自治体の生成AI導入ガイド｜活用事例と成功への3ステップ

コラム更新日：2026.07.30

深刻化する人材不足と業務負荷の増加を背景に、自治体における DX 推進は喫緊の課題となっています。その切り札として注目を集めているのが「生成 AI」です。総務省のガイドブックが随時改訂されるなど、国も強力に導入を後押ししていますが、セキュリティや IT リテラシーの壁に直面し、導入に踏み切れない自治体も少なくありません。

本記事では、自治体における生成 AI 導入の現在地、よくある課題とその解決策、さらにGoogle Workspace を活用して業務効率化を実現した長野県佐久市などの事例を交え、失敗しない生成 AI の導入ステップをわかりやすく解説します。

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執筆・監修：TSクラウド編集部

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自治体業務の常識が変わる？生成 AI 導入の現在地と総務省の指針

現在、自治体における生成 AI の導入が進んでいます。かつてはセキュリティへの懸念から慎重な姿勢が目立ちましたが、現在は国が積極的に導入を後押し。総務省では「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック」を策定するなど力を入れています。

また、総務省の調査（令和 6 年度）によると、生成 AI の導入状況について、都道府県の 87.2 ％、政令指定都市の 90.0 ％がすでに「導入済」となっています。一方で、その他の市区町村では 29.9 ％に留まっており、自治体の規模による「導入格差」が顕在化しているのが現状です。

「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック」が示す活用推奨領域

総務省のガイドブックでは、生成 AI は「あいさつ文の作成」「企画書案の作成」といった文章作成のほか、「議事録の要約」や「法令・マニュアルの検索」、さらには「マクロや VBA などの作成」まで、幅広い業務での活用が推奨されています。

特に、あいさつ文の作成業務においては、1件あたりにかかる時間が 60 分から 20 分へと40分の削減（66％減）が見込まれるなど、大幅な業務効率化が期待されています。

セキュリティの壁を越える： LGWAN 環境とクラウドサービスの共存

自治体でクラウド上の生成 AI を利用する際、大きな懸念となるのがセキュリティ対策です。総務省のガイドラインでは、情報資産の機密性に応じたクラウドサービスの利用範囲が示されており、ISMAP 登録サービスの利用や適切なアクセス制御が求められています。

近年では、栃木県足利市が自治体特有のLGWAN（総合行政ネットワーク）環境から「ローカルブレイクアウト」を用いて、安全に Google Workspace などのクラウドサービスへ接続する構成を構築した事例もあります。これにより、強固なセキュリティ要件を担保しつつ、最新の生成 AI（Gemini など）を業務に活用していくための基盤も整えられています。

自治体の生成 AI 導入を阻む「3つの壁」

生成 AI の導入が全国的に進む一方で、自治体特有の課題も浮き彫りになっています。多くの自治体が躓くポイントは、大きく分けて「安全性・活用・組織」の 3 つの壁に分類されます。

1. 安全性の壁：個人情報保護と著作権への懸念

自治体は住民の個人情報を扱うため、情報漏えいリスクへの対応が不可欠です。生成 AI の導入においては、入力したデータが AI の学習に利用されない（オプトアウト）仕様のサービスを選定することが非常に重要です。

また、プロンプトに個人情報を入力しないようルール化し、生成物が著作権などの第三者の権利を侵害していないか、出力結果を最終的に人間が確認する体制の整備が求められます。

2. 活用の壁：適用すべき業務の選定難易度

システムを導入しても「日々の業務が多忙で AI を触る時間がない」「どう使えばいいかわからない」と現場で定着しないケースも散見されます。しかし、生成 AI は定型業務を代替し、住民対応など職員が本来注力すべきコア業務の時間を生み出すための解決策です。

まずは議事録作成や問い合わせ対応など、効果がすぐに出やすい定型業務から活用を始めることが推奨されます。

3. 組織の壁：職員間の IT リテラシー格差と推進体制の不備

多くの自治体では、職員間の IT リテラシーのばらつきや専門人材の不足が DX 推進の大きな障壁となっています。この壁を乗り越えるためには、生成 AI を利用する前に研修講座の受講をルール化したり、即時利用可能なプロンプト集を提供したりするなど、全職員が AI を使いこなせるよう継続的な教育体制・マニュアルを整備することが重要です。

