Google ドライブの使い方。基本操作や企業で使える活用テクニック

コラム更新日：2025.10.08

「チームでのファイル管理がうまくいっていない」「必要な情報がどこに管理されているかわからない」といった課題はありませんか？これらの解決策として多くの人に利用されているのが Google ドライブです。

この記事では、Google ドライブの主な使い方や、業務に生かせる応用テクニックを解説します。さらに、無料 Google ドライブをビジネス利用する際のリスクと、その解決策となる Google Workspace についてもご紹介。貴社のファイル管理と業務効率向上のために、ぜひ最後までご覧ください。

▼ビジネスに適した Google ドライブ活用ができる Google Workspace とは？
＞＞Google Workspace の基本が分かるコラムを読む

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

【パソコン】Google ドライブの使い方

パソコンでの Google ドライブの基本的な使い方を解説します。

Google ドライブにファイルをアップロードする
Google ドライブからファイルをダウンロードする
Google ドライブに新規フォルダを作成してファイルを格納する
Google ドライブのファイル・フォルダを共有する
Google ドライブ内を検索する

Google ドライブにファイルをアップロードする

ローカルに保存されているファイルを Google ドライブへアップロードする手順を解説します。

Google ドライブの左上にある「＋新規」をクリック
アップロードしたいものに応じて「ファイルのアップロード」「フォルダのアップロード」を選択する
アップロードするファイル（もしくはフォルダ）を選択する
ドライブに保存される

Google ドライブからファイルをダウンロードする

Google ドライブ上のファイルをダウンロードする手順を解説します。

対象のファイルを右クリックする
「ダウンロード」をクリックする
Word や Excel などの形式でダウンロードされる

Google ドライブに新規フォルダを作成してファイルを格納する

Google ドライブ上にフォルダを新規作成して、ファイルを格納する手順を解説します。

新たにフォルダを作成したい場所で右クリック
「新しいフォルダ」をクリック

任意のフォルダ名を入力し、作成をクリック
新しいフォルダが作成される
格納したいファイルはドラッグ&ドロップする。または、対象ファイルを右クリックし「指定の場所へ移動」より格納先のフォルダを検索し移動する

Google ドライブのファイル・フォルダを共有する

Google ドライブのファイルやフォルダを他者に共有する手順を解説します。ここでは「特定のユーザーだけに共有」の手順を説明します。

対象のファイルを右クリックする
「共有」をクリックする

共有したい相手のメールアドレスを追加

「完了」をクリックする（相手にメールが届く）

Google ドライブ内を検索する

Google ドライブにたくさんのファイルを保存していると、見たいファイルがどこにあるのか分からなくなってしまうことも多いでしょう。Googleはもともと「検索」のサービスを提供しているため、検索機能も優れています。以下のような詳細の入力が可能ですので、検索機能を上手に活用しましょう。

ファイルの種類（ドキュメントなど）
オーナー（自分がオーナーなど）
場所（共有ドライブなど）
更新日（今日など）

業務が効率化できる Google ドライブの応用テクニック

Google ドライブをただ使うだけではもったいないです。使いこなして業務を効率化するためには、応用テクニックも覚えておくとよいでしょう。

ここでは、知っておくと便利な応用テクニックを 3 つご紹介します。

オフラインで Google ドライブのファイルを使用する
OCR 機能で画像内の文字をテキスト化する
残りのストレージ容量を確認する

オフラインで Google ドライブのファイルを使用する

Chrome の拡張機能、「Google オフラインドキュメント」をインストールすることで、オフライン状態でも以下のファイルの閲覧・編集が可能です。

Google ドキュメント
Google スプレッドシート
Google スライド

出張中の移動などインターネット接続がない環境でも、Google ドライブのファイルにアクセスして作業を進め、オンラインに復帰するときに変更内容を同期できます。

OCR 機能で画像内の文字をテキスト化する

OCR 機能とは、写真や PDF ファイルの文字を、Google ドライブを活用してテキスト化する技術です。画像内の文字を、Google ドキュメントでテキストデータに変換できます。

Google ドライブに画像をアップロードする
右クリックから「アプリで開く＞Google ドキュメント」を選択
Google ドキュメントに変換したテキストが表示される

残りのストレージ容量を確認する

残りのストレージ容量を確認するには、パソコンでこちらにアクセスしてください。

組織で Google ドライブを使用している場合には、管理者が個人用ストレージの上限を設定しているかを確認できます。プランによっては、ドライブの保存容量の下にも表示されます。

Google ドライブの容量・料金比較！支払い方法や個人・法人向けの違いを解説

「無料版の 15GB では足りない」「ビジネス向けプランの料金が知りたい」という方は、こちらの記事もあわせてお読みください。

【要注意】無料版 Google ドライブをビジネス利用するリスク

Google ドライブは非常に便利ですが、無料アカウントで作成した個人の Google ドライブ（以下、無料版 Google ドライブと呼びます。）をビジネスで利用する際には、以下のようなリスクが存在します。

リスク①：退職ユーザーのデータ消失

無料版 Google ドライブでは、各ユーザーのデータは個人の Google アカウントに紐づけられています。そのため、退職者がマイドライブを整理する、あるいは個人のアカウントを削除した場合、そのアカウントに保存されていたすべてのファイルやフォルダも同時に消去されてしまいます。

これを防ぐためには、退職者自身がマイドライブにあるファイルを、他のフォルダに移動することが必要です（詳しくは後述）。これではファイルの量が増えるほどに、手間も増えてしまいます。

さらに、企業にとって個人のアカウントに依存したデータ管理は、顧客情報やプロジェクトデータなど、重要な情報資産の損失につながる大きなリスクとなることに注意が必要です。

