Google ドライブのファイル共有方法と権限設定。アクセス権限の使い分けも解説

コラム更新日：2026.06.26

Google ドライブは、今やビジネス・プライベートを問わず、ファイル管理やチームでの共同作業に欠かせないインフラとなっています。しかし、その一方で「共有による情報漏洩が心配」といった不安やトラブルを抱えている方も少なくありません。

共有機能を正しく理解し設定できれば、業務効率を劇的に向上させる強力な武器となりますが、一歩間違えれば重大なセキュリティ事故を招くリスクもあります。

そこで本記事では、Google ドライブにおける具体的なファイル共有の手順から、「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」という3つの権限の適切な使い分け、さらにセキュリティリスクを最小限に抑えるための高度な設定方法までを詳しく解説します。安全かつスムーズな情報共有を実現するために、ぜひ本記事をお役立てください。

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Cloud の「プレミア認定」を保有する、Google Workspace 正規販売代理店です。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上の導入支援実績（ 2026 年 2 月時点）に基づき、Google Workspace の最新機能から活用術、DX推進に役立つノウハウを専門的な視点で解説しています。

※情報は記事公開（更新）時のものです。Google Workspace の仕様や価格は変更される場合があるため、最新情報は必ず公式ページでご確認ください。

Google ドライブの共有機能とは？同時編集・情報共有のメリット

ここでは、そもそもGoogle ドライブとは何か、またその共有機能についてご紹介します。

共有機能を安全に使うための「Google ドライブ」の基本概要

Google ドライブは、ドキュメントやスプレッドシートなど多様なファイルをクラウド上で管理できるオンラインストレージサービスです。Googleアカウントがあれば誰でも無料で15GBの容量を利用でき、文書から画像・動画まであらゆる形式のデータを安全に保存可能です。

インターネット環境さえあれば、PCやスマートフォンなど様々な端末からいつでもファイルへのアクセスが可能です。また、他者とファイルを公開・共有する機能を備えており、場所を選ばないリアルタイムな共同作業を実現することで、業務効率化に大きく貢献します。

複数端末での同時編集を可能にする「共有機能」のメリット

Google ドライブの共有機能は、場所やデバイスを問わずチームの共同作業を可能にし、生産性を高めます。複数人によるリアルタイムの同時編集により、円滑な意見交換や資料作成が行えます。

また、クラウド上でファイルを一元管理することで、メール送受信時のバージョン管理の混乱を解消。全員が常に最新のファイルを参照・更新できるため、安全かつ効率的な共同作業を実現します。

Google ドライブのファイル共有方法・具体的な操作手順

Google ドライブでファイルを共有するアプローチには、大きく分けて「特定の相手を招待する方法」と「リンクを知っている全員にアクセスを許可する方法」の2つがあります。それぞれの具体的な設定手順をご紹介します。

【安全性の高い共有】特定のユーザーやグループを指定して共有する方法

最も安全性が高く、推奨される共有方法です。相手のメールアドレス（Googleアカウント）や組織内のグループを直接指定し、それ以外のユーザーが一切アクセスできないように制限します。

①メールアドレスで相手を直接指定して共有する

Google ドライブ上のファイルを個別のメールアドレスを指定して共有する手順は、以下の通りです。

【設定手順】

Google ドライブにアクセスし、共有したいファイルを右クリックして「共有」を選択します。
「ユーザー、グループ、スペース、カレンダーの予定を追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。

アドレスの右側にある権限設定メニューから、適切なアクセス権（「閲覧者」、「閲覧者（コメント可）」、「編集者」）を指定します。

（任意）通知用のメッセージを入力します。相手に共有の通知を送りたくない場合は、[通知を送信する] のチェックボックスをオフにします。
「送信」をクリックします。

②Google Chat のスペースで共有する

Google Chatの「スペース」を活用して、特定のプロジェクトメンバーが集まるグループチャットに、直接ファイルを共有することができます。

【設定手順】

パソコンで Google Chat にアクセスします。
ファイルの共有先にする Chat スペースを選択します。
左下の「＋」マークから「ドライブのファイルを添付」をクリックします。

