Googleドライブのオーナー変更方法。オーナーが退職・異動する場合どうなる？

コラム更新日：2023.05.16

Googleドライブのオーナーであるユーザーが退職または解雇された場合、またはユーザーの異動に伴い、後任にオーナー権限を譲渡する必要がある場合があります。この記事では、別のユーザーにオーナー権限を譲渡する方法と、権限譲渡できない場合の対処方法を紹介します。

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Googleドライブのオーナーとは

Googleドライブのオーナーは、ファイルやフォルダに関連する全ての操作を実行できる唯一のユーザーです。これは、オーナーがファイルやフォルダを削除、共有、名前変更、または権限を変更できることを意味します。

➤オーナーは作成者がデフォルト

Google Workspace の Business Starterでは、マイドライブにのみデータを保存することができ、マイドライブ内のファイルには必ずオーナーが存在します。

デフォルトの設定では、自分がGoogleドライブで作成またはアップロードしたファイルのオーナーは、その操作をした自分自身になります。ただし、後から他のユーザーにファイルやフォルダのオーナー権限を付与することも可能です。

➤共有ドライブではオーナーは存在しない

Business Standard エディション以上では、「共有ドライブ」を使用できます。共有ドライブは、組織全体でファイルを保存および共有するためのスペースです。共有ドライブ内のファイルには、個人ではなく「組織」がオーナー権を持ちます。共有ドライブを使用すると、ファイルを組織内のすべてのユーザーと共有できるため、ファイルの管理が容易になります。

Google ドライブには共有ドライブのほか、共有アイテムといった機能があります。似ていますが、機能は異なるので、違いを覚えておくとよいでしょう。
参考記事：共有ドライブとは？マイドライブとの違い、容量制限や権限管理など

Googleドライブのオーナーを変更する必要がある理由

そのユーザーが所有するファイルやフォルダを別のユーザーに移管する必要があるシーンは、主に2つが想定されます。

1. ユーザーが退職または解雇された場合
2. ユーザーの異動に伴い、後任にオーナーを譲渡する場合
　　　　　　　　　

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Googleドライブのオーナーを変更する手順

➤オーナーのアカウントが無くなる場合（一括変更）

退職する従業員がいる場合、ユーザー削除をしなければなりません。その作業と同時に、退職するユーザーがオーナーになっているドキュメントやスプレッドシートなどのオーナーを一括変更する方法を説明します。

手順①ユーザーにアクセス

Google管理コンソールを開き、［ユーザー］ にアクセスします。

手順②ユーザー選択

削除するユーザーの欄の ［その他のオプション］ から ［ユーザーを削除］ を選択します。

手順③データ移行して削除

他のアプリデータの「移行する」を選び、［ユーザーを削除］をクリックします。

➤オーナーのアカウントが無くならない場合（退職ではない）

別のユーザーにオーナーを変更する場合の方法を説明します。

手順①共有の選択

権限を変更したいスプレッドシートを開き、[共有]をクリックします。

手順②オーナー権限変更

オーナー権限を譲渡したいユーザーの右にある下矢印アイコン下矢印をクリック。
[オーナー権限を譲渡]次に[完了]をクリックします。

手順③譲渡リクエストの承諾

譲渡されたユーザーにはメールで通知が届きますので、承諾をクリックしてください。

承諾後も元オーナーは引き続きアクセスできる状態になります。元オーナーからはアクセスできないようにするには、オーナー変更後に共有設定で除外してください。

Googleドライブのオーナーを変更できない場合の対処方法

➤iPhoneやAndroidなどのスマホ・iPadでのオーナー変更

iPhoneやiPad 、Androidデバイスからオーナーの変更の操作はできません。ファイルのオーナーを変更するには、パソコンでアクセスしてください。

➤異なるドメイン間でのオーナー変更

ドメインが異なるユーザーへのオーナー権限の変更はできません。オーナーの譲渡はできませんが、ドメイン外の方でもローカルにデータをバックアップし、そのデータをドライブにアップロードすることで、自身がファイルのオーナーになることができます。

➤Googleドライブ内のWordやExcelのオーナー変更

MicrosoftのExcelやWordファイルもスプレッドシートやドキュメントと同様に、ユーザーの共有やリンク共有は可能ですが、オーナー権限の変更はできません。オーナー権限を変更したい場合は、例えばExcel形式からスプレッドとして保存し直すことが必要になります。「ファイル＞Googleスプレッドシートとして保存」を選択すれば、スプレッドシートのファイルに変換できます。

➤動画ファイルのオーナー変更

動画ファイルはオーナーを変更できません。ファイルをコピーするとオーナー変更と同様の結果を得ることができます。

「共有ドライブ」を使えばオーナー変更の必要なし

ここまでGoogleドライブのオーナー変更を中心にご説明してきました。しかし、Google Workspace の Business Standard 以上のご契約をしていただくと、組織全体でファイルを管理および共有できる「共有ドライブ」を使用できるため、オーナー変更について考える必要がなくなります。

共有ドライブ内のアイテムは、個人ではなく組織が所有します。共有ドライブを使用すると、組織内のすべてのユーザーとファイルを共有できるため、ファイルの管理が容易になります。オーナー変更が多くありそうな場合は、共有ドライブを使うことができるBusiness Standard エディション以上をおすすめします。

➤ユーザーが退職または解雇された場合

ユーザーの削除のみを行い、オーナー変更は必要はありません。

➤ユーザーの異動に伴い、後任にオーナー権限を譲渡する場合

対象の共有ドライブからユーザーを削除するのみを行い、オーナー変更は必要はありません。

このように、共有ドライブを利用することで、オーナー権限を譲渡する手間とファイルにアクセスできなくなるユーザーを心配する必要がなくなります。

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この記事では、Googleドライブのオーナー変更について解説してきました。都度オーナー変更をする方法もありますが、共有ドライブによる共有管理もオススメです。

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