Google Workspace と Microsoft 365 を比較。選び方のポイントは？

コラム更新日：2024.09.24

「多様な働き方に対応するためグループウェアの導入を検討している」「既存の業務ツールに課題があり新しいグループウェアを探している」「どのグループウェアが自社に合うかわからない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこで、今回は、グループウェアとしてよく使われる「Google Workspace」と「Microsoft 365」を比較しました。それぞれの特徴や違い、料金、選び方のポイントについて解説します。

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Google Workspace と Microsoft 365 の基本情報

グループウェアとしてよく聞く Google Workspace と Microsoft 365。それぞれの概要は、以下になります。

➤Google Workspace とは？

Google Workspace とは、Google社 が提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービスです。シンプルで直感的な操作性と、Google サービスとの高い連携性が特徴です。Gmail、Google ドライブ、Google Meet などを統合した、生産性とチームワークを強化するツールが含まれます。

参考記事：Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

➤Microsoft 365 とは？

Microsoft 365 とは、Microsoft社 が提供するグループウェアで、Microsoft Office の機能をクラウド上で利用できます。Word、Excel、PowerPoint のほか、Web上で会議・チャットなどリモートワークにも対応できる Teams など、業務効率化できるツールが含まれています。

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Google Workspace と Microsoft 365 を比較

Google Workspace と Microsoft 365 の機能・料金の比較表を作成しました。

➤主要な機能

Google Workspace と Microsoft 365 で使える機能について比較しました。アプリケーションごとの細かい機能には異なる部分もありますが、大きな差はありません。

➤料金

Google Workspace と Microsoft 365 は、それぞれ複数のプランを用意しています。今回は中小企業向けによく選択されているプランで、月額・年払いでの料金を比較しました。

＜Google Workspace＞

Google Workspace の詳しい料金やエディション比較はこちら

＜Microsoft 365＞

参考：Microsoft 365「Microsoft 365 のすべてのプランを比較する」

Google Workspace と Microsoft 365 の違いは？それぞれの強み

Google Workspace と Microsoft 365 は、機能に大きな違いはありません。料金は、以前はほぼ同等だったものが、Microsoft 365 が2024年4月から値上げされたため、差が見られるようになっています。

機能・料金のほか、特徴も異なります。それぞれの強みをご紹介します。

➤Google Workspace は操作性・検索機能・アプリ連携が優位

Google Workspace の強みは以下の通りです。

• 情報共有や共同作業が簡単
• Google ならではの高い検索機能
• アプリ間の連携がスムーズ

情報共有や共同作業が簡単

Google Workspace では、データがクラウド上に自動保存され、簡単に共有が可能です。また、1つのファイルに複数人がアクセスし、リアルタイムで共同作業ができることも特徴です。

Microsoft 365 も共有・共同作業は可能ですが、Google Workspace に比べると工数が多くかかります。

Google ならではの高い検索機能

Google は、検索サービスから始まった企業であるため、Google Workspace の検索機能も高度です。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索対象となるため、すばやく高精度な検索を可能にします。

アプリ間の連携がスムーズ

Google の提供しているアプリ間の連携がスムーズであることも大きな特徴です。「カレンダーからすぐに Web会議に参加できる」「Gmail から Google カレンダーへ予定の入力」など、効率的なワークフローを可能にします。

➤Microsoft 365 は Office との互換性と高度な機能が特徴

Microsoft 365 の強みは、以下になります。

• Microsoft Office シリーズとの互換性が高い
• 高度な機能や豊富なテンプレート

Microsoft Office シリーズとの互換性が高い

これまで、Microsoft Office シリーズを利用してきた企業では、互換性を重要視するかと思います。Microsoft 365 もマイクロソフト社が提供しているため、完全な互換性があるといえます。Google Workspace のスプレッドシートなどのアプリを Excel に変換することもできますが、レイアウトが崩れる可能性もあります。Microsoft 365 では、過去に作成した Office ドキュメントを問題なく継続して使える特徴があります。

高度な機能や豊富なテンプレート

Google Workspace は、シンプルで直感的な操作となっている一方で、Microsoft 365 は大量なデータの分析、PowerPoint などのテンプレートが豊富である点など、より専門的な作業にも対応できる高度な機能が備えられています。例えば、Web会議ツールの Teams は、多様な機能を一つのプラットフォームにまとめており、Microsoft 365 のほうが多機能であるといえるでしょう。

ビジネスで使うならどちらを選ぶべき？選び方のポイント

Google Workspace と Microsoft 365 の機能には大きな差がありません。そのため、どちらを選択するか余計に悩んでしまう人もいるかと思います。そこで、ここでは選び方のポイントをお伝えします。

➤コストで選ぶ

2024年4月から Microsoft 365 が値上げしたことに伴い、コスト面で選ぶなら Google Workspace がおすすめです。コスト削減のために Microsoft 365 の継続利用を見直す場合、機能に大きな差がない Google Workspace への移行も検討する価値があるでしょう。

➤使い慣れたツールを選ぶ

従業員に無料版の Gmail を使い慣れているスタッフが多い場合は、これまで同様の操作感で使える Google Workspace のほうが、ストレスがなく、向いているといえるでしょう。一方、これまで Office ツールを使っていた場合に Google Workspace を導入すると、はじめは戸惑うスタッフもいるかも知れません。使い慣れたツールを選ぶことも、スムーズな導入には必要でしょう。

➤トライアルで使用感を確認する

「現在使っているツールが使いにくい」「新しくグループウェアを導入したい」といった場合は、導入前に、トライアルをして使用感を確認していただくことをおすすめします。

Google Workspace と Microsoft 365 の機能に差はないとお伝えしましたが、使用感には大きな違いがあると考えます。どちらも優れたグループウェアであるため、使用感で選ぶことも重要でしょう。

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Google Workspace と Microsoft 365 の比較時によくある質問

Google Workspace と Microsoft 365 を比較する際によくある質問をまとめました。

➤Office と Windows から Google Workspace に変えるのは大変？

「会社の資料が Ofiice で作成したものが多い」「社外との取引に必要な書類が Office」といった理由で、Office を使い続けている企業も多くあるかと思います。

2019年からは、Google Workspace のユーザーが Google Workspace のインターフェイス内で直接 Office ファイルを開いて編集できるようになっています。また、Google Workspace はクラウド上ですべて完結するため、デバイスを問わずいつでも利用可能です。そのため、企業で Windows を使用していても、Google Workspace の利便性を実感できるでしょう。

➤Microsoft 365 から Google Workspace へ移行する手順は？

以下の公式ページをご覧ください。

参考：Google Workspace ランニングセンター「Microsoft から Google Workspace に移行する」

➤取引先と違うグループウェアでも問題はない？

Google Workspace は Office ツールとの互換性があります。しかし、完全ではないため、レイアウトが崩れる可能性は考えられます。これまで Ofiice ツールを使っており、そのまま使い続けたい場合は Microsoft 365 を選択するとよいでしょう。

Google Workspace のお問い合わせはTSクラウドまで

Google Workspace と Microsoft 365 には、料金に多少の差があるものの、機能を含め、大きな違いはありません。どちらを導入するか迷った際は、それぞれの特徴を考えたうえで、「コスト」「使い慣れたツールの選択」などの観点から検討するとよいでしょう。その際、使用感の確認は重要です。導入前に、トライアルをして使用感を確認していただくことをおすすめします。

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