Google Workspaceの使い方。主な機能と出来ること、料金プランを解説

Googleが提供するグループウェア「Google Workspace」でできること、使い方を調べている方も多いのではないでしょうか。多くの便利な機能を持つGoogle Workspaceですが、実際にどのようなことができるのか、便利な使い方や他のグループウェアと比べて優れている点についてご紹介します。

Google Workspaceとは

Google Workspace（グーグルワークスペース）とは、Gmail、Googleドライブ、Google Meetなどの多様なツールがパッケージされたGoogle社が提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービスです。世界中のどこにいても、同じクラウド上で仕事をすることができます。テレワークや働き方改革など、現在の働き方に最適な統合型ツールです。

Google Workspaceでできること

ビジネス向けのクラウド型グループウェアであるGoogle Workspaceですが、具体的にできることとしてはどのようなものがあるのでしょうか。詳しくみていきましょう。

➤①独自ドメインのメールを使える

無償のGoogleアカウントで利用できるGmailは、無料で誰でも使えるサービスですが、ビジネス利用の際にフリードメインを使用することは企業の信頼度やリスクの面で不安があります。Google Workspaceでは独自ドメインのメールを利用することができるため、ドメイン名を会社名等で登録すれば、よりビジネス利用にふさわしい運用ができます。

➤②大容量のクラウドストレージを持てる

無償のGoogleアカウントで利用できるストレージ容量は15GBですが、Google Workspaceでは利用できるデータ容量が大きくなります。Google Workspaceの契約プランにより利用できるストレージ容量は異なりますが、1ユーザーあたり30GBから5TBと、無償のGoogleアカウントに比べて大きく変化します。

➤③テレワークが格段にしやすくなる

Google Workspaceに含まれるツールは、全てクラウド上で操作します。そのため、どこにいてもインターネット環境があればデータにアクセスができ、自宅でも出先でもテレワークを行うことが可能です。会社に行かないとデータにアクセスできない、とお困りの方にもオススメです。

➤④多くのセキュリティ強化機能がある

無償のGoogleアカウントでは、パスワードの長さや安全性に応じたカスタマイズはできませんが、Google Workspaceではパスワード要件のカスタマイズが可能です。迷惑メールのフィルタ機能や広告の無効化など、無料アカウントではできないセキュリティ機能が提供されます。Google Workspaceは、標準のセキュリティ機能に加えてさらにセキュリティを強化することのできる機能が多くあります。

例えば、疑わしいメールが届いた場合やデバイスの不正使用があった場合に通知されるアラート機能があり、事前に迷惑メールフォルダに振り分けたり、遠隔で端末をブロックしたりすることができます。また、管理者はユーザーに対して2段階認証プロセスの適用を必須とすることができ、第三者による不正ログインやアカウントの乗っとりを防止することができます。

➤⑤管理者機能を追加できる

Google Workspaceには、管理者のみがアクセスできる管理コンソール画面があります。この管理者機能を活用すれば、企業内のユーザーを一元的に管理することが可能です。

Googleドライブ上のファイルは、スマートフォンやパソコンなど複数端末からリアルタイムで作成・編集ができますが、特定の人に共有したはずのURLが、知らぬ間に社外に漏洩してしまうリスクもつきまといます。一つひとつのファイルの閲覧・編集権限を、社員それぞれに任せるのは、企業の情報セキュリティ面でおすすめできません。Google Workspaceを利用すれば、社内に管理者を明確に定めて、全体のアクセス権限をコントロールできます。

Google Workspaceの主な機能と便利な使い方

Google Workspaceは、実際にどのような機能を備えているのでしょうか。主な機能と便利な使い方をご紹介します。

➤【Gmail】迷惑メールを99.9%遮断するメールサービス

GmailはGoogleが提供するメールサービスです。履歴もすべてクラウド上に保管され、検索機能も備えています。強力なフィルタ機能もあるため、迷惑メールを99.9%遮断する、ビジネス利用にも最適なメールソフトです。

サイドパネルを活用すれば、カレンダーやタスクなどの情報を一画面で確認することができます。タブの数が増えることも避けられ、サイドパネルを使って一元的に情報を可視化できるため、業務効率化が望めます。

Gmailの詳細：https://googleworkspace.tscloud.co.jp/gmail/

➤【Googleドライブ】大容量のオンラインストレージ

Googleドライブは、さまざまなファイルをクラウド上に保存できるオンラインストレージのアプリケーションです。インターネット上にデータを保存し、1つのファイルを複数人で共有することができます。アクセス権限があるユーザー同士であれば、同じファイルをリアルタイムで共同編集することも可能です。保存されたファイルはGoogleドライブ上で共有することができ、権限を設定すれば特定ユーザーのみ閲覧・編集することが可能になります。

