ひとり情シスの課題解決！ Google Workspace 導入をおすすめする理由

コラム更新日：2025.11.17

たった一人でヘルプデスク、システム運用、セキュリティ対策など多岐にわたる業務を担う「ひとり情シス」。社内のシステムが分散していると、 ID 管理やセキュリティ設定が複雑化し、「本来の業務に手が回らない」というジレンマに陥りがちです。

本記事では、 ひとり情シスが直面している課題を深掘りし、 Google Workspace の導入により解決できるポイントを解説。ツールの統合による運用負担の削減、 Google の強固なセキュリティ基盤の活用、そして孤立を防ぐ協働環境の構築を実現します。Google Workspace は、ひとり情シスのためのオールインワン・ツールです。この記事を通じて管理やセキュリティの疑問を解消し、次に取るべき具体的な対応を知ることができます。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

ひとり情シスが直面する「管理」や「セキュリティ」の課題

情シス部門がたった一人という体制は、日本の中小企業において決して珍しい状況ではありません。 IT 人材不足が深刻化する中でひとり情シスが奮闘している企業は少なくないでしょう。しかし、そのひとり情シスが直面する課題は深刻です。ここでは、 運用負担の大きさ、セキュリティ知識の不足、そして孤立という3つの主要な課題について具体的に解説します。

➤業務が多岐にわたり負担が大きい

ひとり情シスの業務は、メール、ファイル共有、グループウェアといった基本インフラの運用から、全社員のヘルプデスク、基幹システムの障害対応まで、非常に多岐にわたります。ひとり情シスは、これら複数の領域を一人でこなすのが常態化しています。

【ひとり情シスが負担する業務（例）】

• 多岐にわたる業務内容
  メール、ファイル共有、グループウェア、セキュリティ、デバイス管理など広範囲の業務を一人で担当。
• 管理工数の肥大化
  ツールがバラバラで ID 管理やアクセス権限設定などが煩雑化。特にアカウント管理で工数が増大し、戦略的な業務時間が圧迫される場合も。
• セキュリティ優先順位の低下
  ヘルプデスクや障害対応に時間を取られ、本来注力すべきセキュリティ対策が後回しになりがち。
• ツールのブラックボックス化
  設定項目が多く、資料不足などから設定内容が不明瞭になり、セキュリティ設定の漏れにつながるリスクがある。

➤知識が不足しておりセキュリティ対策が適切かわからない

ひとり情シスでは、多岐にわたる業務に追われ、日々進化するセキュリティ対策に必要な専門知識の継続的なアップデートが困難です。さまざまなツールやクラウドサービスの導入・運用におけるセキュリティ設定のベストプラクティスを学ぶ時間も不足しがちな状態にあるでしょう。

インシデント発生時、メール、ファイル共有、ID 管理といったシステムごとにログが分散している環境では、トラブル対応の遅延や原因特定の長期化を招きます。たとえば、 不正アクセスの確認だけでも数日を要し、その間に被害が拡大するリスクがあります。

➤相談やノウハウを共有できる相手がいない

ひとり情シスは、社内に相談相手がいないことや、IT ノウハウが特定の個人に集中する属人化という構造的な課題を抱えています。この状況は、最適なシステム導入やセキュリティ設定を困難にします。その結果として最適解にたどり着くまで試行錯誤し、非効率な時間の浪費や、IT ノウハウの社内での共有・蓄積の停滞を引き起こしています。

また、 単独での複雑な設定作業は、設定ミスや見落としを防ぐチェック体制の欠如に直結し、セキュリティリスクを増大させます。人為的なミスが、情報漏洩や不正アクセスといった重大なセキュリティインシデントにつながりやすい脆弱な状況を生み出している点も、ひとり情シスの抱える大きな問題です。

Google Workspace で「ひとり情シス」の課題をまとめて解決

前述の通り、ひとり情シスが抱える問題の根底には、「多岐にわたる業務による運用負荷の増大」「知識不足による適切なセキュリティ設定の難しさ」「相談相手やノウハウを共有できる場の不足」といった課題があります。これらの課題は、個別のツールを導入するだけでは解決できず、かえって管理工数を増大させてしまうリスクを伴います。

こうした課題を抜本的に解決し、情シス担当者が本来注力すべきコア業務に時間を割ける環境を実現するのが、Google Workspace です。ここからは、Google Workspace が提供する主な3つのメリットについて、詳しくご紹介します。

➤ツールの統合による「管理工数の削減」

Google Workspace は、メール、カレンダー、ファイル共有、チャット、ビデオ会議、高度なセキュリティ機能をすべて1つのプラットフォームで提供します。これにより、これまで複数のベンダーやサービスで賄っていた業務基盤を集約できるため、ツールのアップデート対応や障害対応、ベンダーとのやり取りにかかる時間を大幅に削減できます。