Chat スペースと共有するファイルを選択し、「挿入」をクリックします。

送信ボタンをクリックし、共有権限を設定し、「メッセージを送信」を押します。

③Google カレンダーの招待者に一括で共有する

打ち合わせや会議で使用する資料を、カレンダーに登録された会議の参加者（ゲスト）に対して事前、または会議中に一括で共有できる機能です。

【設定手順】

Google ドライブにアクセスし、共有したいファイルを右クリックして「共有」を選択します。
「ユーザー、グループ、スペース、カレンダーの予定を追加」の欄に、該当するカレンダーの会議名（イベントタイトル）を入力します。

会議ゲストの一覧が表示されたら、権限を設定します。

カレンダーの招待状にファイルを添付して通知するかどうかを選択し、「送信」をクリックします。

④Google グループを活用して組織内で一括共有する

部署単位やプロジェクト単位などで作成された「Google グループ」を指定することで、グループに所属する全メンバーへ一度に共有権限を設定できます。

【設定手順】

「ユーザー、グループ、スペース、カレンダーの予定を追加」の欄に、 Google グループのメールアドレスを入力します。
権限を選択して [送信] をクリックします。

【利便性重視】「リンクを知っている全員」に公開・共有する方法

ファイルのリンク（URL）さえ知っていれば、Googleアカウントを持っていない人やログインしていない状態の不特定多数のユーザーでもファイルを開くことができる設定です。

【設定手順】

ファイルを右クリックして「共有」を選択します。
共有ダイアログの下部にある「一般的なアクセス」を確認します。通常は「制限付き」になっています。
「制限付き」のプルダウンをクリックし、「リンクを知っている全員」に変更します。

右側の権限選択で「閲覧者」、「閲覧者（コメント可）」、「編集者」のいずれかを選びます。
左下の「リンクをコピー」をクリックし、メールやチャットなどに貼り付けて相手に送信します。

「完了」をクリックします。

情報漏洩を防ぐアクセス権限の正しい使い分け

Google ドライブを安全に運用する鍵は、各ユーザーに割り当てる権限を明確に区分し、業務に必要な最小限の範囲に留める「最小特権の原則」を遵守することにあります。

主要な権限は以下の3つのレベルで構成されており、用途に応じて使い分けることが推奨されます。

閲覧者: 資料の配布や内容の最終確認など、データの二次利用を制限しつつ、情報の参照のみを許可したい場合に適しています。
閲覧者（コメント可）: 原稿の校正や仕様書のレビューなど、ファイル本体の直接編集は避けつつ、フィードバックや提案を募りたい場合に最適です。
編集者: 共同作業を行うパートナー向けの権限です。内容の変更が可能ですが、他者への共有権限も付与されるため、管理には十分な注意が必要です。

各権限における操作範囲の詳細は、以下の比較表をご確認ください。

	閲覧者	閲覧者（コメント可）	編集者	オーナー（所有者）
閲覧	◯	◯	◯	◯
コメント追加	✕	◯	◯	◯
ファイル編集	✕	✕	◯	◯
他のユーザーとの共有	✕	✕	◯ （※オーナー変更は不可）	◯
ダウンロード・印刷・コピー	◯	◯	◯	◯
権限変更	✕	✕	◯	◯

ファイル共有時に知っておきたい詳細セキュリティ設定

「見せたいけれど、相手の手元にファイルをダウンロードされたくない、転送されたくない」という場合は、高度な共有オプションを活用します。

ダウンロード・印刷・コピーを禁止する設定

Google ドライブにおけるファイル共有では、共有相手のダウンロードや印刷、コピーを制限する設定も可能です。

【設定手順】

共有ダイアログの右上にある「歯車マーク（設定アイコン）」をクリックします。

「ダウンロード、コピー、印刷できるユーザー」として「編集者」「閲覧者（コメント可）と閲覧者」のチェックボックスをオフにします。

共有の解除および権限の変更方法

一度共有した後でも共有の解除や権限の変更も可能です。

【設定手順】

共有ダイアログを開き、アクセス権を持つユーザーの一覧から該当の相手を探します。
相手の名前の右側にある権限名をクリックし、権限を変更するか、一番下の「アクセス権を削除」を選択します。

