自治体 DX を加速させるグループウェア選定の重要ポイントと導入事例

コラム更新日：2026.04.21

住民サービスの向上や職員の働き方改革を目指すなかで、多くの自治体が直面するのが「どのグループウェアを選ぶべきか」という課題です。従来の紙文化や FAX 主体の業務から脱却し、効率的な行政運営を実現するためには、自治体特有のセキュリティ要件（ LGWAN ）や業務フローに適合したツール選びが欠かせません。

本記事では、自治体におけるグループウェア導入の背景から、選定時にチェックすべき基準、そして実際に導入して成果を上げている自治体の事例までを詳しく解説します。

執筆・監修：TSクラウド編集部

Google Cloud の「プレミア認定」を保有する、Google Workspace 正規販売代理店です。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上の導入支援実績（ 2026 年 2 月時点）に基づき、Google Workspace の最新機能から活用術、DX推進に役立つノウハウを専門的な視点で解説しています。

※情報は記事公開（更新）時のものです。Google Workspace の仕様や価格は変更される場合があるため、最新情報は必ず公式ページでご確認ください。

自治体におけるグループウェア導入の背景と必要性

なぜ今、自治体にグループウェアが必要なのか、その定義から導入を後押しする制度の変化までを解説します。

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内での情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアの総称です。主に以下の機能を搭載しています。

コミュニケーション機能：電子メール、チャット、電子掲示板　など
スケジュール管理機能：職員の予定把握、施設・備品の予約　など
業務効率化機能：ライブラリ（ファイル共有）、電子決裁（ワークフロー）、プロジェクト管理　など

グループウェアには、庁舎内にサーバーを設置して職員が管理・運用する「オンプレミス型」と、外部サーバーからインターネット経由で提供される「クラウド型」があります。

民間企業では以前からクラウド型が普及していましたが、近年では業務効率の劇的な向上やコスト削減を目的として、官公庁や自治体でも広く利用されるようになりました。

自治体のグループウェア導入には LGWAN 対応が必須

自治体が導入を検討する際に最優先すべきなのが LGWAN（総合行政ネットワーク）への対応です。 LGWAN は「Local Government Wide Area Network」の略称で、地方公共団体を相互をつなぐ行政専用の閉域ネットワークです。

このネットワークは地方公共団体情報システム機構（J-LIS）によって運営されており、インターネットから分離されているため、きわめて高い安全性が確保されています。住民の個人情報を取り扱う自治体にとって、この LGWAN 環境下で安全に動作するグループウェアであることは必須条件といえます。

「三層の対策」の見直しが、グループウェアの普及を後押し

総務省が提唱してきた「三層分離（三層の対策）」は、自治体のネットワークを以下の 3 つに分ける仕組みです。

マイナンバー利用事務系：きわめて高い機密性が必要な領域。
LGWAN 接続系：事務作業などを行う行政専用領域。
インターネット接続系：外部とのメール交換や Web 閲覧を行う領域。

この分離は強固なセキュリティを実現しましたが、一方でグループウェアを含むクラウドサービスの利用が制限されるという課題がありました。これを受け、総務省は 2020 年にガイドラインを改訂し、新モデル（β モデル、 β’ モデル）を提唱しました。

β モデル：従来 LGWAN 接続系で行っていた事務をインターネット接続系に移行し、クラウドサービスをより効率的に活用できるようにしたモデル。

この見直しにより、自治体でも民間のクラウド型グループウェアを安全かつ柔軟に活用できる環境が整っています。

自治体でグループウェア導入が進む理由

現在、多くの自治体がグループウェアの導入を急いでいる背景には、以下のような切実な理由があります。

アナログ業務の限界：紙や電話、FAX によるやりとりは、情報の伝達ミスやタイムラグを招き、行政サービスの低下につながります。
BCP（事業継続計画）対策：地震や豪雨などの災害時、職員間の迅速な情報共有が生死を分けることもあります。対策本部の指示や避難所の状況をリアルタイムで共有できる基盤が必要です。
働き方改革とペーパーレス化：物理的な書類やハンコ、場所の制約から解放されることで、職員の負担を軽減し、限られたリソースで最大限の住民サービスを提供することが求められています。環境保全の観点からも、ペーパーレス化は喫緊の課題です。

自治体がグループウェアを導入する 3 つのメリット

自治体がグループウェアを導入することで得られる主なメリットは、以下の 3 点です。

1. リアルタイムな情報共有による業務の迅速化

自治体は多くの部署や拠点が連携して動く巨大な組織です。グループウェアを導入することで、以下の変化が起こります。

スケジュールの一元管理：職員同士の空き時間を瞬時に把握でき、会議の調整やタスクの割り当てがスムーズになります。
電子決裁のスピードアップ：物理的なハンコによる回覧を廃止し、システム上で承認を完結させることで、決裁までの時間を数日から数時間に短縮できます。
情報の整理と検索：大量のメールに埋もれていた連絡事項を掲示板やチャットで整理でき、必要な情報を「探す時間」を劇的に削減します。

これにより、庁内はもちろん外部機関との連携もスムーズになり、住民サービスの向上につながります。

2. 拠点に縛られない柔軟な働き方の実現

クラウド型のグループウェアであれば、庁舎内だけでなく、出張先やサテライトオフィス、あるいはテレワーク環境からも安全に情報にアクセスできます。これにより、育児や介護と仕事を両立する職員の支援や、災害時の遠隔対応が可能になります。

