Google Workspace のメリットとは？AI 活用 と 全社 DX で組織の生産性を最大化する方法

コラム更新日：2025.07.29

Google Workspace は、企業の生産性を向上させるクラウド型ビジネスツールです。リモートワークやハイブリッドワークが主流となった昨今の変化するビジネス環境に対応し、企業の AI 活用と全社 DX を推進し、組織の生産性を最大化します。

本記事では、Google Workspace が企業にもたらす具体的なメリットから、総務、営業、管理職といった各部門での具体的な活用事例、そして導入への不安を解消する Q&A を紹介します。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

なぜ今、多くの企業が Google Workspace を選ぶのか？

現代のビジネス環境は、目まぐるしい変化の渦中にあり、情報共有のスピードと質が企業の競争力を左右する時代と言えるでしょう。紙ベースの業務や部門間の情報サイロ化は、生産性低下の大きな要因となり、多くの企業が DX や AI 活用の必要性を認識しています。

このような背景の中、多くの先進企業がコラボレーションツールとして Google Workspace を導入しています。その背景には、単なる利便性を超えた、明確な投資効果が現れています。Google が委託した Forrester 社の最新調査「Google Workspace の TOTAL ECONOMIC IMPACT™️(総経済効果)」（以下、Forrester 社の調査）では、導入後の ROI が336%に達するという結果を公開しています。この客観的なデータも引用しつつ、ここからは、Google Workspace を導入するメリットを紹介していきます。

関連記事：「Google Workspaceとは」

Google Workspace が企業にもたらす6つのメリット

Google Workspace は、組織全体の生産性向上と業務効率化を実現するために、企業に対して次の6つのメリットをもたらします。

➤コミュニケーションの強化と情報の一元化

Google Workspace は、Gmail、Google Chat、Google Meet、Google カレンダー、Google ドライブといったツールがシームレスに連携することで、関係者間のコミュニケーションを強化し、情報を一元化します。

特に、 Gmail や Google Chat 、ビデオ会議ツールの Google Meet を活用することで、必要な時に最適な方法でコミュニケーションを取ることができ、リアルタイムな連携を可能にします。

また、Google ドライブに Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどのファイルを集約・保存することで情報を一元化し、検索機能により必要な情報に素早くアクセスすることができます。

実際に Forrester 社の調査によると、 Google Workspace の導入によりコラボレーションが 30% 改善したというデータがあります。サイロ化しがちな組織の風通しを良くし、新たなイノベーションを生む土壌を育むことができると言えるでしょう。

➤場所を選ばない柔軟な働き方の実現

クラウドベースの Google Workspace は、インターネット環境さえあれば、オフィスはもちろん自宅や出張先などオフィス以外のどの場所からも、そしてパソコンだけでなくタブレットやスマホも含めどのデバイスからでも業務を行えるため、リモートワークやハイブリッドワークなど、場所を選ばない柔軟な働き方をサポートします。

➤堅牢なセキュリティとガバナンス

Google Workspace は、Google が長年培ってきた強固なセキュリティインフラと、高度なセキュリティ機能を標準で提供しています。具体的には、データセンターの物理的セキュリティから、ネットワークセキュリティ、アプリケーションセキュリティまで、多層的な防御策が施されています。また、Google Workspace の管理機能により、利用状況の可視化、アクセス権限の厳密な管理、そしてコンプライアンス遵守を支援し、企業全体の IT ガバナンスを強化します。

➤企業の成長を加速させる DX 推進とナレッジマネジメント

Google Workspace は、単なる業務効率化ツールではなく、企業の DX 推進とナレッジマネジメントを加速させる戦略的なプラットフォームです。

例えばこれまで使用していた紙の申請書や資料を Google Workspace の導入によりデジタル化し、組織内の DX を推進、業務プロセスの効率化を実現します。さらに、社内の知識やノウハウを Google ドライブで一元的に管理し、検索性の高いナレッジベースを構築できます。

また、Google サイトで社内規定、FAQ、業務マニュアルなどを集約し、社内ポータルを作成することで、社員の情報探索コストを削減し、企業の成長を加速させるナレッジマネジメントの強化を実現します。これにより、新入社員のオンボーディング期間短縮や、ベテラン社員の知識継承がスムーズになります。

➤コストの最適化と従業員エンゲージメントの向上

Google Workspace はクラウドサービスのため、サーバーやストレージへの大規模投資が不要なことに加え、 常に最新の機能を利用できるため、コストの最適化につながります。

