紙の勤務表とおさらば！Googleカレンダーで業務を効率化！

コラム更新日：2023.11.13

本記事では、医療・看護現場でのGoogleカレンダーの活用例や使い方、メリットなどについて解説しています。さらにGoogle Workspaceとのシームレスな連携を通じて業務効率化する具体的な手法についてもふれています。シフトやタスク、予約システム機能を効率的に管理し、医療従事者の負担軽減とサービスの品質向上を目指しましょう。

現代の医療現場の課題とデジタルツールの必要性

➤医療現場の課題

日本の医療業界は、少子高齢化、人手不足、医療費の増加といった多くの課題に直面しています。医療従事者の増大する負担、医療の質の向上、そして医療費の削減が求められています。日本の医療分野におけるDXの進行は、他の業界と比べても顕著に遅れている状況が見受けられます。

➤デジタルツールの必要性

医療DXの推進は、これらの課題を解決し、医療の持続可能性を高めるための鍵となります。情報システムの統一と共有の課題、制度的・評価の壁、そして病院のITリソースの不足など、多くの要因が医療のDX化の遅れを引き起こしています。これらの問題を解決するためには、デジタルツールの導入と活用が不可欠であり、医療現場におけるデジタル変革の必要性が高まっています。

Googleカレンダーとは？

➤Googleカレンダーの基本的な概要

Googleカレンダーは、Googleが提供しているクラウドベースの時間管理とスケジューリングツールです。個人やチームの予定を簡単に管理できるため、ビジネスシーンで広く利用されています。予定の作成、編集、共有などの機能を備えています。

➤ Googleカレンダーのメリット

リアルタイムでの反映

印刷したシフト表がバージョンの古いものだったことはありませんか？Googleカレンダーはクラウドベースのため、予定を変更すればすぐに反映されます。スマホからもアクセスできるため、いつでも、どこからでも最新の予定を確認することが出来ます。

複数人でのシフトの共有

一緒に働くチーム全員でGoogleカレンダーを導入すれば、お互いのスケジュールの把握も簡単です。複数人のカレンダーを同時に表示させることも可能なので、「〇〇さんはいつ出勤だろう」「〇〇さんと会議したいけれどいつなら空いているだろう」などの疑問もすぐに解消できます。

スマホアプリでさらに便利！ウィジェット機能も

前述の通り、iPhoneやAndroidなどのスマホで便利なGoogleカレンダーアプリを利用できます。PCと使用感も近く画面も見やすいため、スケジュールが把握しやすいのが嬉しいですね。さらに、スマホのウィジェット機能を使いこなすとスマホのホーム画面からも見やすいカレンダーを表示できます。

Google Workspaceでの連携でさらなる業務効率化

Google Workspaceとは、Googleが提供する有料のビジネス向けクラウド型グループウェアサービスです。例えば、GoogleカレンダーとGoogle Meetを組み合わせることで、カレンダー上で直接ミーティングをスケジュールし、参加者を招待できます。そのため、ミーティングの準備から実施までをスムーズに行うことが可能です。また、Googleスプレッドシートに勤怠管理ツールを作成し、Google Apps Scriptを活用してGoogleカレンダーと連携させることで、勤怠のカレンダー入力も手軽に行うことが可能です。

医療現場でのGoogleカレンダーの活用例

医療現場ではGoogleカレンダーをどのように活用できるでしょうか。具体的な活用例を提案します。

➤自身のスケジュール管理

シフトの種類が多い医療従事者は、スケジュール管理について迷うことが多いと思います。Googleカレンダーなら色ラベル機能を使うことで、視覚的にもわかりやすいカレンダーを作成することが可能です。iPhoneやAndroidなどのスマホアプリからも見やすいのが嬉しいですね。また、自身のカレンダーとして複数作成が可能なため、自身のシフト管理とプライベートの予定を一元管理しつつも、プライバシーは守ることが可能です。

➤指導枠として予約システムを活用する

医療現場で必要不可欠な患者さんへの指導は、Googleカレンダーの予約システムを利用して効率化できます。傷跡ケア、栄養、服薬など、多岐にわたる指導をGoogleカレンダーで一元管理することで、患者さんごとの指導スケジュールを明確にし、異なる診療科の予約もスムーズに行えそうですね。

