共有ドライブとは？マイドライブとの違いや注意点、プランの選び方など

コラム更新日：2026.01.26

Google Workspace の共有ドライブとは、個人ではなく組織がファイルを安全に管理・共有できるファイルストレージです。共有ドライブの仕組みやマイドライブとの違い、企業が共有ドライブを利用するメリット、アクセス権限の管理などを解説します。

情報共有やファイル管理で、「マイドライブと比べて共有ドライブは何が違うの？」「チームでの共同作業や情報管理に課題がある」とお悩みの方もいるかと思います。

共有ドライブとは、チームでファイルを共有・管理する、Google Workspace の機能です。マイドライブとは違い、ファイルの所有者が個人ではなくチームとなることで情報管理の一元化や円滑な共同作業が実現できます。

本記事では、Google Workspace の共有ドライブについて、マイドライブとの違いや、企業の利用メリット、気をつけるべき制限とその回避方法を解説します。貴社に適したプランの選び方もご紹介しますので、共有ドライブ利用の検討材料としてお役立てください。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

組織で情報を管理する、Google Workspace の共有ドライブとは

共有ドライブとは、組織でファイルを共有する Google Workspace のクラウドストレージ機能です。共有ドライブ上で、チームで使うファイルの保存、検索、および、ファイルへのアクセスが可能です。

共有ドライブ内のファイルは、個人ではなく組織が「オーナー」となります。メンバーの異動や退職によるファイルの引継ぎ作業を削減し、大切な情報が失われるリスクにも備えます。

Google Workspace をすでに導入し、共有ドライブを作成する方法にお困りの方は、以下を参考にしてください。共有ドライブの作り方について詳しく解説しています。

関連記事：共有ドライブの作り方。メンバーの追加や作成できないときの対処法

共有ドライブでできること

プロジェクトやチーム用の共有ドライブを作成すると、情報を共有し、連携して作業することができます。以下の表では、共有ドライブの主な機能についてまとめました。

Google Workspace はプランによって利用できる機能が異なり、Business Starter では「デフォルトの共有権限を設定できない」など、機能に一部制限があります。貴社に適したプランの選び方は、 記事の後半で詳しく解説しています。

5 つの権限でセキュリティを担保

共有ドライブでは、5 つのアクセス権限（アクセスレベル）を設定できます。ユーザーの権限を適切に制御し運用することで、セキュリティを確保しつつ、チームの生産性を最大化することが可能です。

「管理者」と「コンテンツ管理者」の違い

• 管理者：共有ドライブそのものを管理する。メンバー管理や設定変更が可能。
• コンテンツ管理者：共有ドライブの中身の管理に特化。ファイル操作は自由だが、メンバー管理はできない。

「管理者」は、「コンテンツ管理者」がフォルダを共有できないようにすることも可能です。

共有ドライブとマイドライブの主な違い

共有ドライブは、チームで共同で使うことを目的としたストレージで、企業や組織など情報共有したい場合に適しています。一方、マイドライブは、個人管理のストレージであり、共有はできるものの個人での使用を主としています。

共有ドライブとマイドライブの主な違いを表にまとめました。

参考：Google Workspace ラーニングセンター「共有ドライブとは」

Google ドライブの使い方。基本操作や企業で使える活用テクニック

Google ドライブの基本的な使い方と、応用テクニックを解説。無料版をビジネス利用するリスクと、リスクを回避しつつ業務を効率化する方法を紹介。

【ケース紹介】共有ドライブを導入すべきタイミングは？

個人所有のマイドライブや会社所有のパソコン（ローカル）にファイルを保管している状態では、さまざまな非効率やリスクを招く可能性があります。以下のケースに 1 つでも当てはまるなら、共有ドライブの利用を推奨します。

• 特定のプロジェクトやイベントなど、メンバーが同じファイルを必要としている
  プロジェクトにかかわるファイルがマイドライブに入っていると、他のメンバーがファイルにアクセスできません。必要な情報が見られないだけでなく、進捗が不透明に。
• 従業員の異動や入退社などでファイルの引き継ぎが発生
  退職や異動などの際に、マイドライブにファイルが残ったままだと、組織の大事な情報資産を失ってしまうリスクがあります。
• セキュリティ強化のために柔軟な権限管理が必要
  ファイルの管理を個人任せにすると、組織の管理が行き届かず、情報漏洩のリスクが高まります。

共有ドライブのメリット

共有ドライブを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット① ドライブへのアクセス権限管理が容易

共有ドライブ単位でユーザー登録や権限設定ができるため、マイドライブに比べてアクセス権限の管理が容易となります。全ファイルの一つひとつに対して権限を付与する必要もなくなるため、効率的なファイル管理を行うことができるでしょう。

メリット② 退職者が出た場合の権限移譲の手間を省略できる

退職するメンバーが出た場合、マイドライブではファイルのオーナーはその離職者になっているため、退職前にファイルの権限委譲の手間が発生していました。しかし共有ドライブの場合はファイルのオーナーは個人ではなく組織になるので、メンバーが退職（あるいは異動）した場合でも、ファイルの移管は不要です。

メリット③ セキュリティの強化につながる

共有ドライブを複数作成して、用途や機密性によってアクセスできるメンバーを分けて、意図しない共有など情報漏洩を予防します。たとえば人事評価や顧客情報のような重要機密は、ドライブを分けることで、他部門のメンバーが誤って参照・編集するリスクを削減します。

特に、企業で個人アカウントを利用している場合は、組織の管理が行き届かないため情報漏洩やデータ消失のリスクが高く、早期の共有ドライブ導入を推奨します。

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自社に最適な Google Workspace プランの選び方