また従業員の柔軟な働き方の実現や、スムーズなコミュニケーション環境の実現は、従業員のストレスを軽減し、働きがいや満足度を高め、従業員エンゲージメントの向上につながります。これにより、優秀な人材の定着にも貢献します。

➤【追加料金なし】最先端の生成AI「Gemini」が全社の業務をアシスト

Google Workspace の大きな魅力の一つが、追加料金なしで利用できる最先端の生成 AI「 Gemini 」の存在です。

Google Workspace で利用できる Gemini とは？

Gemini とは、Google が開発した高性能な生成 AI モデルです。Google Workspace 利用者向けに提供される Gemini は、ユーザーの指示に基づいて文章の生成や要約、翻訳、アイデア出し、データ分析の補助など、多岐にわたる作業をサポートします。

関連記事：「Gemini for Google Workspace とは？料金や機能、トライアル方法」

Gemini による具体的な業務アシスト例

Gemini は、組織のあらゆる部門で活用できます。現在、 Gemini がサポートしている業務のアシスト例をまとめました。 Gemini を活用して生産性をより向上させるためのイメージを膨らませてみましょう。

Gemini は、日々のルーティン業務を効率化し、従業員がより創造的で戦略的な業務に集中できる時間を生み出します。また、Gemini の進化は目覚ましく、随時サービス内容が更新されているため、最新情報もチェックしながら、どんどん活用していくことをおすすめします。

関連記事：「Gemini for Google Workspace の使い方。できることは？日本語対応はいつ？」

Google Workspace で業務効率が変わる！働き方改革の例

Google Workspace は、総務、営業、管理職といったさまざまな部門で、具体的な業務効率化と働き方改革を実現します。ここからは、Google Workspace を活用した働き方改革の例を部門ごとに紹介していきます。

➤総務：ルーティン業務の効率化や自動化、社員サポートを強化

総務部は、社内全体の業務を円滑に進める要です。Google Workspace は、総務部のルーティン業務を効率化し、社員へのサポートの質を高めます。

「紙とハンコ」からの脱却で申請・承認業務のペーパーレス化

これまで、紙ベースで申請・承認していた、備品申請、交通費精算、休暇申請等について、手間や紛失のリスクを減らします。

例えば、 Google フォームを活用し、従業員自身が申請書を作成・提出できます。 Google スプレッドシートで自動集計をし、承認フローは Google ドキュメントのコメント機能や Google Chat を活用することで、「紙とハンコ」から完全に脱却し、申請・承認業務をペーパーレス化・高速化します。これにより、総務部の業務負担が大幅に軽減されます。

Forrester 社の調査では、システムに関する IT 部門への問い合わせも減少し、「ヘルプデスクへのチケット数が20%削減された」という効果も報告されています。

「資料はどこ？」を撲滅して全社の情報資産を素早く活かす

属人化しがちなファイルサーバーでは、「あの資料はどこへいった？」という、必要な資料を探す無駄な時間が発生してしまうケースが多々起こります。Google Workspace の共有ドライブで情報資産を一元管理すれば、強力な検索機能で必要なファイルにアクセスすることができます。

Forrester 社の調査によると、Google Workspace の導入で、情報の検索と発見にかかる時間は 40%も向上するそうです。これは、見えないコストである「探す時間」を大幅に削減し、従業員が本来の業務に集中できる環境を生み出すことを意味します。

複雑な社内規定に関する問い合わせに AI が一次回答

従業員からの社内規定や福利厚生に関する問い合わせが多く、時間を取られている総務部の人もいるかもしれません。そのような場合には、 NotebookLM を活用し社内規定や FAQ を学習させたチャットボットを構築することも解決策の一つです。従業員からの問い合わせに対して AI が一次回答することで、総務部の業務の一つになっている、社内の問い合わせ対応時間を削減することができるかもしれません。

➤営業：顧客管理・情報共有の効率化で商談を加速

営業部門は、顧客との関係構築と商談を進め売上を上げていくことが重要です。 Google Workspace は、営業活動を強力にサポートし、商談を加速させます。

複数箇所に散在している顧客情報や商談履歴を一元管理

顧客情報や商談履歴が個人の PC や複数のファイルなど複数箇所に散在していると、チームでの共有が難しく、営業利益にも結びつきにくくなります。 Google スプレッドシートや Google ドキュメントで顧客データベースを構築し、共有ドライブで一元管理することで、営業チームのメンバー全員が最新の顧客情報や商談履歴にアクセスできるようになります。これにより、情報共有の遅れによる機会損失を防ぐことができ、新たなビジネスチャンスにつながる可能性も増えるでしょう。 Google Workspace のメリットとして、外出先からでもスマートフォンやタブレットで情報にアクセス・更新が可能なことも挙げられます。

