Gemini for Google Workspace の使い方。AI でビジネスの働き方を変える

コラム更新日：2024.06.21

Google が提供しているビジネス向け生成AIサービス Gemini for Google Workspace の使い方を解説していきます。また、「実際にどんな場面にどう活用できるの？」と気になる方向けにビジネスでの利用シーンごとの活用方法についてもご紹介。Gemini for Google Workspace で業務効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

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Gemini for Google Workspace とは？

Gemini for Google Workspace とは、Google Workspace の機能を拡張するビジネス向け生成AIサービスです。 Gmail、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google Meet などの Google Workspace の主要なアプリケーションで AI ワークアシスタントとして活用できます。

参考記事：Gemini for Google Workspace とは？無料版 Gemini との違い

Gemini for Google Workspace を導入するには、管理者によるライセンス購入と利用ユーザーへのライセンスの割り当て、ユーザー環境の設定が必要となります。詳しい手順や操作法は以下の記事にて画像付きで解説しています。

参考記事：Gemini for Google Workspace を有効化！導入方法や管理者・ユーザーの設定

Gemini for Google Workspace の使い方

Gemini for Google Workspace は、以下を行うことができます。

• Google ドキュメント、Gmail：文書作成
• Google スプレッドシート：データ整理
• Google スライド：画像生成
• Google Meet：背景の作成、Web会議の品質サポート
• Gemini サイドパネル：今後提供予定

次から、Gemini for Google Workspace の使い方を解説していきます。

➤文章を自動作成：Help Me Write 機能

Gmail や Google ドキュメントで、プロンプト（指示文）を入力し、メールの下書きやプロジェクトの計画書などの素案を作成します。謝罪文などの書きにくい文章もすぐに生成してくれるため、メールの文面などに悩んでいた時間を短縮できそうですね。以下の記事で詳しい手順について説明しています。参考にしてみてください。

参考記事：
Gemini for Google Workspace で メール を自動作成する方法
Google ドキュメントの文章を 生成AI で自動作成。Gemini for Google Workspace を活用しよう！

➤データ整理をサポート：Help me organize 機能

Google スプレッドシートでプロンプトを入力し、表を作成します。罫線やプルダウンなどの枠組みもしっかりと生成してくれるため、表作成の効率が上がりそうですね。詳しい手順は以下の記事で解説しています。

参考記事：AI で進化したスプレッドシートの使い方！Gemini for Google Workspace でデータを素早く整理

➤AI で画像生成：Help me visualize 機能

Google スライドでプロンプトを入力し、画像を生成します。難しいプロンプトは不要で、生成したい対象と画像のテイスト（水彩や写真、スケッチなど）を選択すると簡単にオリジナルの画像を生成できます。プレゼンテーションのイメージに合う画像を探す時間を大幅に短縮できます。下記の記事では、詳しい手順を解説しています。参考にしてみてください。

参考記事：Google スライドで使う画像を AI で自動生成する方法

➤Web会議 の品質向上：Generate a background 機能・Studio look 機能

「Generate a background」機能は「Help me visualize」機能と似ていますが、Google Meetで、プロンプトに基づいたオリジナルの背景画像を生成します。また、「Studio look」機能では、自動で音声や画像を調整するため、周囲が騒がしい場合など環境があまり良くない場所でも快適に会議できるようサポートをしています。

参考記事：Google Meet で AI を使う！背景の作成や翻訳機能で会議の質を上げよう

➤【提供予定】Gemini サイドパネル

Gemini サイドパネルとは、Google Workspace のアプリ上で Gemini を使用できる AIアシスタント機能です。 サイドパネルで Gemini が使用できることで、データ調査や意見交換、追加情報の取得のために、作業中のアプリケーションから離れる必要がありません。 Google 検索結果や Gmail、Google ドライブ内の情報から必要な情報を分析し、まとめて取得できます。

