Googleドライブのアクセス権とは？権限ごとの設定方法からリクエスト対策まで解説

コラム更新日：2026.08.21

「共有ファイルが開けない」「社内外からの『アクセス権のリクエスト』対応に追われている」といったお悩みはありませんか？ Googleドライブは便利なクラウドストレージです。しかし、権限設定を誤ると業務の停滞や情報漏洩といったセキュリティリスクにつながります。

本記事では、アクセス権の種類や具体的な設定手順、リクエスト頻発への根本的な対策まで分かりやすく解説します。安全かつ効率的なGoogleドライブ運用を実現するガイドとして、ぜひご活用ください。

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Cloud の「プレミア認定」を保有する、Google Workspace 正規販売代理店です。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上の導入支援実績（ 2026 年 2 月時点）に基づき、Google Workspace の最新機能から活用術、DX推進に役立つノウハウを専門的な視点で解説しています。

※情報は記事公開（更新）時のものです。Google Workspace の仕様や価格は変更される場合があるため、最新情報は必ず公式ページでご確認ください。

※名称変更に関するお知らせ： NotebookLMは、2026年7月に「Gemini Notebook」に名称が変わりました。メディア内では旧名称が利用されていることがあります。その場合は、Gemini Notebookに読み替えてご確認ください。

Google ドライブのアクセス権とは？基礎知識と権限一覧

Googleドライブのアクセス権は、ファイルやフォルダに対する操作権限を制御し、業務の利便性とセキュリティを両立させるための仕組みです。適切な設定により、必要なメンバーのみに情報を共有し、機密情報を安全に守りながら円滑なコラボレーションを実現できます。

一方で、アクセス権の設定が適切でないと、重要データが誤って削除されたり、機密情報が外部に漏洩したりするリスクがあります。また、適切な権限が不足することで業務が停滞する場合もあるため、「最小権限の原則」に基づき、業務に必要な最小限のアクセス権を付与する徹底した運用が安全な環境構築の鍵となります。

マイドライブと共有ドライブの権限体系の違い

マイドライブは個人所有の領域であり、各ファイル・フォルダごとに個別に権限管理を行います。所有権は作成者に帰属するため、作成者が退職しアカウントが削除されると、共有していたデータまで失われるリスクがある点に注意が必要です。

一方、共有ドライブは組織単位でファイルを管理する領域です。権限はドライブの最上位レベルで設定され、配下に自動継承されます。所有権が組織に帰属するため、作成者の異動や退職に関わらずデータが組織内に保持され、安定的な運用が可能です。

	マイドライブ	共有ドライブ
データの所有者	個人（作成者アカウント）	組織・チーム
権限の付与方式	ファイル・フォルダごとの個別設定	ドライブ最上位での一括付与（個別制限も可）
作成者の退職時	データが削除されるリスクあり	データは共有ドライブ内に保持される

【共有ドライブ】アクセス権ごとに可能な操作一覧

ここでは、共有ドライブで設定できるアクセス権の種類と、それぞれの権限で実行できる操作範囲を一覧表で確認してみましょう。

操作範囲／アクセス権	管理者	コンテンツ管理者	投稿者	閲覧者（コメント可）	閲覧者
ファイル・フォルダの閲覧	◯	◯	◯	◯	◯
コメントの追加・返信	◯	◯	◯	◯	✕
ファイルを作成・追加するフォルダを作成する	◯	◯	◯	✕	✕
ゴミ箱からの復元（30日以内）	◯	◯	◯	✕	✕
ファイル・フォルダの削除（ゴミ箱へ移動）	◯	◯	✕	✕	✕
共有ドライブ内での移動（整理）	◯	◯	✕	✕	✕
メンバーの追加・削除・権限変更	◯	✕	✕	✕	✕
ゴミ箱からの完全削除	◯	✕	✕	✕	✕

Google ドライブのアクセス権を設定・変更する手順

アクセス権の設定は、日常の業務で行う「現場レベルでの操作」と、システム管理者が行う「組織全体レベルでのポリシー設定」に分けられます。それぞれの具体的な操作手順を解説します。

【現場向け】マイドライブでの個別ファイル・フォルダの共有設定

マイドライブ内の特定ファイルやフォルダを他のユーザーに共有する場合、主に「ユーザー個別指定」と「リンク共有」の2通りの方法があります。

手順1：ユーザーを個別指定して共有する

相手のメールアドレスを指定して共有する方法です。誰にアクセス権があるかが明確になるため、セキュリティ面で最も安全です。

共有したいファイルまたはフォルダを右クリックし、［共有］＞［共有］を選択します。
表示されたウィンドウの「ユーザーやグループを追加」欄に、共有相手のメールアドレスを入力します。
右側のドロップダウンメニューから付与する権限（［閲覧者］［閲覧者（コメント可）］［編集者］）を選択します。
必要に応じてメッセージを入力し、［送信］をクリックします（相手に通知メールが届きます）。

