Google Workspace なら Microsoft Office ソフトは必要ない！

コラム更新日：2024.12.25

ビジネスで利用するオフィスソフトとして、Microsoft Office を利用している企業も多いでしょう。 しかし、「ライセンスのアップデートなど管理・コストが大変」「ファイルを複数人で同時編集できず効率が悪い」「ファイルの共有やバージョン管理が煩雑化している」などのお悩みを抱え、 新しいツールの検討や改善策を考えている方もいるのではないでしょうか。

Google の提供しているオフィスツール Google Workspace は、Microsoft Office の代替として十分な機能を持っており、コラボレーションやファイル共有・管理などに優れています。

この記事では、企業が Microsoft Office のライセンスを買わなくてもよい理由や、Google Workspace との違いについてご紹介します。

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企業は Microsoft Office のライセンスを買わなくてもよい？

使用している Microsoft Office ライセンスの有効期限が切れていたということはありませんか？ 別のライセンスを購入したり、海賊版ソフトウェアを使用したりしたくないものです。 実際、クラウド技術の革新により、Microsoft Office はかつてのようにビジネスに欠かせないツールではなくなり、現在ではパソコンに Microsoft Office のソフトをインストールする必要がないと判断する企業が増えています。

Microsoft Office に代わる Google の事務ツール

Google は、よく知られている Google 検索や Gmail だけでなく、Microsoft Office のようなオンライン事務ツール「Google Cloud 連携ツール」も提供しています。 今まで Microsoft Office で使い慣れていた Word、Excel、PowerPoint などの Microsoft Office ソフトと同じ機能が利用できます。

Microsoft Office と Google Cloud 連携ツールの関連性

Google Cloud 連携ツールを1つに集約したものが、ビジネス向けのクラウド型グループウェア「Google Workspace」です。Google Cloud 連携ツールのドキュメントやカレンダーのほか、Gmail、Google ドライブ、Google Meet などのアプリケーションを統合し、時間や場所を選ばず、どこからでも仕事ができます。 多様な働き方をサポートし、生産性向上とスムーズなチームの連携を実現。さらに進化した AI を活用して、より業務効率化が期待できます。

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Microsoft Office を購入する理由として考えられていたもの

従来、企業が Microsoft Office を導入する主な理由としては、社員の慣れや、業界において広く利用されていたことにあります。以下に、具体的な理由を2点紹介します。

➤スタッフが Office の操作に慣れている

Microsoft Office ソフトの購入に費用をかけたくない、他のツールで代用したいと思っていても、ほとんどの企業では社員のこれまでの仕事の癖や慣れから、Office が事務処理ツールとして欠かせないものと考えています。 しかし、Google のクラウドコラボレーションツールは、バージョンのインストールやアップデートに追加費用がかからないだけでなく、インターフェースや操作性がより Office に近いことや、Office のファイルを複数人で同時に開いて編集できないという課題も解決し、スタッフのコミュニケーションやコラボレーションがよりスムーズになり、業務時間の短縮にもつながります。

➤顧客やベンダーも Office を使用している

これまで多くの企業では、顧客やベンダーが Office ファイルを利用することを考慮して、同じ Office ソフトの購入を決めていました。 しかし、Google のクラウド型コラボレーションツールの利用により、お互いの Office ファイルをオンラインで直接閲覧・編集することが可能になりました。 社員のパソコンに Office ソフトが入っていなくても、他社から渡された Office ファイルを処理して Office ファイル形式で保存することができます。 現在は、会社が Microsoft Office ソフトを持っていない場合でも業務には全く影響しません。

企業が Microsoft Office の購入をしない5つの理由

これまでは、実際に事務を行なう方のニーズに応えるために、ほとんどの企業が使い慣れている Microsoft Office のオフィスソフトを購入し、利用しています。 しかし、Google Cloud 連携ツールではすでに Microsoft Office ファイルの直接編集が可能です。 また、企業担当者は、Microsoft Office のオフィスソフトでは利用時の課題があり、より便利な「Google Cloud 連携ツール」を利用する企業が増えています。以下が、Microsoft Office を利用しない5つの理由です。

• Microsoft Office の購入・インストールには費用が必要である
• 公式サポートの期限が切れた時は、アップグレードされたものを購入する必要がある
• 現在の Microsoft Office は、複数で同時に共同編集ができない
• Microsoft Office のソフトは携帯電話やタブレットでは動作しないバージョンがあり、外出先での業務が不便である
• Office ファイルのメール添付による共有は、アップロードやダウンロードに時間がかかる

Google Workspace と Microsoft Office の違いとは？

PC にインストールする必要がある Microsoft Office の事務ソフトとは対照的に、Google Cloud 連携ツールはインストールの必要がなく、ブラウザやモバイル端末のアプリを使ってオンラインで直接利用できます。 複数人で同じファイルの同時編集や、リンクを使ってファイルを共有したり開いたりできるため、社員間のコミュニケーションや共同作業がスムーズに行えます。

また、顧客やベンダーが Microsoft Office のファイルを使用している場合でも、他社の文書を処理できないという心配がなく、Google Cloud 連携ツール上で直接閲覧や編集ができるようになり、すべての事務処理を Google Workspace に切り替えられるようになりました。

Microsoft Office と Googleクラウド連携ツールの違い

企業向けの Google クラウド連携ツールは、 Google Workspace に全て含まれる

Google Cloud 連携ツールを企業のオフィスソフトとして利用する場合、Google のGoogle Workspace の企業ユーザーになることで一連の機能を使用できます。 Google Workspace の企業版と個人版の違いは、Google Workspace ユーザーがファイルの所有権を管理できる点です。社員が退職したり部署が変わったりしてもファイルの所有者を簡単に変更可能であり、スムーズな業務引き継ぎや情報漏洩のリスク軽減、権限管理の柔軟性など多くのメリットがあります。

クラウドコラボレーションツールの関連機能

Google Workspace のお問い合わせはTSクラウドまで

企業に長年必須とされ続けてきた Microsoft Office ですが、働き方が変わっていく中で、課題とされる部分も存在しています。 Word、Excel、PowerPoint と同等の機能を持つ Google Cloud 連携ツールは、ブラウザやモバイルで利用でき、複数人での同時編集やファイル共有が簡単です。 Office ファイルの編集も可能なため、顧客やベンダーと異なるツールを利用していたとしても、互換性の問題もありません。 クラウド型で追加費用なしでアップデートされ、管理も簡単というメリットから、企業の業務効率化とコスト削減に貢献できる選択肢として注目されています。この機会に、一度ツールの見直しをしてみてはいかがでしょうか？