「保存」をクリックします。

Google ドライブでファイル共有を行うメリットと、実務で潜むセキュリティリスク

Google ドライブの共有機能は非常に利便性が高い反面、セキュリティ上の脅威を正しく理解した上で運用することが欠かせません。ここでは、ファイル共有がもたらすメリットと、注意すべきリスクの両面から詳しく解説します。

【メリット】リアルタイムの同時編集と、場所を選ばない柔軟なアクセス

Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどのファイルを共有すると、さまざまなデバイスやタブから同時に編集を行うことが可能です。チームメンバー全員で同時に作業を進めても、内容の上書きによる競合を避けながら、効率的にドキュメントを完成させられます。

また、編集内容は入力のたびにクラウドへ自動で保存されます。詳細な変更履歴がリアルタイムで記録されているため、必要に応じて過去のどの時点の状態へもワンクリックで復元でき、バージョン管理の手間がかかりません。

【リスク】設定ミスによる情報漏洩と、不特定多数へのリンク拡散

Google ドライブを活用したファイル共有において、最も注意すべきは「宛先の間違い」や、退職者に権限が残る「共有設定の放置」といったヒューマンエラーです。これらは日常業務の中での些細な不注意から生じやすく、適切な権限管理や定期的な棚卸しを怠れば、企業の機密情報を危険にさらす重大な事故を招くリスクがあります。

また、システム上の特性として「フォルダ権限の継承」への理解も欠かせません。親フォルダの設定が配下の全ファイルに自動適用されるため、特定のファイルのみアクセスを絞り込むといった個別制御は困難です。そのため、機密性の高い情報を扱う場合には、設計段階から権限レベルに応じたフォルダ構成の切り分けを行うなど、運用面での工夫が極めて重要となります。

無料版の限界？ビジネス利用ならGoogle Workspaceがおすすめな理由

個人向けの無料アカウントでGoogle ドライブを実務に本格導入するには、容量、管理体制、セキュリティの観点から限界があります。法人で利用する場合は、ビジネス向け有料プランである「Google Workspace」の導入をおすすめします。

①無料版の容量制限（15GB）を解消し、業務効率を最大化

無料プランで提供される15GBは、GmailやGoogleフォトと容量を共有しているため、日常的に高画質なPDFや資料を保管していると、あっという間に不足してしまいます。

Google Workspaceの有料プランを利用すれば、ユーザーごとに「30GB」「2TB」「5TB」など容量を自由に大幅拡張でき、容量不足の心配なく快適に業務ファイルをストックできます。

②退職者発生時のファイル消失を防ぐ「共有ドライブ」の組織管理

無料版のGoogleドライブではファイル作成者である「個人」が所有者となるため、退職などでアカウントが削除されると重要な業務ファイルまで消失してしまうリスクがあります。これは企業の知的資産を失う恐れがある重大な問題です。

一方、Google Workspaceの「共有ドライブ」を活用すれば、ファイルの所有権は個人ではなく「組織」に帰属するため、退職者が発生してもファイルは削除されず安全に継承可能です。さらに、メンバーに対して「投稿者」や「コンテンツ管理者」といった細やかな権限設定も可能なため、セキュリティと利便性を両立した組織的なデータ管理が実現します。

③社外共有の制限やアクセス監査ができる強力なセキュリティ

Google Workspaceでは、管理コンソールを用いることで企業が求める厳格なセキュリティ統制を統合的に実現できます。特に外部への共有については、共有先を社内ドメインに限定したり、信頼できる特定の外部ドメインのみを許可したりすることで、組織の許可なくファイルが流出するリスクを未然に遮断可能です。

また、アクセス監査ログ機能により、誰がいつファイルを共有し、どのタイミングでダウンロードしたかといった詳細な行動履歴をIT管理者が一元的に監視できます。これにより、不正な情報持ち出しや設定ミスを迅速に検知できるため、高い透明性とセキュリティを維持したデータ運用が可能となります。

\ GoogleWorkspace で安心・安全にファイル共有 /

TSクラウドに相談する