Google Workspace で総務が変わる！経理や人事での活用例

コラム更新日：2025.07.29

「あの書類はどこ？」「この申請手続きの今の状況は？」総務では、日々こうした確認作業に追われていませんか。紙の書類管理や非効率な申請フローは、見えないコストとなり業務を圧迫します。今回は、コラボレーションツールである Google Workspace を活用し、総務の悩みを解決する具体的な方法を解説します。

Google Workspace の基本機能から導入事例まで網羅！「TSクラウドの Google Workspace 導入ガイド3点セット」で、あなたの疑問を今すぐ解消。無料ダウンロードで、導入準備を加速させましょう。 ⇒ まずは資料をダウンロードする

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

総務の手続きや事務処理の負担やムダを省きたい！

【活用例】Google Workspaceを使ってできること。総務の仕事はこう変わる！

業務を自動化できる！Google Apps Script （GAS）

Google Workspace 導入事例：株式会社トーイツ

導入前に確認！料金プランと失敗しないための3つのポイント
- ポイント1｜自社に合った料金プランを選ぶ
- ポイント2｜運用ルールを定め、情報漏洩の危険性を回避する

プランの選び方やセキュリティ面のご不安はTSクラウドにご相談ください

総務の手続きや事務処理の負担やムダを省きたい！

経理や人事、社内の備品管理まで、総務部門の業務は非常に多岐にわたります。多くの企業が「紙での管理」や「アナログな手続き」によって、以下のような課題を抱えています。

紙の書類が多く必要なものがすぐに見つからない！
申請・承認に手間と時間がかかる！
業務ノウハウが属人化していて、担当者がいないとわからない！
社内からの問い合わせの対応に追われて業務が進まない！

これらの課題は、生産性の低下や人的ミスの原因となるだけでなく、テレワークといった柔軟な働き方を阻害する要因にもなります。そこで注目されるのが、Google Workspaceを活用した業務改善です。具体的な使い方を知ることで、これらの課題の多くが解決可能です。次の章では、Google Workspace でできることを具体例で見ていきましょう。

【活用例】Google Workspace を使ってできること。総務の仕事はこう変わる！

Google Workspace を導入すると、日常の業務は具体的にどのように変わるのでしょうか。総務のよくある業務シーンでの活用例をご紹介します。

➤請求書のペーパーレス処理

導入前

紙の請求書を支払い後にファイリングして管理
過去の請求書を探すのにも手間がかかる

導入後

紙の請求書はスキャンしてGoogleドライブに保存
検索機能で必要なファイルがすぐに見つかる
共有リンクで回覧できるため出社せずに処理が完結

紙の請求書管理は、保管や探すのに手間がかかります。Googleドライブを活用すれば、 スキャンした請求書をデータで一元管理 。ファイル名で検索すればすぐに見つかり、共有も簡単。いつでもどこでも経理処理が可能になります。

➤脱ハンコ！稟議書のスピード承認

導入前

紙の稟議書で関係者が回覧
関係者の出張などで承認が滞る

導入後

Googleドキュメントで作成した稟議書を共有機能で回覧
関係者は手間をかけずに承認が可能
スマートフォンからでも確認・承認が可能

紙とハンコに頼った稟議は、テレワークの大きな障壁でしょう。Googleドキュメントを使えば、オンラインで稟議書を回覧・承認できます。スピード感をもった意思決定が可能です。

➤備品申請から管理までの自動化

導入前

備品申請は口頭や紙のメモ
手書きの管理簿で在庫を管理
発注のタイミングが遅れがち

導入後

Googleフォームで備品申請を受け付け
申請内容はスプレッドシートに自動記録
在庫数と連動させれば、発注管理も効率化

アナログな備品管理は、申請や在庫確認、発注においても手間がかかります。Googleフォームで申請を受け付ければ、申請履歴はスプレッドシートに自動で蓄積。 いつ誰が何を必要としているか一目でわかる ため、在庫管理や発注業務の効率が大幅に向上します。