OfficeファイルをGoogleドライブにアップすることにより、ブラウザ上で直接編集できるようになりました。Officeファイルの編集、保存、共有までのすべての作業をGoogleドライブ上で完結できます。Google Workspaceの強みでもある同時編集が、Officeファイルでも利用できるのです。

Googleドライブの詳細：https://googleworkspace.tscloud.co.jp/drive/

➤【Googleカレンダー】チームや組織のスケジュールが共有できる

Googleカレンダーは、チームで利用できるスケジュール管理機能です。同僚の予定をチェックしたり、チームメンバーのカレンダーを一画面上に表示できたりするため、会議の予定を素早く入れられます。また、複数人で行う会議の日時を設定したい場合、同じドメイン内に登録されたユーザーであれば、自動で全員が空いている日時の候補を表示してくれる機能もあります。同時に社内の会議室を登録しておけば、リアルタイムで空いている会議室の候補を自動表示してくれます。会議の予定を入れる際に、会議室の予約も可能です。

便利な使い方としては、「今日の予定リスト」をメール通知する機能があります。その日の早朝に、登録している予定をGmailで知らされるものです。一日の始まりにメールを確認すれば、その日の予定を把握できる便利な機能です。

Googleカレンダーの詳細：https://googleworkspace.tscloud.co.jp/calendar/

➤【Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド】業務に必要なツールが一同に揃う

Googleドキュメントは文書作成、Googleスプレッドシートは表計算、Googleスライドはプレゼンテーション作成ツールです。複数人での同時編集が可能な上に、編集内容は自動保存されます。

アクションアイテム機能を活用すれば、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドの特定箇所に対して、コメントと共に特定のアカウントを割り当てることができます。割り当てられた人宛には、メール通知が自動送信されます。作業者へ個別に連絡を入れる必要なく、各セルごとにアクションアイテムを割り当てて作業者を指定することができるため、スムーズな共同作業が可能です。

➤【Google Meet】どこからでも安全にビデオ会議を

Google Meetは、リモートワークに必須のビデオ会議ツールです。Googleカレンダー上で会議を予定して通知したり、メールで招待URLを送ったりすれば、簡単にビデオ会議を開始できます。録画機能やホワイトボード機能なども備えています。

便利な機能を備えるGoogle Meetですが、中でもQ&Aやアンケート機能を活用すれば、会議の流れを中断せず、自由に質問を投げかけたり、質問に賛同したりすることができます。主催者は、多くの参加者が関心を持っている質問に絞って回答が可能です。

Google Meetの詳細：https://googleworkspace.tscloud.co.jp/meet/

➤【Google Chat】チャットでスムーズなコミュニケーション

Google Chatは、1対1のメッセージのやりとりからグループチャットまで対応しているメッセージプラットフォームです。専用のルーム（スペース）を作成して会話をスレッド化していくことで、プロジェクトの作業進捗を管理することが可能です。各スペースは8,000人まで参加可能で、大規模なプロジェクトを動かす際にも活用できます。

Google Chatの便利な使い方に、チャット画面からリアルタイムで「Google Meet」へ招待できる方法があります。メッセージ入力画面に「Google Meet」の開始ボタンがあるため、必要に応じてすぐにビデオ会議を開始、参加することが可能です。ビデオ会議のURL発行の手間もかかりません。

➤【Googleフォーム】アンケートの作成や回答収集をより簡単に

Googleフォームは、簡単にアンケートを作成できるツールです。設問をテキストで打ち込み、設問形式（記述式、チェックボックス、ラジオボタンなど）を選ぶだけで、すぐにアンケートが完成します。

アンケート結果は、自動的にGoogleスプレッドシートへ集約されるため、アンケートの集計作業の効率化が期待できます。共有設定を使用して、社内向けのアンケートに限定することも可能ですし、社外向けの問い合わせフォームとしても活用できる便利な機能です。

また、Googleフォームは回答結果に応じて特定の質問へ誘導する「条件分岐」を設定できます。「問1で①を選択した場合は問2へ、②を選択した場合は問3へ進んでください」という質問を設けた場合、この機能を設定しておけば②を選んだ段階で問1から問3へ自動的に移動します。余計な手間をかけることなくスムーズに回答を進められるので、離脱防止に効果的です。

