Google Workspace の始め方。初期設定から全社展開のロードマップ

コラム更新日：2025.12.08

Google Workspace の導入は決定したものの、「使い始めるための初期設定」で立ち止まっていませんか？

「専門の IT 担当者がいないから難しそう」「設定が複雑そうで失敗しないか心配」など、いざ設定するとなると、やるべきことの全体像が見えず、漠然とした不安を感じてしまっている方も多いかと思います。また、技術的な不安から、導入に踏み切れない企業も少なくありません。

この記事では、そうした不安を抱える方のために、Google Workspace を安全かつスムーズに使い始めるために必要な設定を解説。初期設定の全体像の把握から運用開始に向けた「全社展開」を見据えたステップをご紹介します。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

Google Workspace を使い始めるために必要なこと

Google Workspace の導入は、単にアカウントを取得するだけではありません。利用開始前に全体の流れを把握することで、今どの段階に取り組んでいるのか、何が必要なのかが分かり、安心して作業を進められます。

Google Workspace の利用開始までには、大きく分けて以下の 3 つが必要です。

事前準備：独自ドメインの情報やユーザーリストなど、設定に必要なものの準備
初期設定：管理コンソールでのログイン、ドメイン所有権の証明、ユーザーアカウントの作成、メールサーバーの切り替え
全社展開：運用のための準備や必要なデータの移行、セキュリティ対策

Google Workspace のスムーズな利用開始の成否を分けるのが、「初期設定」のドメイン所有権の証明やメールサーバーの切り替えです。失敗すると業務停止につながるリスクがあるため、リスクを徹底的に避けるための全体像と計画の把握が不可欠です。これらの重要なステップを含む導入計画から全社展開までのポイントをまとめた資料もご用意しています。

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事前準備：スムーズに進めるためのチェックリスト

設定作業をスムーズに進めるためには、事前準備が大切です。特にドメイン関連の設定は、情報が反映されるまでに時間がかかる場合もあり、途中での中断は予期せぬトラブルの原因になりかねません。「設定の途中で、分からない情報があって作業が中断してしまう」といった事態を防ぎ、スムーズに完了させるためにも重要な工程です。

現行メールアドレスの棚卸し

移行対象となる全メールアドレスを一覧にまとめる
現行サーバーにある全データのバックアップを取る

まず、現在使用しているメール環境を把握し、移行の進め方を考えます。移行対象となる全ユーザーのメールアドレスとデータ量をリストアップし、「誰が」「いつ」「何を行うか」というスケジュールを立てます。

移行スケジュールや、新しいメール環境の利用マニュアルを準備し、事前に社内に共有しておきましょう。万が一の事態に備え、既存サーバーにある全データのバックアップを取得しておくことが大事です。

なお、Google Workspace への移行では、現行メールアドレスのパスワードを把握する必要はありません。「パスワードは本人しか知らない」という状態が、セキュリティの基本原則です。

社内への事前共有とマニュアル作成

事前に社内に知らせておくことや、移行後の操作マニュアルを用意しておくことで、混乱や知識不足によるトラブル回避につながります。必ず共有しておきたい情報は次の 3 つです。

移行作業を行う日時
移行に関する注意点（切り替え後、数時間はメールが遅延する可能性があるなど）
移行後の新しいログイン方法と初期パスワード

現行環境の棚卸しや社内共有マニュアルの作成は、Google Workspace の導入成功に欠かせない最初のステップです。しかし、「必要な移行データの特定ができない」「スケジュールの計画・立案がわからない」といった具体的な計画の立案作業は、担当者にとって大きな負担となります。

弊社では、お客様の環境や課題をヒアリングし、長年の実績で培ってきた Google Workspace 導入の成功パターンから、企業に最適な導入計画をご提案。さらに、初期設定の代行や運用開始時のサポートまで一括して行うサービスもご提供しています。

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Google Workspace 導入の初期設定

準備が整ったら、Google Workspace の初期設定に取り掛かります。この設定は、単にアカウントを作るだけでなく、メールやドメインを Google の環境へ切り替える重要なステップです。