リスク②：個人任せの管理による情報漏洩

無料版 Google ドライブでは、ファイルの共有設定が各ユーザーの判断に委ねられ、企業側で管理するのは困難です。個々のユーザーが、意図せず不適切な共有設定をしてしまう、機密性の高い情報を誤って公開設定にしてしまうなど、重要な情報が外部に漏洩するリスクがあります。

また、退職者が共有設定を解除せずにアカウントを削除した場合、共有していたデータへのアクセス権が予期せず失われることもあり、組織的な情報管理が困難になります。

これらの「データ消失」や「個人任せの情報漏洩」といった深刻なリスクは、管理者機能で組織のドライブを管理できる Google Workspace で根本的に解決できます。

貴社の Google ドライブの運用方法が現状で問題ないか、Google Workspace を活用してどのようにリスク対策すべきか、この機会に一緒に見直しませんか？

\ 万が一の前に、いますぐリスク対策を /

無料で相談する

リスクを回避し、AI で業務を効率化する Google Workspace

無料版 Google ドライブの利用におけるリスクは、Google が提供するビジネス向けのグループウェア Google Workspace を導入することで回避できます。さらに、Google Workspace の共有ドライブを利用すれば、AIを活用して業務効率を飛躍的に向上させることも可能です。

共有ドライブがデータ消失・漏洩リスクを回避

Google Workspace に標準搭載されている「共有ドライブ」は、個人ではなく組織がデータを所有する仕組みです。個人のアカウントに紐づく「マイドライブ」とは異なり、共有ドライブ内のデータは組織が管理するため、たとえメンバーが退職し、アカウントが削除されたとしても、データが消えることはありません。

また、アクセス権限は組織全体で一元管理されるため、個人任せの管理による情報漏洩リスクを低減します。Google Workspace の共有ドライブ利用は、リスクマネジメントの観点からも不可欠です。

共有ドライブとは？マイドライブとの違いやメリット、制限を解説

Google Workspace の共有ドライブについて、マイドライブとの違いや利用プラン、メリットを解説。共有ドライブとマイドライブの違いについて知り、自身にあった適切なドライブを選びたい方は、ぜひ参考にしてください。

生成 AI Gemini が資料の要約や作成を自動化

Google Workspace のもう一つの大きなメリットは、AI 機能の活用による業務効率化です。Google Workspace の各アプリに組み込まれた生成 AI「Gemini」は、ドキュメントやスプレッドシートの要約、メールの自動作成、プレゼンテーションの骨子作成など、さまざまな業務を自動化します。

手作業で時間をかけて行っていた資料作成などを、生成 AI で効率化すれば、従業員はより創造的で戦略的な業務に集中できるようになり、組織全体の生産性向上につながります。

ここまでご紹介したように、Google Workspace では、Googleドライブの利便性はそのままに、共有ドライブでビジネスリスクを回避し、生成 AI「Gemini」で業務を自動化。組織全体の生産性を最大化できます。

\ Google Workspace で働き方を変えませんか？ /

プランや具体的な活用方法を相談する

Google ドライブに関するよくある質問

Google ドライブに関する質問についてまとめました。

お使いのストレージ容量を確認する方法は？

上述の『残りのストレージ容量を確認する』で述べたように、ユーザー自身でストレージ容量を確認可能です。

Google Workspace では、管理者は組織全体のストレージ容量も確認できます。管理者がストレージ状況を確認する方法は、以下のとおり。

管理者アカウントで「管理コンソール」にログイン
「ストレージ」にアクセス、組織全体のストレージ利用状況が表示される

ユーザーを使用容量順に並べたリストを表示する、ユーザーごとの使用容量を確認する、使用容量の多い共有ドライブを特定するなども可能です。

退職後のデータはどうなる？

個人アカウントでは、マイドライブ内のデータはアカウント削除とともに消去されます。そのためデータ消失を防ぐには、ファイルのオーナー権限を別のアカウントに譲渡する「オーナー変更」が必要です。

しかし、Google Workspace では、「共有ドライブ」を使用して組織がファイルを管理・共有するため、オーナー変更は不要です。退職者のデータを別のアカウントに引き継ぐことが可能で、重要なデータが失われることはありません。

（※共有ドライブはエディションによって一部利用に制限があります）

Word や Excel ファイルは Google ドライブで使えますか？

いずれも互換性があり、そのままアップロードして保存できます。さらに、Google ドキュメントや Google スプレッドシートに変換することで、複数のユーザーとの同時編集も可能です。ファイル共有の際によく発生するバージョン管理の問題が解消され、より効率的な共同作業を実現します。

Google ドライブは追加ストレージの購入はできるか？

Google ドライブの容量不足に課題がある場合は、次の方法をお試しください。

無料アカウントを利用している場合：15 GB までの制限あり、Google Workspace の導入を検討
すでに Google Workspace を使っている場合：アップグレードを検討

貴社の利用状況や課題（セキュリティ、管理など）にあわせた最適な Google Workspace プランを無料でご提案します。

\ 容量不足がビジネスの妨げになる前に相談を /

最適なプランについて相談する

個人の効率化から、チームの情報資産を守る次の一歩へ

この記事では、Google ドライブの基本的な使い方や活用方法ついて解説しました。

無料版 Google ドライブは手軽ですが、ストレージの容量制限、セキュリティリスク、データ消失の恐れといった課題が潜んでいます。組織のデータを安全に管理し、チームでの効率的な運用を実現するには、高度なセキュリティ機能や共有ドライブといった機能が使える Google Workspace への切り替えが不可欠です。

万が一の事態が起こる前に、この機会に Google ドライブの運用体制を見直しませんか？導入プランや料金、運用方法など、まずはお気軽にご相談ください。