オンラインでのファイル共有ツール 4 選！比較や選び方
コラム更新日：2026.01.05
「インターネット上でファイルを安全かつ簡単に渡したい」「共同作業を効率化したい」というニーズは高まる一方です。ファイル共有をオンライン化することで、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方が実現し、ビジネスの生産性は大きく向上します。特に、オンラインストレージ（クラウドストレージ）の導入は、企業のデータ管理と共同作業のあり方を根底から変革します。しかし、メリットが多い反面、自社のセキュリティ要件や既存システムとの連携性を考慮したツール選びが不可欠です。
今回は、オンラインによるファイル共有の基本と、最適なツールを選ぶ際のポイント、Google Workspace をはじめとするビジネス向けの主要なサービスも紹介しますので、効率的なファイル共有環境の構築にお役立てください。
オンラインでのファイル共有は、メリットが多い反面、自社のセキュリティ要件や既存システムとの連携性を考慮したツール選びが必要です。クラウド環境でのファイル共有が容易で業務効率向上を実現できる Google Workspace について、こちらで詳しく解説しています＞＞Google Workspace の解説を読む
執筆・監修：TSクラウド編集部
Google Workspace 正規代理店のうち、最も高いランクのプレミア資格を持っています。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上へのサービス提供で培った知識と経験を活かし、Google Workspace の情報を発信しています。
目次
オンラインによるファイル共有の基本
オンライン上でのファイル共有は、業務効率化に不可欠です。さまざまなツールがあり、いずれも大容量ファイルの送付、頻繁に更新が必要な資料の共有、誤送信対策などセキュリティを重視する場合などで利用します。ここでは、ファイル共有の種類と、無料版・有料版の違いを解説します。
共有方法の種類
オンラインによるファイル共有方法には、以下のような種類があります。
- ファイル転送サービス
大容量ファイルを、インターネットを介して送ることに特化したサービスです。多くは、ファイルをサービス側のサーバーにアップロードし、生成されたダウンロード URL を相手に通知してデータを共有します。一度きりのデータ送付に適しており、保存期間が過ぎるとファイルが削除されます。 - クラウドストレージを介して共有する
ファイルをクラウドストレージ（オンラインストレージ）のサーバー上に保管し、複数人のアクセス・編集を可能にする方法です。継続的な共同作業や、社内・社外との頻繁な情報連携に最適で、常に最新のファイルで作業を進めることが可能です。
こうしたサービスには無料版と有料版があり、下記のような点で異なります
無料版と有料版ツールの違い
ファイル共有サービスやクラウドストレージの無料版は、個人での利用を想定しています。手軽に利用できる一方で、使える容量が少ない、保存期間が制限されるなど、機能が限定的です。セキュリティも基本機能のみのため、ビジネスでの利用はおすすめしません。
一方、有料版は、大容量のストレージ、高度なセキュリティ機能（詳細なアクセス権限設定、監査ログ、IP アドレス制限など）を提供しています。加えて、他の業務ツールとの連携性も高く、業務の効率化にもつながります。企業の信頼性とデータ保護の観点から、ビジネスにおいては有料版の利用が不可欠です。
ビジネスで「クラウドストレージ」を導入するメリット
特にクラウドストレージは単なる共有を超えたサービスであり、企業の生産性とセキュリティを向上させる強力なメリットを提供します。
- 場所や端末を問わないアクセスが可能
- 共同編集による生産性の向上
- セキュリティ対策とデータの保護
1. 場所や端末を問わないアクセスが可能
クラウドストレージは、インターネット環境さえあれば、必要なファイルにアクセスできる環境を実現します。PC以外の端末（スマホやタブレット）からアクセスできるのも利点の一つです。
これにより、移動時間や外出先での待ち時間、PCが持ち込めない現場での使用など、場所やデバイスに縛られずに業務を進めることが可能です。たとえば、PCをすぐ開けない状況下で急な確認事項が発生しても、スマホですぐにファイルを確認できるため、業務のスピードアップにもつながります。
2. 共同編集による生産性の向上
クラウドストレージのいくつかのサービスは、複数人が同じファイルに同時にアクセスして、メンバーが共同で編集することが可能です。リアルタイムでのフィードバックや修正が可能で、チームの生産性向上が期待できます。また、ファイル管理の煩雑さの解消にもつながります。
3. セキュリティ対策とデータの保護
