Google Workspace のメリット・デメリットは？機能やコスト面から解説

コラム更新日：2026.01.08

Google Workspace は、企業の生産性を向上させるクラウド型のグループウェアです。多様な働き方が求められるビジネス環境に対応し、企業のAI 活用と全社DX を推進し、組織の生産性を最大化します。

本記事では、Google Workspace が企業にもたらす具体的なメリットを5つの切り口で解説。合わせて、総務、営業、管理職といった各部門での具体的な活用事例、そして導入への不安を解消するQ&Aを紹介します。

▼Google Workspace 導入をご検討中ですか？
Google Cloud 正規代理店の TSクラウドが、Google Workspace 導入に伴走支援いたします。まだ複数ツールで比較中という段階でも構いません。Google Workspace 運用のプロフェッショナルが、貴社の課題解決にGoogle Workspace がフィットするか直接伺います。

＞＞Google Workspace 導入に関して問い合わせる

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

Google Workspace とは

Google Workspace（グーグルワークスペース）は、ビジネス向けに開発されたクラウド型グループウェアサービスです。

Gmail、Google カレンダー、Google ドライブ（オンラインストレージ）、Google Meet（WEB会議）など、多様なツールがひとつのプラットフォームに統合されています。

この統合により、スケジュール管理、ファイルの保管や共有、データの確認といった業務を、どこからでも同じクラウド上で行えます。働き方の柔軟性を高め競争力を強化したい企業はもちろん、オンプレミス型ツールからの移行を検討している、紙やFAXに依存したやり方から脱却し、情報共有を円滑にしたい、などさまざまなニーズを持つ企業から選ばれています。

さらに、最新の生成AI「Gemini」「NotebookLM」が標準的に付帯し、追加料金なしで利用できます（一部プランでは機能制限あり）。 Gemini は、日常業務における繰り返し作業のサポートや会議内容の要約など、業務の効率化を強力にサポートします。

Google Workspace を活用する5つのメリット

Google Workspace は、組織に次のような利点をもたらします。

業務に必要なツール群が一箇所に
豊富なプランと柔軟性
コミュニケーションコスト削減
セキュリティとガバナンス強化
生成AI「Gemini」「NotebookLM」が標準装備

一つずつ見ていきましょう。

業務に必要なツール群が一箇所に

メール、チャット、カレンダー、文書作成、表計算、プレゼンテーション、ビデオ会議など、業務に必要なすべてのツールが、Google Workspace というプラットフォームに集約されています。ツールごとにログインし直したり、データの互換性を心配したりする必要がありません。

たとえば、カレンダーの予定からワンクリックで Google Meet（ビデオ会議）を起動し、そのまま議事録用のドキュメントを全員で開きながら議論する。ツールを切り替えるストレスなく、スムーズに作業可能です。

豊富なプランと柔軟性

数名のスタートアップから数千・数万のエンタープライズ企業まで、規模や用途に合わせた多様なプランが用意されています。まずは最小限のプランで始め、ビジネスの成長に合わせてアップグレードするといった柔軟な運用が可能です。

「最初はシンプル機能でコストを抑えたプラン（Business Starter）で始め、成長とともに高度なセキュリティが必要になったら上位プラン（Business Plus やEnterprise ）へアップグレードする」というように、徐々に利用範囲を拡大させていくと、無駄なコストを抑える効果も期待できます。

Google Workspace のプランを比較するならこちらのコラムも要チェック！

Google Workspace プラン比較。機能や料金、選び方までを解説

Google Workspace の各料金プランを解説！プランごと、どのような企業に合っているかをご紹介しています。

コミュニケーションコスト削減

Google Workspace は、コミュニケーションコスト削減につながる仕組みが随所に施されています。

たとえば、Google ドライブでの「リアルタイム共同編集」なら、従来のようにファイルの最新版を探したり、メールに添付して送り合ったりする手間は不要。同じファイルにワンクリックで全員がアクセスし、同時に書き込む。誰がどこを編集したかも履歴で一目瞭然です。

Google チャットでは、Google ドライブ内にあるファイルでメンションすると、相手に自動的に通知してくれます。Google チャットから該当のファイルを開いてコメントを確認できるため、やり取りの手間が半減。意思決定のスピードが劇的に向上します。