Google Workspace × 生成 AI による自治体 DX

現在、さまざまな生成 AI のサービスが登場していますが、Google Workspace を導入すれば、Gmail やGoogle ドキュメント、Google スプレッドシートなどのツールに加え、Gemini や Gemini Notebook（旧：NotebookLM）といったツールによる強力な生成 AI 環境を構築可能です。

Google Workspace with Gemini：文書作成・メール対応を劇的に効率化

Google ドキュメントや Gmail といった使い慣れたアプリ上で直接 AI を呼び出せる Google Workspace with Gemini は、日常業務のスピードを劇的に底上げします。

たとえば Google ドキュメントでは、会議の走り書きメモから「決定事項とネクストアクションを抽出して表形式でまとめて」と指示するだけで、即座に整理された議事録案が出来上がります。

Gmail においても、住民からの複雑な問い合わせに対して「丁寧な案内を 3 パターン作成して」と依頼するなど、ブラウザのタブを切り替えることなくシームレスに作業を完結できます。

このツール間を移動しない操作性が、コピペミスのリスクを排除し、職員が本来注力すべき判断業務に思考を集中できる環境を提供します。

AppSheet 連携：現場の「困った」をAIと一緒にノーコードで即解決

Google Workspace に含まれる AppSheet はプログラミング不要でアプリを作れるツールです。Gemini など生成AI と連携することによってアプリ開発のハードルはさらに大幅に低減されるでしょう。

たとえば、生成AI と対話してアプリの構成や必要な数式の提案を受けることで、現場の職員が自力で業務に最適なツールを構築できます。

AppSheet の活用例としては、マップ連携で設置進捗をリアルタイム共有する選挙掲示板管理や、スマホ登録で集計を自動化する公用車予約・点検アプリがあります。専門業者に頼らず現場主導で即座に課題を解決する文化の醸成こそが、生成 AI を活用した自治体 DX をより強力に加速させる鍵となります。

Gemini Notebook の活用：膨大な過去資料・議事録を「組織の知能」に変える

自治体には、独自の条例や何百ページにも及ぶマニュアル、過去の議事録などが多数存在します。Gemini Notebook（旧：NotebookLM ）にこれらの資料を読み込ませて学習させることにより、職員が質問を投げかけるだけで、自治体独自のルールに基づいた的確な回答を瞬時に得ることが可能になります。マニュアル検索の手間が省け、庁内横断的なナレッジの共有が飛躍的に進むことでしょう。

【事例】長野県佐久市に学ぶ Google Workspace を駆使した AI 活用術

ここでは、Google Workspace と生成 AI を活用して全庁的な業務改革を進めている長野県佐久市の事例を紹介します。

Google Workspace 導入の決め手は AppSheet のポテンシャル

長野県佐久市は、約 20 年間利用してきたオンプレミス型のシステムが時代に合わなくなり、抜本的な見直しに迫られていました。

他社製品と比較検討した結果、コンテキストアウェアアクセスによる強固なデバイス・通信元制限が担保されることや、費用対効果の高さ、そして何よりAppSheet のような革新的なアプリ構築機能があることが決め手となり、Google Workspace の Enterprise Standard プランの導入を決定しました。

Gemini Notebook による問い合わせ対応の効率化

GoogleWorkspace を導入した佐久市では、市独自のルールやシステム操作マニュアルを Gemini Notebook（旧：NotebookLM）に学習させ、職員の疑問に AI が即座に回答する体制を構築しました。

具体的には、電子決裁をはじめとする新システム導入時の膨大なマニュアル類を Gemini Notebook に集約。職員が自力で必要な情報を瞬時に取得できる環境を整えたことで、外部ベンダーへの照会待ち時間が解消され、業務停滞の大幅な改善につながりました。

さらに、Google カレンダーによるスケジュール共有や Google Meet によるウェブ会議を徹底し、拠点間の移動時間や燃料費などのコスト削減も実現。こうした「職員を迷わせない環境づくり」が全庁的な業務効率化の基盤となっており、生成 AI と Google ツールを最大限に活用した自治体 DX のモデルケースとして注目を集めています。

