【サンプルあり】医療・介護現場の業務効率化!Googleサイトを活用した情報共有術

コラム公開日:2023.12.01

本記事では、医療・介護現場でのGoogleサイトの活用例やGoogleサイトの作り方・使い方・メリットについて解説します。また、Google Workspaceと連携して業務効率を向上させる方法を、具体的な事例と共に解説します。医療・介護現場のデジタル化を推進し、チーム内のコミュニケーションを向上させましょう。


問合わせ

現代の医療現場の課題とデジタルツールの必要性

医療現場の課題

日本の医療業界は、少子高齢化、人手不足、医療費の増加といった多くの課題に直面しています。医療従事者の増大する負担、医療の質の向上、そして医療費の削減が求められています。日本の医療分野におけるDXの進行は、他の業界と比べても顕著に遅れている状況が見受けられます。

デジタルツールの必要性

医療DXの推進は、これらの課題を解決し、医療の持続可能性を高めるための鍵となります。情報システムの統一と共有の課題、制度的・評価の壁、そして病院のITリソースの不足など、多くの要因が医療のDX化の遅れを引き起こしています。これらの問題を解決するためには、デジタルツールの導入と活用が不可欠であり、医療現場におけるデジタル変革の必要性が高まっています。

Googleサイトとは?

Googleサイトの基本的な概要

Googleサイトは、Googleが提供するWebサイトを作成するツールです。プログラミングやデザインなどの知識がなくても、簡単にWebサイトを作成することができます。

Googleサイトのメリット

シンプルな操作性

Googleサイトの魅力としてシンプルな操作性があげられます。直感的なインターフェースのため、ユーザーはドラッグ&ドロップで簡単にウェブサイトをデザインできます。

スマホやタブレットなどのモバイル端末にも対応

Googleサイトはスマホ対応で、どのデバイスからでもアクセスが可能です。外出先や移動中でも、必要な情報へのアクセスが可能になり、柔軟な作業環境を実現します。また、作成したサイトは自動的にレスポンシブ対応され、パソコンからスマートフォンまで、あらゆる画面で適切に表示されます。

権限管理で情報の公開範囲をコントロール

Googleサイトでは、権限管理機能を通じて、情報の公開範囲を細かくコントロールできます。これにより、特定のユーザーやグループにのみ情報を公開が可能で、セキュリティを保ちながら効果的な情報共有が可能です。

GoogleWorkspaceとの連携でさらなる業務効率化

Google Workspaceとは、Googleが提供する有料のビジネス向けクラウド型グループウェアサービスです。GoogleサイトはGoogleWorkspaceとシームレスに連携します。たとえば、Googleドキュメント、スプレッドシート、カレンダーなどのツールリソースを簡単に組み込むことができ、情報の一元管理が可能となります。

医療・介護現場でのGoogleサイトの活用例

社内ポータル

社内ポータルを活用することで、必要な情報を一元的に確認することができ、業務効率化につながります。例えば、シフト表や社内ニュース、研修資料などを配置することで、スタッフ間の情報共有やコミュニケーションの向上などにも繋がるでしょう。パソコンの立ち上げ時に自動でページ表示するように設定しておくと、見逃しもなくなり便利です。

社内ポータルサンプル

上記、イメージサンプルはこちら

リンク集・マニュアル集

リンク集やマニュアル集も、Googleサイトを活用したよくある活用例です。リンク集には、外部サイトや社内資料のリンクをまとめることができます。マニュアル集には、業務手順や操作方法などのマニュアルをまとめることができます。

リンク集サンプル

上記、イメージサンプルはこちら

Googleサイトの作り方

Googleサイトの基本的な作り方

  1. パソコンでGoogleサイトにアクセスする
  2. 空白・もしくはテンプレートの中からイメージに近い物を選ぶ
  3. サイトの内容を編集し、必要な情報を追加する
  4. 編集が完了したら、右上の「公開」ボタンをクリックしてサイトを公開する
  5. 公開ボタンをクリック

テーマの追加

  1. メニューバーから「テーマ」をクリック
  2. イメージに合うものを選択。別サイトからカスタムテーマをインポートすることも可能
  3. テーマを選択

コンテンツブロックの追加

「挿入」タブの「コンテンツブロック」より、挿入したいコンテンツをドラッグ&ドロップし挿入したい場所にいれる

コンテンツブロック

テキストと画像の追加

  • テキストボックスの挿入: テキスト、見出し、タイトルをサイトに追加するために「挿入」タブの「テキストボックス」を選択。ページ下部に追加されるが、ドラッグ&ドロップで好きな位置へ調整可能
  • テキストボックス