すべての Google Workspace プランで共有ドライブは利用可能ですが、求める機能や企業規模などで最適なプランは異なります。共有ドライブ以外の機能も含めて、具体的にイメージして検討しましょう。主な判断基準として、以下が挙げられます。

• 利用したい機能（導入の目的）
  Google Workspace は、同じアプリでもプランによって利用できる機能が異なります。たとえば Google Meet の録画機能や自動メモ作成は、上位プランで利用可能です。
• ストレージ容量
  ユーザーごとのストレージの上限は、プランによって異なります。保存するファイルが多い場合は Business Standard（2 TB）や Business Plus（5 TB）を検討してみましょう。
• セキュリティとコンプライアンス
  「機密情報を取り扱う」「ログ監視が必要」などの場合は、高度なセキュリティ機能「Google Vault」を搭載しているプランが適しています。

実際のプラン選びは、各企業の課題やニーズを総合して判断します。「スモールスタートで Business Starter から始めて、必要に応じて Business Standard にアップグレードする」などの方法もあります。

「選び方についてさらに詳しく知りたい」「自社の課題を解決してくれるプランは？」などの疑問点は、以下の記事が参考になります。

Google Workspace の Business プランの違い比較！機能、料金、選び方

Google Workspace の Business プランを比較。機能や料金の違い、選び方、向いている企業など、プラン選びのポイントを押さえましょう。

共有ドライブの気をつけるべき制限

共有ドライブをうまく活用すればより効率的なファイル運用が可能になりますが、その反面いくつかの制限が存在します。共有ドライブを導入する場合の気をつけるべき制限についてご紹介します。（続く『共有ドライブの制限を回避するためにできること』で対策を解説していますので、そちらも併せてご覧ください。）

制限① 保存できるアイテム数の上限は 50 万個

共有ドライブには、アイテム数、メンバー数、1 日のアップロード数に制限があります。共有ドライブに保存できるアイテム数の上限は 50 万個となっています。

制限② 1 日のアップロード容量は 750GB が上限

個々のユーザーがマイドライブおよびすべての共有ドライブにアップロードできるのは、1 日あたり 750GB までです。合計アップロードサイズが 750GB に達した場合、または 750GB を超えるサイズのファイルをアップロードした場合は、同じ日にそれ以上ファイルをアップロードできなくなります。アップロードまたは同期できる個々のファイルの最大サイズは 5TB です。

制限③ ファイル共有できるグループ数は 100 まで

共有ドライブ内の 1 つのファイルを直接共有できるのは、最大 100 グループまでとなっています。

制限④ フォルダの階層数は 100 まで

共有ドライブ内のフォルダは、最大 100 レベルまで階層化できます。 プロジェクトやチームごと、または日付やファイルの種類ごとなど、目的に応じたフォルダの階層が設定できます。ただし、階層が深すぎると目的のファイルにたどり着くまでに時間や手間がかかるため、できる限り浅い階層設計がおすすめです。事前にフォルダ構造を設計しておくことで、関連するファイルを一元的に管理し、探すときの手間を最小限に抑えられます。

制限⑤ メンバーに関する制限

Google グループのユーザーやグループを共有ドライブに追加できます。1 つの共有ドライブあたり、メンバー数の上限は 600 人、グループ数は 100 個までです。共有ドライブのメンバーとして追加されたユーザーは、複数のグループに属していても 1 人のメンバーとしてカウントされます。

共有ドライブの制限を回避するためにできること

共有ドライブを導入する場合さまざまな制限がありますが、これを回避するためにできることをまとめたのでご紹介します。

メンバーシップに Google グループを使用する

大規模な組織では、ユーザーを個別に追加する代わりに、「Googleグループ」を使用してメンバーシップを管理することをおすすめします。メーリングリストのように、複数のメンバーをまとめて 1 つの「グループ」にすることで、情報共有とコミュニケーションを効率化できます。

共有ドライブのゴミ箱を空にする

共有ドライブのアイテム数は、ゴミ箱にあるアイテムもカウントされます。この制限は、容量ではなくアイテム数に基づくため、ゴミ箱を空にすることでアイテム数の上限に達することを遅らせます。

プロジェクト単位で利用する

共有ドライブをチームやプロジェクト単位で利用することで共有メンバーや管理ファイルを絞り込むことができます。プロジェクトごとに分けることで、一つの共有ドライブへの負荷を分散させ、アイテム数の上限やメンバー数の制限に達するリスクを低減します。

企業が安全に使うための運用ルール

共有ドライブを安全に使いこなすためには、制限を理解するだけでなく、以下の運用ルールを定めておくことも大切です。

1. 1．適切な権限管理
   メンバーの追加・削除ができる「管理者」は、情報システム担当や管理職に限定して、誤操作や情報漏洩のリスクを回避しましょう。また、共有ドライブ上のファイルを誤って削除する懸念がある場合は、投稿者・コメント投稿者・閲覧者のいずれかに制限するのが有効です。
2. 2．セキュリティ設定によるリスク回避
   外部共有の制限や、ダウンロード禁止設定などを活用しましょう。「社外秘のドライブは外部共有をオフにする」といった、機密性に応じたルールで運用して、利便性と安全性を両立します。

Google ドライブの使い方。基本操作や企業で使える活用テクニック

Google ドライブの基本的な使い方と、応用テクニックを解説。無料版をビジネス利用するリスクと、リスクを回避しつつ業務を効率化する方法を紹介。

Google Workspace の共有ドライブで効率的なファイル運用を

共有ドライブはファイルを組織が所有する機能で、Google Workspace の全プランで利用できます。個人ではなく企業側がファイルを管理することで、情報を共有しやすくなる、データ引き継ぎの手間を解消する、情報漏洩リスクを低減するなど、貴社の生産性向上とセキュリティ強化を同時に実現するでしょう。

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