Google のグループウェアの特徴と基本機能を解説。メリットや料金プランもご紹介

コラム更新日：2024.09.09

Google のグループウェアである「Google Workspace」は、ビジネスで使うツールを一つにまとめ、企業の業務効率化を支援するサービスです。 この記事では、Google グループウェア「Google Workspace」の特徴や導入するメリットについてまとめました。 Google カレンダー、Gmail、Web 会議など、Google Workspace の主な機能や料金プランについても解説します。

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グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内でのスムーズな情報共有やコミュニケーションを実現し、業務効率を上げるツールの総称です。グループで業務を円滑に進めるためのさまざまな機能が、1つのシステムに統合されています。グループウェア導入により、法人や企業で業務を進める際にプロジェクトの進捗や会議の日程、集合場所などの情報共有をスムーズに行うことができます。

Google Workspace は、Google が提供する有料のビジネス向けクラウド型グループウェアサービスです。Gmail やカレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Meet、Chat など Google の使い慣れたアプリケーションの機能が1か所に含まれています。

参考記事：Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

Google のグループウェア「Google Workspace」はクラウド型

業務の効率化に役立つグループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型とは、自社で用意したサーバーへソフトウェアをインストールし、運用管理する形態を指します。組織の風土や文化に応じ、機能をカスタマイズできることが特長です。

一方、クラウド型はオンプレミス型とは反対の特徴を持っており、インターネット上のサーバーを使ってソフトウェアを利用する形態を指します。インターネット接続環境と Webブラウザ があればどこからでも利用が可能です。Google社 が提供する Google Workspace は、クラウド型のグループウェアサービスに該当します。

Google のグループウェア「Google Workspace」導入の３つのメリット

Google Workspace 導入のメリットには、以下が挙げられます。

➤メリット①：初期費用の負担が軽く運用コストもかからない

Google Workspace はクラウド型のグループウェアサービスとして提供されるため、自社でサーバーを用意したり運用管理を行ったりする必要がなく、初期投資を低コストで済ませることができます。

300名以下で利用する場合は、1ユーザーあたり月額¥680円（Google 公式価格）で導入できる Business Starter から月額¥2,040円（Google 公式価格）の Business Plus などのプランがあるため、ランニングコストをかけずに導入できます。また、社内で一部のユーザーからトライアル的に利用を開始する「部分導入」から取り入れることも可能です。

参考記事：Google Workspace を一部導入でトライアル。全員に一挙導入の必要は無し。

➤メリット②：業務効率化と生産性アップ

Google Workspace では、複数人で1つのファイルを同時に共同編集することができます。ユーザー同士がファイルを送り合う必要もないため、作業時間を短縮できます。また、Google Workspace はクラウド型のサービスであることから、インターネットへ接続できる環境さえあれば、スマートフォンやパソコンなどのデバイスを問わずファイルの閲覧や編集を行うことが可能です。

Google Workspace は複数人での利用を前提とした設計となっているため、チームで行う共同作業の生産性が大幅に向上します。

➤メリット③：高度なセキュリティ管理

企業が Google Workspace を導入すると、「管理コンソール」という管理者機能を利用することができます。ユーザーごとにアクセス権限や公開設定を細かく設定できるため、セキュリティ事故が発生するリスクを大幅に削減することが可能です。

参考記事：Google Workspace の管理者ができること。管理コンソールの機能やログイン方法

また、業務フローでの共有設定としては、ファイルの共有権限を設定することができます。例えば、社外へ送信するファイルに対して見て貰いたいけれど編集をして欲しくない場合、権限を「閲覧可能」のみに設定することで、社外ユーザーはファイルを勝手に編集することができなくなります。

Google Workspace には、セキュリティとプライバシーを専門とする社員が数多く常勤しています。その中には情報、アプリケーション、ネットワークに関する分野で世界をリードする専門家も含まれており、高いレベルでのセキュリティー保護を実現しています。

参考記事：Google Workspace のセキュリティ対策を解説！信頼できる？よくある質問にもお答え

Google Workspace の導入により、企業が得た効果や活用方法をまとめました。ぜひ、ご活用ください。 ⇒ 導入事例集をダウンロードする

Google のグループウェア「Google Workspace」の主な機能

ここでは、Google Workspace の主な機能を紹介します。

➤機能① メール機能：Gmail

Gmail とは Google Workspace が提供するビジネス用メールサービスで、企業や法人で設定した独自ドメインがあれば利用できます。Google Meet や Google Chat を使って同僚と会話したり、ToDo リストにアクションを追加したりと、さまざまな操作を Gmail で直接行うことも可能です。また、企業の独自ドメインを使ったビジネス用メールアドレスを全従業員が使用することで、クライアントからの信頼も得られます。

