Google Workspace への個人アカウント移行ガイド｜業務改善とセキュリティ強化を実現するポイント

コラム更新日：2025.07.28

従業員が業務で個人の Google アカウントを利用している組織で大きな課題となるのが、情報管理やセキュリティへの不安です。「ファイルがどこにあるかわからない」「退職者のデータ管理が難しい」「情報漏洩のリスクが心配」といったお悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。その解決策の一つとなるのが、Google Workspace への移行です。本記事では、企業が個人アカウントから Google Workspace へ移行するメリットや、スムーズに移行するための具体的な方法、移行する際の注意点などを詳しく解説します。

個人アカウントからの移行は、慎重な計画が成功の鍵です。本記事とあわせて、具体的な移行ロードマップや他社の事例がわかる資料3点セットもご活用ください。プロジェクトの全体像を掴み、スムーズな移行を実現するために役立ちます。
⇒ 移行プロジェクトの全体像がわかる！資料3点セットをダウンロード

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

なぜ今、個人アカウントから Google Workspace への移行が必要なのか？

個人アカウントから Google Workspace に移行するメリット

個人アカウントで移行対象となるデータと主な移行方法

スムーズな移行のための4ステップ

移行時の注意点

計画的な移行で、スムーズな業務改善を実現しよう
- Google Workspace へのスムーズな移行は専門パートナーの活用もおすすめ

なぜ今、個人アカウントから Google Workspace への移行が必要なのか？

多くの企業で、従業員が業務に個人の Google アカウントを利用しているケースが見られますが、これはセキュリティや管理の面で大きなリスクを伴います。企業の情報資産を守り、効率的な業務運営を実現するためには、プロフェッショナルな環境への移行が不可欠です。個人アカウントの利用には次のようなリスクが伴います。

＜個人アカウントの利用が抱えるリスク例＞

セキュリティレベルの低下：
パスワード管理が従業員任せになるため、セキュリティレベルが統一されず、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まります。
アカウント管理の困難さ：
アカウントの一元管理ができないため、退職者のデータ回収やアクセス権限の剥奪が困難になり、コンプライアンス上の問題が生じる可能性があります。
業務効率の低下：
情報が個人アカウントに散在することで、必要な情報が見つけにくくなり、業務効率の低下にもつながります。

これらのリスクを解消するため、企業では個人アカウントから Google Workspace への移行が推奨されています。

【中小企業向け】無料 Google アカウント、そのままで本当に安全？潜む危険性とリスク回避策を徹底解説した資料を無料配布！ ⇒ お役立ち資料をもらう

個人アカウントから Google Workspace に移行するメリット

Google Workspace へ移行することで、個人アカウント利用のリスクを解消し、企業に多くのメリットをもたらします。ここでは、主な3つのメリットと、業界別例として人材サービス業でのメリットをご紹介します。

➤組織全体のペーパーレス化による申請・承認業務の効率化

Google Workspace の導入により、組織全体のペーパーレス化を強力に推進できるのがメリットです。たとえば、Google フォームを活用すると、応募受付や社内アンケート、各種申請書などをオンラインで簡単に作成・管理できます。紙でのやり取りや手作業によるデータ入力が不要となり、申請・承認業務にかかる時間や手間の大幅削減につながります。

➤会議の生産性向上（日程調整、議事録作成の自動化）

Google Workspace は、会議の生産性を飛躍的に向上させます。Google カレンダーを活用すると、参加者の空き時間を瞬時に把握でき、最適な日程を簡単に調整できます。Google Meet でオンライン会議を行いながら、Google ドキュメントで議事録をリアルタイムで共同編集したり、会議を録画して後から内容を確認したりすることが可能です。会議後の議事録作成の手間が省け、情報共有がスムーズになります。

➤リモートワーク環境下での円滑なコミュニケーション

リモートワークが普及する現在、円滑なコミュニケーションは業務遂行の鍵となります。Google チャットを使えば、テキストベースでの迅速なやり取りが可能になり、Google Meet では、高音質のビデオ会議を簡単に開催できます。従業員間の連携が強化され、生産性の維持・向上につながる点もメリットです。

➤【業界別例】人材サービス業の場合

人材サービス業を例に挙げると、大量の応募書類や社内申請を効率的に処理できるようになり、業務の迅速化とコスト削減に貢献します。Google ドライブで応募書類を一元管理し、会議中に必要な情報をすぐに参照できるため、選考会議の効率化にもつながります。また、Google Meet でのオンライン面接を導入することで、遠隔地の候補者ともスムーズに面接を実施でき、採用活動の幅を広げることができるでしょう。

個人アカウントで移行対象となるデータと主な移行方法

個人アカウントから Google Workspace への移行対象となる主なデータは、メール、ファイル、カレンダー、連絡先です。これらのデータを安全かつ効率的に移すための主な方法を見ていきましょう。

➤Google Workspace データ移行サービス

Google Workspace データ移行サービスは、Google が提供する公式の移行ツールです。管理者が一元的にメール、カレンダー、連絡先などのデータを個人アカウントから Google Workspace へ移行できます。特に、Gmail の移行に強みがあり、大量のデータを移行できるのが特徴です。サービス利用によって、従業員個々の手間を大幅に削減し、データ損失のリスクを最小限に抑えながら、計画的に移行を進められます。