初期設定は、大きく分けて以下の 4 つのステップで進行します。

管理者アカウントでのログインと利用規約への同意
独自ドメインの所有権を証明
ユーザーアカウントの作成
メールサーバーの切り替えで独自ドメインを有効化

管理者アカウントでのログインと利用規約への同意

Google Workspace を申し込み後、設定した管理者アカウント宛に開設のお知らせメールが届きます。メールが届いたら、管理者は Google の利用規約に同意してください。利用規約に同意することで、アカウントがアクティブになります。

Google Workspace 管理コンソールにアクセス
ログインする
最初に表示される、Google Workspace のサービス利用規約に同意

これで、Google Workspace を管理するためのアプリ「管理者コンソール」に入れるようになります。今後、ユーザーの追加やセキュリティ設定など、あらゆる管理作業をこの画面から行います。

独自ドメインの所有権を証明

管理コンソールにログイン後、次に必要なのが「ドメインの所有権の証明」です。

これは、Google が、あなたが利用しようとしている企業の独自ドメインの正当な所有者であることを認識するための作業です。第三者が無断でそのドメインを Google サービスに利用（メール送信など）するのを防ぐために必須な設定であり、この作業を完了しないと Google Workspace を利用開始できません。

具体的には、ドメインを管理しているサーバー（DNS）設定画面にアクセスし、Googleから指定された専用のテキストコード（TXT レコードなど）を追加することで、所有権を証明します。

設定の手順については、「Google Workspace 独自ドメインの設定手順（TXT / MX レコード）や料金、メリットを解説」で解説しています。

ユーザーアカウントの作成

ドメインの所有権が証明できたら、従業員が利用するアカウントを作成します。事前準備で作成したユーザーリストがここで役立ちます。アカウントの作成方法は「一人ずつ手動で追加」「CSV ファイルで一括で追加」の 2 つがあります。

一人ずつ手動で追加する方法
管理コンソールの「ユーザー」から、氏名やメールアドレスなどを入力する

CSV ファイルでユーザーを一括で追加する方法 以下の方法で、各ユーザーの初期パスワードが設定され、全アカウントを一括作成できます。

Google 指定のフォーマットをダウンロードし、CSV ファイルを作成（ユーザーの一括更新＞空のテンプレートをダウンロード）

管理コンソールの「ユーザー」セクションから、「ユーザーを一括で追加」を選択し、作成した CSV ファイルをアップロード

メールサーバーの切り替えで独自ドメインを有効化

初期設定の最後のステップにして、最も重要な作業が「メールサーバーの切り替え」です。

独自ドメインのメールアドレスでメールを送受信するには、現在利用しているメールサーバーを Google Workspace へ切り替える「MX レコードの切り替え」が必要になります。なお、この設定は Google Workspace でメール機能（Gmail）を利用する場合にのみ必要です。

この設定により、初めて Google Workspace のメール機能が独自ドメインで有効化されます。設定を間違えるとメールの遅延や受信停止のリスクがあるため、細心の注意が必要です。

▼「独自ドメインの所有権を証明」や「メールサーバーの切り替え」の設定手順はこちら

Google Workspace 独自ドメインの設定手順（TXT / MX レコード）や料金、メリットを解説

Google Workspace を始めるための「ドメイン所有権の証明」や「メールサーバーの切り替え」の手順を画像付きで解説。実際に初期設定を進める際の参考にしてください。

初期設定の次は「全社展開」への準備と設定

初期設定が完了したら、Google Workspace の利用が開始となります。しかし、「使えるようになった」だけであり、「使いこなして効果を出す」ために重要なのが全社展開への準備と設定です。

全社展開を成功させるために重要なポイントのうち、 2 つをご紹介します。

導入効果を最大化する運用準備

初期設定が完了しても、従業員が使いこなせなければ思ったような導入効果が得られません。混乱なく、スムーズに全社展開を進めるためには、以下の準備が有効です。

従業員向け研修の実施（全社トレーニング）

利用開始前にツールの操作方法や社内のルールに関する研修を実施します。Gmail やカレンダーの基本操作はもちろん、ドキュメントの共同編集や共有ドライブの活用方法など、業務効率を高めるための実践的な内容を、集合研修やオンライン形式で提供しましょう。