自治体 × DX の最前線！Google Workspace からはじまる長野県佐久市の挑戦

長野県佐久市の導入事例。Google Workspace の全庁導入後の効果や業務効率化実現についてご紹介。

自治体が失敗しないための生成 AI 導入手順とプロセス

生成AIの導入を成功させるためには、ツールを導入して終わりにせず、計画的なプロセスに沿って組織全体で定着を図ることが重要です。ここでは、自治体が生成AIの導入を失敗しないための「3つのステップ」を解説します。

ステップ1：業務課題の特定とRFI・予算確保

導入の第一段階では、「AIを使って何をするか」という課題の明確化を行います。まずは庁内アンケートやヒアリングを実施し、業務フローの可視化を通じてどの部署のどのような業務に時間がかかっているのか（例：議事録作成、広報文作成、問い合わせ対応など）を具体的に洗い出します。

次に、事業者に対してRFI（情報提供依頼）を実施し、求める機能の実現可能性や他自治体での導入実績、推奨されるシステム構成（LGWAN対応やクラウド構成）、概算費用といった情報の収集を進めます。

RFIで得られた情報をもとに「年間○時間の業務削減」や「○万円相当の人的コスト削減」といった具体的なKPIを設定し、投資対効果（ROI）を明確に示した上で財政担当課へ説明を行い、必要な予算の確保を目指しましょう。

ステップ2：セキュリティ要件（オプトアウト）の確認と利用ガイドライン策定

生成AIの導入において、基盤となるのがガバナンス体制の構築と適切なルール策定です。

安全性を担保するためのセキュリティ要件として、導入するAIサービスが「入力データを学習に使用しない仕様（オプトアウト）」であるかを確認します。これに加え、通信経路の暗号化なども不可欠なチェック項目となります。

次に、業務での利用を想定しているデータを明確に洗い出し、その入手や共有の方法、使用後の処理手順といったデータ取り扱いに係る一連のプロセスをあらかじめ詳細に検討しておきます。

これらの準備を踏まえたうえで、全庁的な利用ルールを定めたガイドラインを策定します。ガイドライン内には、データの取り扱いに加え、他者の著作権や意匠権を守るための「権利侵害の防止」、出力された内容を過信せず人間が必ず確認を行う「ファクトチェックの義務化」、そして「利用できる業務の範囲と確認プロセス」といった最重要事項を漏れなく明記することが重要です。

ステップ3：PoC（実証実験）から全庁的な活用・研修への展開

最初から全庁一括で本格導入するのではなく、スモールスタートとして段階的に拡大していく手法が最もリスクを抑えられます。

まずは、広報課やDX推進課、企画課といった関心の高い特定の部署や業務に限定し、3ヶ月程度のパイロット運用（PoC：概念実証）を行います。この運用を通じて、具体的な業務時間削減データや現場職員からのフィードバックを収集します。

次に、PoCで得られた成功事例や実務でそのまま活用できる挨拶文用・要約用などの「プロンプトテンプレート集」を作成し、庁内ポータルなどを通じて全職員へ共有します。

そして全庁展開の段階では、初心者向けの基礎研修から中級者向けのプロンプトエンジニアリング研修、幹部向けのAIガバナンス研修まで、職員の習熟度や役割に応じたレベル別研修を継続的に実施していくことが重要です。

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生成 AI を自治体職員のパートナーに

生成 AI は、職員の仕事を奪うものではなく、限られたリソースの中で住民サービスの質を維持・向上させるための強力なパートナーです。人口減少が加速する現代の自治体において、単純作業を AI に委ねることで、職員が住民との対話や複雑な課題解決といったコア業務に注力できる環境を整えることは、持続可能な行政運営への鍵となります。

導入にあたっては、セキュリティ対策やガイドラインの策定といった「ガードレール」を正しく設けることが不可欠です。専門家による伴走支援なども活用しながら、まずは身近な業務課題の解決から着手し、小さな成功体験を積み重ねていきましょう。

生成 AI という新しいパートナーと共に歩み出すことが、組織全体の変革と、より良い行政サービスの提供へとつながります。