参考記事：Googleカレンダーを予約システムとして使う方法。効率的なアポ取りをしよう。

➤ToDo（メモ）機能

GoogleカレンダーのToDo（メモ）機能で効率的なタスク管理が可能です。「いつまでに何を完了させるべきか」や「明日絶対に忘れてはならないタスク」を記録できます。例えば、研修会の資料作成の締切日やカンファレンスまでに資料を作成しておくなど、使い方は様々です。リマインダーや繰り返し機能があるのも便利な点です。また、未完了のタスクが一覧で表示されるため、次に何をすべきかの計画も立てやすくなります。

Googleカレンダー使い方

➤予定の追加手順

Googleカレンダーの予定は、パソコンとスマホなどのGoogleカレンダーアプリどちらからでも作成可能です。

1. Googleカレンダーを開き、新しい予定を追加したい時間帯をカレンダー上で見つける
2. 予定を追加したい時間帯をクリックし、新しいイベントの詳細画面を表示させる



3. 予定のタイトルを入力し、必要に応じて詳細情報や場所を追加する
4. すべての情報を入力したら、「保存」ボタンをクリックする

または、プラスアイコンの「作成」より「予定」を選択し、詳細を入力します。

➤色分け（色ラベル機能）設定手順

一つひとつの予定の色を変更することも可能ですが、定期的に使うものであれば、色ラベル機能を使うのがオススメです。スマホで色ラベルを選択することは可能ですが、事前にパソコンでラベルを作成しておく必要があります。

1. Googleカレンダーを開き、左側のメニューから「その他の分析情報」アイコンをクリック



2. 「時間の内訳」セクションから隣の編集アイコンをクリック



3. 左下のプラスアイコンから「新しい色ラベルを追加」をクリック



4. 色を選択し、ラベル名を入力して「保存」をクリック
5. Googleカレンダーで該当する予定を開く
6. カレンダー名の隣に表示される現在の色をクリックし、新しい色ラベルを選択するか、既存の色ラベルを適用する





7. 「保存」をクリックする

ビジネスでの利用ならGoogle Workspaceの導入がおすすめ！

➤無料のGoogleアカウントとGoogle Workspaceの違いは？

上記のGoogleカレンダーは無料アカウントでも使用できます。しかし、強固なセキュリティを求める組織では、必ずGoogle Workspaceを利用しましょう。以下は無料アカウントでは提供されていない、Google Workspaceならではの機能の一例です。

• 独自ドメインを使用したメールアドレスの設定
• 組織としてユーザーが利用するツールの一元管理
• 高度なセキュリティ

特にGoogleカレンダーにおいては、Google Workspaceを利用することで以下のメリットがあります。

• リソースのブラウジング：管理者は会議室や機材などのリソースをカレンダーに登録できます。それにより、組織のユーザーは、会議室や機材を重複することなく予約して使用できます
• ゲスト招待とグループメールの活用：グループメールアドレスを使用して、一度に複数のゲストを効率的に招待することが可能です

Google Workspaceは、BusinessエディションとEnterpriseエディションの二つの主要エディションを提供しています。自身が所属する組織規模や、必要な容量・機能・ツールを考えてプランを選択すると良いでしょう。TSクラウドではお客様の課題・ご希望をヒアリングの上、最適なプランをご提案いたします。お悩みの場合はぜひご相談ください。

➤医療現場でのGoogleWorkspaceの導入事例紹介

潤和会記念病院－BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新
潤和会記念病院は、2010年にグループウェアをG Suite（Google Workspaceの旧称）に変更しました。導入の動機として、台風によるサーバーの被害リスクやコスト問題を解消するための措置でした。導入前は、コミュニケーションが電話中心で、情報の伝達が分散していましたが、G Suiteの導入により、情報の一元化や自動集計、スケジュール管理の効率化などが実現できました。また、G Suiteの導入により、年間140万円のフィルタリングコストやその他のコストが5年間で1000万円削減されたそうです。

参考記事：潤和会記念病院も Google へ – G Suite を 病院の情報インフラとして活用。BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新！

参考記事：Google Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

Google Workspaceのお問い合わせはTSクラウドまで

Googleカレンダーを活用すると、医療・看護現場のシフト管理や患者指導の予約、タスク管理など日々の業務を効率化できます。リアルタイムの更新とチームでの共有機能が、コミュニケーションをさらに円滑にし、医療サービスの質を一層向上させてくれるでしょう。Google Workspaceとの連携でさらに業務効率化が進むGoogleカレンダーを、ぜひお試しください。

株式会社TSクラウドは、Google Workspaceの正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspaceのコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。