  • 画像の挿入:「挿入」タブの「画像」を選択。アップロードかドライブ内から選択する

Googleファイルなどのコンテンツ追加

  • Googleドキュメント、スライド、スプレッドシートの追加: 「挿入」タブの「ドライブ」もしくはメニュー下部の必要なファイルタイプを選択し、サイトに組み込む
  • Googleファイル

  • 外部コンテンツの追加: YouTube動画、地図などの外部コンテンツをサイトに追加可能
  • 外部コンテンツ

Googleサイトの使い方(公開と共有)

サイトのプレビュー

  1. 「プレビュー」アイコンをクリック
  2. プレビューアイコンをクリック

  3. プレビュー画面でサイトの見え方を確認。レスポンシブの確認も可能
  4. レスポンシブの確認

  5. プレビューを終了するには、画面右下の✕アイコン「プレビューを終了」をクリック
  6. プレビューを終了

共有の設定

  1. サイトを開き、共有アイコン「他のユーザーと共有」をクリック
  2. 他のユーザーと共有

  3. 「ユーザーやグループを追加」の欄にグループ名かメールアドレスを入れ、「送信」をクリック
  4. 共有

サイトの公開

  1. 作成したサイトを開き、「公開」をクリック
  2. サイトのウェブアドレスを入力する
  3. サイトを閲覧できるユーザーの「管理」から公開範囲を設定し「完了」で保存する
  4. 公開範囲を設定

    公開範囲を設定

  5. 「公開」をクリック
  6. 設定したウェブアドレスにアクセスして、サイトが正しく公開されているか確認する

サイトの検索

  1. Googleサイトにアクセスし、検索バーに検索語句を入力し、Enterキーをクリック
  2. 編集可能なページが検索結果として表示される
  3. 検索結果として表示される

ビジネスでの利用ならGoogle Workspaceの導入がおすすめ!

無料のGoogleアカウントとGoogle Workspaceの違いは?

上記のGoogleサイトは無料アカウントでも使用できます。しかし、強固なセキュリティを求める組織では、必ずGoogle Workspaceを利用しましょう。以下は無料アカウントでは提供されていない、Google Workspaceならではの機能の一例です。


  • 独自ドメインを使用したメールアドレスの設定
  • 組織としてユーザーが利用するツールの一元管理
  • 高度なセキュリティ

特にGoogleサイトでは以下のような利点があります。

  • ストレージ容量を気にせず、より多くの画像や動画をアップロードしたり、Webサイトのサイズを大きくしたりできる
  • 独自ドメインを使用できるため、サイトのURLを自由にカスタマイズできる

Google Workspaceは、BusinessエディションとEnterpriseエディションの二つの主要エディションを提供しています。自身が所属する組織規模や、必要な容量・機能・ツールを考えてプランを選択すると良いでしょう。TSクラウドではお客様の課題・ご希望をヒアリングの上、最適なプランをご提案いたします。お悩みの場合はぜひご相談ください。

医療現場でのGoogleWorkspaceの導入事例紹介

潤和会記念病院-BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新
潤和会記念病院は、2010年にグループウェアをG Suite(Google Workspaceの旧称)に変更しました。導入の動機として、台風によるサーバーの被害リスクやコスト問題を解消するための措置でした。導入前は、コミュニケーションが電話中心で、情報の伝達が分散していましたが、G Suiteの導入により、情報の一元化や自動集計、スケジュール管理の効率化などが実現できました。また、G Suiteの導入により、年間140万円のフィルタリングコストやその他のコストが5年間で1000万円削減されたそうです。

参考記事:潤和会記念病院も Google へ – G Suite を 病院の情報インフラとして活用。BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新!

参考記事:Google Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

Google Workspaceのお問い合わせはTSクラウドまで

Googleサイトは、直感的な操作で情報共有を効率化し、モバイル対応で場所を選ばずアクセスが可能です。また、権限管理でセキュリティを確保しながら、Google Workspaceと連携して業務効率を大幅に向上させます。情報共有を効率的に行い、チーム内のコミュニケーションを向上させましょう。

資料DL

株式会社TSクラウドは、Google Workspaceの正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspaceのコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。

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