➤リアルタイムでの予実管理

導入前

各部門が個別のExcelファイルで予実を管理
経営会議の前に経理が手作業で集計

導入後

Googleスプレッドシートで予実管理表を共有
各担当者が同時に更新でき、データは常に最新の状態
経営層はいつでもリアルタイムで状況を把握できる

部門ごとに分散したExcelでの予実管理は、集計に手間がかかります。Googleスプレッドシートなら、一つのファイルをメンバー内で同時に編集可能。 常に最新の状況を「見える化」 できます。

➤人事労務の手続きや情報管理も簡単に

導入前

社員に書類を渡して記入してもらう
書類の不備や回収漏れが多い
人事担当者の確認や転記作業の負担大

導入後

Googleフォームで情報入力フォームを送付
雇用契約書などの必要書類もデータで受け付け
データはスプレッドシートで一元管理→関係者のみと共有

人事労務は、書類のやり取りや転記作業に追われがちです。Googleフォームとスプレッドシートを使えば、 転記は不要。必要な情報をオンラインで収集し、まとめて管理できます。

➤日程調整も楽々！どこにいてもオンラインで会議

導入前

会議や面談の日程調整はメールで何度もやりとり
関係者のスケジュール調整に時間がかかる
会議当日の移動の負担やコスト

導入後

Googleカレンダーで関係者の空き時間が一目でわかる
予定を保存するだけで、Google Meetのビデオ会議リンクが自動で発行
招待メールも自動で作成され、ワンクリックで関係者全員に送信

複数人が参加する会議や面談の日程調整は、メールの往復や空き時間の確認に手間がかかるでしょう。 Googleカレンダーなら全員の空き時間を一目で確認でき、予定を確定するだけでメンバー全員に招待メールが自動的に送信されます。 オンライン会議の参加に必要なURLも自動で作成・メール添付されるため、毎回会議用のURLを設定する必要がありません。

➤「あれどこ？」がなくなる社内ポータル

導入前

社内規定や申請書がさまざまな場所に散在
更新情報が埋もれがちで最新ルールが周知されない
総務への確認や問い合わせが頻発

導入後

Googleサイトで社内情報を集約したポータルサイトを構築
総務担当者が簡単に更新
社員は必要な情報にいつでも自分でアクセス可能

Googleサイトは、専門知識がなくても簡単にポータルサイトが作れる機能です。この機能を使って社内ポータルを作成すれば、社員は自主的に情報を探せるようになります。

➤オンライン研修なら自主的な学習が可能

導入前

集合研修が基本で、参加できない社員へのフォローが必要
過去の研修資料が見つけにくい

導入後

Google Classroomを活用し、資料や動画を集約
研修コースごとに「クラス」を作成し、いつでも学習できる環境を提供
クイズ機能でテストやアンケートを簡単に実施

集合研修は、場所や時間の制約が大きいのが課題でした。Google Classroomを活用すれば、資料や動画の配布、課題の提出までClassroom上で完結。 手間が削減できるだけでなく、資料や動画をまとめておけば、社員が自分のペースで学習できる環境が実現します

業務を自動化できる！Google Apps Script （GAS）

Google Workspace の最大の魅力は、 バックオフィスの作業的な業務をGoogle Apps Script を使って「自動化」できる 点にあります。例えば、以下のような自動化が可能です。

備品の在庫管理→発注依頼の自動化	スプレッドシートで管理している備品在庫が、設定した数を下回ったら、総務の発注担当者に自動でアラートメールを送信
書類の未提出者のチェック→リマインド	スプレッドシートで全社員の提出状況を管理し、自動で定期的に未提出者を抽出。さらに、提出を促すリマインドメールに、該当社員の名前を自動挿入して送信

Google Apps Script によって、人による「確認」や「担当者への連絡」をなくすことで大幅に総務の業務を効率化できます。