さらに、 Google Workspace は ID 管理のシンプルさと管理画面の直感性により、管理工数を大幅に削減します。ユーザーアカウントが1つで済むため、入社・異動・退職時のアカウント管理工数の負担が減り、情報漏洩のリスク防止にも貢献します。また、専門知識がない担当者でも直感的に使える管理コンソールは、セキュリティ設定やアクセス権限の設定をスムーズかつ正確に行うことを可能にし、ツールのブラックボックス化という課題も解消します。

➤自動化とアップデートによる「セキュリティの安心感」

Google Workspace は、ひとり情シスのセキュリティ対策の負担を大幅に軽減します。Google が提供する「ゼロトラストモデル」に基づく強固なセキュリティ基盤は、 Google 側で最新の脅威への対応やアップデートが自動で行われるため、情シス担当者は常に最新のセキュリティレベルを維持する安心感を得ることができます。

Google Workspace のセキュリティの大きな特長は、監査ログの統合です。メール、ファイル共有、 ID 管理など、すべてのサービスのログが1つの管理コンソールに集約されるため、インシデント発生時の原因特定に要する時間を大幅に削減します。これにより、管理者は1つの画面で不正アクセスや機密ファイルの共有状況などを迅速に確認できます。たとえば、従来、初動対応に数日かかっていたのが、数時間レベルに短縮し、被害の拡大を最小限に抑えることが可能になります。

➤社内外との情報共有をスムーズにする「協働環境」

ひとり情シスが抱える業務効率の課題を解消し、生産性をさらに高めるためには、Google Workspace の協働ツールを活用した社内外の連携環境の構築が鍵となります。

具体的には、Google Chat や Google Meet を活用することで、外部パートナーとのスムーズなコミュニケーションが可能になるだけでなく、社内の他部署からの質問や依頼にも迅速かつカジュアルに対応できます。たとえば、「情シスへの質問」など専用 Chat スペースを設けることで、質問履歴の共有による対応工数の削減と、担当者の孤立感の軽減が期待できます。

また、情報共有をスムーズにするためには、情シス部門の知識やノウハウの一元管理が不可欠です。これを可能にするのが、共有ドライブや Google ドキュメントの活用です。たとえば、Google ドキュメントを使ってマニュアルを作成し、共有ドライブに格納すれば、ノウハウをいつでも参照できる仕組みを確立できます。社内のノウハウを一箇所に集約し、誰でもアクセスできるようにしておけば、 結果としてヘルプデスクへの問い合わせ件数の削減にも繋がります。これらのツール活用を通じて、情シス担当者の課題を解消し、組織全体での協働を促進する環境を整備することができるでしょう。

Google Workspace 導入の不安はプロのサポートで解消

Google Workspace は、その多機能性によりひとり情シスが抱える課題を解決する最適なツールです。しかし、 導入や移行のフェーズでは「リソース問題」が発生する場合があります。特に大規模なデータ移行や、複雑なセキュリティ設定は、時間と専門知識を要するため、担当者の負担が大きくなります。

これらの導入時の不安解消におすすめなのが、プロによるサポートです。TSクラウドでは、「 Google Workspace 導入支援サービス」として、導入計画策定から面倒な初期設定の代行、オプションとしてデータ移行やセキュリティ強化など、お客様の課題に合わせたサポートを提供しています。

さらに Google Workspace のセキュリティ強化を検討されているお客様には、専門家によるセキュリティ診断で課題を明確にし、推奨値を提案する「 Google Workspace セキュリティ設定支援パック」がおすすめです。システム担当者が自身で運用を行えるよう、伴走サポートいたしますので、ひとり情シスの方でもご安心いただけます。

Google Workspace はひとり情シスのためのオールインワン・ツール

ひとり情シスが抱える課題から、Google Workspace による解決について解説いたしました。 「多岐にわたる業務による運用負荷の増大」「知識不足による適切なセキュリティ設定の難しさ」「相談相手やノウハウを共有できる場の不足」といったさまざまな課題に直面しているひとり情シス。社内のシステムが業務ごとに分散していると、アカウント管理やセキュリティ設定が複雑化し、本来の業務に手が回りません。

Google Workspace は、メール、ファイル共有、セキュリティ機能などを1つのプラットフォームに統合するオールインワン・ツールとして、これらの課題を解決します。 ツールの統合とシンプルな管理コンソールにより、管理工数を劇的に削減し、ブラックボックス化を解消します。さらにGoogleの強固かつ最新のセキュリティ基盤が自動で提供され、ログの一元管理でインシデント対応を迅速化。協働ツールでノウハウ共有を促進し、孤立感を軽減します。ひとり情シスが抱える課題の解決策として、この機会にGoogle Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか。