Google Workspace で宿泊業を改革！業務効率化と顧客満足度向上を実現

コラム更新日：2025.07.04

「人手不足で現場が回らない」「アナログな管理が原因で業務が滞りがち」「お客様からの細かなリクエストや問い合わせへの対応が煩雑で、本来の接客に集中できない」宿泊業に携わられている方の中には、このようなお悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。 そのような課題に対しておすすめしたいのが、Google Workspace です。

Google Workspace は、Gmail や Google カレンダー、Google ドキュメントや Google スプレッドシートなど、日々の業務を効率化するツールがまとまったグループウェアです。この記事では、Google Workspace が宿泊業のさまざまな課題をどのように解決し、業務効率化できるのか、具体的な活用事例を交えてご紹介します。

株式会社TSクラウドでは、Google Workspace の基本（機能やメリット、エディション比較）、導入事例、会社概要をまとめた資料3点セットをご用意しています。ぜひご活用ください。⇒ 無料でダウンロードする

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

宿泊業の業務課題と Google Workspaceによる解決のヒント

宿泊業の業務課題は多岐にわたりますが、Google Workspace がどのように解決するのか、そのヒントを見ていきましょう。

➤アナログ・非効率な情報共有による連携不足

紙媒体や口頭でのやりとりも多い宿泊業では、「口頭での伝達ミスが多い」「紙の資料が多くて情報が探しにくい」「リアルタイムな情報共有ができていない」といったアナログ、あるいは非効率な情報共有による連携不足が起こりがちです。また、遠隔地との連携も難しく、ダブルブッキングや伝言漏れによるクレームにも発展することもあるでしょう。

これらの課題は、複数人で同時編集できる Google ドキュメントや Google スプレッドシートで解決できます。リアルタイムに情報が更新されるためいつでも最新の情報が確認できるように。また、クラウドであるため、場所を選ばずアクセスができ、遠隔地とのスムーズな連携も可能です。 スタッフ間でのやり取りは、Google Chat を使えば、文字として情報が残るため、情報伝達ミスの軽減や遅れの防止ができます。

➤業務の属人化とナレッジの共有不足

ベテランのスタッフしか対応できない業務、共有されない長年のノウハウ、個人の頭の中に留まっているナレッジなど、業務の属人化に関する課題も多くあるでしょう。そのような課題が常態化していると、急な欠員や退職があった際に、業務が滞る大きなリスクとなります。また新人スタッフの教育にも膨大な時間がかかり、業務習得の遅れが早期離職に繋がるケースも少なくありません。

属人化の解消やノウハウの共有には、共同編集が行える Google ドキュメントや Google スプレッドシートがおすすめです。これらのファイルは、Google ドライブに一元管理ができ、必要な情報にアクセスしやすくなり、業務の標準化とナレッジの共有が進みます。新入社員の教育コスト削減および、業務の属人化の解消と防止にもつながります。

➤スケジュール管理・シフト作成の複雑さ

シフト管理や予約状況、会議の予定といったスケジュール管理が、紙ベースや個人の管理に依存している場合もあるかと思います。アナログで属人的なスケジュール管理では、全体の状況把握が難しくなり、予約やシフトの急な変更に対応が遅れてしまうこともあるでしょう。宿泊業において、迅速な対応や適切な人員配置は、サービスの品質に直接影響を及ぼします。

シフトやスケジュール管理不足は、Google カレンダーで改善できます。スタッフ全員の予定や会議などを一元管理でき、確認・調整が容易に。視覚的にスケジュールを把握できるため、スタッフの希望を考慮した柔軟なシフト作成が可能になります。予約状況と連動させれば、適切な人員配置もスムーズに行えます。

➤顧客データの統合不足

顧客データの統合不足は、お客様一人ひとりに合ったサービスを提供するのが難しくなり、結果として、リピーターの獲得機会を逃すことにつながります。しかし、オンライン予約サイト、電話、旅行代理店など、予約経路が多岐にわたると情報管理もバラバラになりがちです。

顧客データを Google スプレッドシートに一元管理することで、お客様一人ひとりに合わせたパーソナルなサービス提供が可能になります。予約経路から過去の宿泊履歴、アレルギー情報、特別なリクエストなど、多岐にわたる情報が整理されていると、より良いサービスに繋がり、顧客満足度も向上します。

➤人材不足・ITリテラシーの不足

慢性的な人手不足は宿泊業界全体の課題となっており、限られた人員で業務を効率的に回すには DX の推進は必要不可欠です。しかし、IT の専任スタッフがいない、あるいはスタッフ全体の ITリテラシー にばらつきがあるといった状況では、新しいデジタルツールの導入に躊躇するケースも多く見られます。またツールを導入しても、スタッフが使いこなせなせず、無駄な投資となってしまうケースも考えられます。

Google Workspace は、どのツールも直感的で分かりやすいインターフェースが特徴です。普段からGmail などの無料 Google ツールを使っている方であれば、さらにスムーズに使いこなせるため、導入への心理的ハードルは低いでしょう。

