共有ドライブの作り方と削除方法。メンバーの追加や権限について

コラム公開日:2023.06.09

共有ドライブの作り方、メンバーの追加・削除、そしてファイルアップロード方法の手順を解説しています。万が一、共有ドライブを削除してしまった場合でも、25日以内であれば復元が可能です。共有ドライブの活用には適切な権限や設定が必要となりますので、それらについても説明します。本記事を参考に、共有ドライブの機能を最大限に活用し、ビジネス効率を向上させましょう。


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共有ドライブとは

Googleドライブの共有ドライブを使うと、ユーザーはファイルやフォルダを他のユーザーと簡単に共有できます。共有ドライブを作成すると、参加者はドキュメントの閲覧、編集、コメントの追加などが可能です。共有ドライブはリアルタイムで同期されるため、複数の人が同時に作業を行ってもデータが一貫して保たれます。また、様々なファイル形式をサポートしており、PCからだけでなくモバイルデバイスからも簡単にアクセスできます。

参考記事:共有ドライブとは?マイドライブとの違い、容量制限や権限管理など

共有ドライブを利用できるエディションと容量

エディションによって、共有ドライブの利用の可否、容量の上限が異なります。

プラン名 共有ドライブ 容量の上限
(1ユーザーあたり)
年契約(月額)
Business Starter ** 30GB(プール) ¥680/
月/ユーザー
Business Standard 2TB(プール) ¥1360/
月/ユーザー
Business Plus 5TB(プール) ¥2040/
月/ユーザー
Enterprise Essentials 1TB(プール) お問い合わせ
Enterprise Standard 5TB(プール)
(必要に応じて拡張可能)
お問い合わせ
Enterprise Plus 5TB(プール)
(必要に応じて拡張可能)
お問い合わせ

*TSクラウドでは、5アカウント以上を必要とする法人のお客様のみ、申し込み可能です。
**Business Starter をご利用のお客様は、2023年後半に共有ドライブの一部の機能をご利用いただけるようになります。

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共有ドライブの利用制限

共有ドライブには以下のような利用制限があります。利用制限を理解し、より効率的に共有ドライブを活用しましょう。詳細は下記リンクにてご確認いただけます。

  • 制限① 共有ドライブに保存できるアイテム数の上限は40万個
  • 制限② アップロード容量は1日750GBまで
  • 制限③ ファイル共有できるグループ数は100まで
  • 制限④ フォルダの階層数は20まで
  • 制限⑤ メンバーに関する制限

参考記事:共有ドライブとは?マイドライブとの違い、容量制限や権限管理など

共有ドライブの作り方

共有ドライブの作成手順について解説します。Google Workspaceの管理者はユーザーが共有ドライブを作成してもよいか制限することができます。

手順1:メンバーに作成権限の付与(管理者のみ)

Google Workspaceの管理者はユーザーが共有ドライブを作成してもよいか制限できます。

  1. Google Workspace 管理コンソールにログインする
  2. 「アプリ」>>「Google Workspace」>>「ドライブとドキュメント」>>「共有設定」をクリックする
  3. 左側のメニューバーより「組織」を選択する
  4. 「共有ドライブの作成」の編集マークより編集する
  5. 組織ごとに適切な権限を設定する

管理コンソール上での共有設定の仕方


アクセス権限についてはこちらの記事も参考にしてください。

参考記事:Googleドライブのアクセス権。管理コンソールからの設定方法をご紹介。

手順2:共有ドライブを作成

権限がある一般ユーザーの共有ドライブ作成手順を解説します。

  1. Googleドライブにログインする
  2. 画面左上の 「共有ドライブ」 をクリックする
  3. 左上の「+ 新規」をクリックする
  4. 任意の共有ドライブ名を入力する
  5. 「Create(作成)」をクリックする

共有ドライブの新規作成

任意の共有ドライブ名を入力

手順3:共有ドライブにメンバー追加・削除

組織内のユーザーは、共有ドライブのメンバーとして追加できます。組織の許可がある場合には、外部ユーザーも共有ドライブに追加も可能です。その際、Googleアカウントに関連付けられたメールアドレスを持っている必要があります。

  1. メンバーを追加・削除させたい共有ドライブを開く
  2. 画面右上の 「メンバーを管理」をクリックする
  3. 追加は共有したい相手のメールアドレスを追加する
  4. 削除はメンバーの右側の役割より(▼を展開し)「アクセス権を削除」を選択する
  5. 「完了」をクリックする

共有ドライブのメンバーを管理

メンバーの追加・削除

手順4:共有ドライブにファイルをアップロード

ローカルに保存されているファイルを共有ドライブにアップロードする手順を解説します。
なお、共有ドライブにファイルをアップロードするには、投稿者以上のアクセス権限が必要となります。

また、ファイルを追加すると、そのファイルのオーナーはチームとなります。共有ドライブのメンバーであるユーザーがチームから外れても、追加されたファイルは引き続き共有ドライブに残ります。

  1. 共有ドライブの左上にある「+新規」をクリック
  2. アップロードしたいものに応じて「ファイルのアップロード」「フォルダのアップロード」を選択する
  3. アップロードするファイル(もしくはフォルダ)を選択する
  4. ドライブに保存されます

