Google ドキュメントとは。初心者も活用できる機能で仕事の効率化を！

コラム更新日：2024.12.04

Google ドキュメントは、Google が無料で提供する文書作成アプリケーションです。「どのような機能があるのか」「他のツールと何が違うのか」、気になる方もいるでしょう。

Google ドキュメントとは、ブラウザ上で文書を作成・編集できる無料のアプリケーションです。あらゆるデバイスからリアルタイムで共同編集でき、ビジネス文書やプロモーション文書の作成を効率的に行えます。高度な編集機能や AI が搭載されており、旧来の文書業務を刷新できるでしょう。

この記事では、文書業務のムダを減らすために知っておきたい Google ドキュメントの機能や活用方法について紹介します。

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Google ドキュメントとは

Google ドキュメントは、クラウド上で文書を作成・編集できる Webアプリケーションです。Google アカウントさえあれば誰でも無料で利用でき、ソフトウェアをインストールする必要もありません。

マルチOS に対応し、アプリケーションをインストールすればスマートフォンやタブレットでも文書の閲覧・編集が可能になります。Google ドキュメントにはさまざまな最先端機能が搭載されており、導入・活用は仕事の質とスピードの向上につながるでしょう。

Google ドキュメントと Word の違い

現在、文書作成ツールのグローバルスタンダードといえば、Google ドキュメントと Microsoft の Word が代表格です。「両者は何が違うのか」「どちらを使うべきか」と悩む方もいるでしょう。両者の違いを以下の表にまとめましたので、比較検討してみてください。

※2024年10月時点

Web用Word であればインストール不要・無料で利用できますが、有料版と比較すると機能が限られており、マクロやグリッド線、ページ罫線、行番号などの機能は使用できません。

Google ドキュメントの魅力として、「コストがかからない」「自動保存機能により、データ消失のリスクが低い」などの点が挙げられます。ただし、無料ツールのため、使用できるフォント数や保存容量、受けられるサポートには限りがあります。法人利用の場合は Google Workspace に加入し、より快適に利用できる環境を整えるとよいでしょう。

《Google Workspace とは》

Google Workspace とは、Gmail、Google ドライブ 、Google Meet などの多様なツールがパッケージされた、Google社 が提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービスです。Google Workspace についてはこちらの記事を参考にしてください。

関連記事：Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

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Google ドキュメントの特徴を活かして仕事の効率化を

Google ドキュメントには、ユーザーニーズを満たす特徴が備わっています。特にビジネスシーンで有用な特徴を3つ紹介します。

➤複数人で同時に共同編集できる

Google ドキュメントで作成した文書は、最大100人のユーザーがリアルタイムで閲覧・編集できます。編集者間で文書を往復させる必要がなく、作業効率が格段にアップします。

➤作成から管理までクラウド上で完結できる

Google ドキュメントはクラウド上で動作するため、インターネット環境さえあれば、場所やデバイスを選ばずいつでも必要な文書にアクセス可能です。編集や共有、プレゼンテーションもクラウド上で実行でき、インターネット公開や Webサイト への埋め込みも容易に行えます。

各社員のデバイスに分散しがちだった文書データをクラウドに集約できるため、データの一括管理や利活用を推進できるでしょう。なお、Google オフラインドキュメントというアドオンを活用すると、オフラインでも文書の作成や閲覧、編集が可能になります。

➤Microsoft Office と互換性がある

Google ドキュメントは Microsoft Office と互換性があり、Google ドキュメントのファイルを Word形式 に変換することも、逆に Wordファイル を Google ドキュメント上で編集することも可能です。Google ドキュメントのファイルは、Word を筆頭に以下のような形式でエクスポートできます 。Microsoft Office ユーザーの取引先とデータのやり取りができないという懸念はありません。

• Microsoft Word（.docx）
• OpenDocument形式（.odt）
• リッチテキスト形式（.rtf）
• PDFドキュメント（.pdf）
• 書式なしテキスト（.txt）
• ウェブページ（.html、zip）
• EPUB Publication（.epub）
• マークダウン（.md）

ただし、Word のファイルを Google ドキュメント上で開く際、文字化けやレイアウトの崩れなどの不具合が生じる可能性があるため、校閲が必要です。

Google ドキュメントの便利機能に注目！ワンランク上の文書作成が可能に

Google ドキュメントにはさまざまな機能が搭載されています。上手に活用すれば、文書作成の幅が広がるでしょう。

➤テンプレート機能

Google ドキュメントには、多彩なビジネス用テンプレートが用意されています。

Google ドキュメントのビジネス用テンプレートの例

• プロジェクト提案書
• 会議メモ
• 新入社員向け文書
• パンフレット
• ニュースレター

テンプレートにテキストを挿入するだけでデザインの整った文書を作成でき、色の変更やビジュアルコンテンツの追加など、アレンジも可能です。テンプレートを活用すれば、白紙の状態から作成するよりも作業時間を短縮できるだけでなく、デザインの統一感を生み出せます。

