紙の勤務表とおさらば！Google カレンダーでシフト管理
コラム更新日：2025.09.18
「スタッフの希望休連絡がチャットや口頭でバラバラ」「急な欠勤者が出て、シフトの再調整に膨大な時間がかかっている」「紙ベースでのシフト管理と共有が、もう限界」といったお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
これらのお悩みは、Google カレンダーで解決でき、シフト管理の効率化が期待できます。個人利用も多い無料版の Google カレンダーでも基本的なスケジュール共有は可能ですが、ビジネスでのシフト管理を考えている場合は、Google Workspace の活用が課題解決の鍵となります。
この記事では、ビジネス向けのシフト管理として、Google Workspace で使える Google カレンダーの使い方や活用例について解説しています。
▼ ビジネスのシフト管理に効果的な Google Workspace とは？
＞＞Google Workspace の基本が分かる資料を無料ダウンロードする
執筆・監修：TSクラウド編集部
Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。
シフト管理なら有料版 Google カレンダーが最適な理由
Google カレンダーは無料でも利用可能です。しかし、ビジネスとしてシフト管理をしていくなら、有料版の Google カレンダーが使える Google Workspace をおすすめします。
➤Google カレンダーのメリット
Google カレンダーがシフト管理に適しているメリットとしては、「リアルタイムでの情報共有」と「マルチデバイス対応」です。誰かがシフトを更新するたびに、即座に全員の端末に反映され、PC・スマホなどのデバイスを問わずに、どこからでも最新情報を確認できます。
➤ビジネス利用なら有料版が不可欠な理由
Google カレンダーは無料でもお使いいただけますが、組織などでシフト管理に使う場合は、有料版の Google Workspace をおすすめします。
なぜなら、ビジネスに役立つ機能は、Google Workspace でのみ利用可能となっているからです。
- Google Workspace で使える役立つ機能の例
- 高度な色分け機能（色ラベル）：「早番」「遅番」「〇〇担当」など、予定の種類ごとに色を自動で設定可能
- リソースのブラウジング：管理者は会議室や機材などのリソースをカレンダーに登録でき、会議室や機材の重複を防止して予約可能
- ゲスト招待とグループメールの活用：グループメールアドレスを使用して、一度に複数のゲストを効率的に招待可能
- 強固なセキュリティと管理機能：退職者のアカウント停止やカレンダーの共有範囲の制限
また、Google Workspace 内のアプリとシームレスに連携されており、例えば、Google カレンダーと Google Meet を組み合わせることで、カレンダー上で直接ミーティングをスケジュールし、参加者を招待できます。そのため、ミーティングの準備から実施までをスムーズに行うことが可能です。他にも、Google スプレッドシートに勤怠管理表を作成し、Google Apps Script を活用して Google カレンダーと連携させれば、勤怠カレンダーの入力も手軽に行えます。
シフト管理に使える Google カレンダーの使い方
Google カレンダーの使い方として、「予定の追加手順」「色分け設定手順」について解説します。
➤予定の追加手順
Google カレンダーの予定は、パソコン、スマホなどの Google カレンダーアプリのどちらからでも作成可能です。
- Google カレンダーを開き、新しい予定を追加したい時間帯をカレンダー上で見つける
- 予定を追加したい時間帯をクリックし、新しいイベントの詳細画面を表示させる
- 予定のタイトルを入力し、必要に応じて詳細情報や場所を追加する
- すべての情報を入力したら、「保存」ボタンをクリックする
または、プラスアイコンの「作成」より「予定」を選択し、詳細を入力
➤予定の共有方法
Google カレンダーを他の人と共有する方法には、以下の4通りがあります。
- 特定のユーザーと共有する
- 一般公開して誰でも利用できるようにする
- 組織のすべてのユーザーと共有する
- グループカレンダーを共有する
Google カレンダーの共有方法の詳しい手順は、以下の記事で画像付きで解説しています。アクセス権の管理についても触れていますので、あわせてご覧ください。