➤【Googleサイト】特別な知識は不要。誰でも簡単にWebサイト作成

Googleサイトは、Webサイト作成ツールです。HTMLやCSS、Javascriptのような専門的な知識がなくても、簡単にWebサイトを作成することができます。豊富なテンプレートからデザインを選択することや、Googleドライブのファイルをリンクすることも可能です。

Googleサイトは組織内のユーザーに限定して公開することができます。リンクを知っていて、かつ組織内のユーザーに共有を限定する場合は、共有オプションの「リンクを知っている（組織名）のユーザー」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。この場合、共有されたサイトにアクセスする場合は、Google Appsアカウントでログインをする必要があります。社内ポータルサイトや学校の学内者専用サイトとしても活用できます。

➤【Google Keep】PCでもスマホでも便利に使えるメモ機能

Google Keepは、オフラインでも使えるメモツールです。リマインダーの設定やラベル編集の機能も搭載されているため、メモとしての用途以外にも、タスク管理ツールとしても活用できます。音声を自動で文字変換して残すことも可能です。作成したメモは、データ容量にカウントされないというメリットもあります。

Google Keepの便利な機能の一つに、「テキストを抽出する」機能があります。画像に文字データが含まれている場合、テキスト抽出機能を使って文字起こしができるのです。この機能を活用すれば、写真に撮ってテキスト抽出し、データにすることができます。

➤【管理コンソール】一元管理でセキュリティ強化し組織を守る

Google管理コンソールは、管理者がGoogle Workspaceのすべてのサービスを管理する機能です。ユーザーの追加や削除、支払い管理、セキュリティキーの設定、リモートロックなどもできます。

管理コンソールではモバイル端末の管理も可能です。社用のスマートフォンを支給している企業もあるでしょう。モバイル管理機能を活用することで、インストールするアプリの管理やアクセスログなどのモバイルレポートを確認することができます。

そういった会社で管理すべきスマートフォンは、Google管理コンソールのモバイル管理機能を使って制御することができます。営業職や出張の多い社員に社用のスマートフォンを支給する場合、このモバイル管理機能を使えば、盗難・紛失に備えたり、私的利用されないように管理したりすることが可能です。

管理コンソールの詳細：https://googleworkspace.tscloud.co.jp/admin/

Google Workspaceの料金プラン

Google Workspaceでは、スタートアップから大企業まで対応できるさまざまなプランが用意されています。下記の一覧表で主な6種類のプランをご紹介します。TSクラウドの割引価格で契約するには諸条件がありますので、お問い合わせください。

料金プランの詳細を見る

Google Workspaceがグループウェアとして優れている点

リモートワークが拡大している現在、多くのグループウェアが軒を連ねていますが、Google Workspaceが他のグループウェアと比べて優れている点として、どのようなことが挙げられるでしょうか。3つご紹介します。

➤①コラボレーション機能

Google Workspaceでは、ユーザーがお互いの作業を確認しながら同時編集ができます。共同作業で効率化が図れるため、全体の業務効率化をさらに加速することが可能です。また、Google Workspaceには、ビジネスに必須のアプリケーションが豊富に揃っています。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなどのファイル作成ツールは、クラウド上だけでなくオフラインでも編集・保存が可能です。ファイルのURLを記載するだけで、簡単に別の資料を閲覧することもできます。

➤②検索機能

Google Workspaceのサービスは、アプリケーション全般で強力な検索機能を搭載しています。Googleドライブ内の検索機能を使えば、過去に作成したファイルを簡単に見つけることができますし、Gmail内の検索機能では送信受信した内容を確認可能です。

➤③管理者向け機能

Google Workspaceの管理者機能を利用すれば、企業のセキュリティを強化することができます。管理機能でユーザーや組織ごとにアクセス権限や公開範囲を制限することも可能な上、ユーザーの行動や履歴についてもログを追うことができます。

Google Workspaceの申し込みはTSクラウドへ

Google Workspaceを導入すれば、拡大するリモートワークへの対応や業務効率化が可能です。Google Workspaceでできることや、便利な使い方を駆使して、快適な業務遂行を目指してみてはいかがでしょうか。

Google Workspaceの申込みは、Googleクラウド代理店であるTSクラウドで承ります。カスタマーサポートやAPI自動化サービスなども提供しています。Google Workspaceについて更に詳しく知りたい方は、TSクラウドに在籍するGoogle Workspaceの専門スタッフにお問い合わせ下さい。