Google Workspace に加入すると、会社のロゴやコーポレートカラーを用いたオリジナルテンプレートの登録もできます。企業イメージを表現した公式資料は、ブランディングに役立てられるでしょう。

➤共有機能

Google ドキュメントの共有機能とは、作成者以外のユーザーやグループに閲覧・編集権限を付与する機能のことです。この機能は、社内のプロジェクトメンバーがファイルを同時編集する際だけでなく、社外の特定メンバーにファイルを共有する際にも役立ちます。

共有するには、該当のファイルを開き右上部の「共有」アイコンをクリックします。

「ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加」の欄に、共有相手のメールアドレスや Google グループを入力し、「完了」をクリックすればOKです。不特定多数のユーザーにファイルを公開したい場合は、「一般的なアクセス」から「リンクを知っている全員」を選択します。

ここからは、ファイルの共有に役立つ機能を紹介します。

共有権限

共有権限は、「閲覧のみ可」「閲覧・提案・コメント可」「閲覧・提案・コメント・編集可」の3種類があり、メンバーごとに適した権限を譲渡できます。

ただし権限を譲渡する範囲が拡大するほど、データ流出などのセキュリティリスクが懸念されます。Google Workspace には、外部ユーザーに対するアクセスの制限や監査ログなど高度なセキュリティ設定が設けられているため、法人利用におすすめです。

共有時に便利な機能「提案」と「コメント」

Google ドキュメントを共同編集する際、「提案」や「コメント」などの共有機能が役立ちます。「提案」とは、共同編集者が文書上に修正したい箇所があった場合、原文を残したまま修正案を提案できる機能です。作成者が「承認」をクリックして初めて書き換えられるため、作成者が修正箇所を見落とすこともありません。

また「コメント」とは、文書に関する補足や意見、資料リンク先などを付箋のように書き添えられる機能です。コメントに対する返信も可能なため、メールやチャットを利用しなくとも、文書上で簡単なディスカッションを展開できます。

➤チェック機能（スペルチェック・文字数カウント・比較）

Google ドキュメントはさまざまなチェック機能によって、文書作成をサポートしてくれます。文書の文字数や英単語のスペルミス、文法の誤りなどを検証してくれるため、推敲や校閲の時間を短縮できるでしょう。これらの機能は、上部の「ツール」から利用できます。

文字カウント

Google ドキュメントには文字数カウント機能が搭載されており、ドラッグした部分だけ文字数をカウントすることもできます。文字数の指定があるレポートなどを作成する場合は、入力中の文字数を常時表示させておくと、文字数調整がスムーズです。

スペルチェック

外国語の文書を作成する際には、「スペルチェック」機能が役立ちます。対応している言語は、英語、スペイン語、フランス語、ドイツ語、ポルトガル語、イタリア語の6言語です。1クリックでスペルや文法のチェックが完了し、修正候補が提示されます。

ドキュメントを比較

文書の変更箇所を確認したい時に役立つのが、「ドキュメントを比較」機能です。変更前と変更後の文書を比較でき、変更箇所も表示されます。「契約書にどのような条項追加があったのか」「マニュアルにどのような改訂があったのか」など、プロジェクトの変遷を追えるでしょう。

➤検索・挿入機能

Google ドキュメントでは、写真や動画、リンク、表などの挿入もスムーズです。「ウェブを検索」機能を使用すると、ドキュメント上で画像をインターネット検索しそのまま文書に貼り付けられるため、 Webページ を開く手間がありません。

また、「脚注」や「引用」、「リンク」などの機能を活用し、情報に過不足のない文書を作成できます。「脚注」は、1クリックで脚注番号と脚注入力欄を生成できる機能です。

記載内容の引用元を明らかにしたい場合は、「引用」機能を活用するとよいでしょう。書籍の場合は ISBNコード を入力すると、正式な書籍名や発行年、発行者などの情報を文書に追加でき、文書の信頼性を高められます。

閲覧者を別のファイルやページに誘導したい場合は、「リンク」と「ブックマーク」を使用するとよいでしょう。Google ドキュメントの特定のページはもちろん、Google スプレッドシートや Google スライド、 Webサイト、メールアドレスをリンク先として指定できます。これらの機能を使いこなせば、情報の整理が行き届いた文書を作成できるでしょう。

