【2026年最新】Google ドライブ管理・運用完全ガイド｜共有ドライブ構築・アクセス権・移行ルールまとめ

コラム更新日：2026.09.24

Google Workspaceの管理者・組織の情シス担当者の中には、共有ドライブのアクセス権限管理やセキュリティ設定、運用ルール構築でお悩みの方もいるのではないでしょうか。この記事では、以下の疑問を解消します。

Google ドライブの基本と機能制限があるプランの内容
情報漏洩を防ぐアクセス権の設計と運用ルール
メンバー異動時のオーナー変更やデータ移行のコツ

適切な管理体制を構築し、安全なデータ移行・運用にお役立てください。

Google Cloud の「プレミア認定」を保有する、Google Workspace 正規販売代理店です。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上の導入支援実績（ 2026 年 2 月時点）に基づき、Google Workspace の最新機能から活用術、DX推進に役立つノウハウを専門的な視点で解説しています。

※情報は記事公開（更新）時のものです。Google Workspace の仕様や価格は変更される場合があるため、最新情報は必ず公式ページでご確認ください。

※名称変更に関するお知らせ： NotebookLMは、2026年7月に「Gemini Notebook」に名称が変わりました。メディア内では旧名称が利用されていることがあります。その場合は、Gemini Notebookに読み替えてご確認ください。

Google ドライブと共有ドライブの基礎知識

Google ドライブの基本機能や便利な活用術と、Business Starterプラン特有の機能制限を押さえておきましょう。これから導入する方や、自社に最適なプラン選定にお悩みの方は、プランによる違いを知っておくことが必要です。

基本的な使い方から便利な活用術まで知りたい方はこちら＞＞
Google ドライブの使い方を徹底解説！初心者向けの基本から活用術まで

機能制限があるBusiness Starterとほかのプランとの違いはこちら＞＞
Business Starter の共有ドライブの機能制限は？他エディションと比較

共有ドライブの構築とアクセス権限の設計

共有ドライブを構築するためには、作成手順やメンバー管理、「共有アイテム」との違い、適切なアクセス権限の設定方法を把握しておくことも大切です。どのような業務シーンで共有ドライブを使用すべきかの判断基準や、外部からのアクセス権リクエストに対する対応方法を理解し、安全な権限設計を行いましょう。

共有ドライブの作成手順、メンバーの追加・削除、表示されない原因はこちら＞＞
共有ドライブの作り方。メンバーの追加や作成できないときの対処法

「共有ドライブ」と「共有アイテム」の具体的な違いはこちら＞＞
共有ドライブと共有アイテムの違い。共有ドライブを使用したほうが良い場合とは？

アクセス権の種類と設定方法、リクエストがあったときの対応はこちら＞＞
Googleドライブのアクセス権とは？権限ごとの設定方法からリクエスト対策まで解説

情報漏洩を防ぐ！安全なファイル共有とセキュリティ対策

組織のデータを守るために、ファイル共有に伴う情報漏洩リスクと、回避するためのセキュリティ対策も押さえておきましょう。権限の指定やリンク共有など、共有方法を適切に使い分けて、組織のデータ保護と業務効率化を実現します。

ファイル共有の種類とアクセス権限の使い分けはこちら＞＞
Googleドライブのファイル共有方法！基本の使い方と安全な設定を解説

ファイル共有に潜むリスクと安全に利用するための具体策はこちら＞＞
Google ドライブの共有は危険？リスクや注意点、安全に利用するための対策

企業が知るべきリスクと情報流出を防ぐセキュリティ設定はこちら＞＞
Google ドライブのセキュリティ・安全性は高い？情報漏えいを防ぐ設定と対策ガイド

組織のガバナンスを維持するデータ管理と運用ルール

共有ドライブの無用な乱立や情報散逸を防ぎ、業務の効率化と十分なセキュリティ対策を両立できる運用ルールをつくることが大切です。また、社内の人事異動や従業員の退職を見据え、ファイルの所有者（オーナー）権限を変更する手順もあらかじめ確認しておきましょう。

安全かつ効率的な運用のために決めておくべき基本ルールはこちら＞＞
共有ドライブ運用ルールの作り方｜効率化と安全を両立する設定のコツ

オーナー権限を別の人に変更する方法と変更できない場合の対処はこちら＞＞
Googleドライブのオーナー変更方法。オーナーが退職・異動する場合どうなる？

既存ファイルサーバーから共有ドライブへのデータ移行

オンプレミスのサーバーからGoogle Workspaceへデータを移行する企業の情シス担当者様向けに、「どのように代替するのか」を解説しています。移行計画の策定ステップや、移行後の運用ポイント、セキュリティ機能の視点から各プランを比較した内容も掲載していますので、クラウド化の参考にしてみてください。

計画の策定から移行後の運用ポイントまで、既存サーバーからの移行戦略はこちら＞＞
【情シス向け】ファイルサーバーから Google Workspace への移行戦略！技術的課題をクリアする権限設計とセキュリティ要件ガイド

自社に最適な共有ドライブを構築して安全に業務効率化を実現

共有ドライブ・Google ドライブを安全かつ効率的に運用するには、適切なアクセス権限の設計と、明確な運用ルールの策定が不可欠です。適切なガバナンス体制の確立は、情報漏洩や管理の形骸化を未然に防ぎます。各種機能や設定、運用ノウハウの全体像を把握したうえで、自社の活用イメージに適したプランを選択し、共有ドライブ環境を構築しましょう。