Googleドライブのオーナー変更方法。オーナーが退職・異動する場合どうなる?

コラム更新日:2023.05.16

Googleドライブのオーナーであるユーザーが退職または解雇された場合、またはユーザーの異動に伴い、後任にオーナー権限を譲渡する必要がある場合があります。この記事では、別のユーザーにオーナー権限を譲渡する方法と、権限譲渡できない場合の対処方法を紹介します。


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Googleドライブのオーナーとは

Googleドライブのオーナーは、ファイルやフォルダに関連する全ての操作を実行できる唯一のユーザーです。これは、オーナーがファイルやフォルダを削除、共有、名前変更、または権限を変更できることを意味します。

オーナーは作成者がデフォルト

Google Workspace の Business Starterでは、マイドライブにのみデータを保存することができ、マイドライブ内のファイルには必ずオーナーが存在します。

デフォルトの設定では、自分がGoogleドライブで作成またはアップロードしたファイルのオーナーは、その操作をした自分自身になります。ただし、後から他のユーザーにファイルやフォルダのオーナー権限を付与することも可能です。

共有ドライブではオーナーは存在しない

Business Standard エディション以上では、「共有ドライブ」を使用できます。共有ドライブは、組織全体でファイルを保存および共有するためのスペースです。共有ドライブ内のファイルには、個人ではなく「組織」がオーナー権を持ちます。共有ドライブを使用すると、ファイルを組織内のすべてのユーザーと共有できるため、ファイルの管理が容易になります。

Google ドライブには共有ドライブのほか、共有アイテムといった機能があります。似ていますが、機能は異なるので、違いを覚えておくとよいでしょう。
参考記事:共有ドライブとは?マイドライブとの違い、容量制限や権限管理など

Googleドライブのオーナーを変更する必要がある理由

そのユーザーが所有するファイルやフォルダを別のユーザーに移管する必要があるシーンは、主に2つが想定されます。

         
  1. ユーザーが退職または解雇された場合
  2. ユーザーの異動に伴い、後任にオーナーを譲渡する場合
  3.          

オーナー権限の変更をする前に、アカウントが削除されるとファイルはどうなるのか

オーナー権限の変更をする前にオーナーのアカウントが削除されると、ファイルは自動的に削除されてしまいます。ただし、アカウント削除後20日間以内であれば、特権管理者により復元できます。

20日間を経過するとデータは完全に削除され、Google Workspaceサポートでも復元できなくなってしまいますのでご注意ください。必ずアカウント削除前にオーナー変更を行っておきましょう。  

参考:最近削除したユーザーを復元する (Google Workspace管理者ヘルプ)

Googleドライブのオーナーを変更する手順

オーナーのアカウントが無くなる場合(一括変更)

退職する従業員がいる場合、ユーザー削除をしなければなりません。その作業と同時に、退職するユーザーがオーナーになっているドキュメントやスプレッドシートなどのオーナーを一括変更する方法を説明します。

手順①ユーザーにアクセス

Google管理コンソールを開き、[ユーザー] にアクセスします。

手順②ユーザー選択

削除するユーザーの欄の [その他のオプション] から [ユーザーを削除] を選択します。

手順③データ移行して削除

他のアプリデータの「移行する」を選び、[ユーザーを削除]をクリックします。

オーナーのアカウントが無くならない場合(退職ではない)

別のユーザーにオーナーを変更する場合の方法を説明します。

手順①共有の選択

権限を変更したいスプレッドシートを開き、[共有]をクリックします。

手順②オーナー権限変更

オーナー権限を譲渡したいユーザーの右にある下矢印アイコン下矢印をクリック。
[オーナー権限を譲渡]次に[完了]をクリックします。

手順③譲渡リクエストの承諾

譲渡されたユーザーにはメールで通知が届きますので、承諾をクリックしてください。

承諾後も元オーナーは引き続きアクセスできる状態になります。元オーナーからはアクセスできないようにするには、オーナー変更後に共有設定で除外してください。

《備考》
オーナー権限を譲渡すると、元のオーナーはそのドキュメントの共同編集者になります。保留中のオーナーが招待を承諾するまでは、元のオーナーがファイルのオーナーのままとなります。招待を承諾したら、新しいオーナーによって元オーナーのアクセス権が変更されるまでの間は、引き続きファイルを編集できます。保留中のオーナーはリクエストを拒否できます。

参考:ファイルのオーナーを他のユーザーにする

Googleドライブのオーナーを変更できない場合の対処方法

iPhoneやAndroidなどのスマホ・iPadでのオーナー変更

iPhoneやiPad 、Androidデバイスからオーナーの変更の操作はできません。ファイルのオーナーを変更するには、パソコンでアクセスしてください。

異なるドメイン間でのオーナー変更

ドメインが異なるユーザーへのオーナー権限の変更はできません。オーナーの譲渡はできませんが、ドメイン外の方でもローカルにデータをバックアップし、そのデータをドライブにアップロードすることで、自身がファイルのオーナーになることができます。

Googleドライブ内のWordやExcelのオーナー変更

MicrosoftのExcelやWordファイルもスプレッドシートやドキュメントと同様に、ユーザーの共有やリンク共有は可能ですが、オーナー権限の変更はできません。オーナー権限を変更したい場合は、例えばExcel形式からスプレッドとして保存し直すことが必要になります。「ファイル>Googleスプレッドシートとして保存」を選択すれば、スプレッドシートのファイルに変換できます。

動画ファイルのオーナー変更

動画ファイルはオーナーを変更できません。ファイルをコピーするとオーナー変更と同様の結果を得ることができます。

「共有ドライブ」を使えばオーナー変更の必要なし

ここまでGoogleドライブのオーナー変更を中心にご説明してきました。しかし、Google Workspace の Business Standard 以上のご契約をしていただくと、組織全体でファイルを管理および共有できる「共有ドライブ」を使用できるため、オーナー変更について考える必要がなくなります。

共有ドライブ内のアイテムは、個人ではなく組織が所有します。共有ドライブを使用すると、組織内のすべてのユーザーとファイルを共有できるため、ファイルの管理が容易になります。オーナー変更が多くありそうな場合は、共有ドライブを使うことができるBusiness Standard エディション以上をおすすめします。

ユーザーが退職または解雇された場合

ユーザーの削除のみを行い、オーナー変更は必要はありません。

ユーザーの異動に伴い、後任にオーナー権限を譲渡する場合

対象の共有ドライブからユーザーを削除するのみを行い、オーナー変更は必要はありません。

このように、共有ドライブを利用することで、オーナー権限を譲渡する手間とファイルにアクセスできなくなるユーザーを心配する必要がなくなります。

Google Workspaceのお問い合わせはTSクラウドまで

この記事では、Googleドライブのオーナー変更について解説してきました。都度オーナー変更をする方法もありますが、共有ドライブによる共有管理もオススメです。

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