Google ドライブの使い方。基本操作や企業で使える活用テクニック

コラム更新日：2026.01.30

「チームでのファイル管理がうまくいかない」「必要な情報がどこにあるかわからない」といった悩みはありませんか？その解決策として支持されているのが Google ドライブ です。本記事では、基本操作から業務を効率化する応用術まで詳しく解説します。

さらに、無料版のビジネス利用に潜むリスクと、解決策となる Google Workspace についても紹介。組織のファイル管理を最適化し、業務効率を向上させるためのヒントとして、ぜひ最後までご覧ください。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Cloud の「プレミア認定」を保有する、Google Workspace 正規販売代理店です。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上の導入支援実績（ 2026 年 2 月時点）に基づき、Google Workspace の最新機能から活用術、DX推進に役立つノウハウを専門的な視点で解説しています。

※情報は記事公開（更新）時のものです。Google Workspace の仕様や価格は変更される場合があるため、最新情報は必ず公式ページでご確認ください。

Google ドライブとは？

Google ドライブ は、 Google が提供するオンラインストレージサービスです。写真や文章、デザインデータ、動画など、あらゆるファイルをクラウド上に保存でき、インターネット環境さえあれば、場所やデバイスを問わずにアクセスすることが可能です。

従来のハードディスクや USB メモリといった物理的なデバイスに依存しないため、「オフィスで作成した資料を移動中の電車内でスマホから確認する」「自宅の PC から最新版のファイルへ編集を加える」といった柔軟な働き方を実現します。

Google ドライブとは？基本の機能や無料版との違いを解説

Google ドライブの基本機能から、無料アカウントと有料の Google Workspace との違いまで、ビジネスに役立つ内容を分かりやすく解説

Google ドライブでできること

Google ドライブ でできることは多岐にわたりますが、主な機能は以下の 4 点に集約されます。

• 多種多様なファイルの保存・閲覧
  Google ドキュメント や Google スプレッドシートといった Google 公式アプリのファイルはもちろん、 Microsoft Office 形式（ Word、 Excel、 Power Point ）や画像、 PDF 、動画など、さまざまな形式を保存できます。
• リアルタイムの共同編集
  URL 一つで他のユーザーとファイルを共有でき、複数のメンバーが同時に一つのファイルを編集できます。コメント機能や提案モードを使えば、校閲作業もスムーズです。
• 強力な検索機能
  Google の検索技術が活用されており、ファイル名だけでなく、ファイル内のテキストや画像の内容（画像内の文字など）からも目的のデータを探し出すことができます。
• 自動保存とバージョン管理
  編集内容は即座に自動保存されます。また、「変更履歴」から過去のバージョンにいつでも戻せるため、誤って上書きしてしまった場合も安心です。

無料版 Google ドライブにおけるビジネスリスク

個人向けの無料版 Google ドライブは、ビジネス利用においてデータ消失や情報漏洩といった大きなリスクを伴います。ファイルの所有者は作成した個人に紐付くため、従業員の退職時に重要な業務データが消失する恐れがあるほか、管理者が共有範囲を制御できないため、セキュリティ事故を防ぐことが困難です。

以下に、無料版と Google Workspace におけるそれぞれの違いを表にまとめました。

組織として安全かつ効率的な運用を目指すなら、有料サービスである Google Workspace の導入が圧倒的におすすめです。

企業の資産を守る「共有ドライブ」を活用すれば、ファイルの所有権を個人ではなく「組織」に帰属させることができ、退職後もデータは確実に保護されます。また、詳細な権限管理や高度なセキュリティ機能により、ビジネスの信頼性を高めるセキュアな運用が可能になります。

基本編【パソコン】Google ドライブの操作方法

パソコンでの Google ドライブの基本的な使い方を解説します。

ファイルをアップロードする

ローカルに保存されているファイルを Google ドライブへアップロードする手順を解説します。

1. Google ドライブの左上にある「＋新規」をクリック
2. アップロードしたいものに応じて「ファイルのアップロード」「フォルダのアップロード」を選択する
3. アップロードするファイル（もしくはフォルダ）を選択する
4. ドライブに保存される