クラウドストレージは、物理的なメディア（USBメモリなど）を持ち運ぶ必要がないため、メディアの紛失による情報漏洩のリスクを軽減します。さらに、サービス提供者は、データ通信および保管時の暗号化や、二段階認証、詳細なアクセス制御機能などを提供しており、情報漏洩のリスクを低く抑えることができます。
また、データ保護とバックアップという観点から安心できるのも、クラウドストレージのメリットです。データがクラウド上に保存されるため、たとえば自社の PC やサーバーの故障・破損、あるいは自然災害に見舞われた場合でも、データは保全されるため、事業の早期復旧を可能にする BCP 対策（事業継続計画）としても機能します。
ビジネス向けファイル共有サービス比較 4 選
クラウド型（オンライン）ファイル共有サービスには、ストレージのみを単体で提供するサービスの他に、グループウェア型のサービスがあります。グループウェア型のサービスは、業務に必要なさまざまな機能を提供しており、その機能の一つにクラウドストレージがあると考えるとわかりやすいでしょう。
ビジネス向けの代表的なクラウド型（オンライン）ファイル共有サービスを見ていきましょう。
Google ドライブ （Google Workspace）｜グループウェア型
Google Workspace に含まれる Google ドライブは、抜群の連携性と高いセキュリティ水準を誇ります。特に、Google ドキュメント、スプレッドシート、Gmail、Google カレンダーといった他の Google Workspace ツールとのシームレスな連携は、業務効率を劇的に向上させます。中でもリアルタイム共同編集機能は、チームでの文書作成や企画立案において大きな強みです。
上位プランでは、監査ログや詳細なアクセス制御など、強固なセキュリティ機能が搭載されており、監査対応など一定期間のデータ保持が求められる業種にも向いています。
料金：月額 ¥800 円／ライセンス ～
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＞＞Google Workspace の全体像が分かる記事を読むMicrosoft 365｜グループウェア型
Microsoft 365（旧称：Office 365）は、Word、Excel、PowerPoint といった Microsoft 製品の利用者にとって最適な選択肢となります。使い慣れたアプリを利用可能で、ファイルの作成から保存、共有、共同編集までがスムーズです。すでに Microsoft 製品を多く利用している企業にとっては、導入コストや学習コストを抑える効果も期待できます。
料金：月額 899 円／ライセンス～
参考：Microsoft 365 Business Products
「Google Workspace と Microsoft 365 は、どう違うの？」と迷ったらこちらもチェック！
＞＞Google Workspace と Microsoft 365 の特徴や選ぶポイントがわかる記事を読む
Dropbox｜ストレージ単体
Dropbox は、ファイルやフォルダを保存・同期・共有するサービスです。直感的な操作性と高速なファイル同期が強みで、シンプルでわかりやすいインターフェースを求める企業に支持されています。ファイルのバックアップ、閲覧者履歴の保存、電子署名などビジネスシーンで役立つ機能と、連携できる外部サービスも豊富です。日本語によるサポートもあります。
料金：月額 1,500 円／ライセンス～
参考：Dropbox
Box｜ストレージ単体
Boxは、ストレージ容量無制限で、セキュリティとコンプライアンスを重視しているサービスです。特筆すべきは、7 段階のアクセス権限の設定機能で、機密性の高い情報を厳密に管理できます。また、1,500 以上のアプリと連携できる拡張性の高さで、企業が利用する多様なシステムとの統合を可能にします。
料金：月額 1,980 円／ライセンス～
参考：Box
失敗しないツール選びのチェックポイント
オンラインファイル共有サービスを導入する際、自社のニーズに合致したツールを選び抜くことが、導入成功の鍵です。「連携性」「セキュリティ」「使いやすさ」の観点からチェックしましょう。
- 他の業務ツールとの連携性
現在利用しているメール、カレンダー、文書作成ツールなどとシームレスに連携できるかを確認することは、業務効率化において非常に重要です。連携性が高いほど、作業が中断されることなくスムーズに進みます。 - セキュリティとアクセス制御機能
企業レベルのデータ保護と、BCP 対策が提供されているかが重要です。アクセス制御機能が自社のセキュリティポリシーを満たすか、ログ管理機能が充実しているかを確認します。 - 直感的な使いやすさ
どんなに多機能なツールでも、利用者が直感的に操作できなければ定着しません。インターフェースがわかりやすく、使いやすいツールを選ぶことは、社員教育の手間とコストを抑えることにもつながります。 - 必要な容量とコストのバランス
