Gmailの署名機能。設定・変更方法から表示不具合の対処法まで

コラム公開日:2023.07.12

Gmailの署名とは何か、パソコンとスマホでの署名の設定・変更方法、署名が表示されない場合の対処法、Gmailの署名に関するよくある質問などを画像付きで丁寧に解説します。Gmailの署名機能は、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な一部です。署名機能を活用してメールコミュニケーションをより効果的に行いましょう。


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Gmailの署名とは?

署名の重要性

メールの署名は、受信者に対して自身の情報を提供する重要なツールです。一般的に氏名や会社名、連絡先情報などを入力します。受信者は送信者の情報を瞬時に理解し、そのプロフェッショナリズムやブランドのアイデンティティを感じることができるため、メールにおける重要なコミュニケーションの一部とされています。

Gmailの署名機能

Gmailの署名機能とは、Gmailで送信するメールの最後に短いテキストや連絡先情報を自動的にフッターとして挿入する機能です。Gmailでは、ユーザーが自分の署名をカスタマイズできます。また、異なるメールアドレスに対してそれぞれの署名を設定することも可能です。

署名のサンプルテンプレート

ビジネス用の署名では、社名・役職・氏名・住所・電話番号・FAX・HPのURL、また、会社のロゴやスローガンなどもいれることで、企業のブランドを強化できるでしょう。さらに、署名には画像も挿入することができ、オリジナリティを高めることも可能です。

サンプルテンプレート

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Gmailの署名設定方法

Gmailの署名の設定方法について、PCとスマホそれぞれで手順を解説します。併せて画像を入れる方法や署名の変更方法、署名の削除方法についても紹介します。

パソコンブラウザ

手順1:設定画面を開く

Gmailを開き、右上の「設定アイコン」>「すべての設定を表示」>「全般」>「署名」より「+新規作成」をクリック

新規作成

手順2:作成したい署名を入力する

署名の名前・本文を入力する。本文は10,000文字が上限です。

署名入力欄

手順3:「変更を保存」をクリック

画面の一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックし保存する

変更を保存

手順4:反映できているか確認

Gmailの左上「作成」より新規メールを立ち上げ、メニューバーより「署名を挿入」>設定した署名の名前を選択。先程入力した本文が挿入される。

署名を挿入

署名の変更方法

  1. Gmailを開き、右上の「設定アイコン」>「すべての設定を表示」>「全般」>「署名」より編集したい署名の名前を選択
  2. 本文の入力欄で修正する
  3. 設定ページ下部の「変更を保存」をクリックして保存

署名に画像を入れる方法

  1. Gmailを開き、右上の「設定アイコン」>「すべての設定を表示」>「全般」>「署名」より「画像を挿入」をクリック
  2. ウェブアドレス(URL)・マイドライブ・アップロードより画像を選択
  3. 画像の位置を整える
  4. 設定ページ下部の「変更を保存」をクリックして保存

画像を挿入

署名の削除方法

  1. Gmailを開き、右上の「設定アイコン」>「すべての設定を表示」>「全般」>「署名」より署名の名前の右側にあるゴミ箱アイコンをクリック
  2. 署名が削除される

ゴミ箱アイコン

iPhoneなどのスマホ

スマートフォン版Gmailアプリを使用した署名の設定手順について解説します。

手順1:署名設定を開く

Gmailのアプリを開き、左上の三本線>「設定」>「署名設定」をタップ

スマホ左上の三本線

設定

署名設定

手順2:作成したい署名を入力する

「モバイル署名」をONにし、署名を入力する

モバイル署名ON

署名入力欄

手順3:反映できているか確認

新規でメールを立ち上げ、本文を入力しても署名は反映されないが、受信したものを見るとちゃんと入っていることがわかる。

メール作成画面

メール受信画面

スマホアプリでの注意点

アプリで設定したものはアプリ内のみ(スマホのみ)でしか使うことができません。

複数の署名を設定する方法

Gmailでは複数の署名を設定し、それらを使い分けることが可能です。仕事用やプライベート用など送信先によって署名を変えてみましょう。

  1. Gmailを開き、右上の「設定アイコン」>「すべての設定を表示」>「全般」>「署名」より「+新規作成」をクリック
  2. 新規作成

  3. 新しい署名の名前・本文を入力する
  4. 署名入力欄

  5. 画面の一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックし保存する
  6. 反映できているか確認する。Gmailの左上「作成」より新規メールを立ち上げ、メニューバーより「署名を挿入」>設定したい署名の名前を選択
  7. 新しく入力した署名が反映される

署名の選択

Gmailの署名が表示されない場合の原因と対処法

パソコンブラウザ

設定の保存を忘れている

Gmailで署名の設定を行った後、必ず「変更を保存」をクリックして保存しなければなりません。保存を忘れると、設定した署名が保存されず、メールに表示されません。設定ページの最下部「変更を保存」を必ずクリックしましょう。

デフォルトの署名が設定されていない

自動でメール作成時に署名を表示させるには、「デフォルトの署名」の設定が必要になります。デフォルトの署名が設定されていない場合、新規メール作成時に署名が表示されず、手動で署名を選択する必要があります。

署名の設定をしたのが、スマートフォン版Gmailアプリ

スマホでも「モバイル署名」の設定ができますが、このモバイル署名はPCには反映されません。PCで利用するのであれば、PCで設定を行いましょう。

iPhoneなどのスマホ

本文中に表示がされていないだけ

設定した署名がメール文に反映されない場合、「モバイル署名」の設定がしっかりとできていれば、送信時に挿入されます。送信済みメールで確認してみましょう。

署名の設定をしたのがPC

スマートフォン版Gmailでは、「モバイル署名」の設定を行う必要があります。PC版で署名を作成しても、スマートフォンで作成したメールには反映されません。スマホで「モバイル署名」の設定を行いましょう。

署名設定のモバイル署名がOFFになっている

署名設定がOFFになっていると、署名は反映されません。ONになっているか確認しましょう。

Gmailの署名に関するよくある質問

署名の上にある区切り線を消す方法は?

Gmailの署名には、デフォルトで署名の上に区切り線が表示されますが、設定で消すことができます。

  1. Gmailを開き、右上の「設定アイコン」>「すべての設定を表示」>「全般」>「署名」で設定画面を開く
  2. 「返信で元のメッセージの前に署名を挿入し、その前の「–」行を削除する」のチェックボックスにチェックを入れる
  3. ページ最下部より「変更を保存」をクリック
  4. 自動で入っていた区切り線が入らなくなる

区切り線を削除

自動で署名を挿入する設定方法は?

アドレスごとに自動で設定した署名が入るように設定できます。新規や返信時など細かな設定も同様に可能です。

  1. Gmailを開き、右上の「設定アイコン」>「すべての設定を表示」>「全般」>「署名」で設定画面を開く
  2. 「デフォルトの署名」より、メールアドレスと署名をそれぞれ選択する
  3. ページ最下部より「変更を保存」をクリック
  4. それぞれのアカウントにひもづけた署名が勝手につくようになる

Google Workspaceに関する問い合わせはTSクラウドへ

Gmailの署名は、連絡先情報などを受信者に伝えるための重要なツールです。Gmailの署名機能を活用すると、メールに自動的にテキストやロゴを追加することができ、企業のブランドイメージなどをアピールできます。適切な設定とカスタマイズで、メールコミュニケーションを高めていきましょう。

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