ファイル・フォルダのアップロード

共有ドライブの削除・復元方法

共有ドライブを削除する手順について解説します。なお、共有ドライブの削除には管理者のアクセス権限が必要となります。

共有ドライブが空の状態で削除する場合

  1. Googleドライブにログインする
  2. 画面左上「共有ドライブ」をクリックする
  3. 削除する共有ドライブを右クリックする
  4. 「共有ドライブを削除」をクリックする

*この手順で共有ドライブを削除するには、ドライブを空にする必要があります。

共有ドライブの削除

共有ドライブを空にせずに削除する場合

共有ドライブにデータが残っている状態での削除は、管理コンソール上で操作します。この作業にはサービス設定の管理者権限が必要となります。

  1. Googleの管理コンソールにアクセスする
  2. 「メニューアイコン」>>「アプリ」>>「GoogleWorkspace」>>「ドライブとドキュメント」に移動する
  3. 「共有ドライブの管理」を選択する
  4. 管理コンソールでの操作

  5. 削除したい共有ドライブを探す。複数の共有ドライブを削除する場合、共有ドライブ名やその他の属性でリストの絞り込みが可能です。
  6. 1つの共有ドライブを削除:対象のドライブにカーソルをあわせ「その他」>>「削除」を選択する。確認のチェックボックスをオンにし、「共有ドライブを削除」をクリックする。
  7. 管理コンソールの共有ドライブの管理

    削除ボタン

  8. 複数の共有ドライブを削除:削除したい各共有ドライブの横のチェックボックスをオンにし、画面上部にある「削除」をクリックする。確認のチェックボックスをオンにし、「共有ドライブを削除」をクリックする。

削除した共有ドライブを復元する

共有ドライブを削除後、25日以内であれば管理コンソールを使って復元できます。同様に、管理コンソールを利用して共有ドライブから消去されたファイルの復元も可能です。

大量のファイルやフォルダを一度に復元すると、全アイテムの復元に時間が掛かることがあるため、注意が必要です。

  1. Googleの管理コンソールにアクセスする
  2. 「メニューアイコン」>>「アプリ」>>「GoogleWorkspace」>>「ドライブとドキュメント」に移動する
  3. 「共有ドライブの管理」を選択する
  4. 「対象の共有ドライブにカーソルを合わせ「復元」をクリックする
  5. 復元したいデータが削除された期間を指定します。全てのファイルを復元したい場合、削除した日から現在までの日付を選択する必要があります。

共有ドライブの復元

マイドライブから共有ドライブへのファイル移動

マイドライブから共有ドライブへのファイル移動時に、ファイルのオーナー権限がオーナー(自分)から組織に変更されるため、注意が必要です。以下手順を解説します。

  1. マイドライブにアクセスする
  2. 「移動させたいファイルを右クリックする
  3. 「指定の場所へ移動」を選択する
  4. 「すべての場所」より「共有ドライブ」を選択
  5. 移動させたい共有ドライブを選択する

指定の場所へ移動

共有ドライブへ移動

共有ドライブが作成できない原因

共有ドライブを作成するためには、適切なエディションや権限が必要となります。

原因1:ライセンスが共有ドライブに対応していない

共有ドライブを作成するためには、適切なエディションや権限が必要となります。

  • Business Standard
  • Business Plus
  • Enterprise Essentials
  • Enterprise Standard
  • Enterprise Plus

原因2:組織部門でユーザーによる共有ドライブの作成が無効化されている

ユーザーのステータスを確認するには以下の手順があります。

  1. Googleの管理コンソールにアクセスする
  2. 「メニューアイコン」>>「アプリ」>>「GoogleWorkspace」>>「ドライブとドキュメント」に移動する
  3. 「共有設定」>>「共有ドライブの作成」をクリックする
  4. 「ドライブとドキュメント」にてユーザーの組織部門を選択する。最初のチェックボックスがONになっている場合、該当の組織部門では共有ドライブの作成が許可されていません。
  5. 組織部門全体で共有ドライブの作成を許可する場合:最初のチェックボックスをオフにして「保存」 または「オーバーライド」 をクリックします。
  6. 組織部門全体で共有ドライブの作成を許可しない場合:共有ドライブ作成権限を持つ設定グループを探すか新たに作成し、そのグループにユーザーを追加します。

共有ドライブが表示されない原因

原因1:メンバー権限がない

上記、手順3:共有ドライブにメンバー追加・削除を参照ください。

原因2:非表示になっている

共有ドライブのコンテンツを利用する大規模なグループへのスパム行為を防ぐため、一定のメンバー数に達すると、共有ドライブはグループのメンバーに対して自動的に非表示になります。非表示になっている共有ドライブを表示させる手順を解説します。

  1. Google ドライブにログインする
  2. 画面左側の 「共有ドライブ」 をクリックする
  3. 画面右上の 「非表示の共有ドライブ」をクリックします。
  4. 再表示する共有ドライブを右クリックして「再表示」をクリックします。

Google Workspaceのお問い合わせはTSクラウドまで

この記事では、共有ドライブの作成方法について解説してきました。Googleドライブを上手にビジネスで活用できると、業務の効率化を実現できます。是非積極的にご活用ください。

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株式会社TSクラウドは、Google Workspaceの正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspaceのコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。

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