無料 Gmail をビジネスで使う経営リスク。法人向け Google アカウントで対策

コラム更新日：2026.01.07

無料の Gmail をビジネスで利用しようとしていませんか？無料 Gmail をビジネスで利用すると、信頼性の低下や情報漏洩、コンプライアンス違反につながるリスクがあります。

本記事では、これからビジネス用のメールアドレスを準備しようとしている方に向けて、無料 Gmail を業務利用する危険性を解説します。リスクを解消し、法人として Gmail を利用する方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネス用メールとして「独自ドメイン」で Gmail を使うには、法人向けである Google Workspace のご契約が必要です。詳しく担当者がご案内します。⇒法人向けの Gmail について聞く

       

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。

無料 Gmail をビジネス利用する前に知るべき「法人向け Google アカウント」との違い

無料で手軽に利用できる Gmail は、 Google が提供するメールサービスです。この Gmail には、大きく分けて「無料版（個人用 Google アカウント）」と「法人向け Google アカウント（Google Workspace）」の 2 種類が存在します。この2つのサービスは、同じ Gmail でも以下のような違いがあります。

無料版 Gmail（～@gmail.com）は、あくまで個人が自己責任で利用するためのツールです。これは、無料版 Gmailだけでなく、Yahoo メールなど、無料で誰でも作れるフリーメール全般にいえます。

無料版でも、Google アカウントの管理画面から「ビジネス用にカスタマイズ」をオンにすることができますが、あくまでも無料アカウントとしての機能に変わりありません。 個人利用を想定している無料版の Gmail を業務に利用する場合、セキュリティ面に懸念があるほか、企業のコンプライアンスにも影響を及ぼしかねないでしょう。

企業の場合は、組織的に管理・統制するための機能が備わっている「Google Workspace」の Gmail を利用すると安心です。

▼ Google Workspace とは？
以下の記事で、Google Workspace について詳しく解説しています。

【事例あり】Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

自社に Google Workspace が適しているかを知りたい方に、無料版との違い、使い方などを紹介します。

実際に、無料の Gmail をビジネス用として使っているが、上記のような「危険性は感じていない」という方もいるかもしれません。無料 Gmail には、具体的にどのような危険性があるか、この後でさらに詳しく解説します。

【危険性】無料 Gmail を業務利用するリスク

無料 Gmail を業務利用した場合に考えられる、8 つの具体的な危険性について解説します。

リスク① 無料版は業務用としての信頼性が低い

商談や請求書送付の場面で、無料で誰でもアカウントを作成できる無料 Gmail のメールアドレスを用いる場合、相手に不安を与えてしまう可能性があります。無料の Gmail を使い続けることは、企業イメージの低下につながりかねません。

ビジネスシーンにおいては、企業は独自ドメインの使用が必須といえます。

リスク② 企業としてコンプライアンス違反になる可能性

無料の Gmail アカウントでは、社員のアカウントを組織的に管理できる機能がありません。個人が作成した無料の Gmail アカウントは、個人の所有物となります。

このような背景から、不正アクセス や情報漏洩につながるケースも。顧客や取引先に、大きな被害を及ぼす可能性があります。情報セキュリティ対策の不備は、企業としてのコンプライアンス違反にもつながりかねません。

また、無料 Gmail のアカウントを複数名で共有して利用するケースも見られますが、この使い方は大変危険です。

＜複数名で1つの Gmail アカウントを共有する危険性＞

• 誰がどの操作を行ったのか履歴の後追いができない（操作の匿名性が上がる）
• 退職者が引き続きアクセスできてしまい情報流出する可能性がある

これらのリスクは、後述する Google Workspace （Gmail）のアカウントを各社員 1 アカウントずつ割り当てることで解消できます。メール送受信など、アカウント別の操作履歴を明らかにでき、会社側が特定の社員のアカウントを停止させることも可能です。⇒Google Workspace の料金プランを見る

Google Workspace の Gmail について検討を進めたい場合は、担当者がプランや手続きについてご案内いたします。

リスク③ データ紛失の恐れがある

以下のようなケースは、無料 Gmail では、メール内容やファイルの復旧が困難となることがあります。

• 変更したパスワードがわからなくなり、アカウントにログインできないケース
• アカウントを削除してしまい、重要なデータも紛失したケース

また、社員が退職する場合、企業はその社員のアカウントに保存されたデータの譲渡を強制することができません。データが退職と同時に失われる可能性もあります。

リスク④ 十分なセキュリティレベルを保てない

無料 Gmail も一定のセキュリティレベルを確保するための機能はありますが、使い方によって組織にとって十分なセキュリティレベルを保てない状況が発生します。

＜無料 Gmail の危険性＞

• 個人アカウントのセキュリティ設定がユーザーによって勝手に変更されてしまい、予期しないデバイスからのアクセスを受ける
• 適切なセキュリティ設定を怠ると、退職者でも引き続き社内のデータにアクセスできてしまう
• トラブルが起きた際に「誰が・いつ・なにをしたか」を確認できない