➤Google Takeout

Google Takeout は、従業員が個人の Google アカウントから自身のデータをダウンロードできるツールです。ダウンロードしたデータは、Google Workspace に手動でアップロードできます。手軽に利用できる反面、データ量が多い場合や従業員数が多い企業では、個々の作業負担が懸念されます。また、手動でのアップロードはデータの破損やデータ損失のリスクも伴うため、企業全体での大規模な移行には不向きとされています。個人での小規模なデータ移行や、特定のデータのみを移動したい場合に検討するとよいでしょう。

➤サードパーティ製移行ツール

サードパーティ製移行ツールは、Google Workspace へのデータ移行に特化した専門的なソフトウェアやサービスです。これらのツールは、Google Workspace データ移行サービスでは対応しきれない複雑なデータ構造の移行や、Microsoft 365 などの他社サービスからの移行にも対応できる場合があります。大規模な移行や、特定のシステム連携、高度なカスタマイズが必要な場合に有効な選択肢といえるでしょう。ただし、導入には費用が発生し、ツールの選定や設定には専門知識が求められるため、事前に十分な調査と検討が必要です。

スムーズな移行のための4ステップ

Google Workspace への移行を成功させるためには、計画的かつ段階的なアプローチが不可欠です。ここでは、安心して移行を進めるための主な4つのステップをご紹介します。

➤移行前の準備と計画

移行を始める前に、現在の状況を正確に把握し、綿密な計画を立てることが不可欠です。まず、どの従業員が業務で個人の Google アカウントをどの程度利用しているか、メールの量、ドライブのファイルの種類、カレンダーの共有状況などを把握しましょう。

次に、移行するデータの範囲と、前述の移行方法の中から自社に最適なものを決定します。また、従業員の理解と協力を得るため、移行の必要性と Google Workspace 導入のメリットについて事前に周知することも重要です。万が一に備え、重要なデータのバックアップも必ず実施しましょう。

➤段階的な移行

一度にすべてのデータを移行しようとすると、予期せぬ問題が発生した場合に、業務全体に大きな影響を及ぼす可能性があります。そのため、移行は段階的に進めるのが望ましいです。

まずは、少数のテストユーザーや特定の部門で移行を試行し、問題がないことを確認してから、他の部門や従業員へと順次移行を進めるとよいでしょう。テスト移行で得られた知見は、本番移行の計画をより確実なものにする上で非常に役立ちます。

➤移行後の確認

データ移行が完了したら、すべてのデータが正しく Google Workspace に移行されているか、徹底的に確認しましょう。特に、メールの送受信履歴、Google ドライブ内のフォルダ構造やファイル、カレンダーのスケジュール、連絡先リストなど、業務で頻繁に利用する情報が正確に反映されているかを重点的にチェックします。

従業員にも協力を仰ぎ、各自のデータが問題なく移行されているかを確認してもらうことで、より確実な検証が可能です。確認作業を怠ると、後々の業務に支障をきたす可能性があるため、時間をかけて丁寧に実施しましょう。

➤新しい環境の定着化

データ移行が完了し、新しい Google Workspace 環境が稼働し始めたら、その環境を社内に定着させることも重要なステップです。従業員が新しいツールをスムーズに使いこなせるよう、Google Workspace の基本操作や、個人アカウント利用時との変更点について、わかりやすいトレーニングを実施するとよいでしょう。

よくある質問をまとめた Q&A 集の作成や、疑問点をすぐに解決できる問い合わせ窓口の設置も有効です。

データ移行の方法と注意点については、こちらの記事でより具体的にまとめていますので参考にしてください。

移行時の注意点

Google Workspace への移行は、企業の IT 環境を大きく変える重要なプロジェクトです。スムーズな移行を実現し、潜在的なリスクを回避するために押さえておきたい注意点を解説します。

➤従業員への周知を徹底する

個人アカウントから Google Workspace への移行は、従業員の日常業務に直接影響を与えるため、事前の丁寧な周知が不可欠です。移行の目的、移行によって得られるメリット、具体的なスケジュール、従業員が協力すべき内容を明確に伝えましょう。従業員の理解と協力を得ることで、移行時の混乱を最小限に抑え、スムーズなプロジェクト推進につながります。

➤万が一に備えて、重要なデータをバックアップする

データ移行は細心の注意を払って実施しますが、予期せぬトラブルが発生する可能性もゼロではありません。万が一の事態に備え、移行前に重要なデータは必ずバックアップを取っておきましょう。特に、業務に不可欠なメール、Google ドライブ内の重要ファイル、カレンダーのスケジュール、連絡先などは、別のストレージやローカル環境にコピーしておくのがおすすめです。

➤移行中は業務中断を最小限に抑える

データ移行は、業務に影響を与えずに進めることが理想です。そのため、移行作業は業務時間外や休日に行う、または影響範囲を限定して段階的に実施するなどの工夫が必要でしょう。たとえば、メールの移行は夜間に行い、日中は通常通り業務を継続できるように計画を立てます。また、移行期間中は、従業員が一時的にアクセスできないデータや機能について事前に周知し、代替手段を準備しておくことも重要です。

計画的な移行で、スムーズな業務改善を実現しよう

本記事では、個人アカウントから Google Workspace への移行の必要性、メリットなどについて詳しく解説しました。Google Workspace への個人アカウントの移行は、セキュリティ強化と情報の一元管理はもとより、業務効率化の実現により、企業の成長を加速させる重要な要素となります。今回の記事で紹介した具体的な移行方法や注意点なども参考に、計画的な移行でスムーズな業務改善を図ってみてはいかがでしょうか。