ファイルをダウンロードする

Google ドライブ上のファイルをダウンロードする手順を解説します。

1. 対象のファイルを右クリックする
2. 「ダウンロード」をクリックする
3. Word や Excel などの形式でダウンロードされる

新規フォルダを作成してファイルを格納する

Google ドライブ上にフォルダを新規作成して、ファイルを格納する手順を解説します。

1. 新たにフォルダを作成したい場所で右クリック
2. 「新しいフォルダ」をクリック



3. 任意のフォルダ名を入力し、作成をクリック
4. 新しいフォルダが作成される
5. 格納したいファイルはドラッグ&ドロップする。または、対象ファイルを右クリックし「整理」＞「移動」により格納先のフォルダを検索し移動する

ファイル・フォルダを共有する

Google ドライブのファイルやフォルダを他者に共有する手順を解説します。ここでは「特定のユーザーだけに共有」の手順を説明します。

1. 対象のファイルを右クリックする
2. 「共有」をクリックする



3. 共有したい相手のメールアドレスを追加



4. 「完了」をクリックする（相手にメールが届く）

関連記事：Google ドライブのファイル共有方法。カレンダー招待者にも一括共有が可能に！

Google ドライブ内を検索する

Google ドライブにたくさんのファイルを保存していると、見たいファイルがどこにあるのか分からなくなってしまうことも多いでしょう。

Googleはもともと「検索」のサービスを提供しているため、検索機能も優れています。 以下のような詳細の入力が可能ですので、検索機能を上手に活用しましょう。

• ファイルの種類（ドキュメントなど）
• オーナー（自分がオーナーなど）
• 場所（共有ドライブなど）
• 更新日（今日など）

基本編【スマホ】アプリ版 Google ドライブの操作方法

スマートフォン（ iPhone / Android ）でもアプリ版を利用することで、外出先から手軽に操作できます。

ファイルのアップロード、閲覧、共有

アプリを開き、タップするだけで中身を確認できます。アプリ内の「＋」ボタンから「ファイルをアップロード」を選択するとアップロードできます。

また各ファイルの「…」アイコンからリンクのコピーや共有相手の追加が可能です。

カメラでスキャン

アプリ内の「＋」ボタンから「ドキュメントをスキャン」を選択すると、スマホのカメラで撮影した書類をそのまま PDF として保存できます。これはモバイル版ならではの便利な機能です。

オフライン設定

移動中の電波が不安定な場所に備え、特定のファイルを「オフラインで使用可能」に設定しておくと、ネット環境がなくても閲覧・編集ができます。

応用編｜業務を劇的に効率化する活用テクニック

Google ドライブをただ使うだけではもったいないです。使いこなして業務を効率化するためには、応用テクニックも覚えておくとよいでしょう。

ここでは、知っておくと便利な応用テクニックを 3 つご紹介します。

• どこでも編集！オフラインで作業を止めないコツ
• 手入力をゼロに！画像・PDFを即データ化するOCR
• 容量不足を回避！スマートなストレージ管理術

どこでも編集！オフラインで作業を止めないコツ

PC版の Google Chrome を使用していれば、インターネット接続がないオフライン環境でも、Google ドキュメントや Google スプレッドシートの編集が可能です。設定は簡単で、「ファイル」＞「オフラインで使用可能にする」をクリックするだけです。

対象となるファイル

• Google ドキュメント
• Google スプレッドシート
• Google スライド

編集内容は、インターネットに再接続した際に自動的に同期されます。これにより、出張中の移動時間（飛行機や新幹線など）でも、Google ドライブのファイルにアクセスして作業を進めることができ、時間を有効活用できます。

手入力をゼロに！画像・PDFを即データ化するOCR

Google ドライブには、画像ファイルや PDF に記載されたテキストをデータ化できる OCR（光学文字認識）機能が標準搭載されています。

画像や PDF を右クリックし、「アプリで開く」＞「Google ドキュメント」を選択するだけで、画像の下にテキストが抽出された新しいドキュメントが作成され、紙の資料のデータ化などに役立ちます。

容量不足を回避！スマートなストレージ管理術

Google ドライブ のストレージは Google フォト や Gmail と共有されています。容量が不足するとメールの送受信ができなくなるなどの支障が出ます。

