するだけで、トンマナに沿った構成での下書きが出力可能に。各製品の担当者が自ら高精度なドラフトを作成できるようになり、リリース発行までのリードタイムの短縮が期待できます。また、文章力の高い従業員に依頼が集中していた状況も解消されるでしょう。

活用術③営業企画

営業企画の業務では、膨大な市場調査資料の要約を型化するのがおすすめです。背景や課題、解決策、期待効果など、要約のフォーマットを固定したプロンプトを共有することで、誰が要約しても同じ粒度の情報が得られるようになるでしょう。

▼組織全体の生成 AI 活用レベルを確実に底上げするには、実践的な研修も欠かせません。「伴走型」支援をお求めの方は、TSクラウドにご相談ください。

個人のノウハウを「組織の資産」へ。脱・属人化でさらなる業務効率化を叶えよう

生成 AI の属人化は、組織全体の成長を阻害する経営課題の一つといえるでしょう。 属人化を解消するポイントは、生成 AI を「特別な技術」から「誰でも使える型」へと昇華させることです。 まずは、身近な一つの業務から「型化」を始めてみませんか。個人のノウハウが組織の資産へと変わる時、企業の生産性の向上にもつながるはずです。今回の記事で紹介している、生成 AI 活用を「標準化」する 4 ステップや活用術も、ぜひ参考にしてください。