リスク⑤ トラブルが起きても個別サポートが受けられない

無料 Gmail の場合、業務に支障が出ても自己解決が前提です。「電話などの個別サポートがない」「トラブル解決に手間と時間がかかる」といった点は、ビジネスにおける危険性を考える必要があるでしょう。

リスク⑥ 迷惑メールに振り分けられやすい

受信側のメールのセキュリティレベルによっては、送信したメールが「なりすまし」や「フィッシング」と判定され、迷惑メールのフォルダに自動的に振り分けられるケースがあります。

迷惑メールフォルダに振り分けられた場合、受信側が気づかずにビジネスの機会損失につながるでしょう。

リスク⑦ オンラインストレージの容量が少ない

無料版のストレージ容量は、15 GB のみですが、これは Gmail だけでなく、Google ドライブ、Google フォトなどに保存したデータの容量も含みます。

容量の上限いっぱいまで使用してしまうと、新しいメールの送受信ができなくなるため注意が必要です。

リスク⑧ データの引き継ぎに手間がかかる

従業員が退職する場合、企業はそのデータの譲渡を強制することはできないと先述しましたが、譲渡してもらえることになった場合でも、データの引き継ぎに手間がかかります。

退職者がオーナーになっているファイルやメールを引き継ぐ場合、パソコンなどのローカル環境に保存してから、ドライブに再度アップロードしたり、ファイルそれぞれのオーナー権限を変更したりする作業が発生します。ファイル数が多い場合などは、非常に時間がかかることが予想されるでしょう。

TSクラウドでは、無料 Gmail をビジネス利用している場合の解決策や、これからビジネス用のメールアカウントを用意したい方のご相談を受け付けています。

【リスク解消】法人向け Google Workspace で Gmail を使うメリット

先述した無料 Gmail の危険性は、有料サービスである Google Workspace に申し込み、法人向け Google アカウントで Gmail を利用することで解消できます。法人向けである Google Workspace のメリットについて紹介します。

独自ドメインの利用で信頼性アップ

Google Workspace では、独自ドメインで Gmail をご利用いただけます。オリジナルの文字列をメールアドレスに使えるため、例えば「～～@会社名.com」など、法人名を使用するのも一般的です。

＜ドメインとは？＞
ドメインは、メールアドレスやWebサイトのURLに使われ、「インターネット上の住所」のような役割を担います。

法人名などで独自ドメインを取得すれば、メールの受信者は、メールアドレスを見ただけで送信した企業が判断でき、セキュリティ面でも安心できます。

コンプライアンス違反を回避できる

法人向け Google Workspace で Gmail を使う場合、企業が社員のアカウントを一元的に管理できます。メール内容やGoogle ドライブ内のファイルは、全て企業に所有権があります。

メールの送受信、ファイルの共有、設定変更など、誰が、いつ、どのような操作を行ったかも詳細に記録。情報漏洩やトラブルが発生した際も、管理者がいつでも確認できます。

無料 Gmail とは異なり、コンプライアンスの面においても安心して企業活動に利用できるのが大きなメリットです。

ビジネス用メールのアカウントをすぐに必要な場合は、担当者がスムーズなご検討・導入をサポートします。

長期間データを保護できる

Google Workspaceのアカウントの場合、管理者でないユーザーがアカウントを消すことはできません。また、管理コンソールより以下のような操作が可能になります。

【例】管理コンソールで可能なこと

• パスワードの管理
  管理者により全てのアカウントのパスワードの変更が可能
• 削除済みアカウントの復元
  削除されたアカウントについて、一定期間内は管理者側で復元可能
• ユーザーが完全削除したメールの復元
  ゴミ箱からも完全に削除したメールも、25日以内なら復元可能

さらに長期間データを保持したい場合は、「Vault」で実現できます。監査やデータ開示が必要になった際にも備えられる Vault は、一部のプランでのみ提供されています。

セキュリティを強化できる

Google Workspace なら、無料の Gmail でのセキュリティリスクを解消しながら、高いレベルで組織の安全性を確保できます。

【例】Google Workspace でできるセキュリティ対策

• 全社員に対して、 2 段階認証による本人確認を必須にできる
• 不審なアクセスに対して、アカウント保護に即座に対応できる（管理者に対してアラートを設定できる）
• アクセス可能なデバイスを制限できる
• 使用できるアプリを制限できる
• 管理者がアカウントを停止できる（アカウント自体は残しながらログインを防ぐ）

社員によってセキュリティの意識にばらつきがある場合も、Google Workspace なら想定外のリスクを最小限に抑えられます。

個別サポートも受けられる

ビジネス利用において、メールが届かないなどといったトラブルは大きな損失につながりますが、個別サポートがあれば安心して使えます。

Google Workspace を利用する場合、Google と直接契約、または代理店で契約します。代理店によって、個別サポートなどの独自サービスを提供しており、機能の設定など不明点があった場合もすぐに解決できます。