関連記事：Google カレンダーの共有方法。解除の仕方やできないときの対処法。
➤色分け（色ラベル機能）設定手順
一つひとつの予定の色を変更することも可能ですが、定期的に使うものであれば、色ラベル機能を使うのがオススメです。スマホでも色ラベルの選択は可能ですが、事前にパソコンでラベルを作成しておく必要があります。
- Google カレンダーを開き、左側のメニューから「その他の分析情報」アイコンをクリック
- 「時間の内訳」セクションから隣の編集アイコンをクリック
- 左下のプラスアイコンから「新しい色ラベルを追加」をクリック
- 色を選択し、ラベル名を入力して「保存」をクリック
- Google カレンダーで該当する予定を開く
- カレンダー名の隣に表示される現在の色をクリックし、新しい色ラベルを選択するか、既存の色ラベルを適用する
- 「保存」をクリックする
色ラベルを利用するためには、個人の無料アカウントではなく、Google Workspace を利用する必要があります。無料でできる予定の色分け方法を含め、詳細は以下の記事で解説しています。
関連記事：Google カレンダーの色分け手順。予定管理をワンランク上に！
シフト管理の例：複雑なシフト管理も可能に！医療現場の活用例に学ぶ
Google カレンダーをシフト管理に使う例として、スタッフの人数が多く、勤務体系が複雑になりがちな「医療現場」をモデルケースとしてご紹介します。この管理方法は、医療現場だけでなく、サービス業や製造業、IT など、あらゆる業種のシフト管理にも応用できますので、ぜひご自身のビジネスに置き換えて参考にしてください。
➤自身のスケジュール管理
シフトの種類が多い医療従事者は、スケジュール管理について迷うことが多いと思います。Google カレンダーなら色ラベル機能を使うことで、視覚的にもわかりやすいカレンダーの作成が可能です。iPhone や Android などのスマホアプリからも見れるため、いつでもどこでも確認できます。また、カレンダーは複数作成が可能なため、勤務用とプライベート用を作成し、自身の予定を一元管理しつつも、プライバシーを守ることも可能です。
➤患者への指導枠として予約システムを活用
Google カレンダーの予約システムを利用して、患者への指導を効率化できます。傷跡ケア、栄養、服薬など、多岐にわたる指導を Google カレンダーで一元管理することで、患者ごとの指導スケジュールを明確にし、異なる診療科の予約もスムーズに行えます。
参考記事：Google カレンダーで予約管理！予約システムを設定する方法
➤ToDo（メモ）機能
Google カレンダーのToDo（メモ）機能で効率的なタスク管理が可能です。「いつまでに何を完了させるべきか」や「明日絶対に忘れてはならないタスク」を記録できます。例えば、研修会の資料作成の締切日やカンファレンスまでに資料を作成しておくなど、使い方はさまざまです。リマインダーや繰り返し機能もあり、便利かつタスク漏れを防ぎます。また、未完了のタスクが一覧で表示されるため、次に何をすべきかの計画も立てやすくなります。
Google Workspace はシフト管理だけじゃない！業務全体を効率化
ここまで、Google カレンダーのシフト管理に焦点を当ててきましたが、Google Workspace の価値はそれだけではありません。
- Google ドライブ：シフト表の運用ルールやマニュアルを安全に共有
- Google Meet：急なシフト変更の相談や、複数拠点での会議・研修会がオンラインで可能
- Google チャット：スタッフ間の細かな連絡や情報共有をスムーズに
このように、シフト管理という問題解決をきっかけに、情報の一元化やコミュニケーションといった課題まで、会社全体の業務効率化を実現できるのが、Google Workspace の最大の魅力です。
紙のシフト管理から卒業し、チームの働き方をアップデートしよう
紙でのシフト管理は、共有の手間や更新ミス、セキュリティ面での不安など、多くの課題を抱えています。
本記事でご紹介したように、Google カレンダーであれば、見やすく・安全に・効率的なシフト管理体制が構築できます。また、Google Workspace なら、単なるシフト管理ツールに留まらず、スタッフ間のスムーズな連携を生み出し、チーム全体の生産性向上を実現することができるでしょう。
Google Workspace の導入を検討するなら、まずはじめに読んでおきたい導入ガイド 3 点セットが無料でダウンロードいただけます。ぜひ、ご活用ください。