手順2：リンク共有のアクセス範囲を設定する

不特定多数やグループ全体にリンクで共有したい場合のステップです。

ファイルまたはフォルダを右クリックし、［共有］＞［共有］を選択します。
「一般的なアクセス」セクションで、公開範囲を選択します。
- 制限付き： アクセス権を追加されたユーザーのみがリンクを開けます。
- ［組織名］： 同じ組織（ドメイン）のアカウントでログインしているユーザー全員が開けます。
- リンクを知っている全員： Googleアカウントを持たない社外の人物を含め、URLを知っている全員がアクセスできます。
右側で権限（閲覧者 / 閲覧者（コメント可） / 編集者）を指定し、［リンクをコピー］をクリックして［完了］を押します。

【現場向け】共有ドライブのメンバー追加とアクセスレベル変更

共有ドライブ全体に新しいメンバーを追加したり、権限を変更する操作は、共有ドライブの「管理者」権限を持つユーザーのみが実行できます。

左側のナビゲーションで対象の共有ドライブを選択し、画面上部の［メンバーを管理］をクリックします。
追加したいユーザーまたはGoogleグループのメールアドレスを入力します。
アクセスレベル（管理者 / コンテンツ管理者 / 投稿者 / 閲覧者（コメント可） / 閲覧者）を選択します。
［送信］をクリックして適用します。

既存メンバーの権限を変更する場合は、［メンバーを管理］を開き、対象メンバーの横にあるアクセスレベルのドロップダウンを変更して［保存］をクリックします。

【管理者向け】管理コンソールでの組織全体共有ポリシー設定

Google WorkspaceのIT管理者は、管理コンソールから組織全体のセキュリティポリシーを一括制御できます。個人の設定ミスによる情報漏洩を防ぐため、組織のセキュリティ要件に合わせた事前設定が推奨されます。

Google 管理コンソールにログインし、［アプリ］＞［Google Workspace］＞［ドライブとドキュメント］＞［共有設定］にアクセスします。
組織外との共有（外部共有）：必要に応じて「オフ（外部共有禁止）」や「許可リスト登録済みドメインのみ」、「外部共有時に警告を表示する」などを組織部門（OU）ごとに設定します。
アクセスチェッカーの設定：ユーザーがGmailなどでファイルのリンクを貼り付けて送信する際、受信者にアクセス権があるかを事前に確認する機能を設定します。誤送信防止のため、設定候補を「受信者のみ」に限定することが推奨されます。

「アクセス権のリクエスト」が頻発する3つの原因

Googleドライブを運用していると、ファイルを開こうとした際に「アクセス権が必要です」という画面が表示されたり、ファイルの所有者に「◯◯さんからアクセス権のリクエストが届きました」というメールが届くことがあります。

このアクセス権のリクエストが頻発し、日々の業務の手間やストレスになる背景には、主に以下の3つの原因が存在します。

原因1：公開範囲が「制限付き」のまま共有されている

共有設定の不備が、最も頻繁に見られる原因です。チャットやメールでファイルのURL（リンク）のみを送付した際、Googleドライブ側の設定が初期状態の「制限付き（特定の指定ユーザーのみアクセス可能）」のままになっているケースがこれに当たります。

共有された相手はアクセス権を付与されていないため、リンクを開こうとしても「アクセス権が必要です」と表示され、権限のリクエスト手続きを行わざるを得ない状態になります。

原因2：個人のGoogleアカウント（別アカウント）でアクセスしている

閲覧しようとしているユーザーのログイン状況によって引き起こされるパターンです。具体的には、企業の組織アカウント（例：user@company.com）に対して閲覧・編集などの権限が与えられている場合でも、利用しているWebブラウザ上で個人のGoogleアカウント（例：user@gmail.com）やその他の別アカウントに切替・ログインした状態のまま対象リンクへアクセスした際に生じます。

この場合、システム側では「権限を持たないアカウントからのアクセス」と認識されるため、アクセス拒否のエラーメッセージが表示され、所有者への権限リクエスト送信が求められます。

原因3：閲覧権限のみのユーザーが「編集権限」を求めている

ファイル自体の閲覧は可能であるものの、内容の編集やコメント追加を行おうとした際にリクエストが発生するケースです。

対象者にはすでに「閲覧者」権限が付与されているため、ファイルの閲覧自体に問題はありません。しかし、スプレッドシートへのデータ入力やドキュメントの編集作業を試みた際、画面上部に設置されている「編集権限をリクエスト」ボタンを操作することで、ファイル所有者へ編集権限の要求メールが送信される仕組みになっています。

