二重配信とは、Google Workspace と既存のメールとを共存できるようにするソリューション

会社に Google Workspace を導入し、Gmail を使いながらも、一部のユーザーは既存のメールシステムを使用することを望んでいる場合は、二重配信設定をおすすめします。設定は、TSクラウドにお任せください。既存のメールシステムに影響を与えることなく新旧のシステムを共存させることができます。(設定は有料オプションとなります。)

Google Workspace 導入の際に、全従業員を一斉に移行させるべき?

Google のクラウドサービスを使用したことのある方の多くは、その便利さやレベルの高さをご存じかと思います。一方で、Google のクラウドサービスを使用したことのない方にとっては、Google Workspace の有用性はイメージしにくいかもしれません。

そのため、「自社のメールシステムを完全に Google Workspace へ移行するかどうか」という問題に直面する企業も少なくありません。導入推進派と、既存のメールシステムを使い続けたい保守派にわかれてしまい、意見が合わず全員からコンセンサスを得ることができなかったために、メールシステムを Google Workspace を導入できなかったといった事例も存在します。

しかし、必ずしも Google Workspace を全従業員に導入する必要はありません。社内のコンセンサスを得ることなく、一部の従業員に限定して導入することが可能です。二重配信設定は、Google Workspace の導入を目指す多くの企業にとって、社内での意見の相違を解決するために有効な解決策と言えるでしょう。

賛成派の考え 反対派の考え
生産性とコストの視点 仕事の生産性を向上させるには、Google Workspace が不可欠 現在のメールホストではアカウントの数に制限はないが、Google Workspace ではアカウントごとの料金がかかる
メールの視点 メールと Google Workspace の他ツールを併用すると生産性が向上する メールは電子メールを送受信できれば良いため、ツールにこれ以上コストをかけたくない
Office ソフトの視点 Google Workspace を使用すれば、Microsoft Office を購入する必要はない Microsoft Office を使っておりクラウドサービスに慣れていない
モバイルデバイス利用の視点 Google Workspaceはどのデバイスからでもアクセスでき、Microsoft Office よりも利便性が高い オフィスのパソコンしか使わないので、モバイル環境での作業の必要がない

Google Workspace に “完全に” 切り替えなくても良い

「Google Workspace に完全に切り替えるかどうか」を中心に賛成派と反対派の間の議論が集中する理由は、1つの会社が1つの「メールアドレス」(DNS の MX レコード)しか持つことができないためです。

現在のテクノロジーでは、Google Workspace のメールルーティングシステムあるいはデュアル配信システムをセットアップすることで、企業は従来のシステムを放棄して移行する必要はなく、従来のメールシステムと Google Workspace の両方を同時に使用できます。すべてのユーザーが一度に Google Workspace に切り替える必要はないのです。

従来のシステムがメールルーティングあるいは、二重配信に対応している限り、両サーバーで設定を行うことで実現できます。この高度な機能のおかげで、新しいテクノロジーの採用は、企業にとってもはや障害ではなくなりつつあります。

二重配信

まずは「部分導入」から開始するのがオススメ

情報管理部門がシステムを導入するために、計画書の作成に時間をかけていた時代は終わりました。変化の激しい時代だからこそ、企業は先手を打たなければなりません。時間をかけて全社の合意を取り、大規模な実施計画を作成するのではなく、まずは少人数のユーザーから Google Workspace をスタートしてはいかがでしょうか。必要に応じて従来のメールシステムも使えるようにして、少人数のグループから Google Workspace の利用を開始することができます。

部分導入

二重配信で得られる3つのメリット

完全移行ではなく二重配信だからこそ得られるメリットがあります。

コスト管理

すべての従業員が一度に Google Workspace に切り替える必要はありません。部分導入する Google Workspace アカウントの数を決定し、コストを最小限に抑えることができます。

新旧の共存が可能

既存のメールシステムと Google Workspace のユーザーは、同じドメインを使用してメールを送受信し、両側でメールボックスを同期して、古いシステムと新しいシステムを共存させることができます。

リスクなし

既存のメールホストと Google Workspace で二重送信設定を完了し、同時に既存のメールシステムから Google Workspace に受信メールを送信するので、既存のメールシステムに影響を与えることはありません。

企業メールボックスのハイブリッドモデル

Google Workspace は既存のメールシステムと並行して機能するため、すべてを完全に置き換える必要はありません。各チームの目的や、利用シーンに合わせて必要なアカウント数を決定することができるので、柔軟な IT 調達を実現します。

既存のメールシステムを継続利用する人の例
既存のメールシステムを継続利用する人の例
IT に精通していない人
既存システム以外使いたくない人
一般職
契約社員
現場作業員
シニアスタッフ
Google Workspace に切り替えた方が良い人の例
Google Workspace に切り替えた方が良い人の例
IT に精通している人
Gmail を使いたい人
販売組織、管理職
正社員
ホワイトカラー
若い従業員

よくある質問

Qメールシステムの部分移行はどのように行うのですか?

A

まず、Google Workspace側では、メールのルーティング、ゲートウェイ、フィルタリングの条件を設定する必要があります。また、既存のメールホストも転送設定を行う必要があるため、両側の設定が必要です。Google Workspace側の設定は弊社がサポートします。既存のメールサーバーにログインできる環境があれば弊社でのサポートも可能で、ログインできない場合は、パートナーの情報システムインテグレーターに依頼して、一緒に設定することも可能です。

Q部分導入の場合の最小アカウント数はありますか?

A

部分導入の場合も、契約アカウント数の下限はありません。ただし、部分導入で Gmail を使用するには、Google Workspace と既存のメールシステムの両方で設定を行う必要があります(二重配信設定)。

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