3. 強固なセキュリティと BCP 対策の両立

Google Workspace のような最新のグループウェアは、多要素認証（MFA）やアクセスログ管理など、高度なセキュリティ機能を備えています。また、データがクラウド上に分散管理されているため、万が一庁舎が被災した場合でも、データが消失するリスクを最小限に抑え、業務を継続することができます。

自治体への導入実績が豊富なグループウェア

自治体で活用・定着が進むグループウェアを紹介します。

Google Workspace

北海道札幌市や長野県佐久市などが導入しています。
特徴：普段から使い慣れている検索機能や Gmail のインターフェースで操作できるため、職員への教育コストが低いのがメリットです。高度なセキュリティ設定により、安全なフルクラウド環境を実現します。

【事例あり】Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

Google Workspace 導入のメリットや具体的なプラン比較を、よりわかりやすく解説しています。

Microsoft 365

山口県や岐阜市などが導入しています。
特徴：政府機関向けプラン「Microsoft 365 Government」を提供。Word や Excel といった Microsoft Office との親和性が高く、既存の資料作成フローを活かしたまま移行できます。

Garoon

茨城県や鳥取県などが導入しています。
特徴：官公庁向け「サイボウズ Garoon for LGWAN」を提供。1 万人以上の同時アクセスにも耐える堅牢性をもち、日本特有の組織構造に合わせたポータルやワークフロー機能を備えています。

kintone

山形県酒田市や愛知県などが導入しています。
特徴：ノーコードで業務システムを作成でき、各自治体の課題に合わせて機能をカスタマイズできる柔軟性が魅力です。

desknet’s NEO.Gov

兵庫県神戸市や神奈川県横浜市などが導入しています。
特徴：機能名称や使い勝手が行政実務に合わせて最適化されており、スムーズな導入が可能です。

失敗しない自治体向けグループウェアの選定基準

自治体のグループウェア選定は、単なる機能比較ではなく、運用環境と目的の整合性が重要です。

導入目的と推奨機能の例

解決したい課題	推奨されるツール・機能
庁内外の連携を強化したい	Web 会議、ビジネスチャット
ペーパーレス化を促進したい	強力なワークフロー、文書管理、ファイル共有
テレワークに対応したい	スマートフォン対応、クラウド型、VPN 不要の認証
行政サービスを迅速化したい	スケジュール共有、ToDo リスト、共同編集
きわめて高い安全性を重視したい	LGWAN 対応、多要素認証、高度なログ管理

セキュリティ・ LGWAN 対応状況の確認

住民基本台帳や税・福祉に関連する機密情報を扱うため、以下のセキュリティ機能は必須です。

多要素認証（MFA）：パスワードだけでなく、スマートフォンなどを用いた認証。
アクセス権限の細分化：部署や役職に応じた詳細な閲覧・編集権限の設定。
操作ログの取得：「いつ、誰が、どのデータにアクセスしたか」を常に記録。
LGWAN 接続性：閉域網環境での動作保証があるか。

使いやすさとサポート体制

全職員が利用するため、IT リテラシーにかかわらず「誰でも直感的に使えるか」が重要です。また、導入後の操作研修や、トラブル発生時のベンダーによるサポート体制、自治体同士のコミュニティがあるかどうかも確認しましょう。

既存の Active Directory との連携可否

既存の Active Directory と連携可能であれば、ユーザーの ID やパスワードを一元管理でき、運用負荷を軽減できます。

圧倒的な操作性と連携力をもつ Google Workspace の強み

Google Workspace は、自治体が抱える「膨大な文書量」「複雑な調整業務」「職員間の IT スキル差」という課題を、クラウドネイティブな設計によって根本から解決します。その圧倒的な強みは以下の 3 点に集約されます。

共同編集機能や生成 AI がもたらす行政事務の劇的な効率化

Google Workspace の最大の特徴は、複数の職員が同時に一つのドキュメントやスプレッドシートを編集できる「共同編集機能」です。これにより、従来のような「ファイルをメールで送り合い、最新版がどれか分からなくなる」といった非効率が解消されます。また、最新の生成 AI「Gemini」との連携により、議事録の要約や文書作成の補助など、事務作業の大幅な自動化が可能になります。

強力な検索機能で過去の公文書や知見を瞬時に活用

Google の真骨頂である検索技術が、庁内のナレッジ活用に活かされます。数万件に及ぶ過去の資料やメール、ドライブ内のファイルから、必要な情報をキーワード一つで瞬時に探し出すことができます。これは属人化しがちな行政事務の知見を共有するうえで、非常に大きな武器となります。

職員の IT リテラシー格差を埋める機能

多くの職員がプライベートで Google 検索や YouTube、Gmail を利用しており、学習コストを抑えられます。オートセーブ機能により「保存し忘れてデータが消えた」という IT 初心者にありがちなトラブルが物理的に発生しません。また、高度な管理設定により、誤操作による情報の外部流出を防げます。

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【Google Workspace 導入事例】佐久市の DX 手法を紹介。

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札幌市は、政令指定都市初となる全庁 16,000 ユーザー規模での Google Workspace 導入を断行しました。フルクラウドへの移行により「ローカル保存」から「リアルタイム共同編集」へと働き方を刷新。生成 AI「Gemini」も活用し、業務の標準化と効率化を推進しています。強固なセキュリティと職員の意識改革を両立させ、持続可能な行政運営と市民サービスの向上を目指す先進事例です。