Google Workspace に含まれる Gmail には、個人用 Gmail の2倍の保存容量があることや Google Workspace Sync for Microsoft Outlook の利用、24時間365日のサポート、広告の掲載がないなどのさまざまな利点があります。

➤機能② スケジュール管理機能：Google カレンダー

Google カレンダーとは、チームで利用できるスケジュール管理機能です。Google カレンダーを使うと、同僚の予定をチェックしたり皆のカレンダーを1画面で表示できたりするため、素早く予定を決めることができます。

複数人で行う会議の日時を設定したい場合、Google Workspace の同じドメイン内に登録されたユーザーであれば、自動で全員が空いている日時の候補を表示してくれる機能が備わっています。他にも、Google カレンダーで作成した会議のスケジュール日程を、カレンダー内に表示されたボタンから参加者に自動でメール送信できる機能も備わっているため、スケジュール調整には最強のカレンダーと言えるでしょう。

➤機能③ 会議室予約機能：Google カレンダー

Google カレンダーに社内全ての会議室を登録しておくことにより、リアルタイムで空いている会議室の候補を自動表示してくれるなど、会議室予約の煩わしさから開放されます。

➤機能④ Web 会議：Google Meet

リモートワークには必須のテレビ会議ができる機能も含まれています。プランによって参加人数の上限は変わりますが、100~250名の参加が可能です。録画機能もついたプランもあるので、会議に参加できなかった人が、後から動画を視聴することもできます。また Google カレンダーで予定を設定した際に自動的にリンクが発行されるため、招待したい参加者にいちいち URL を送信する必要もありません。

➤機能⑤ タスク管理機能：Google Keep・ToDo リスト

Google Keep とは、Google Workspace が提供する「メモ・タスク管理アプリケーション」です。Keep の利用者は、単純にメモを保存する以外にも、他のユーザーと一緒にメモやリストを共同編集、共有することができます。また、Keep には音声でアイデアを記録したりメモに画像を追加したり、ToDo リストのタスクに完了済みマークを付けたりする機能も備わっていることから、さまざまなシーンで活用でるでしょう。

Keep ではメモとタスク管理が主な機能ですが、共有をかけることで誰でも閲覧や編集を行うことができるため、従業員が情報をシェアすることができる社内掲示板として活用することも可能です。

➤機能⑥ 文書管理・共有機能：Google ドライブ

インターネット上にデータを保存する Google ドライブでは、1つのファイルを複数人で共有することができます。アクセス権限があるユーザー同士であれば、同じファイルをリアルタイムで共同編集することも可能です。

組織単位で文書を管理できる共有ドライブを使えば、チームで使うファイルを安全に保存でき、共有場所の管理も簡単に行うことができます。

➤機能⑦ チャット・掲示板機能：Google Chat

Google Chat とは、チーム内でコミュニケーションをとるためのテキストチャットツールです。Google Meet が顔を合わせた音声会議向けであるのに対し、Chat は簡易的な会話や文章を残したい時に便利な連絡事項向けの機能と言えるでしょう。メッセージに誤字があった場合など、一度送信したメッセージであっても、内容を修正したり削除したりすることができます。

また、Google Workspace に含まれるさまざまなツールとの連携もスムーズにでき、ファイル共有や会議の設定などもチャット上で行うことが可能です。

Google のグループウェア「Google Workspace」の料金プラン

Google Workspace では、スタートアップから大企業まで対応できるさまざまなプランが用意されています。主要エディションである Business エディション・Enterprise エディションをご紹介します。

料金表
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Google Workspace では、Google ドライブを所有している組織全体で容量の上限が決まる「プール」という計算方式が導入されているため、例えば Business Standard の場合は企業全体で「2TB×契約しているユーザー数」分のストレージのアップロードが可能ということになります（Business Starter はプール対象外）。

それぞれのエディションにおける1ユーザーあたりのストレージ容量は、Business Starter が30GB、Business Standard が2TB、Business Plus が5TBとなっています。 Enterprise Essentials が1TB、Enterprise Standard と Enterprise Plus は条件によっては容量の拡張が可能な場合もあります。 詳細は こちら からお問い合わせください。

Google のグループウェア「Google Workspace」で業務効率化を

クラウド型グループウェアである Google Workspace を導入することにより、初期投資の負担が軽く済むことや、高度なセキュリティサービスが受けられるというメリットがあります。Gmail やカレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Meet、Chat などのアプリケーションが1か所に統合されている Google Workspace を活用して、組織の業務効率化を目指しましょう

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