共有ドライブと共有アイテムの違い。共有ドライブを使用したほうが良い場合とは？

コラム更新日：2024.08.30

Google ドライブ の共有ドライブと共有アイテムには、どのような違いがあるのでしょうか。名前が似ており、紛らわしくて検索された方もいるのではないでしょうか。

共有ドライブと共有アイテムは、機能が異なります。共有アイテムは「他社のマイドライブから共有されたフォルダやファイル」を指し、共有ドライブは「チームでファイルを共有するためのドライブ」であり、共有設定が楽です。企業や組織で、より効率的なファイルの管理運用をしたいということであれば、共有ドライブをおすすめします。

この記事では、これら２つの機能の違いについて詳しく解説。利用条件や料金についてもご紹介します。

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共有ドライブと共有アイテムは似て非なるもの

Google ドライブとは、Google Workspace の一部として提供されるクラウドストレージサービスです。書類作成や管理のほか、簡単に共有できるメリットがあります。

参考記事：Googleドライブの使い方。基本操作から活用テクニックや整理術まで徹底解説

Google ドライブの機能である共有ドライブと共有アイテムは、いずれも Google ドライブにログインした画面の左メニューに表示されます。

この２つの機能は、名前に「共有」と付いて似ているため混乱しやすいですが、実際は全く異なる機能です。以下の表では、共有ドライブと共有アイテムの違いについてまとめました。

参考記事：共有ドライブとは？マイドライブとの違いやメリット、制限を解説

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共有アイテムとは、他者のマイドライブから共有されたフォルダやファイル

他者のマイドライブから共有されて更新や閲覧ができるファイルやフォルダを「共有アイテム」といいます。

➤共有アイテムで表示される内容

Google ドライブの「共有アイテム」に表示されるデータは「自分と共有されているファイルとフォルダ」「自分が開いたリンクで共有されているファイル」です。

それぞれ、以下の内容が表示されます。

• ファイルが自分と共有された日付
• ファイルのオーナー
• ドキュメントの種類

➤時系列で表示される

共有アイテムを選択すると、ほかの人が作成し自分に共有されたデータの一覧が自分と共有された最新のファイルから順に時系列で表示されます。過去にメールで送ってもらった共有リンクを探さなくとも、共有アイテムにアクセスすると簡単に見つけられ便利です。

➤Google アカウントを持っていれば無料で利用可能

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共有ドライブとは、個人ではなくチームでファイルを共有するための機能

マイドライブは個人単位でファイルの権限管理を行いますが、個人ではなくチームでファイルを共有するための機能が「共有ドライブ」です。 共有設定がとても楽になります。

参考記事：共有ドライブとは？マイドライブとの違いやメリット、制限を解説

➤共有ドライブはファイル共有をシンプルにできる

共有ドライブ内のファイルは、マイドライブとは違って個人ではなくチームが所有するため、ファイルを作成したメンバーがチームから抜けてもファイルはそのまま残ります。作成者のユーザーを削除したとしても、チームで引き続き情報を共有して仕事を進めることができるので、データが失われず安心です。

またマイドライブから共有する際の、設定変更やファイルを送信するなどといった操作は必要がありません。共有ドライブ内にドラッグ＆ドロップでアップロードしたファイルは自動で共有ドライブのメンバー内に共有され、シンプルな操作で共有ができます。

➤共有ドライブを使用したほうが良い場合

次のような場合は共有ドライブの使用を検討することをおすすめします。

• グループでプロジェクトやイベントに取り組んでいて、全員が同じファイルにアクセスする必要がある。
• ほとんどのファイルを同じグループのメンバーと共有する。
• ファイルのテーマやトピックが一貫している。
• 保存するコンテンツが個人的なものではなく、特定のチームやグループにも関係するものである。

また、Google Workspace の管理者が、どのユーザーが共有ドライブを操作できるかの範囲を設定することができるので、メンバーの変更に対しての対応が可能です。

➤Google Workspace の導入で利用可能

共有ドライブは、Google Workspace の全プランで使用することができます。（ただし、Business Starter は機能制限あり。）メールやカレンダー、様々なデータを組織でファイル管理がより効率的な作成ファイルの管理運用をしたいということであれば、共有ドライブが使える Google Workspace をおすすめします。

Google Workspace のプランについては、使える機能や料金比較をこちらで詳しくご紹介しています。

参考記事：Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

共有ドライブを活用して、ファイル管理をよりシンプルに行おう

共有ドライブと共有アイテムは、混同されがちですが、異なる機能です。共有アイテムは、他社のマイドライブから共有されたフォルダやファイルを指します。一方で、共有ドライブは、チームでファイルを共有するためのドライブであり、共有設定が楽です。企業や組織で、より効率的なファイルの管理運用をしたいということであれば、共有ドライブをおすすめします。

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