データ入力は AI で自動化！次世代アドオン AI Data Extract のご紹介

コラム更新日：2024.08.09

「大量のデータ入力に時間や工数がかかってしまう」「データ入力でのミスが多い・不安」といった方も多いのではないでしょうか。

近年、データの入力業務を AI に任せられる時代となっています。AI がデータ入力を行うことで、大量のデータを素早くかつ正しく処理できるようになります。

本記事では、データ入力の自動化が行える TSクラウドオリジナル AI ツール「 AI Data Extract」について紹介します。 AI Data Extract でできることや使用例方法、価格について詳しく解説します。データの手入力にかかる時間を格段に短縮し、業務の効率化を実現しましょう。

AI を使った新しいデータ入力「AI Data Extract」について詳しく知る

データ入力を自動化できる AI Data Extract とは

AI Data Extract は Google の Vertex AI、Vision AI、Document AI の技術を駆使した弊社オリジナルの Google Workspace 用アドオンです。 Googleドライブのフォルダ内のデータを読み取り、指定したスプレッドシートに必要な項目を自動的に出力します。Google Workspace Marketplace からインストールできます。

AI Data Extract でできること

画像ファイルや PDF形式 など、さまざまな書類を読み取って、スプレッドシートに必要なデータを自動で一括出力できます。以下が活用例の一部です。

• 人事部：形式の違う履歴書を自動認識し、必要情報のみスプレッドシートに出力・集計
• 営業担当：交換した名刺を撮影しアップロードするだけで自動でデータ化
• 経理：請求書処理を自動化し、手入力にかかる時間・入力ミスを大幅に減少

AI Data Extract の使用方法

では、具体的にどのような手順で AI Data Extract を使用していくのか解説していきます。ここでは、PDF形式 の請求書の情報をスプレッドシートに出力させる手順について説明します。

➤手順1：Google Workspace Marketplace から「AI Data Extract」をインストール

1. Google Workspace にログインし、右上のアイコン横9つの点「Googleアプリ」より Google Workspace Marketplace へ移動

   

2. 検索窓に「AI Data Extract」と入力し、該当アドオンをインストール

   

   ※管理者はインストール画面が異なります。組織全体か個別にインストールか選択が可能です。

   

➤手順2：Google スプレッドシートで AI Data Extract を開く

Google スプレッドシートを開き、「拡張機能」＞「AI Data Extract」＞「Show Admin Sidebar」をクリックすると、AI Data Extract が右側に表示されます。

初回の場合は、次の「初回の操作」を行ったあと、「AI Data Extract を始める」に進みます。2回目以降の場合は、初回の操作を飛ばして「AI Data Extract を始める」から行ってください。

初回の場合

1. 以下の画面が表示されたら「Authorize」をクリック。アカウントへアクセス、「Authorization successful. You can close this window and open the AI Data Extract APP now.」と表記された画面がでたらウィンドウを閉じ、AI Data Extract を開く

   

2. AI Data Extract に戻ると、以下画面が表示されるので、「OK」をクリック

   

AI Data Extract を始める

右側に表示された AI Data Extract の画面の「QUICK START」をクリック

➤手順3：ファイル種類と列名を入力

ファイルと出力したい列項目を入力します。

Step 1： Identify Document Type：AI が処理したいファイルの種類（例：請求書・名刺・履歴書など）を入力します。ここで入力したものが、出力されるスプレッドシート名となります。処理するファイルが複数ある場合は、ファイルタイプごとに別々のワークフローを作成することをおすすめします。

Step 2：Customize Extraction：出力したい項目（例：会社名・氏名など）を入力します。「ADD NEW COLUMN」で列の追加ができます。入力が終わったら「SAVE」をクリックします。

➤手順4：ファイルを格納するためのフォルダを確認する

少し待つと「Google Drive folder」と「Spreadsheet」が表示され、マイドライブにフォルダが作成されます。「OPEN」を開くと、「archive_file」と「error_file」の名前でフォルダが作成されていることがわかります。

➤手順5：フォルダにファイルをアップロード

情報を出力したいファイルを作成されたフォルダにアップロードします。AIがフォルダ内のファイルを自動で読み取ります。

➤手順6：スプレッドシートへの読み取りを実行

アップロードができたら、スプレッドシートに戻ります。「RUN NOW」をクリックし、読み取りを実行します。

➤手順7：出力されたスプレッドシートを開く

Processing…の画面がでたら「OK」し、Spreadsheet の「OPEN」をクリックすると、データが出力された新規のスプレッドシートが表示されます。稀に、手入力による修正が必要なデータがある場合もあるため、入力後のデータに不備がないか確認してください。うまく読み取りができなかったファイルは「error_file」のフォルダに移動されます。

AI Data Extract の価格

AI Data Extract の価格は、最低$29（USD）からのチャージ制となっています。読み込むファイル数に応じて「Light」「Midium」「Premier」の3つからチャージ金額を選択することが可能です。利用にあたって特別な契約は必要ないため、必要な分だけを必要な時にチャージして使うことができます。現在、無料トライアルも提供していますので、ぜひお試しください。

AI Data Extract の価格についての詳細はこちら

AI Data Extract についての Q&A

➤サポートされているファイル形式（ファイル拡張子）は？

GIF、PNG、BMP、WEBP、JPEG、PDF がサポートされています。

➤入力したデータが Google AI の学習に使われることはありますか？

いいえ。Google AI で動いているデータは保存されず、貴社のスプレッドシートに出力されます。弊社が保持するデータは Account Wise のデータ（ドメイン、Email、処理数）だけですので安心してご使用下さい。

➤設定するカラム名は日本語でも動作しますか？

Vertex AI がサポートしてる言語であればご利用いただけるため、日本語にも対応しています。

➤インストールすると、Googleドライブの容量を消費しますか？

プラグイン自体は Google ドライブの容量を消費しませんが、Google ドライブにアップロードしたデータと出力先の Google スプレッドシートは容量を消費します。

➤使用上の問題や困った場合、どこに連絡すればいいですか？

問題が発生した場合は、こちら から弊社までご連絡ください。

AI Data Extract で業務効率化を目指しませんか？

データ入力を AI で行うためのアドオンサービス AI Data Extract をご紹介させていただきました。今まで手入力に費やしていた時間を圧倒的に短縮できそうですね。是非トライアルで、最先端の AI技術 をお試しください！

AI を使った新しいデータ入力「AI Data Extract」を使ってみる

株式会社TSクラウドは、Google Workspaceの正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspaceのコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。