Gmail の誤送信防止策！知っておきたい設定方法やツールのご紹介

コラム更新日：2024.01.24

ビジネスで Gmail を利用している際に、「メールを誤送信してしまった」という経験がある方もいるのではないでしょうか？

本記事では、Gmail の誤送信によるリスク、誤送信の種類、原因など、誤送信に関する知識を解説。誤送信防止のための対策もご紹介します。さらに、より高度なセキュリティ強化のためにおすすめの対策ツールもご紹介しているので、参考にしてください。

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1. Gmail 誤送信のリスクとその影響

2. Gmail などでやりがちなメール誤送信のケース

3. なぜ誤送信が起きてしまうのか
- 確認不足などのヒューマンエラー
- ルールが統一化されていない

4. Gmail の誤送信防止のためにできること

5. Gmail 誤送信防止策におすすめ！「Active! gate SS」のご紹介
- Active! gate SS とは
- Active! gate SS の導入には、脱PPAPなどのメリットがある

6 . Google Workspace のお問い合わせはTSクラウドまで

Gmail 誤送信のリスクとその影響

ビジネスにおいて、Gmail を利用している方は多くいると思います。Gmail に限らず、メールの誤送信がどのような影響を及ぼすか、以下でご紹介します。

➤機密情報や個人情報など情報の漏洩

メールの誤送信は、自社の新製品情報などの機密情報や、個人情報の流出のリスクがあります。これらの情報漏洩は、取り返しのつかない事態を引き起こす可能性もあり、メールの誤送信を防ぐことが企業にとって重要です。

➤信頼の損失

情報の漏洩は社会的信用の失墜につながり、企業の信頼を大きく損ないます。特に、個人情報の流出は、当事者だけでなく周りからの信用も失うでしょう。信頼の損失は、ビジネスの進展に悪影響を与え、企業の成長にとって障壁となります。

➤業務の負担増加

大きなリスクに繋がらなかった場合でも、謝罪や修正メールの作成など、本来であれば必要なかった業務が必要となることで、負担が増加することが考えられます。他の業務が滞る可能性もあるでしょう。

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Gmail などでやりがちなメール誤送信のケース

メールの誤送信は、情報漏洩などにつながる重大なミスの他、認識不足やマナー違反などのさまざまなケースがあります。防止策を検討する際も、どのようなケースがあるか把握しておくことで、それぞれに対策を取ることができます。

➤宛先を間違える

宛先の間違いはよくある誤送信の例です。本来メールを送るべき相手と間違えて、他の人を宛先に設定してしまうケースの他、メールアドレスのスペルミスにより「違う宛先になった」「送信できていなかった」ケースもみられます。

➤送信内容が異なる

「別の人に送るつもりだったメールを送ってしまう」「表記ミス」など、送信内容を間違えたまま送信してしまうケースがあります。

➤添付ファイルを間違える、添付し忘れ

添付ファイルの間違いは、機密情報の漏洩に直結する可能性も考えられます。自社の情報や顧客リストなど個人情報が流失してしまう危険があります。

➤「Bcc」になっていない

複数人に送信する際、「CC（全員に宛先が表示）」と「Bcc（送信者以外に表示されない）」を誤ったまま一斉送信してしまうことも誤送信です。Bcc向けの宛先を間違った場合、個人情報の漏洩につながります。

➤途中で送信してしまう

確認が不十分のまま、メール内容を書いている途中で送信したり、敬称など未入力なまま送信したりする誤送信もあります。

なぜ誤送信が起きてしまうのか

➤確認不足などのヒューマンエラー

ヒューマンエラー（人為的ミス）が主な原因になります。宛先や送信内容、添付ファイルなどを間違えるといった誤送信は、確認不足によるうっかりミスや忙しさによる見落とし、業務に慣れてチェックを怠ったなどがあります。

➤ルールが統一化されていない

メール誤送信は、社内ルールの不備や個々のメール操作の熟練度などに起因することが多いです。送信内容や添付ファイルの確認方法が曖昧となったり、2重チェックなどを行わないまま送信していることも原因になります。また、確認を依頼されても、確認箇所が定まっていなければ見落としが発生するでしょう。