画像引用：Gemini for Google Workspace で生産性を維持する 3 つの新しい方法

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Gemini for Google Workspace が活用できるビジネスシーン

Gemin for Google Workspace は、使い方によって、ビジネスでさまざまな場面に活用できます。実際のシーンごとの活用例を以下でご紹介します。（※今後提供予定のものは太字で記載しています。）

➤営業担当者の生産性向上

Gemini for Google Workspace は、見込み顧客に合わせたメッセージや資料の作成など、顧客アプローチから提案までのプロセスを迅速化できます。

• Gmail：営業メールの下書き、テンプレートの作成、メールスレッドの要約（提供予定）
• ドキュメント：営業資料や提案書の文章作成、校正、サイドパネルで要約（提供予定）
• スプレッドシート：プロジェクト管理表の作成、顧客データの整理
• スライド：プレゼンテーションや資料の画像生成、ドキュメントからプレゼンテーションの作成（提供予定）
• Google Meet：翻訳、背景画像の生成、議事録作成（提供予定）

➤マーケティングに関するコンテンツ作成

文章作成や定期タスクの自動化、画像生成によるクリエイティブ業務に活用することで、コンテンツ作成のコストを削減できます。

• Gmail：メールマーケティングの文章の下書き、メールスレッドの要約（提供予定）
• ドキュメント：ブログや広告コピーなどの下書き、校正、サイドパネルで要約（提供予定）
• スプレッドシート：キャンペーンの進行状況の管理表作成、集客データの整理
• スライド：ブランディングに合わせたイラストやデジタル広告などの画像生成
• Google Meet：複数言語での翻訳、背景画像の生成、議事録作成（提供予定）

➤カスタマーサポートによる顧客満足度の向上

Gemini for Google Workspace を利用し、大量の情報を把握・管理して作業効率の向上を実現します。また、問い合わせに対する最適な回答を迅速に生成し、顧客対応にかかる時間の軽減や顧客満足度向上につながります。

• Gmail：問い合わせに対する自動応答や文章作成
• ドキュメント：問い合わせ内容に対する回答の生成、顧客プロフィールの作成、校正、サイドパネルで要約（提供予定）
• スプレッドシート：顧客からの質問やサポートケースの整理
• スプレッドシート：面接者への評価表作成、オンボーディング期間のスケジュールやタスクの管理

➤人事業務の作業時間軽減

採用や研修資料の作成など、人事業務の効率化も行えます。

• Gmail：採用メールのテンプレート作成
• ドキュメント：職務内容説明書や求人広告の文章作成、面接の質問準備、履歴書の要約・分析（提供予定）
• スプレッドシート：面接者への評価表作成、オンボーディング期間のスケジュールやタスクの管理
• スライド：研修資料の画像生成、ドキュメントからプレゼンテーションの作成（提供予定）

Gemini for Google Workspace のよくある質問

➤Gemini for Google Workspace はいつから日本語が使える？

現時点では日本語は未対応となっています。（2024年6月21日）Google によると、2024年度中の対応が発表されていますが、具体的な日程はまだ公表されていません。

「日本語対応の発表をすぐに知りたい」「日本語に対応したら導入したい」といった方は、最新情報やお役立ち情報をお届けするサービスもあります。ぜひご活用ください。

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➤Gemini for Google Workspace の料金は？

Gemini for Google Workspace の価格については以下のページで詳しく紹介しています。

参考記事：Gemini for Google Workspace の価格は？無料トライアル方法

➤Gemini for Google Workspace を解約したいときは？

Google Workspace の契約先によって手続き方法が異なります。Google と直接契約している場合は管理者権限をもつ人に限り管理コンソールのサブスクリプションより変更が可能です。 代理店経由で契約している場合は、契約中の代理店へ Gemini for Google Workspace の解約を依頼します。年契約している場合は、返金されない可能性が高いので注意が必要です。

Google Workspace に関する問い合わせはTSクラウドへ

株式会社TSクラウドは、Google Workspace の正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspace のコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。