Googleカレンダーを予約システムとして使う方法。効率的なアポ取りをしよう。

コラム公開日:2023.05.19

Googleカレンダーを予約システムとして使い、効率的なアポを取っていく方法を解説します。この方法が使えるGoogle Workspaceのエディションや予約管理の注意点、予約枠の公開・編集・共有の手順も紹介。さらに、具体的な事例からGoogleカレンダーを予約システムとして活用する方法をご案内します。

Googleカレンダーの予約システムとは?

Googleカレンダーは、Googleによって提供されるクラウドベースの時間管理とスケジューリングツールです。ビジネスシーンでは、このツールはチームの協調作業や会議のスケジューリングなど、重要な役割を果たしています。

しかし、その中でもGoogleカレンダーの機能を使って「予約システム」をつくれることを知っている人は、あまり多くありません。以下の画像のようなインターフェースの予約ページを簡単に作ることができ、予約者からアポを受け付けることが可能になります。

予約システムが使えるGoogle Workspaceのエディション

Google Workspaceを利用している方であれば、Business Standard以上のエディションであれば利用可能ですが、Business Starterでは使うことはできません。また、無料のGmailでの利用も不可となっています。

エディション 利用の可否 年契約(月額)
Business Starter ¥680
Business Standard ¥1,360
Business Plus ¥2,040
Enterprise Starter お問い合わせ
Enterprise Standard お問い合わせ
Enterprise Plus お問い合わせ

※TSクラウドと年契約には5アカウント以上のお申し込みが必要です。


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Googleカレンダーを予約システムとして使用するメリット

メリット① 新たなコストが必要ない

Google Workspaceを導入していれば、そのコストだけでGoogleカレンダーの予約システムを使用することができ、新たな追加コストは発生しません。

メリット② 作成と操作が簡単

Googleカレンダーを利用した予約枠の作成と設定は、アカウントの作成後には非常に簡単に行えます。詳細な設定や予約の確認などの操作もシンプルであり、誤操作のリスクも低く、導入後すぐに利用可能です。Googleカレンダーのインターフェースをそのまま使用しているため、普段からGoogleカレンダーに慣れている人はすぐに使いこなすことができます。

Googleカレンダーは、パソコン、スマートフォン、タブレットなどのデバイスから簡単にアクセスできます。これにより、店舗・オフィス・出先など、様々な場所から予約システムを管理することが可能です。

メリット③ 予約者も操作しやすい

Googleカレンダーは、予約者にとっても直感的で分かりやすい画面設計を提供しており、操作が簡単です。オンライン予約に慣れていないお客様や初めて予約システムを使うお客様に対しても、使い方を説明しやすい点があります。

Googleカレンダーで予約管理するときの注意点

注意点① 同じ時間帯に複数人の予約を取ることができない

Googleカレンダーの予約システムでは、1つの予約枠につき1人の予約しか受け付けられません。これは、カウンセリングや個別の英会話教室、個人経営の美容室など、1対1でのサービス提供には問題ありませんが、飲食店やオンラインセミナーなど、複数人が同時に予約するビジネスには適していません。

複数人が同時に予約するビジネスの場合は、より柔軟な予約システムへを検討したほうが良いかも知れません。

注意点② 取得できる予約者の情報が限定的

Googleカレンダーの予約システムで取得できる情報は、「名前」「メールアドレス」「電話番号」などに限られるため、事前に詳細情報を取得することができません。お客様の詳細情報が予約時に必要ではない場合は、特に問題ありません。

注意点③ 予約者もGoogleのアカウントが必要

Googleカレンダーを使った予約システムを利用する場合、予約者もGoogle アカウントを持っている必要があります。そのため、Google アカウントを持っていない人は予約ができません。Google アカウントを持っていない場合は、アカウント登録が必要となり、追加の手続きが必要になります。

Googleカレンダーの予約枠の公開・編集・共有の手順

実際にGoogleカレンダーの予約システムを活用していく手順を解説していきます。

公開手順

手順① 予約スケジュールの画面を開く

手順② 設定項目を入力(1ページ目)