過去の商談記録を AI で要約しアクションプランを検討

Google Meet の会議記録や Google ドキュメントの議事録を Gemini で要約することで、過去の膨大な商談記録から重要なキーワードや顧客のニーズ、課題を抽出し、次のアクションプランを効率的に検討できます。これにより、営業担当者はより戦略的な提案に集中できます。

➤管理職：的確なマネジメントと意思決定の強化

管理職は、チームのパフォーマンスを最大化し、的確な意思決定を行う責任を伴います。Google Workspace を活用することで、データに基づいたマネジメントと迅速な意思決定のサポートを受けることができます。

チームの状況を可視化し、的確なマネジメントを支援

チームメンバーの業務進捗やタスク状況が把握しにくい場合には、Google カレンダーでメンバーのスケジュールを把握し、会議やタスクの調整を効率化できます。また、Google スプレッドシートでプロジェクト管理表を作成し、リアルタイムで進捗を共有、 KPI や業績を管理することも可能です。チームの状況を可視化することで、的確な指示やサポートを行えるようになります。

AI によるデータ分析のサポートで意思決定を強化

売上データなど Google スプレッドシートのデータを Gemini に読み込ませることで、プロジェクト管理や業績のデータ分析を AI がサポートします。これまで時間がかかっていた、トレンドの特定、予測、レポート作成などを AI がアシストすることで、データに基づいた迅速かつ的確な意思決定が可能になります。

Google Workspace 導入への不安を解消する Q&A

新しいシステムの導入には、期待と共に不安がつきものです。ここからは、Google Workspace について、導入支援や競合サービスとの違いに関する疑問を、Q&A形式で紹介します。

➤Microsoft 365 との違いは何ですか？

Google Workspace と Microsoft 365 は、どちらもビジネス向けのクラウド型オフィススイートですが、いくつかの違いがあります。下記の表に主な特徴と違いをまとめてみました。

Google Workspace は、リアルタイムでの共同作業や、場所を選ばない柔軟な働き方を重視する企業、最先端の AI 機能を積極的に活用したい企業に適しています。Google Workspace と Microsoft 365 の違いや比較については、次の記事でも紹介しています。

関連記事：「Google Workspace と Microsoft 365 を比較。選び方のポイントは？」

➤社内に使い方を浸透させるのが大変そうです。導入支援はありますか？

Google Workspace は直感的な操作性が特徴ですが、組織内に新しいシステムを導入する際にはサポートを必要とするケースもあるかもしれません。

TSクラウドが提供する導入支援サービス では、導入計画の策定から初期設定、運用開始まで伴走し、オプションとして管理者や一般ユーザー向けの研修も実施しています。Google Workspace の導入を検討しているけど、自社内に IT に詳しいスタッフがいない、導入に不安がある場合はぜひご検討ください。 ⇒TSクラウドの導入支援について問い合わせる

➤既存の Office ファイル（ Word , Excel , PowerPoint ）との互換性はどうですか？

Google Workspace は、 Microsoft Office ファイルと高い互換性があります。

ファイルの閲覧・編集: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドは、 Word 、 Excel 、 PowerPoint ファイルを直接開いて閲覧・編集できます。

形式変換: Office ファイルを Google Workspace 形式に変換して編集することも、Google Workspace 形式のファイルを Office 形式でダウンロードすることも可能です。

共同編集: Office ファイルを Google Workspace 上で共同編集することもできるため、既存のデータを、スムーズに移行・活用できます。

関連コラム：「ExcelをGoogleスプレッドシートで編集する方法。変換する際の注意点も」「WordをGoogleドキュメントで編集する方法。変換する際の注意点も。」

Google Workspace は単なるツールではない！未来の組織を創る戦略的投資へ

Google Workspace は、単なる業務効率化ツールではありません。それは、組織が抱える具体的な課題を DX で解決するだけでなく、これからの時代に欠かせない AI 活用も推進します。記事内で紹介したとおり、 Google Workspace の導入は、全社的な情報共有とコラボレーションを促進し、未来の組織を創るための「戦略的投資」と言えるでしょう。

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記事内データ参照元：Forrester 社「Google Workspace の TOTAL ECONOMIC IMPACT™️(総経済効果)」