紙の勤務表とおさらば！Google カレンダーでシフト管理

コラム更新日：2024.11.06

「紙ベースで更新が遅くスケジュールにミスが起こった」「出先からシフトの確認ができず不便」「急なシフト変更に対応できず管理が負担」といったお悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのが、クラウドベースのスケジュール管理ツール Google カレンダーを活用したシフト管理です。スマホなど、外出先からもすぐに確認できる上、スタッフ間での共有も簡単に行えます。

この記事では、医療現場での Google カレンダーのメリットや活用例、基本的な使い方ついて解説しています。医師、看護師、医療事務など、多職種が共同する医療現場だからこそ、効率的なシフト管理の仕組みが重要です。医療従事者の負担軽減とサービスの品質向上を目指しましょう。

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日本における 医療DX の必要性について

日本の医療現場は、少子高齢化や人手不足、医療費の増加といった多くの課題に直面しています。医療従事者の負担軽減、医療の質向上、そして医療費削減が求められています。

医療DX は、これらの問題を解決する糸口として期待が寄せられているものの、情報システムの統一や ITリソース の不足など、さまざまな問題がデジタル化の進展を妨げているのが現状です。医療DX における課題解決には、デジタルツールの導入と活用が不可欠であり、医療現場におけるデジタル変革の必要性が高まっています。

参考記事：Google Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

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Google カレンダーとは？

ここでは、Google カレンダーの概要についてお伝えします。

➤Google カレンダーの基本

Google カレンダーは、Google が提供しているクラウドベースの時間管理とスケジューリングツールです。個人やチームの予定を簡単に管理できるため、ビジネスシーンで広く利用されています。予定の作成、編集、共有などの機能を備えています。

Google カレンダーを効果的に活用するための使い方は、以下の記事でご紹介しています。

関連記事：Google カレンダーの使い方で差をつける！基本から応用まで徹底解説

➤ Google カレンダーのメリット

Google カレンダーを医療現場で活用するメリットについてご紹介します。

リアルタイムでの反映

印刷したシフト表が、古いものだったことはありませんか？急なシフト変更も多い医療現場ですが、最新の勤務が分からないと不便なことが多いかと思います。Google カレンダーはクラウドベースのため、予定を変更すればリアルタイムに反映されます。スマホからもアクセスできるため、いつでも、どこからでも最新の予定を確認ができます。

複数人でのシフトの共有

一緒に働くチーム全員で Google カレンダーを導入すれば、お互いのスケジュールの把握も簡単です。複数人のカレンダーを一つの画面に同時に表示できるので、「〇〇さんはいつ出勤だろう」「〇〇さんと会議したいけれどいつなら空いているだろう」などのスケジュール調整も簡単に行えます。

スマホアプリでさらに便利！ウィジェット機能も

前述の通り、iPhone や Android などのスマホでは、Google カレンダーアプリを利用できます。PC と使用感も近く、画面も見やすいため、スケジュールが把握しやすいのがメリットです。さらに、スマホのウィジェット機能を設定すると、ホーム画面で見やすいカレンダーを表示できます。

Google Workspaceでの連携でさらなる業務効率化

Google Workspace とは、Google が提供する有料のビジネス向けクラウド型グループウェアサービスです。例えば、Google カレンダーと Google Meet を組み合わせることで、カレンダー上で直接ミーティングをスケジュールし、参加者を招待できます。そのため、ミーティングの準備から実施までをスムーズに行うことが可能です。他にも、Google スプレッドシートに勤怠管理表を作成し、Google Apps Script を活用して Google カレンダーと連携させれば、勤怠カレンダーの入力も手軽に行えます。

関連記事：Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

医療現場での Google カレンダーの活用例

医療現場では Google カレンダーをどのように活用できるでしょうか。具体的な活用例をご紹介します。

➤自身のスケジュール管理

シフトの種類が多い医療従事者は、スケジュール管理について迷うことが多いと思います。Google カレンダーなら色ラベル機能を使うことで、視覚的にもわかりやすいカレンダーの作成が可能です。iPhone や Android などのスマホアプリからも見れるため、いつでもどこでも確認できます。また、カレンダーは複数作成が可能なため、勤務用とプライベート用を作成し、自身の予定を一元管理しつつも、プライバシーを守ることも可能です。

➤患者への指導枠として予約システムを活用

Google カレンダーの予約システムを利用して、患者への指導を効率化できます。傷跡ケア、栄養、服薬など、多岐にわたる指導を Google カレンダーで一元管理することで、患者ごとの指導スケジュールを明確にし、異なる診療科の予約もスムーズに行えます。

参考記事：Google カレンダーで予約管理！予約システムを設定する方法

➤ToDo（メモ）機能

Google カレンダーのToDo（メモ）機能で効率的なタスク管理が可能です。「いつまでに何を完了させるべきか」や「明日絶対に忘れてはならないタスク」を記録できます。例えば、研修会の資料作成の締切日やカンファレンスまでに資料を作成しておくなど、使い方はさまざまです。リマインダーや繰り返し機能もあり、便利かつタスク漏れを防ぎます。また、未完了のタスクが一覧で表示されるため、次に何をすべきかの計画も立てやすくなります。