【送信者・所有者別】アクセス権リクエストの対応手順

実際に「アクセス権のリクエスト」が発生した際、スムーズに対応するための手順を、リクエストを出す側（送信者）と受け取る側（所有者）に分けて解説します。

【送信者】アクセス権（または編集権限）をリクエストする手順

ファイルが開けない、または編集を行いたい場合は、以下の手順でリクエストを送信します。

共有されたリンクを開き、「アクセス権が必要です」という画面が表示されたことを確認します。
メッセージの入力（重要）：「メッセージを追加」の欄に、「誰が・何の目的で・どの権限（閲覧または編集）を必要としているか」を明確に記載します。
- 記載例： 「お世話になっております。営業部の山田です。本日〇〇様との打ち合わせで使用するため、閲覧権限（または編集権限）の付与をお願いいたします。」
［アクセス権をリクエスト］ボタンをクリックします。
ファイルの所有者に承認通知メールが送信されるため、対応を待ちます。

【所有者】届いたリクエストを承認・拒否する手順

所有者宛には、Gmailで「［送信者名］さんからアイテムへのアクセス権のリクエストが届きました」という件名のメールが届きます。

届いたメールを開き、送信者の名前、メールアドレス、添えられたメッセージを確認します。
メール内のドロップダウンメニューから、付与する権限（［閲覧者］［閲覧者（コメント可）］［編集者］）を選択します。
リクエストを承認する場合は［共有］ボタンを、拒否する場合は［不承認］をクリックします。共有した場合、即座に相手へアクセス権が付与され、完了通知が届きます。

【根本解決】アクセス権のリクエストを発生させない3つの運用法

アクセス権のリクエストに対応する作業は、件数が多くなると大きなタイムロスとなります。以下の3つの運用方法を社内で徹底することで、アクセス権リクエストの発生率を激減させることができます。

共有設定時に適切な公開範囲（組織内・リンクを知っている全員）を指定する

ファイルを共有する最初の段階で、共有相手の対象範囲に合わせた適切な公開範囲を設定する習慣をつけましょう。

社内メンバー全員に共有したい場合： 共有設定を「制限付き」から「（社名・組織名）のリンクを知っている全員」に変更してからリンクを共有します。これにより、社内メンバーであれば個別に権限を追加しなくても一発でファイルを開くことができます。
社外の不特定多数に公開する案内資料などの場合： 公開範囲を「リンクを知っている全員」に設定します。ただし、機密情報が含まれるファイルでこの設定を行うと重大なセキュリティ事故につながるため、社内規定に従って慎重に判断してください。

アカウント個別指定ではなく「Google グループ」で一括共有する

部署やプロジェクトチームといった特定のメンバー間でファイルを共有する際は、個人のメールアドレスを個別に登録するのではなく、「Google グループ」のグループアドレスに対して共有権限を設定する方法が推奨されます。

具体的には、sales-team@company.com などの代表アドレスに「編集者」などの権限を付与することで、そのグループに含まれる全メンバーに同一のアクセス権を一括で適用可能です。

人事異動や新入社員の追加が発生した場合でも、Google グループ側のメンバー情報を更新するだけで、過去に共有された全ファイルへのアクセス権限が自動的に反映されます。これにより、ファイルごとの権限再設定や個別リクエストへの対応コストを大きく削減できます。

共有ドライブを活用し、個人の権限設定ミスや依存を脱却する

マイドライブに依存した個人管理から「共有ドライブ」主体の運用へと移行することが、アクセス権リクエストを無くす最も効果的な解決策です。

共有ドライブ内のファイルやフォルダには最上位の権限設定が自動的に引き継がれるため、新規作成のたびに個別に共有設定をする手間がかかりません。メンバーはアクセスするだけで必要なデータへすぐ届くため、権限不足によるエラーや手動でのアクセス権リクエストの手間を根本から抑えられます。

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適切なアクセス権設定で Google ドライブを安全・便利に活用しよう

Googleドライブのアクセス権管理を徹底することは、セキュリティの強化と社内業務の効率化を両立するために不可欠です。「最小権限の原則」に則り、閲覧者・編集者・管理者といった各権限の役割を正しく理解したうえで、退職時のデータ消失リスクを防げる「共有ドライブ」を運用の中心に据えることが、安全で快適な環境づくりにつながります。

さらに、Googleグループを用いた一括共有やリンク送信前のアクセス範囲の事前確認を取り入れることで、「アクセス権のリクエスト」対応にかかる手間を大幅に削減できます。あわせて管理コンソールによる外部共有制御などの全体方針も明確にし、自社の業務フローとセキュリティポリシーに合致した最適なアクセス権の管理を行っていきましょう。