無料Gmailを企業業務で使う経営リスク。信頼のある独自ドメインを使おう。

コラム更新日：2023.02.24

無料Gmailを企業の業務で使うリスクは存在します。この記事ではその危険性と、Google Workspace（グーグルワークスペース）を用いたリスクの回避について解説していきます。責任ある企業として最低限のセキュリティを保持し、企業のコンプライアンスを守るための行動を取っていきましょう。

無料Gmailを業務利用しても問題ないのか

現在フリーメール（~~~@gmail.comなど）を業務で利用している会社もあるのではないでしょうか。無料で使えるフリーメールはコストをかけずに気軽に利用できるのがメリットではありますが、果たして企業のメールとして利用することにリスクはないのかと疑問に思っている方もいるかと思います。

TSクラウドでは、会社業務でGmailを利用する場合、有料のGoogle WorkspaceでGmailを使うことを推奨しています。次の見出しでは、業務で無料Gmailを使うリスクを紹介します。

無料Gmailを業務利用するリスク

リスク① 無料版は業務用としての信頼性が低い

Gmailなどのフリーメールを受け取る側の気持ちを考えると、「セキュリティやコンプライアンスに甘い企業か…??」と思われても仕方ありません。独自ドメインを用いたメールを使わないと、ビジネスの機会損失になる可能性もありますので、リスクがあると言えるでしょう。

リスク② 企業としてコンプライアンス違反になる可能性

無料のGmailアカウントでは、社員それぞれのアカウントを管理することができません。管理されていないアカウントへの不正アクセスやパソコン等の紛失による情報漏えいによって、顧客や取引先に対しても大きな被害を及ぼす可能性があります。情報セキュリティ対策の不備は、企業としてのコンプライアンス違反にもつながりかねません。

また、個人が作成した無料のGmailアカウントは、その個人の所有物であり企業のものではありません。個人に所有権のあるものを使って企業活動に従事させることは、コンプライアンス上、問題となる可能性があります。企業は、このような法的な問題を回避するため、自社の所有物を従業員に使用してもらうようにするべきです。

リスク③ データ紛失の恐れがある

ログインしているユーザーが以下の操作をしてしまった場合、メールやファイルの復旧が困難となることがあります。

• 変更したパスワードがわからなくなり、アカウントにログインできなくなる。
• アカウントを削除してしまい、重要なデータが失われる。

※復旧できる場合もありますが、個人Gmailアカウントの場合Googleでは一切サポートをしていません。

リスク④ セキュリティのレベルが下がる

無料Gmail自体のセキュリティレベルは高いのですが、使い方次第では組織にとって十分なセキュリティレベルを保てない状況が発生します。

• 個人アカウントのセキュリティ設定がユーザーによって勝手に変更されてしまい、予期しないデバイスからのアクセスを受ける
• 適切なセキュリティ設定を怠ると、退職者でも引き続き社内のデータにアクセスできてしまう

リスク⑤ 十分なサポートが受けられないケースがある

フリーメールは無料で利用できることから、技術的な問題が起きた時などに、メールサービスを提供する企業から十分なサポートを得られないケースがあります。

無料Gmailの場合は、Gmailヘルプのヘルプセンターで自分で調べるか、コミュニティで質問する方法があります。しかし、解決までに時間がかかったり、解決に至らない可能性がありますので、事前に承知しておく必要があります。Googleによる個別のサポートは望めません。

Gmailヘルプ：https://support.google.com/mail/?hl=ja#topic=7065107

リスク⑥ 迷惑メールに振り分けられやすい

フリーメールを利用したことがある方は経験があるかもしれませんが、送信先のメールのセキュリティレベルによっては、送信したメールが「なりすまし」や「フィッシング」と判定されてしまい、迷惑メールのフォルダに自動的に振り分けられるケースがあります。迷惑メールフォルダに入ってしまうと、送信相手に気づかれる可能性は低く、ビジネスの機会損失につながってしまうでしょう。

リスク⑦ オンラインストレージの容量が少ない

無料のGmailアカウントでは、15GBのオンラインストレージを使うことができます。15GBと聞くと「意外と多いのでは」と感じる方もいるかもしれませんが、この15GBはGmailだけでなく、Googleドライブ、Googleフォトなどに保存したデータの容量も含みます。特に写真や動画を保存したり、容量が大きなデータを添付したメールを送ると、すぐに容量上限に達してしまいます。

容量の上限まで使用してしまうと、新しいメールの送受信ができなくなったり、Googleドライブに新しいファイルをアップロードすることができなくなるので注意が必要です。

リスク⑧ データの引き継ぎに手間がかかる

従業員が退職する場合、企業はそのデータの譲渡を強制することはできないと先述しましたが、譲渡してもらえることになった場合でも、データの引き継ぎに多くの手間がかかります。

退職者がオーナーになっているドライブのファイルやメールを他者が引き継ぐ場合、一度ローカルに保存してからドライブに再度アップロードしたり、ファイルそれぞれのオーナー権限を変更しなければならず、ファイル数が多い場合は非常に面倒な作業となります。