➤新しいシステムやツール導入のコスト負担

新しいシステム導入には、高額な初期費用をはじめ、ライセンス料や運用費、メンテナンス費といったコストが発生します。これらの費用は、宿泊業にとって大きな負担になることがあります。また、既存システムがある場合は、データ移行や新しいシステムを使うための教育が必要となり、その時間と労力が導入の足かせになる場合もあります。

Google Workspace は月額のサブスクリプションモデルで利用でき、導入のハードルが低いのが特徴です。またクラウドであるため、サーバー管理などの運用コストの削減にもつながります。

関連記事：Google Workspace は高い？導入メリットやコストを抑えるコツ

Google Workspace の導入による宿泊業のメリット

Google Workspace の導入が、宿泊業にもたらす具体的なメリットは以下になります。

➤作業効率の向上と業務負担の軽減

Google Workspace の導入は、宿泊施設の作業効率を大幅に向上させ、スタッフの業務負担を軽減します。リアルタイムでの情報共有により、予約状況や顧客情報を常に最新の状態に保ち、伝達ミスを削減。これにより、お客様への迅速かつ正確な対応が可能になります。また、シフト管理の効率化や業務プロセスの標準化、スムーズな情報共有で、スタッフ一人ひとりの負担を減らし、よりお客様へのサービスに集中できる環境を整えます。

➤コスト削減と生産性向上

Google Workspace はクラウドベースであり、ペーパーレス化による印刷・保管コスト削減、保守費用や初期投資の抑制を実現し、コスト削減を可能にします。非効率な業務プロセスの改善は、時間やリソースの削減につながり、生産性向上にも貢献するでしょう。

➤顧客満足度向上と売上機会の創出

顧客情報のリアルタイムな一元管理は、お客様の問い合わせやリクエストに対して、素早い対応が行えるようになります。生成AI Gemini などを用いれば、お客様の言語に合わせたコミュニケーションもスムーズになり、きめ細やかなサービス提供に貢献するでしょう。

さらに、お客様からのフィードバックを効果的に収集し、それを接客に活かすことで、顧客満足度の向上も期待できます。迅速かつ質の高いサービス提供は、顧客満足度を高め、リピーターの増加や売上機会の創出につながります。

➤強固なセキュリティとコンプライアンス対策

個人情報を扱う宿泊業において、セキュリティは最重要課題です。Google Workspace は Google の強力なセキュリティ基盤によって保護された安全なクラウドサービスとして利用でき、信頼性も高いです。

例えば、二段階認証、データ暗号化、スパム・マルウェア対策など、多層的なセキュリティ機能で不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に押さえています。さらに、第三者機関によるセキュリティの定期監査を受け、ISO27001 などの主要なコンプライアンス基準にも準拠しており、企業のセキュリティポリシーを徹底しやすくなります。

関連記事：Google Workspace のセキュリティ対策は信頼できる？情報漏洩のリスクは？

➤働き方の改革

Google Workspace の導入で、場所を選ばず業務が行えます。例えば、出張先や移動先でも作業が可能となり、緊急時にも対応しやすい体制を構築できます。複数の拠点がある場合も、クラウド上で共同作業が行え、タイムラグなしに情報共有が可能です。さらに、研修などの遠隔化や柔軟なシフト設計により、業務効率化が進み、スタッフのワークライフバランスも改善されるでしょう。効率的な業務環境はスタッフのストレスを軽減するだけでなく、モチベーション向上にも繋がり、スタッフのエンゲージメントを高めることができます。

宿泊業における Google Workspace の具体的な活用事例

ここでは、Google Workspace が宿泊業で具体的にどのように活用できるのか、実際のシーンを想定してご紹介します。

➤予約管理と顧客情報の共有で連携強化

Google スプレッドシートで各部屋の予約状況、チェックイン・チェックアウトの時間、お客様の人数などを入力し、予約リストを一元的に管理します。フロントスタッフは、予約時に基本情報に加え、特別なリクエスト（高層階希望など）やアレルギー情報も同じスプレッドシートに情報を入力しておきます。リアルタイムに更新されるため、清掃スタッフはスプレッドシート上の情報をもとに清掃スケジュールを立てたり、厨房ではアレルギー情報を確認したり、適切なアクセス権限のもと、スタッフ全員が円滑に対応できます。各部署がリアルタイムで最新情報を確認できるため、手配漏れや二重予約を防ぎ、お客様一人ひとりに合わせた質の高いサービス提供を実現します。

さらに、スプレッドシートで管理している予約状況を Google カレンダーと連携させれば、スタッフは視覚的に各部屋の空き状況や今後の予約スケジュールを把握できます。これにより、急な予約変更や新たな予約の受付にも、より迅速かつ正確に対応できるようになります。

➤生成AIによるマニュアル作成の効率化やノウハウの一元管理

Google Workspace に標準搭載された生成AI Gemini を活用し、既存の資料からドラフトを自動で素早く作成できます。Google Workspace のアプリ内で利用できる AI であるため、分かりにくい表現の調整や要約など、アプリ画面を移動することなく AI に依頼ができます。また、作成したマニュアルを各部署の担当者が共同で編集・更新できるため、常に内容を最新の状態に保ちやすく、アップデートも容易になります。