セキュリティとガバナンス強化

Google Workspace は法人用に設計されているので、セキュリティやガバナンスも万全です。管理者が全ユーザーのアカウントを一元管理できることはもちろん、二段階認証の強制や、データの保護、高度なログ管理を基本とした、エンタープライズレベルのセキュリティが標準で備わっています。（プランによる機能の違いあり）

たとえば、社員が万が一スマホを紛失しても、管理画面から遠隔でそのデバイスの業務データだけを消去（リモートワイプ）できます。外部へのファイル共有を制限するなど、個人やチーム単位だけでなく、組織一律で情報漏洩を防ぐための「ルール作り」が容易です。

生成AI「Gemini」「NotebookLM」が標準装備

生成AI を取り巻く環境は日ごとに変化していますが、2025年はもはや生成AI 抜きにビジネスを語れなくなったと言っても過言ではないでしょう。Google Workspace も例外ではなく、AI 活用においても日々進化し続けています。Google Workspace で利用できる生成AIは、大きく分けて次の3つです。

Google Workspace with Gemini

Google Workspace の各アプリ内に組み込まれたAI アシスタントです。Gmail での返信文作成、ドキュメントでのドラフト作成、スプレッドシートでのデータ分析支援など、日々のルーティンワークをAI がサポートします。

Gemini アプリ

ブラウザやモバイルから利用できる、Google の最新かつ高性能な生成 AI モデルです。膨大なドキュメントの要約や、Deep Rsarch による複雑な調査、企画案のブレインストーミングなど、対話形式でクリエイティブな作業を支援します。

NotebookLM

Google のAI 機能を活用した「パーソナライズされたノート」です。自社の資料やPDFをアップロードすると、その情報を元に要約や質問回答を行います。情報の裏付け（ソース）が明確に示されるため、社内ナレッジの整理や深い分析に最適です。RAGとしての利用も期待されています。

デメリットは？注意したい3つのポイント

Google Workspace は働き方の概念を変えるポテンシャルを持ったツールですが、ツール刷新や新規導入時は、デメリットも踏まえて自社に合うのかを慎重に見極めたいところです。

ここでは、注意しておきたいポイントを3つお伝えします。どれも解消ポイントを合わせて紹介しますので、確認してみてください。

特定アプリだけの単独購入は不可

Google Workspace はパッケージサービスであるため、「Google ドライブだけ」「Gmail だけ」といったアプリ単位での購入はできません。利用したい機能が限られている場合でも、パッケージサービスとして契約する必要があります。

裏を返せば、Google Workspace は単体で利用するよりも、統合されたツールそれぞれを活用することでよりメリットを享受できるツールだと言えます。機能単独ではなく、パッケージ全体で活用を進められるかが、鍵となります。

新しい働き方が、社員に定着しない可能性

Google Workspace はクラウドを基盤としており、ユーザーアカウントでログインして利用します。特に長年デスクトップ版のOffice ツールに慣れ親しんだ組織では、このような「クラウドベースでの働き方」に、戸惑う社員が生まれることがおおいにあり得ます。

導入を進めるならば、初期の操作レクチャーや活用方法の周知といった、組織への「定着支援」は不可欠です。

初期設定やセキュリティ設定更新の必要性

Google Workspace は管理者用アカウントを定め、管理コンソール上でセキュリティ設定やアカウントの追加・削除、共有ドライブの権限設定などをまとめて行います。特に導入時のセキュリティ設計や初期設定は慎重に進めたいところですが、情シス部門の専任スタッフが不在の企業では、つまづきやすいポイントの一つです。このような場合は、外部リソースの活用も念頭に、導入予算を組む必要があるでしょう。

▼ TSクラウドはお客様のスムーズな導入と運用を支援いたします。
導入計画策定から初期設定・運用開始後のサポートまで。専任のIT担当者が不在でも弊社が導入ステップに伴走し、成功をサポートします。失敗しない導入を実現するなら、 TSクラウドの導入支援を活用しませんか？

\ 導入にかかる手間、まるっとサポート /

導入支援サービスを見る

【活用例】Google Workspace で実現する新しい働き方

Google Workspace は、総務、営業、管理職といったさまざまな部門で、具体的な業務効率化と働き方改革を実現します。ここからは、Google Workspace を活用した働き方改革の例を部門ごとに紹介していきます。

総務：ルーティン業務の効率化や自動化、社員サポートを強化

Google フォームで備品申請を受け付け、承認されたら自動でスプレッドシートにリスト化。さらにGemini を使って「今月の申請内容の傾向と在庫補充の提案」を自動で作成することも可能です。紙ベースでの申請書のやり取りや面倒なシート転記の手間を省き、考えたりアイデアを出したりといった業務に注力できます。

