会社にGoogle Workspaceを導入し、Gmailを使いながらも、一部のユーザーは既存のメールシステムを使用することを望んでいる場合は、二重配信設定をおすすめします。設定は、TSクラウドにお任せください。既存のメールシステムに影響を与えることなく新旧のシステムを共存させることができます。
Googleのクラウドサービスを使用したことのある方の多くは、その便利さやレベルの高さをご存じかと思います。一方で、Googleのクラウドサービスを使用したことのない方にとっては、Google Workspaceの有用性はイメージしにくいかもしれません。
そのため、「自社のメールシステムを完全にGoogle Workspaceへ移行するかどうか」という問題に直面する企業も少なくありません。導入推進派と、既存のメールシステムを使い続けたい保守派にわかれてしまい、意見が合わず全員からコンセンサスを得ることができなかったために、メールシステムをGoogle Workspaceを導入できなかったといった事例も存在します。
しかし、必ずしもGoogle Workspaceを全従業員に導入する必要はありません。社内のコンセンサスを得ることなく、一部の従業員に限定して導入することが可能です。二重配信設定は、Google Workspaceの導入を目指す多くの企業にとって、社内での意見の相違を解決するために有効な解決策と言えるでしょう。
| 賛成派の考え | 反対派の考え | |
|---|---|---|
| 生産性とコストの視点 | 仕事の生産性を向上させるには、Google Workspaceが不可欠 | 現在のメールホストではアカウントの数に制限はないが、Google Workspaceではアカウントごとの料金がかかる |
| メールの視点 | メールとGoogle Workspaceの他ツールを併用すると生産性が向上する | メールは電子メールを送受信できれば良いため、ツールにこれ以上コストをかけたくない |
| 中国での利用リスクの視点 | ビジネス上、中国とは関係がないので影響なし | 中国でのGoogle Workspaceの利用はアクセスの点でリスクがある |
| Officeソフトの視点 | Google Workspaceを使用すれば、Microsoft Officeを購入する必要はない | Microsoft Officeを使っておりクラウドサービスに慣れていない |
| モバイルデバイス利用の視点 | Google Workspaceはどのデバイスからでもアクセスでき、Microsoft Officeよりも利便性が高い | オフィスのパソコンしか使わないので、モバイル環境での作業の必要がない |
「Google Workspaceに完全に切り替えるかどうか」を中心に賛成派と反対派の間の議論が集中する理由は、1つの会社が1つの「メールアドレス」（DNSのMXレコード）しか持つことができないためです。
現在のテクノロジーでは、Google Workspaceのメールルーティングシステムあるいはデュアル配信システムをセットアップすることで、企業は従来のシステムを放棄して移行する必要はなく、従来のメールシステムとGoogle Workspaceの両方を同時に使用できます。すべてのユーザーが一度にGoogle Workspaceに切り替える必要はないのです。
従来のシステムがメールルーティングあるいは、二重配信に対応している限り、両サーバーで設定を行うことで実現できます。この高度な機能のおかげで、新しいテクノロジーの採用は、企業にとってもはや障害ではなくなりつつあります。
情報管理部門がシステムを導入するために、計画書の作成に時間をかけていた時代は終わりました。変化の激しい時代だからこそ、企業は先手を打たなければなりません。時間をかけて全社の合意を取り、大規模な実施計画を作成するのではなく、まずは少人数のユーザーからGoogle Workspaceをスタートしてはいかがでしょうか。必要に応じて従来のメールシステムも使えるようにして、少人数のグループからGoogle Workspaceの利用を開始することができます。
完全移行ではなく二重配信だからこそ得られるメリットがあります。
すべての従業員が一度にGoogle Workspaceに切り替える必要はありません。部分導入するGoogle Workspaceアカウントの数を決定し、コストを最小限に抑えることができます。
既存のメールシステムとGoogle Workspaceのユーザーは、同じドメインを使用してメールを送受信し、両側でメールボックスを同期して、古いシステムと新しいシステムを共存させることができます。
既存のメールホストとGoogle Workspaceで二重送信設定を完了し、同時に既存のメールシステムからGoogle Workspaceに受信メールを送信するので、既存のメールシステムに影響を与えることはありません。
Google Workspaceは既存のメールシステムと並行して機能するため、すべてを完全に置き換える必要はありません。各チームの目的や、利用シーンに合わせて必要なアカウント数を決定することができるので、柔軟なIT調達を実現します。
Qメールシステムの部分移行はどのように行うのですか？
まず、Google Workspace側では、メールのルーティング、ゲートウェイ、フィルタリングの条件を設定する必要があります。また、既存のメールホストも転送設定を行う必要があるため、両側の設定が必要です。Google Workspace側の設定は弊社がサポートします。既存のメールサーバーにログインできる環境があれば弊社でのサポートも可能で、ログインできない場合は、パートナーの情報システムインテグレーターに依頼して、一緒に設定することも可能です。
Q部分導入の場合の最小アカウント数はありますか？
部分導入の場合も、契約アカウント数の下限はありません。ただし、部分導入でGmailを使用するには、Google Workspaceと既存のメールシステムの両方で設定を行う必要があります（二重配信設定）。TSクラウドで設定を代行する場合には1回の設定料金が10万円～となっているため、小規模な組織での導入では価格メリットが出にくい傾向があることから、部分導入ではなく完全導入をお勧めしています。部分導入は、20〜30人以上程度の規模の組織に向いています。（完全導入の場合、アクティベーション設定の代行料金は5万円）
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