Google Meetの使い方。招待されたら？パソコン・スマホでの対応方法
コラム更新日：2023.12.01
本記事では、Google Meetの基本的な知識や使い方、会議に招待されたときの対応など、パソコン・スマホそれぞれでの操作方法を解説します。画面共有、背景の変更、タイマー機能、コンパニオンモードにもふれています。Google Meetを活用して効率的な会議を目指しましょう。
Google Meet とは
Google Meet（グーグルミート）は、Googleが提供するオンライン会議ツールです。コミュニケーションをとりやすく、効率的な会議ができるよう豊富な機能を備え、ビジネス以外にも、教育やイベントなど、多くのシーンで活用が可能です。専用アプリが不要で、Googleの他製品との連携もでき、幅広いユーザーから支持されています。
➤Google Meetで使える主な機能を紹介
- 音声通話、ビデオ通話
- チャット機能
- 画面共有
- 背景の変更
- 字幕機能
- ホワイトボード
- 録画機能
- ブレイクアウトルーム
- アンケート、Q&A
- 出欠席
➤他ツール「Zoom」とどちらを選択するべきか
Zoomとは、Zoomビデオコミュニケーションズ（英：Zoom Video Communications, Inc.） が提供しているオンライン会議サービスです。Google Meetはブラウザ上で使用できるため専用アプリケーションの必要がないことが利点になります。Google Meetは、Googleの他サービス（Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど）との互換性が高く、GoogleユーザーであればGoogle Meetの利用をおすすめします。
アカウントなしの場合は？
Google Meetは一般的にはアカウントにログインして参加しますが、Googleアカウントがない場合でも条件を満たせば参加することが可能です。条件としては、「主催者が有料版（Google Workspaceユーザー）であること」と「参加者がパソコンからの参加であること」が必要になります。
パソコンでのGoogle Meetの使い方
➤会議を作成する
- Google Meetにアクセス
- 「新しい会議を作成」をクリック
- 以下のいずれかを選択
- 次回以降の会議を作成
- 会議を今すぐ開始
- Googleカレンダーでスケジュールを設定
Google MeetはGoogle Workspaceの製品と連携しているため、上記の会議作成方法の他に、GmailやGoogle Chatなどからもビデオ会議を作成することが可能です。
➤会議に招待する
- 作成した会議に招待する場合、「ユーザーの追加」を開きます。
- 招待する人の連絡先を選択するか、名前やアドレスを入力し、「メール送信」をクリックします。
- 会議の開始前に背景を変える：セルフビューの右下のアイコンをクリック
- 会議中に背景を変える：セルフビュータイルから「ビジュアル エフェクトを適用」の アイコン をクリック
- Google Meetにアクセス
- 予定リストから会議を選択し、「今すぐ参加」をクリック
- もしくは、「会議コードまたはリンクを入力」＞「参加」をクリック
- Googleカレンダーで参加したい予定を選択後、「Google Meetに参加する」をクリック
- 表示された画面で「今すぐ参加」をクリック
- Gmailを開く
- 左下にある「今後の会議」をクリックし、参加予定の会議にカーソルを合わせ「参加」をクリック
- チャットメッセージもしくはメールで送られてきたURLをクリック
- 画面の案内に沿って参加
- ブレイクアウトセッション
- 録画機能
- 挙手機能
- アンケートやQ&A
- 出欠状況確認
- 背景画像を作成する
- 画質の明るさやピント調整、画面ノイズの削減など映像の品質や音声のサポート
- 会議の内容をリアルタイムで翻訳（※将来的にDuet AIユーザー限定の機能となる予定）
- 会議の内容を要約（今後追加予定の機能）
- Googl Workspace独自ドメインを使用したメールアドレスの設定
- 組織としてユーザーが利用するツールの一元管理
- 高度なセキュリティ
もしくは、「ミーティングの詳細＞参加に必要な情報をコピー」をクリックし、メールやアプリなどから会議の情報を共有して招待することも可能です。
➤操作方法
マイクのON/OFFを切り替える
マイクの切り替えは、赤色で囲まれたマイクのアイコンで行います。ミュート状態は赤色になります。
カメラのON/OFF
カメラの切り替えは、赤色で囲まれたビデオのアイコンで行います。マイクと同様に、OFF状態は赤色になります。
➤画面共有
赤色で囲まれた箇所をクリックし、共有方法を選択します。
画面の共有方法には3パターンあり、それぞれの違いや方法はこちらの記事を参考にしてください。
参考記事：Google Meet、3つの画面共有方法を解説。便利な使い方や利用時の注意点
➤チャット機能
赤色で囲まれた箇所をクリックすると、アイコンが白から水色に変わり、画面の右側にチャットウィンドウが表示されます。
メッセージは参加しているメンバーに表示されますが、会議の終了と同時にメッセージも削除される点に注意が必要です。
スマホでの使い方
スマホでGoogle Meetを利用する場合、Googl Meetアプリ（iOS/iPadOS、Android）のダウンロードが必要です。ダウンロード後、会議の作成方法や操作方法は、基本的にはパソコンと同様です。
