クラウドメールの特徴やメリットを解説！選び方やおすすめのサービスとは？

コラム更新日：2023.02.03

ビジネスシーンでも活用が進むクラウドメール。テレワークなど働き方改革の推進や緊急時に備えるBCP対策などを背景に、メールシステムのクラウド化を検討する企業も増えたのではないでしょうか。本記事では、クラウドメールサービスの特徴やオンプレミス型との比較、クラウドに移行するメリット・デメリットなどを紹介します。

クラウドメールとは？

クラウドメールとは、クラウド上にあるメールサーバーにアクセスし、メールの送受信を行うサービスのことです。代表的なクラウドメールには、「Gmail」や「Yahoo!メール」「iCloudメール」などがあり、Webメールとも呼ばれています。

➤【比較】「クラウド型」と「オンプレミス型」の違い

メールサービスには、「クラウド型」と、「オンプレミス型」の2種類があり、それぞれ運用形態が異なります。クラウド型は、メールサーバーをクラウド運営会社が管理するのに対し、オンプレミス型は、メールサーバーやソフトウェアなどを自社で調達・管理します。以下の表で、2つの主な違いを比較してみましょう。

クラウド型は、環境構築の必要がなく安価で簡単に導入できるほか、メンテンナンスなどをクラウド運営会社が行ってくれるため、運用・管理の手間もかかりません。クラウドサービスにログインできる環境さえあれば、いつでもどこからでも最新のUIを利用できる点が特徴です。

一方、オンプレミス型はクラウド型と比較し、環境構築やサーバーの設置、メンテナンスやセキュリティ対応などを自社で行わなければいけないため、管理・運用の負担が大きいです。導入時に数百万円かかるなど、初期費用が高額になる場合もあります。

このように、クラウド型はオンプレミス型と比べて多くのメリットがあります。そのため、以前はサーバーやネットワーク環境などを自社で運用する「オンプレミス型」が主流でしたが、現在は個人・法人関わらず、クラウド上でメールを管理できるクラウド型に移行するケースが増えています。

➤クラウドメールには、「個人向け」と「法人向け」がある

ここからは、クラウドメールに着目して解説します。クラウドメールには、「個人向け」と「法人向け」の2種類のサービスがあります。 フリーメールとも呼ばれる個人向けサービスは、無料で利用できるのが特徴です。一方、法人向けは有料のサービスになりますが、メール運用に必要な機能やサービスが充実しています。それぞれの主な違いは、以下の通りです。

このほか、法人向けは個人向けと比べて、スパム対策機能や迷惑メールのブロック機能など充実したセキュリティ対策機能も備えています。ユーザーやビジネス情報を法人が一元管理できることも特徴です。

このように、法人向けは個人向けにはないビジネス向けのさまざまな機能やサポートが受けられるため、ビジネス利用の場合におすすめです。また、独自ドメインを使用できるため、ビジネスをする上での企業の信頼性も高まるでしょう。

参考：独自ドメインとは？取得するメリットと取得方法、無料ドメインのリスクについて

クラウドメールの仕組み

従来主流だったオンプレミス型のメールは、基本的にパソコンやスマートフォンなどの端末にソフトウェアをダウンロードする必要があります。それらのソフトウェアを介してメールを送信・受信する仕組みとなっており、ソフトウェアをダウンロードしている端末からしかメールを利用することができません。

一方、クラウド型のメールは、ブラウザからWebメールサーバーにログインし、ブラウザ上でメールを送信・受信する仕組みです。インターネット環境があれば、どの端末からでもメールを利用することができるのが特徴です。

クラウドメールを導入するメリット

企業がクラウドメールを導入することで得られるメリットはさまざまです。今回は5つ紹介します。

➤メリット①異なるデバイスからいつでもメールを利用できる

クラウドメールの場合、インターネット環境があり、サービスにログインできる状態であれば、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど、どのデバイスからも同じように利用できます。社内外問わずメールの確認ができるため、利便性も高まるでしょう。