参考：Google
画像や動画を挿入、削除する
ヘッダー、フッター、ページ番号、脚注を使用する
引用と文献情報を追加する
リンクとブックマークを使用する

➤音声入力・画像認識機能（文字起こし）

Google ドキュメントは、音声や画像ファイルの文字情報をテキストデータに変換できます。音声入力は、会議の議事録や文字起こしツールとして役立つでしょう。また、PDF や写真のファイルを Google ドライブにアップロードすると文字情報を読み込めます。名刺をデータ化したり、PDF を基に資料を作成したりと、さまざまなシーンで活用できるでしょう。

参考：Google
音声で入力、編集する
PDF や写真のファイルをテキストに変換する

➤【新機能】タブ機能

Google ドキュメントに新しく「ドキュメント タブ」機能が導入されました。マニュアルのような長くて複雑なドキュメントをタブで分割し、見やすく分かりやすい構造に整理できる画期的な機能です。ひとつのドキュメントに情報を集約できるため、特定の情報へアクセスするために Google ドライブ内を検索する必要がありません。タブ名に絵文字を追加して視認性を高めたり、ドラッグ＆ドロップでタブを並べ替えたり、共同作業の効率化が可能です。各タブのリンクを作成・共有できるため、ユーザーは特定の情報に素早くアクセスできます。

具体的な活用例として、営業担当者は、業界や地域ごとに専用のタブを利用できます。各タブ内には、サブダブも作成でき、ドキュメント構造の強化も行えます。

Google ドキュメント活用時のよくある質問

Google ドキュメントの活用現場でよくある質問を取り上げます。

➤音声入力の方法を知りたい

パソコンのマイクがオンになっている状態で、Google ドキュメントのファイルを開きます。上部の「ツール」＞「音声入力」をクリックし、ファイル上にマイクのボックスが表示されていることを確認してください。マイクをクリックすると、会話の内容が自動的に文字起こしされます。

➤Google ドキュメントで Word ファイルを開くには？

Google ドキュメントを開いて新規のドキュメントを作成し、上部の「ファイル」＞「開く」を選択します。

表示された選択肢から「アップロード」タブを選択します。「参照」をクリックしたのち、開きたい Word ファイルを選択して、「開く」をクリックします。

また、Google ドライブにドラッグ＆ドロップした Word ファイルをダブルクリックし、「Google ドキュメントで開く」を選択する方法もあります。詳しくは、以下の関連記事を参照してください。

➤ドキュメントの共有方法を知りたい

共有したいファイルを開き、右上の「共有」をクリックするとボックスが表示されるので、共有相手のメールアドレスを入力しましょう。

組織のアカウントを使用している場合は、表示される共有相手の候補から選択します。共有相手の権限を指定し「完了」をクリックすると共有相手にメールで通知されます。また、リンクをコピーして共有相手に伝える方法もあります。

➤Google ドキュメントのファイルはメール添付できますか？

Google ドキュメントのファイルは、メール添付が可能です。送信したいファイルを開き、左上の「ファイル」＞「メール」＞「このファイルをメールで送信」を選択します。メールアドレスやメッセージなど必要事項を記入し、「送信」をクリックすればOKです。

➤編集権限の変更方法を知りたい

Google ドキュメントは、共同編集者に権限を譲渡した後も、権限範囲の変更や停止が可能です。権限範囲を変更するには、該当するファイルの右上にある「共有」をクリックし、共同編集者のリストを表示します。名前の右側にあるタブから「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」のいずれかを選択し、右下の「完了」をクリックすると設定が保存されます。

➤Google ドキュメントには文章の自動生成機能はありますか？

生成AI が Google ドキュメントの文章作成をアシスタントするサービスが、「Gemini for Google Workspace」です。指示文を入力すると、報告書の下書きやマニュアル作成、既存文章の要約・編集などをサポートしてくれます。生成された文章に、「フォーマルに（丁寧に）」「詳しく・長く」などの修正指示を加え、ブラッシュアップすることも可能です。

関連記事：Google ドキュメントの文章を 生成AI で自動作成。Gemini for Google Workspace を活用しよう！

AIをコラボレーション！Gemini for Google Workspace を知る

Google ドキュメントを活用して、社内外に効果的なプレゼンテーションを

Google ドキュメントは、複数人で同時に編集作業を進めながら、効率的に文書をブラッシュアップできるアプリケーションです。今回は Google ドキュメントの機能について紹介しましたが、今後もさらに機能が進化していくでしょう。Google Workspace に加入すると、カスタマーデスクのサポートによって最新機能を取り入れ、文書業務を効率化できます。社内ドキュメントの一括管理や、質の高い文書による社外アピールにも役立つでしょう。

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