また、マニュアルの不備は、問い合わせの増加や利用促進の停滞、誤操作による情報漏洩のリスクもあるため、研修後の意見をもとに、マニュアルの整備も行うとよいでしょう。

社内ヘルプデスクの設置

利用開始直後は特に質問や相談が集中するため、一時的でも社内に対応窓口を設けることで、担当者の負担軽減と従業員の不安解消につながるでしょう。

そのためには、従業員が自己解決できる仕組みを用意するとともに、各部署にツールの習熟度が高いキーパーソンを育成することもおすすめです。

リスクを避けるためのセキュリティ対策

独自ドメインメールの利用がスタートすると、会社の機密情報や個人情報が Google Workspace 内で扱われるようになります。そのため、セキュリティ設定は初期設定の延長として、極力早いタイミングで完了させることが推奨されます。

特に、二段階認証の設定やパスワードポリシーの強化は、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを大幅に軽減させるために不可欠です。

二段階認証：不正ログインを防ぐために推奨される基本的な対策
パスワードポリシーの強化：複雑なパスワードの設定で不正アクセスを防止するルールの適用
アラートの設定：不正な操作や異常なログインがあった場合に管理者が検知できる体制の整備

Google Workspace の導入は、事前準備から初期設定、そして全社展開するまでに、専門知識や時間が必要です。

特に、設定ミスが業務の停止や情報漏洩などに直結するリスクがありながら、担当者が通常業務と並行してこれらの作業を行うのは大きな負担となる可能性も高いでしょう。

弊社では、導入計画から初期設定の代行まで一括してサポートする「導入支援サービス」も提供しています。さらに、「セキュリティ対策」や「全社展開に欠かせないトレーニング」といった、解決したい課題別に利用できるオプションもご用意。安心してご利用いただけるよう、お客様の環境とニーズに合わせて、柔軟なサポートを行います。

Google Workspace の導入から運用開始までに少しでも課題を感じている場合は、ぜひ一度、お話をお聞かせください。

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Google Workspace を使い始める際によくある質問

Google Workspace を使い始める際によくある質問をまとめました。

これまで使っていたサーバーの過去のメールはどうなりますか？

この記事の設定だけでは、過去のメールは Google Workspace に移動せず、元のメールサーバーに残ったままです。過去のメールを Google Workspace で読めるようにするには、別途「データ移行」という専門的な作業が必要です。

ただし、データ移行は難易度も高く、データがなくなるというリスクもあるため、本当に必要があるかよく検討し、実施する場合は慎重に行う必要があります。

弊社では、メールだけでなく、Google Workspace の基本となるドライブ設計やファイルなどのデータを、安全かつスムーズに移行するサポートもしています。データ移行に関するお悩み・ご相談も、お気軽にご相談ください。 ⇒ データ移行について相談する

Google Workspace に移行したら、今までのメールサーバーでメールを受信することはできませんか？

新しいメールサーバーへの移行のステップとして、既存のメールサーバーと Google Workspace のメールサーバーの両方でメールを受信できる「二重配信」の期間を設けることが可能です。

二重配信を利用すれば、ユーザーはこれまで利用していたサーバーと、Google Workspace のメールサーバーの両方で、同時にメールの受信が可能です。二重配信期間をサーバー移行のための準備期間として上手に活用することで、「やりとりの途中でサーバーが切り替わり、現場が混乱するのではないか」などの懸念にも対応。メールサーバーの段階的な移行が可能となり、メールサーバー移行のハードルが下がります。

TSクラウドでは、メールサーバーの移行に懸念をお持ちのお客様が、スムーズに Google Workspace に移行していただけるよう、移行サポートを行っています。既存サーバーから Google Workspace への移行をご検討中でしたら、まずはお問い合わせください。⇒ メールサーバーの移行について相談する