提供される容量が自社のニーズに見合っているか、ランニングコストと機能のバランスが適切かを確認します。無料サービスは容量が小さく、ビジネス利用には向いていないことを考慮し、有料プランで比較検討しましょう。
クラウドストレージ導入前に知っておきたいリスクと対策
クラウドストレージを利用したファイル共有は、利便性が高い一方でサービス特有のリスクも存在します。安全かつ継続的にクラウドストレージを利用するために、リスクとその対策を見ていきましょう。
1. インターネット環境への依存による業務停止リスク
クラウドストレージサービスを利用するためには、安定したインターネット接続が必須条件です。接続が途切れたり、通信速度が低下したりした場合、ファイルへのアクセスや編集が困難になり、業務が一時的に停止するリスクが発生します。
対策として、サービス選定時にオフラインアクセス機能を持つツールを選ぶとよいでしょう。この機能があれば、事前にファイルをダウンロード（同期）しておくことで、インターネット接続がない状況でも作業を継続できます。
2. ヒューマンエラーによる情報漏洩リスク
クラウドストレージ側のセキュリティ対策がどれほど強固であっても、利用者の設定ミスや操作ミスによる情報漏洩のリスクは残ります。たとえば、共有リンクの公開範囲を誤って設定したり、アクセス権限を必要以上に付与したりするヒューマンエラーがこれに該当します。
対策として、管理側がアクセス権限や設定権限を一括で制御できる仕組みのあるサービスを利用しましょう。ログ管理機能を活用し、不審な操作がないかを定期的に監視することも重要です。
3. 提供サービス終了や障害のリスク
サービスの提供事業者が、将来的に事業を終了する可能性はゼロではありません。大規模なシステム障害が発生し、一時的にサービスが利用できなくなるリスクも考えられます。これにより、データ移行のコストや手間が発生したり、業務が滞ったりする可能性があります。
このリスクを最小限にするため、長期的な実績を持ち、信頼性の高い事業者を選ぶことが賢明です。また、万が一に備え、定期的なバックアップ体制を構築し、複数の場所にデータを保管しておくことが、事業継続の観点から重要となります。
設定の一括管理、アクセス権限のコントロール、オフラインで作業可能なクラウドストレージとしても使える Google Workspace の詳しい解説はこちら！
【事例あり】Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説
Google Workspace でできること、料金、実際の導入事例などを網羅的に解説しています。
ファイル共有の課題解決に Google Workspace がおすすめな理由
ファイル共有における課題解決と、生産性の最大化を目指すなら、Google ドライブを中心とした Google Workspace の導入が最適です。Google Workspace は、単なるストレージサービスではなく、以下の強みを持つ統合的なツール群です。
- 業務ツールの連携性
Gmail、Meet、カレンダー、Googleドキュメント、生成AI の Gemini など、すべてのツールがシームレスに連携しているため、ファイル共有から共同作業、コミュニケーションまでが非常にスムーズです。
たとえば議事録を共有したいとき、Google Workspace ならオンライン会議 Google Meet 上で、Gemini（AI）が自動で議事録を作成。Google カレンダー上から、自動的に会議招待者に共有することが可能です。 - 細やかなアクセス制御とログ管理機能
ビジネスに必要な高度なアクセス制御機能と、詳細なログ管理機能を提供しており、セキュリティガバナンスの強化に貢献します。強力な認証機能、データの暗号化、99.9 ％の精度を誇る迷惑メール・フィッシング対策などで、企業と従業員を保護します。 - 柔軟な容量とコストのバランス
無料サービスとは異なり、ビジネス利用に十分な大容量ストレージを、利用人数に応じたコストで提供します。加えて、人数やデータ量の変化に合わせた柔軟な拡張が可能です。
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Google Workspace でできること、料金、実際の導入事例、サポートなどを紹介しています。ツール選びでお悩みの方はぜひご覧ください。
ファイル共有のオンライン化で働き方を変えよう！
オンラインでのファイル共有は特別なものではなく、企業競争力を高めるための重要な手段です。特にオンラインストレージは、場所や時間にとらわれない働き方を可能にし、リアルタイムの共同作業やアクセス権限の設定などが容易で、生産性向上と安全なデータ保持を同時に実現します。組織の成長や将来的なデータ量の増加を見据えて、貴社に合うオンラインサービスを検討してはいかがでしょうか。
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