Gmail の誤送信防止のためにできること

➤送信の取り消し機能を使う

Gmail には、「送信取り消し機能」があり、送信直後から最大30秒までであればメールの送信をキャンセルできます。「宛先を間違えた」「ファイルを添付し忘れた」などの不意の操作ミスによるメール誤送信にすぐに気づいた場合、この機能で誤送信を防止できます。

送信取り消し機能を使う方法は、こちらの記事を参考にしてください。

参考記事：Gmailの送信取り消しはいつまでできる？スマホやパソコンでの取り消し方法

➤送信予約機能を使う

Gmail は、「送信予約機能」の利用も可能です。この機能は、指定した日時にメールを自動送信でき、送信までの間に間違いがないか時間をかけて確認することができます。さらに、メールの送り忘れを防ぎ、確実にメールを送付できるメリットもあります。

送信予約機能は、こちらから設定方法を確認いただけます。

参考記事：Gmailの送信予約をする方法。iPhoneなどのスマホからも

➤定型文を登録する

よく使うメールの文章をテンプレートとして作成しておくことで、打ち間違い防止のほか、メール文面作成にかかる時間の短縮にもつながります。

テンプレートの作成・使用方法は、以下になります。

Gmail を開く
左上の歯車マークをクリックし、「すべての設定を表示」を選択
「詳細」から、テンプレートを「有効にする」にチェック、「変更を保存」をクリック
定型文作成は Gmail から行うため、メール作成画面を開く。右下3本線「その他」>「テンプレート」>「下書きをテンプレートとして保存」>「新しいテンプレートとして保存」を選択
使用方法は、メール作成画面にて、「その他」>「テンプレート」から使用するテンプレートを選択

➤社内のルール作り

メール操作の熟練度や、メールリテラシーは人それぞれであり、ルール化されていなければ誤送信のリスクは高まります。「必ず2重チェックをする」「確認方法のルール化」「チェックリストをつくる」「メールセキュリティに関する研修を開く」など、社内でルールを作っていくことも重要です。

➤対策ツールの導入をする

メールの誤送信防止には、対策ツールを導入する方法もおすすめです。先述した対策は、最終的には人的チェックになるため、業務量が増えたり、どこかで見落としたりする可能性も考えられます。対策ツールを使用すれば、チェック業務を自動化したり対策ツールに沿ったルールを設定したりすることで、誤送信防止リスクがより少なくなるでしょう。

Gmail 誤送信防止策におすすめ！「Active! gate SS」のご紹介

Google Workspace で Gmail を利用している場合におすすめしたいのが、クラウド型メール誤送信防止サービス「 Active! gate SS 」です。

➤Active! gate SS とは

Active! gate SS とは、クラウドシステムを活用して、7つの誤送信防止機能によりメール経由の情報漏洩を事前に防ぎ、企業のメールセキュリティが大幅に強化されるサービスです。

具体的な誤送信防止のアプローチ機能として、以下の7つが挙げられます。

送信メールの一時保留
添付ファイルの Web ダウンロード
TLS確認機能（ PPAP 対策）
フィルタリング
添付ファイルの暗号化
ヘッダー変換（Bcc強制変換・ Cc / Bcc の自動付与）
上司承認

➤Active! gate SS の導入には、脱PPAPなどのメリットがある

Active! gate SS の導入には以下の3つのメリットが挙げられます。

PPAPの解決策として「TLS確認機能」を標準搭載
すぐにお試しができる無料トライアル
自社のセキュリティポリシーに合わせた柔軟な設定が可能

Gmail の標準機能だけでは、企業のセキュリティニーズには不十分である場合も多くあります。Active! gate SS と Google Workspace との連携により、メールの安全な運用を実現します。より高度なメールのセキュリティ対策を希望するのであれば、Google Workspace とセットで Active! gate SS を利用することをおすすめします。

TSクラウドでは、Google Workspace と一緒に Active! gate SS のご契約が可能です。お気軽にご相談ください。