設定項目の解説

タイトル 任意のタイトルを設定できます。
予約枠の長さ 予約枠の長さを設定できます。選択肢は「15分」「30分」「45分」「1時間」「1.5時間」「2時間」「カスタム」から選択できます。
通常時の予約枠の時間 日時、繰り返しの有無を設定できます。
予約受付期間 何日前から予約可能にするか、何時間前まで予約可能にするかを設定できます。
予約済みの予約枠設定 予約枠と予約枠の間の時間、1日あたりの予約件数の上限を設定できます。
空き情報の確認に使うカレンダー ここで設定されているカレンダーと重複する予約枠は自動的に除外されます。

手順③ 設定項目を入力(2ページ目)

設定項目の解説

予約ページの写真と名前 あなたのIDがどのように予約ページに表示されるのか確認できます。
場所と会議 「対面」「電話」「ビデオ会議」から選択できます。対面は場所の指定が必須、ビデオ会議はGoogle meetが自動的に設定されます。
説明 サービスの説明をメモとして追加できます。メモは予約ページと確認メールに表示されます。
予約フォーム 「姓」「名」「メールアドレス」「電話番号」がデフォルトの質問項目になっており、簡単な質問であれば「追加の質問」で追加することができます。
予約の確認とリマインダー 予約者に対して送るリマインドメールの設定ができます。

手順④ トップページで設定された予約枠を確認

手順⑤ 予約ページを開く

手順⑥ 予約者からの見え方を確認する

編集手順

登録した予約枠を修正したい場合は、通常のカレンダーの予定と同様に編集ボタンをクリックして行います。

共有手順

この予約システムを予約者に共有する方法は、「リンクの送信」「Webサイトに埋め込む」の2つがあります。

リンクを送信する

予約ページの「共有」→「リンク」→「リンクをコピー」をクリックします。コピーされたリンクを予約者に送信しましょう。

Webサイトに埋め込む

予約ページの「共有」→「ウェブサイトに埋め込む」をクリックします。ポップアップをさせるボタンを設置するか、予約ページをインラインで表示させるかを選択し、コードをコピーします。

Googleカレンダーを予約システムとして活用している企業の事例

https://calendar.google.com/calendar/u/0/appointments/schedules/AcZssZ1XlJ8WSItCKltE6T0cIf-yGg4wreQSqdrFH1XVRg8LZ5K_XuzaDy4e3_viBLELePvZeVfqSKSE

Google Workspaceの正規代理店を行っている弊社、株式会社TSクラウドでは、新規のお客様からお問い合わせをいただく際、「電話予約」も選択肢として設定しています。Googleカレンダーの予約システムで予め日時を指定していただき、その日時になったら弊社からお電話をかけさせていただくようになっています。「電話で話したいのだけど、今は多忙なので予約だけしておきたい」というお客様から好評です。


設定項目の解説

タイトル TSクラウド 電話ご予約
予約枠の長さ 15分
通常時の予約枠の時間 月曜〜金曜(10~12時、13~16時)
予約受付期間 7日前から1時間前まで予約可能
予約済みの予約枠設定 ・予約枠間の時間は15分に設定
・1日あたりの予約件数の上限は5件
予約ページの写真と名前 TSクラウド
場所と会議 電話
説明 なし
予約フォーム 「姓」「名」「メールアドレス」「電話番号(カスタマイズ)」「法人名(カスタマイズ)」※全て必須
予約の確認とリマインダー 1日前、1時間前

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株式会社TSクラウドは、Google Workspaceの正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。Google公式価格の最大13%OFFで販売しており、電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspaceのコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。

Google Workspaceのお問い合わせはTSクラウドまで

この記事では、Googleカレンダーを予約システムとして使う方法について解説してきました。ビジネスの種類によっては使いにくい場合もありますが、条件がマッチするのであれば是非活用してみてください。

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