「お客様からのよくある質問と回答」「クレーム対応事例」「周辺観光地の情報」など、過去の経験から得られたノウハウを蓄積・一元管理、共有が可能です。必要情報を Google ドキュメントに保存し、 NotebookLM にアップロードすれば、チャットボットのように必要な情報を瞬時に見つけ出すことができ、新入社員の教育にも役立ちます。

➤スケジュールやシフト管理の複雑さを解消

各スタッフが自身の Google カレンダーに希望休や有給取得日などの予定を入力し、共有設定機能を使えば、それぞれの希望休や有給の状況を一目で把握できます。これにより、管理者は個々のカレンダーをまとめて閲覧でき、シフト作成がスムーズに行えます。また、各スタッフは、自分のスマートフォンからシフトを確認でき、急な変更もリアルタイムで通知されるため、連絡の手間が省けます。

さらに、予約状況と Google カレンダーを連動させれば、必要人員を自動で算出するような仕組みも構築できます。シフトの交換希望や急な欠勤連絡などは、Google Chat を使えばスムーズに行え、管理者の負担軽減にもつながります。

関連記事：紙の勤務表とおさらば！Google カレンダーでシフト管理

➤分散した顧客情報を集約して質の高いサービスを実施

紙ベースで散在していた顧客情報を、Google スプレッドシートで一元的に管理ができます。紙ベースや個人がデータを管理している場合に比べ、情報漏洩や紛失といったリスクを大幅に低減。さらに、情報を探す時間も省け、氏名、連絡先、宿泊履歴、好み、アレルギー情報など、お客様に関するあらゆるデータを複数スタッフで共有できます。

この情報をお客様のチェックイン前に確認すれば、一人ひとりのニーズに合わせたパーソナルなサービスの提供が可能。他にも、お客様からの問い合わせメールに対し、関連する顧客データを素早く参照して過去のやり取りや好みを踏まえた返信の作成もスムーズになります。

Microsoft 365 vs Google Workspace どちらが最適？

業務効率化や DX推進 のためにツールを検討している場合、Google Workspace とよく比較検討サれているのが、Microsoft 365 です。Google Workspace とどちらが自社に最適かお悩みの方もいるのではないでしょうか。コスト面と操作性において、宿泊業では Google Workspace が特に有利です。月額サブスクリプションが中心で導入コストが低く、直感的な操作性で ITリテラシー に関わらず現場スタッフが使いこなせる点が強みです。

詳しい比較についてはこちらをご覧ください。

関連記事：Google Workspace と Microsoft 365 を比較。選び方のポイントは？

Google Workspace の導入方法

Google Workspace の導入は決して難しいことではありません。ここでは、スムーズな導入のためのステップをご紹介します。

➤導入前の準備

まず Google Workspace の導入への事前準備として、現状と課題の把握が大切です。どの業務に課題があり、効率化したいのかを明確にしましょう。そのうえで課題から目的に合わせたエディションを選択します。Google Workspace には、複数のエディションがあります。

料金表
を詳しく見る

➤移行と初期設定

Google Workspace の導入には、ドメイン設定等の初期設定や、メールデータやファイルデータなど既存データの移行が必要になります。また、スタッフの Google Workspace アカウントを作成し、アクセス権限を設定するといった手順も必要です。

➤スタッフへの教育と定着化

Google Workspace を導入しても使いこなせないと意味がありません。導入後の混乱を避け、しっかりと使いこなすためには、操作研修の実施や導入初期の Q&A 体制の確立などの適切な教育と、定期的な利用状況の確認などのフォローやサポートが大切です。

➤リソースや知識不足で不安な場合はサポートも検討

Google Workspace の導入には、初期設定や社内教育が必要不可欠です。しかし、社内のリソースや知識不足、あるいは移行作業に不安を覚える場合はサポートを検討することをおすすめします。TSクラウドの「はじめてサポートパック」なら、プロによるサポートで、導入時のリスク・トラブルを回避し、素早く・確実に、Google Workspace 導入を成功に導きます。

「はじめてサポートパック」についてはこちらをご覧ください

導入支援サービス「はじめてサポートパック」の詳細はこちら

Google Workspace の導入を検討している宿泊業界の皆さまへ

Google Workspace は、宿泊業に従事する皆さんの業務効率を劇的に改善し、スタッフの負担を軽減しながら、顧客満足度を向上させる強力なツールです。「うちは小さいホテルだから…」「IT に詳しいスタッフがいないから…」と諦める必要はありません。Google Workspace は、小規模な宿泊施設から大規模なホテルチェーンまで、あらゆる規模のビジネスに対応できます。今こそ、貴社の宿泊施設でも Google Workspace を導入し、業務効率化と顧客満足度向上を実現しませんか？

株式会社TSクラウドでは、Google Workspace の基本（機能やメリット、エディション比較）から導入事例までをまとめた資料3点セットをご用意しています。ぜひご活用ください。