Google Meetでできる応用機能
Google Meetでは、基本機能の他にも便利な機能が多くあります。ここでは、3つの機能について解説していきます。
➤背景を変更する
Google Meetでは、画面の背景の変更が可能で、自宅での会議などプライバシーを守ることができます。
背景の詳しい変更の仕方はこちらの記事を参考にしてください。
参考記事：看護・介護の現場でのGoogle Meet活用法！医療コミュニケーションを変えよう
➤ブレイクアウトセッションでタイマー機能を使う
少人数のグループに分かれてディスカッションするブレイクアウトセッションを使う際に、「タイマー機能」を利用できます。時間配分を変更することで、スムーズな会議の進行が可能です。
➤コンパニオンモードの使い方
コンパニオンモードは、サブ画面でGoogle Meetのビデオ会議に参加できる機能です。会議の参加場所がリモートと会議室で混在しているハイブリッド会議では、会議室からの参加者は個別チャットやアンケート回答などができません。しかし、コンパニオンモードを使用することで、この問題を解決できます。
Google Meetに招待されたときの参加方法
Google Meetに招待された際、会議に参加する方法はいくつかあります。ここでは一般的な方法を4つご紹介します。
➤Meetから参加
➤Googleカレンダーの予定から参加
➤Gmailから参加
➤URLを使用して参加
オンライン会議を効率的に進めるポイント
スムーズなオンライン会議を進めるためのポイントを3つご紹介します。
➤事前準備が重要
会議を始めようとして「マイクのON/OFF」「画面が映らない」といったトラブルが発生する可能性があります。会議を開始できなかったり、進行が止まったり、時間を無駄にしないためにもオンライン会議を行う前に接続や動作の確認を必ず行うようにしてください。
➤進行役を決めておく
オンライン会議では、進行役（ファシリテーター）の役割は重要です。 参加者の表情がわかりにくいため、発言のタイミングが難しい場面もあります。進行役は、意見を求めたり質問をしたり、発言を促すことで会議を活性化することができます。
➤カメラ・マイクの切り替え
顔が見えていたほうがコミュニケーションが取りやすいため、基本的に常にカメラをON状態にしておくことが望ましいです。一方、マイクは雑音が入ることやハウリングの防止のためにもミュート状態を基本とし、発言時のみON状態にするとよいでしょう。
ビジネスでの利用はGoogle Workspaceとの連携が最適
➤Google Workspaceならより多くの機能が使える
Googl Workspaceなら、無料版では使えないさまざまな機能が利用できます。
これらの機能を使うことで、円滑なオンライン会議の実施が可能です。例えば、挙手機能を使って反応できます。ミュート状態でも使えるため、会議を遮ることなく意思表示が可能です。大人数での会議中にブレイクアウトセッションを使い、少人数グループでディスカッションすることで、発言しやすくなるかもしれません。
また、無料版との違いとして、「時間制限がない」「最大参加者数が多い」といった利点もあり、Googl Workspaceではより長い会議時間や大規模な会議が可能です。無料版と有料版の違いについて、詳しくはこちらを参考にしてください。
参考記事：Google Meetの有料版とは？無料版との違いや使い方を解説
➤Duet AIにより会議の質が向上する
Duet AIとは、Google Workspace の機能を AI によって拡張するサービスです。Duet AIを利用したGoogle Meetでは、充実したサポートにより快適な会議が行えます。期待できるサービスは以下の通りです。
参考記事：Duet AIでGoogle Meetの会議の質を上げる方法。背景、要約、音質などの設定手順
➤セキュリティー対策やサポートにより安全に会議が行える
企業においては、セキュリティー対策は欠かせません。Googl Workspaceでしか利用できない機能の例は以下の通りです。
Google Workspaceは、主に2つのエディション「Business」と「Enterprise」を提供しています。それぞれ使える機能が異なりますが、組織規模や、必要な容量、機能、ツールを検討し、プランの選択をするとよいでしょう。TSクラウドではお客様の課題・ご希望をヒアリングの上、最適なプランをご提案いたします。お悩みの場合はぜひご相談ください。
Google Workspaceのお問い合わせはTSクラウドまで
Gmailの予約送信機能は、指定した日時にメールを自動で送信する便利なツールです。業務時間外や異なるタイムゾーンでのコミュニケーションを考慮して、特定の時間帯にメールを送りたい場合に非常に役立ちます。パソコンやスマホから簡単に設定でき、必要に応じて取り消しも可能です。Gmailの予約送信機能を活用し、業務効率化を目指しましょう。
株式会社TSクラウドは、Google Workspaceの正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspaceのコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。
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