• ファイルサイズの確認
  容量を使用している順にファイルを並び替え、不要な大容量データを削除します。
• ゴミ箱を空にする
  削除したファイルはゴミ箱に残っており、 30 日間は容量を消費し続けないようにするにはゴミ箱を手動で空にする必要があります。
• 有料プランへのアップグレード
  個人アカウントで容量を追加購入することも可能ですが、ビジネス利用であれば Google Workspace の上位プランへアップグレードすることで、組織全体でより大容量のストレージを共有できるようになります。

生成AI Gemini でGoogle ドライブをさらに活用しよう

Google Workspace の最大の利点は、生成 AI「Gemini」との連携による業務自動化です。Google ドライブ上で Gemini を活用し、ファイルから情報の要約やデータ抽出、新規コンテンツのドラフト作成を瞬時に実行できます。

複数の議事録からの決定事項抽出や、過去資料を基にしたプレゼン骨子作成など、従来数時間かかっていた作業が数分で完了。Google ドライブのサイドパネルから直接指示可能です。法人向けプランなら、入力データが AI の学習に利用されることなく、高セキュリティ下で生産性を最大化します。

関連記事：Gemini in Google ドライブ。機能と活用法、注意点など

Google ドライブに関するよくある質問

Google ドライブに関する質問についてまとめました。

お使いのストレージ容量を確認する方法は？

Google ドライブ の画面左メニューにある「保存容量」をクリックすることで、現在の使用量と内訳（ ドライブ、Gmail 、フォト ）を確認できます。

また Google Workspace では、管理者は組織全体のストレージ容量も確認できます。管理者がストレージ状況を確認する方法は、以下のとおり。

1. 管理者アカウントで「管理コンソール」にログイン
2. 「ストレージ」にアクセス、組織全体のストレージ利用状況が表示される

ユーザーを使用容量順に並べたリストを表示する、ユーザーごとの使用容量を確認する、使用容量の多い共有ドライブを特定するなども可能です。

退職後のデータはどうなる？

個人アカウントでは、マイドライブ内のデータはアカウント削除とともに消去されます。そのためデータ消失を防ぐには、ファイルのオーナー権限を別のアカウントに譲渡する「オーナー変更」が必要です。

しかし、Google Workspace では、「共有ドライブ」を使用して組織がファイルを管理・共有するため、オーナー変更は不要です。退職者のデータを別のアカウントに引き継ぐことが可能で、重要なデータが失われることはありません。

（※共有ドライブはプランによって一部利用に制限があります）

関連記事：Google ドライブのオーナー変更方法。オーナーが退職・異動する場合どうなる？

Word や Excel ファイルは Google ドライブで使えるか？

いずれも互換性があり、そのままアップロードして保存できます。さらに、Google ドキュメントや Google スプレッドシートに変換することで、複数のユーザーとの同時編集も可能です。ファイル共有の際によく発生するバージョン管理の問題が解消され、より効率的な共同作業を実現します。

関連記事：WordをGoogleドキュメントで編集する方法。変換する際の注意点も。

関連記事：ExcelをGoogleスプレッドシートで編集する方法。変換する際の注意点も

Google ドライブは追加ストレージの購入はできるか？

Google ドライブの容量不足に課題がある場合は、次の方法をお試しください。

• 無料アカウントを利用している場合：15 GB までの制限あり、Google Workspace の導入を検討
• すでに Google Workspace を使っている場合：アップグレードを検討

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個人から組織へ！一歩進んだ「安全なデータ共有」を始めよう

本記事では、 Google ドライブ の基本的な使い方や活用方法について解説しました。無料版の Google ドライブは手軽ですが、容量制限やセキュリティ、データ消失のリスクといった課題が潜んでいます。組織のデータを安全に管理し、チームでの効率的な運用を実現するには、高度なセキュリティや共有ドライブが使える Google Workspace への切り替えが不可欠です。

万が一の事態が起こる前に、この機会に Google ドライブ の運用体制を見直してみませんか。導入プランや料金、運用方法など、まずはお気軽にご相談ください。最適な活用方法をご提案いたします。