リスク解消のためにGoogle Workspaceの導入を

業務で無料Gmailを使うリスクを紹介しましたが、そのリスクを解消するのがGoogle WorkspaceのGmailです。有料のサービスとなりますが、企業活動を行う上で必要な機能とツールを備えているので、導入の検討をオススメします。

➤独自ドメインの利用で信頼性アップ

Google Workspaceでは独自ドメインのGmail（例：~~~@googleworkspace.tscloud.co.jp）をご利用いただけます。メールの受信者は、ひと目でどの会社の人かメールアドレスで判断でき、セキュリティ面でも安心感があります。

➤コンプライアンス違反を回避できる

企業が独自ドメインのアカウントを発行して従業員に利用してもらう場合、社員のアカウントを管理することができます。また、そのアカウントで行われたGmailのやり取りやGoogleドライブ内のファイルは、全て企業に所有権があります。無料Gmailの利用とは異なり、コンプライアンスの面においても安心して企業活動を行うことができます。

➤十分にデータを保護できる

Google Workspaceのアカウントの場合、管理者でないユーザーがアカウントを消すことはできません。また、管理コンソールより以下のような操作が可能になります。

• ユーザーが完全削除したメールも管理コンソールから25日間なら復元可能
• 管理者により全てのアカウントのパスワードの変更が可能
• 削除されたアカウントについても、一定期間内は管理者側で復元可能
• エディションによってはGoogle Vaultの機能の利用可能に。さらに長期でデータを保持することができ、監査やデータ開示が必要になった際に備えられる。

これらのように、個人が管理者となる無料Gmailと違い、管理者が全てのアカウントをコントロール下に置くことができるため、十分にデータを保護できると言えるでしょう。

➤セキュリティレベルをさらに上げることもできる

Google Workspaceでは、以下のようなセキュリティレベルをさらに高める対応をとることも可能です。強固なセキュリティを求める企業では、必ずGoogle Workspaceを利用しましょう。

• 従業員に対して2段階認証による本人確認を必須とすることができる。
• 不審なアクセスに対して管理者に対してアラートを設定することができるため、アカウント保護に即座に対応できる。
• アクセス可能なデバイスや使用できるアプリの制限を行うことができる。
• アカウントの停止（アカウント自体を残しながらログインを防ぐ）ができる

➤個別サポートも受けられる

Google Workspaceの正規代理店である「TSクラウド」とご契約いただいた場合、Google公式への問い合わせだけでなく、代理店にも問い合わせることが可能です。TSクラウドとの連絡手段は、メール・電話です。お客様の疑問や課題をスピーディーに解決できるよう、サポートさせていただきます。導入に関するご相談はWeb会議（Google Meet）でのご案内も可能です。

➤迷惑メール に振り分けられにくい

独自ドメインのメールは、送信先の迷惑メールフォルダには入りにくくなります。まれに迷惑メールに入ってしまうケースがありますが、設定の問題であることが多いため解決することが可能です（DNSのTXTレコードの設定でSPFレコードの設定を適切に行われていない、など）。

➤大容量のストレージを持てる

Google Workspaceでは、30GB〜5TBのオンラインストレージを持つことが可能です。容量は選択いただくエディション（プラン）によって異なりますので、Gmail以外にも動画や写真を保存したいという方は、上位のエディションを選択すると良いでしょう。

➤データの引き継ぎは管理コンソールで一元管理

Google Workspaceの場合、管理者によるファイルやメールのオーナーの変更を一括して行うことができ、データの引き継ぎにかかる労力を少なくすることができます。

また、オーナーの変更をする前にオーナーのアカウントがなくなると、ファイルは自動的に削除されてしまいますが、アカウント削除後20日以内であれば、特権管理者により復元させることができます。

Google Workspaceの価格

Google Workspaceは、Gmail以外にもGoogleドライブ、Googleカレンダー、Google Meetなどの多様なツールがパッケージされたGoogleが提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービスです。クラウド上の情報を組織内で共有しながら業務を行えるため、テレワークが当たり前になっている現代の働き方に最適な統合型ツールです。

Google Workspaceには様々なエディションが用意されていますが、Gmailを含むプランは以下の5つです。利用する人数やオンラインストレージの容量によって、価格が変わってきます。これら以外にも使えるツールなどに違いがあるので、「料金プランの詳細」を見ていただくことをオススメします。

*TSクラウドでは、5ユーザー以上・年間契約をお願いしています。

料金プランの詳細を見る

無料GmailのデータをGoogle Workspaceに移行したい

無料GmailからGoogle WorkspaceのGmailに変更する場合、無料Gmailのアカウントをアップグレードしたりそのまま情報を引き継ぐことはできません。しかし、無料GmailのデータをGoogle Workspaceに「移し替える」ことは可能です。Google Workspaceを導入する際に、弊社TSクラウドのスタッフまでお問い合わせ下さい。移し替えのサポートをさせていただきます。

Google Workspaceの問い合わせはTSクラウドへ

この記事では、無料Gmailを企業の業務で使うことのリスクと、それを回避するためのGoogle Workspaceについて解説してきました。最低限のセキュリティを保持し、企業のコンプライアンスを守るためには、無料のGmailはオススメできません。Google Workspaceの導入を強くオススメします。