営業：顧客管理・情報共有の効率化で商談を加速

外出先からスマホで最新の提案書（Google スライド）を確認し加筆修正するなど、空き時間に次の商談に備えます。商談完了後はすぐに Google チャットで「受注確度」をチームに報告。オフィスに戻り次第、NotebookLM に過去の類似案件資料を読み込ませて、最適なネクストアクションを提案させるといった活用方法も。

管理職：的確なマネジメントと意思決定の強化

チームメンバーの日報や作業ドキュメントにコメント機能で即座にフィードバックを行う、Gemini アプリにプロジェクトの進捗データを読み込ませてボトルネックを特定するなど、データに基づいた迅速な判断が可能になります。

ほかにも、売上データなどが記録されたGoogle スプレッドシートのデータをGemini に読み込ませることで、プロジェクト管理や業績のデータ分析をサポートします。これまで時間がかかっていたトレンドの特定、予測、レポート作成などをAI がアシストすることで、データに基づいた迅速かつ的確な意思決定が可能になります。

Google Workspace の導入方法

Google Workspace 導入は、Google 公式サイトから直接契約する方法と「正規販売代理店」を通じて契約する方法の2種類があります。

代理店を経由する場合、ライセンス料金は公式と同等でありながら、「請求書払い」「公式では受けられない、初期設定のサポート」「導入後の活用トレーニング」といった付加価値を受けられる場合があります。代理店は、サポート体制を厚くしたい、クレジット払いができない、といった企業様に選ばれています。

失敗しないGoogle Workspace 販売代理店の選び方

Google Workspace で代理店を選ぶメリットやGoogle 公式との違い、選び方のポイントについてご紹介しています。

【Q&A】Google Workspace に関するよくある質問

新しいシステム選定には、期待と共に不安がつきものです。ツール選定に関するよくある疑問を、Q&A形式で紹介します。

既存の Office ファイル（Word ,Excel ,PowerPoint）との互換性は？

Google Workspace は、Microsoft Office ファイルと高い互換性があります。ファイルの閲覧・編集:Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドは、Word 、Excel 、PowerPoint ファイルを直接開いて閲覧・編集できます。

Office ファイルをGoogle Workspace 形式に変換して編集することも、Google Workspace 形式のファイルをOffice 形式でダウンロードすることも可能です。

Office ファイルをGoogle ドライブ上で共同編集することもできるため、既存のデータを、スムーズに移行・活用できます。

Microsoft 365 との違いは何ですか？

Google Workspace とMicrosoft 365 は、どちらもビジネス向けのクラウド型グループウェアですが、いくつかの違いがあります。下記の表に主な特徴と違いをまとめてみました。

	Google Workspace	Microsoft 365
得意分野	クラウドネイティブな共同作業、リアルタイム連携	デスクトップアプリの機能性、既存 Office 資産との親和性
AI 機能	Gemini が追加料金なしで標準搭載	Copilot は追加料金が必要
UI/UX	直感的でシンプルなデザイン	慣れ親しんだ Office の操作感
コラボレーション	リアルタイム共同編集に強み	デスクトップとクラウドの連携

Google Workspace は、リアルタイムでの共同作業や、場所を選ばない柔軟な働き方を重視する企業、最先端のAI 機能を積極的に活用したい企業に適しています。Google Workspace と Microsoft 365 の違いや比較については、次の記事で詳しく紹介しています。

Google Workspace とMicrosoft 365 を比較。選び方のポイントは？

グループウェアとしてよく使われる「Google Workspace」と「Microsoft 365」を比較しました。「どのグループウェアが自社に合うかわからない」という悩みを解消し、自社にあったツール選定を進めましょう。

Google Workspace のメリットデメリットを踏まえた導入検討を

Google Workspace は、単なるツールの集合体ではなく、企業の「働き方」そのものを変革するポテンシャルを持つプラットフォームです。しかし、残念ながら思うように活用が進まず宝の持ち腐れになってしまう、という例も。メリットだけでなく、導入後の運用負荷も理解した上で検討することが成功の鍵となります。

「自社に最適なプランがわからない」「他ツールからの移行に不安がある」という方は、ぜひGoogle Cloud プレミアパートナーの TSクラウドにご相談ください。