➤メリット②セキュリティ面が安心

法人向けのクラウドメールの多くは、情報漏えいなどのリスクに対応できる、充実したセキュリティ機能を備えています。迷惑メール対策やウィルスチェック、誤送信対策としてのメールの暗号化など、機能もさまざま。簡単にセキュリティ対策を行うことができ、導入後すぐに使用できることもメリットです。

➤メリット③メールボックスの容量が大きいため気にせず使える

オンプレミスメールは、メールデータ容量が少ない傾向にあります。法人向けのクラウドメールなら、メールボックスの容量が大きいため容量を気にせず使える点もメリットです。メールボックスからメールをこまめに削除する必要がなく、大容量の添付ファイルであってもメールを素早く送受信することができます。

➤メリット④拡張性に優れている

ユーザー数やWebサーバーのストレージ容量を追加できるなど拡張性に優れていることも、クラウドメールのメリットです。オンプレミスメールの場合、運用内容を変更したければ機器の設定変更や追加設置が必要になりますが、クラウドメールの場合は契約を変更するだけで簡単に行えるため、手間や時間がかかりません。

➤メリット⑤BCP対策になる

クラウドメールの場合、企業のBCP対策にもなります。メールを自動で同期してくれるため、オンプレミスメールのように手動で都度バックアップする必要がありません。クラウド上にメールなどの情報を保管するため、情報紛失のリスクが低く、災害時にも安心です。自社オフィスや設備が被害にあったとしても、社外から情報にアクセスすることができるため、事業の継続もしやすい傾向にあるでしょう。

クラウドメールを導入するデメリット

クラウドメールを導入することに、デメリットはあるのでしょうか。

➤デメリット①ユーザー数に比例し月額費用がかかる

一般的に、クラウドメールは、ユーザー数に応じて月額費用が増えます。特にメールを使うユーザーが多い大企業などの場合は、ユーザー数に比例しランニングコストが増えることを把握しておきましょう。

➤デメリット②データ管理の依存度が高い

クラウドメールはクラウド運営会社がメールを管理・運用するため、データ管理の依存度が高くなります。例えば、クラウド運営会社がサービスを終了した場合、これまで送受信したメール情報を全て失ってしまう可能性があることがデメリットとなるでしょう。

クラウドメールサービスを選ぶ際に重視すべきポイントとは？

クラウドメールサービスによって、備える機能やサービスは異なります。クラウドメールサービスを選ぶ際には、以下のようなポイントを重視して選ぶのがおすすめです。

• 機能面
• セキュリティ面
• サポート体制

将来必要となりそうな機能の他、自社にとって必要な機能を備えたサービスを選ぶとよいでしょう。また、自社でセキュリティを管理しないクラウドメールサービスの場合は、事前にどのようなセキュリティ対策がされているかを確認することも重要です。

スパムやウイルス、メールの誤送信などから情報を守るための機能を備えたサービスを選びましょう。さらに、サービス導入時には操作方法や運用方法で迷うこともあるため、電話やメールなどで相談できるサポート窓口があるかどうかもポイントです。

参考：Google Workspaceのセキュリティ対策。具体的な対策事例やよくある質問

クラウドメールサービスには、「Gmail」が使える「Google Workspace」がおすすめ！

「Google Workspace」は、Googleが提供する法人向けクラウドサービスです。法人向けメールの「Gmail」では、ビジネスに便利な多くの機能が備わっています。

【Gmailの主な機能】

この他、Gmailはメールの送受信以外にも、メール送信を予約できる「予約日時の設定」や受信したメールを指定した時間にリマインドしてくれる「スヌーズ機能」など、便利な機能を備えています。

また、Google Workspaceはメール以外に、GoogleカレンダーやGoogleドライブなど他のアプリケーションも利用可能です。24時間対応のカスタマーサポートも受けられ、サポート体制も充実。安全で信頼性が高いことも特徴です。

企業のコミュニケーションやコラボレーションの効率化も期待できるGoogle Workspaceを導入し、メールのクラウド化を進めてみてはいかがでしょうか。Google Workspaceの導入を検討する場合は、カスタマーサポートや導入支援サービスなども充実した「TSクラウド」にご相談ください。