Google Workspace の正規代理店であるTSクラウドでは、初めての企業の方にも安心してご利用いただけるよう、個別のサポート体制はもちろん、導入から利用開始後の支援まで幅広い独自サービスを用意しています。

▼ 下記のうち、1つでも当てはまる場合はお問い合わせください。

• 初期セットアップなど専門的な作業はプロに任せたい
• データ移行が不安
• セキュリティ設定について専門家の視点でアドバイスがほしい

→ さらに詳しくサービス内容をみる

迷惑メールに振り分けられにくい

独自ドメインのメールは、送信先の迷惑メールフォルダには入りにくくなります。まれに迷惑メールに入ってしまうケースがありますが、設定の問題であることが多いため解決することが可能です（DNSのTXTレコードの設定で SPFレコードの設定が 適切に行われていないなど）。

大容量のストレージを持てる

Google Workspace では、30 GB 〜 5 TB のオンラインストレージを持つことが可能です。容量はプランによって異なりますので、Gmail 以外にも動画や写真を保存したいという方は、上位のプランを選択すると良いでしょう。

*必要に応じて拡張可能。詳しくは お問い合わせ ください。

データは管理コンソールで一元管理できる

Google Workspace の場合、管理者によるファイルやメールのオーナーの変更を一括して行うことができます。社員の退職時にも、データの引き継ぎにかかる労力を最小限に抑えられます。

さらに、一部のプランで利用できる 「共有ドライブ」 なら、データの引き継ぎ作業も必要ありません。共有ドライブでファイルを作成すると、組織がオーナーとなるためです。

Google Workspace の価格

Google Workspace は、Gmail 以外にも Google ドライブ、Google カレンダー、Google Meet などの多様なツールがセットになった、ビジネス向けのクラウド型グループウェアです。

Google Workspaceに申し込むことで、Gmail などを法人向け Google アカウントで利用することができます。

＜Google Workspace に含まれる主なツールの例＞

• 【Gmail】迷惑メールを 99.9 ％遮断するメールサービス
• 【Google ドライブ】オンラインストレージ
• 【Google カレンダー】スケジュール管理
• 【Google ドキュメント／スプレッドシート／スライド】資料作成、データ管理
• 【Google フォーム】アンケート作成、回答収集
• 【Google Meet】ビデオ会議ツール
• 【Google Chat】社内コミュニケーションなど
• 【Google サイト】社内向け Web サイト作成
• 【Google Keep】PC でもスマホでも使えるメモ機能
• 【Gemini with Google Workspace】Google Workspace の生成 AI
• 【NotebookLM】Gemini 搭載のノートツール
• 【AppSheet】ノーコードアプリ開発。Google Workspace ユーザーは追加費用なし

Google Workspaceにはさまざまなプランが用意されていますが、Gmail が利用できる主要プランは以下の 5 つです。利用する人数やオンラインストレージの容量によって、価格が変わってきます。

上記は Google の公式価格となります。TSクラウド では、想定ユーザー数に合わせてお見積りを無料で提供しています。

また、ご検討を進めたい企業の方に、法人向け Google Workspace （法人向け Gmail）を使うための導入手順についても担当者がご案内いたします。

さらに具体的に Google Workspace について知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。

【事例あり】Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

Google Workspace なら、メール以外にもデータ保管・共有、ビデオ会議、スケジュール管理などビジネスで必要な機能がすべて揃っています。

無料 Gmail から Google Workspace へデータ移行したい場合

無料の Gmail から Google Workspace へ移行する場合、これまでのメールデータやドライブのファイルをどうするかという問題が生じます。無料 Gmail から Google Workspace の Gmail に変更する場合、無料 Gmail のアカウントをそのまま引き継ぐことはできません。

データ移行が必要な場合は、以下のような方法があります。

• 公式移行ツールなどを利用して自社で対応する
• 外部にデータ移行を依頼する

TSクラウドでは、Google Workspace のご契約手続きからデータ移行まで、一貫してサポートすることも可能です。

無料版 Gmail から法人向け Gmail へ移行する際に、ご不明な点がある場合は事前に解決しておくと予期せぬトラブルを回避できます。下記ボタンから、お問い合わせいただければ担当者がお答えします。

ビジネスで無料 Gmail を使う前に、法人向け Google Workspace のご検討を！

無料 Gmail をビジネス用に使うことは、短期的なコストはかからないかもしれませんが、長期的には「信頼性の低下」「セキュリティリスクの増大」「データ紛失の危険性」など、企業にとって大きなリスクを内包しています。

今後を見据えて、高セキュリティのメール環境を用意したい場合は、法人向け Google アカウントである Google Workspace の導入がおすすめです。Google Workspace の Gmail について、さらに詳しいご案内もできますので、下記ボタンからお気軽にお問い合わせください。