Google カレンダーの使い方

Google カレンダーの使い方として、「予定の追加手順」「色分け設定手順」について解説します。

➤予定の追加手順

Google カレンダーの予定は、パソコン、スマホなどの Google カレンダーアプリのどちらからでも作成可能です。

1. Google カレンダーを開き、新しい予定を追加したい時間帯をカレンダー上で見つける
2. 予定を追加したい時間帯をクリックし、新しいイベントの詳細画面を表示させる

   

3. 予定のタイトルを入力し、必要に応じて詳細情報や場所を追加する
4. すべての情報を入力したら、「保存」ボタンをクリックする

   

または、プラスアイコンの「作成」より「予定」を選択し、詳細を入力

➤予定の共有方法

Google カレンダーを他の人と共有する方法には、以下の4通りがあります。

• 特定のユーザーと共有する
• 一般公開して誰でも利用できるようにする
• 組織のすべてのユーザーと共有する
• グループカレンダーを共有する

Google カレンダーの共有方法の詳しい手順は、以下の記事で画像付きで解説しています。アクセス権の管理についても触れていますので、あわせてご覧ください。

関連記事：Google カレンダーの共有方法。解除の仕方やできないときの対処法。

➤色分け（色ラベル機能）設定手順

一つひとつの予定の色を変更することも可能ですが、定期的に使うものであれば、色ラベル機能を使うのがオススメです。スマホでも色ラベルの選択は可能ですが、事前にパソコンでラベルを作成しておく必要があります。

1. Google カレンダーを開き、左側のメニューから「その他の分析情報」アイコンをクリック

   

2. 「時間の内訳」セクションから隣の編集アイコンをクリック

   

3. 左下のプラスアイコンから「新しい色ラベルを追加」をクリック

   

4. 色を選択し、ラベル名を入力して「保存」をクリック
5. Google カレンダーで該当する予定を開く
6. カレンダー名の隣に表示される現在の色をクリックし、新しい色ラベルを選択するか、既存の色ラベルを適用する

   

   

7. 「保存」をクリックする

色ラベルを利用するためには、個人の無料アカウントではなく、Google Workspace を利用する必要があります。無料でできる予定の色分け方法を含め、詳細は以下の記事で解説しています。

関連記事：Google カレンダーの色分け手順。予定管理をワンランク上に！

医療現場で使うなら Google Workspace の導入がおすすめ

Google カレンダーは無料でも使えるツールですが、医療現場での利用なら有料の Google Workspace がおすすめです。

➤無料 Google アカウントと Google Workspace の違いは？

Google カレンダーは無料アカウントでも使用できます。しかし、強固なセキュリティを求める組織では、Google Workspace の利用が最適です。以下は、無料アカウントでは提供されていない Google Workspace ならではの機能の一例です。

• 独自ドメインを使用したメールアドレスの設定
• 組織としてユーザーが利用するツールの一元管理
• 高度なセキュリティ

特に Google カレンダーにおいては、Google Workspace を利用することで以下のメリットがあります。

• リソースのブラウジング：管理者は会議室や機材などのリソースをカレンダーに登録可能。組織のユーザーは、会議室や機材を重複することなく予約して使用できる
• ゲスト招待とグループメールの活用：グループメールアドレスを使用して、一度に複数のゲストを効率的に招待可能

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➤医療現場へ Google Workspace を導入した事例

実際に、Google Workspace を医療現場へ導入した事例を2つご紹介します。

Google 公式での事例：潤和記念病院

Google Cloud Japan 公式ブログでは、潤和記念病院に Google Workspace を導入した事例について紹介されています。

潤和会記念病院は、2010年にグループウェアを G Suite（Google Workspace の旧称）に変更しました。導入の動機として、台風によるサーバーの被害リスクやコスト問題を解消するための措置でした。導入前は、コミュニケーションが電話中心で、情報の伝達が分散していましたが、G Suite の導入により、情報の一元化や自動集計、スケジュール管理の効率化などが実現できました。また、G Suite の導入により、年間140万円のフィルタリングコストやその他のコストが5年間で1000万円削減されたそうです。

Google Cloud Japan 公式ブログ：Google Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

株式会社TSクラウドでの事例：社会医療法人岡本病院 （財団）

京都府内で3つの医療機関と7つの介護施設を運営している社会医療法人岡本病院 （財団）は、院内ネットワークに限定されていたグループウェアからの脱却を図るため、Google Workspace と rakumo サービスを導入。これにより、情報発信や閲覧が容易になり、日々の業務ではもちろん、被災時にも院内外を問わず迅速なコミュニケーションを可能にしました。さらに、rakumo ワークフローにより申請業務の大幅な効率化およびペーパーレス化なども実現しています。今後は、全国規模の医療ネットワークの構築に向けた取り組みを進められる予定です。

導入事例記事：Google Workspace と rakumo で 医療DX を先駆け！院内ポータルで情報を1つに。

Google Workspace のお問い合わせはTSクラウドまで

Google カレンダーを活用すると、医療・看護現場のシフト管理や患者指導の予約、タスク管理など日々の業務を効率化できます。リアルタイムの更新とチームでの共有機能が、コミュニケーションをさらに円滑にし、医療サービスの質を一層向上させてくれるでしょう。Google Workspace との連携でさらに業務効率化が進む Google カレンダーを、ぜひお試しください。

株式会社TSクラウドでは、Google Workspace を導入したイメージが持てるよう、具体的な活用方法をご紹介した医療業界に特化した資料を提供しています。病院やクリニック、介護施設などが抱えている課題解決のために、ぜひご活用ください。