Gmailで日程調整が完結！AIが空き時間を自動抽出するサポート機能の使い方

コラム更新日：2026.04.17

会議の日程調整で、メールとカレンダーを何度も往復していませんか？候補日の書き出しやダブルブッキングへの不安は、多くのビジネスパーソンが共通して抱える課題です。

Gmailの最新機能「日程調整サポート」を使えば、AI（Gemini）が自動で空き時間をリストアップしてくれます。 Gmailの画面上で日程調整を完了できるため、タブの切り替えや手入力が不要です。

本記事では、「日程調整サポート」機能の特徴や使い方、活用メリットについて詳しく解説します。

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Gmailの「日程調整サポート」機能とは？AIが候補日を提案する最新機能

「日程調整サポート」は、GoogleのAI Geminiの技術を活用し、Gmail上で会議の日時を調整できる機能です。従来のようにカレンダーを開いて手動で候補日を探す必要がなくなります。主な特徴を3つ紹介します。

特徴①：AIが自分と参加者（最大20名）の空き時間を自動抽出

最大の特徴は、 AIが自分だけでなく参加者全員のスケジュールを考慮して、最適な時間を提案してくれる点です。

2026年3月のアップデートにより、以前は1対1に限られていた機能が大幅に強化されました。現在は、社内メンバーや社外ゲストを含む最大20名までのグループミーティング調整に対応しています。GeminiがGmailの宛先全員の都合の良い時間を分析し、おすすめの時間リストを瞬時に生成します。

特徴②：カレンダーを開かずに、Gmail画面上で柔軟な時間設定が可能

「日程調整サポート」はGmailのメール作成画面内で完結するため、タブを切り替えてGoogle カレンダーを確認する手間が省けます。

メールの下書きを作成または返信する際、ツールバーから直接機能を呼び出すことが可能です。サイドパネルで自分の予定を確認しながら、会議の長さや調整期間を自由にカスタマイズできます。

操作もシンプルで、急ぎの案件でもメール作成の手を止めることなくスピーディーに日程を提示できます。

特徴③：予定確定と同時に、参加者全員へ招待状を自動送信

候補日の中から受信者が都合の良い時間を選択すると、その後のカレンダー登録作業が自動化されるのも大きな特徴です。

受信者が予約を完了した瞬間にGoogle カレンダーに予定が作成され、社内外のすべての参加者に対して会議の招待状が自動送信されます。日程が決まった後に改めてカレンダー入力をしたり、通知メールを送信したりする手間が不要になります。

【画像あり】Gmail「日程調整サポート」機能の使い方

「日程調整サポート」機能の操作手順は非常にシンプルです。ここではパソコン版Gmailを使用した具体的な使い方を3つのステップで紹介します。

①Gmailの作成画面から「日程調整サポート」を起動

まずは、1名以上の宛先を指定して新規メールを作成するか、受信したメールの返信画面を表示します。

メッセージ下部にある「日程調整サポート」アイコンをクリックします。アイコンが表示されていない場合は、右側にある「その他のオプション」をクリックして、メニューから選択します。

②AIが提案した「おすすめの時間リスト」を確認・更新する

「日程調整サポート」機能を起動すると、 AIが宛先のユーザーと自分のスケジュールを照合し、おすすめの時間をリストアップします。

提案されたリストの内容は、必要に応じて柔軟に変更できます。たとえば、ミーティングの長さを30分から60分に変更したり、調整する対象期間を翌週にずらしたりすることが可能です。また、リスト上の「カレンダーで編集」をクリックすれば、個別の候補時間を手動で微調整できます。

③候補日をメールに挿入して送信する

調整が完了したら、おすすめの時間のカードをメール本文に挿入します。カードが挿入されると、受信者は視覚的にわかりやすい形式で候補日を確認できます。内容に問題がなければ、そのまま「送信」をクリックして完了です。

受信者側は、カード内のリンクから都合の良い時間を選ぶだけで予約が確定するため、返信の文面を考える負担も軽減されます。

＜注意点＞

カード挿入後にメールの宛先リストを変更してもゲストリストは更新されません。必ず宛先を確定させてから操作しましょう。

「日程調整サポート」と「会議可能な時間の提示」の違い

Gmailには、以前から提供されている「会議可能な時間の提示」という機能もあります。AI（Gemini）による「日程調整サポート」との主な違いを表にまとめました。

機能名	日程調整サポート	会議可能な時間の提示
主な操作	AI（Gemini）が候補を自動リストアップ	カレンダーから手動で時間枠を選択
対応人数	グループ調整対応（最大20名）	1対1の会議のみ
対象プラン	Business Standard、Enterprise Starter以上	Business Starter、個人用アカウント
強み	複数人の複雑な調整を自動化	シンプルな1対1の調整に最適

大きな違いは「複数人への対応」です。手動での「会議可能な時間の提示」は1対1の調整のみですが、 AI（Gemini）による「日程調整サポート」はチームメンバー全員の空き時間を自動で考慮してくれます。

また、利用可能なGoogle Workspaceのプランも異なります。「日程調整サポート」機能は、 Google Workspace Business Standard 以上のプランで利用可能です。

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Gmailの日程調整機能を活用するメリット

日程調整の自動化は、個人の生産性向上だけでなく、組織全体の業務効率化に大きく貢献します。主な4つのメリットを見ていきましょう。

タブの切り替え不要！メール作成画面で日程調整が完結

カレンダーとメールを行き来する回数が大幅に減るのがメリットの一つです。これまで行っていた「カレンダーで空き時間を確認」→「時間をメモ」→「メールに打ち込み」という工程が不要になります。

メール画面のサイドパネルから直接スケジュールの空き状況を確認し、そのまま挿入できるため、思考を中断することなく業務を進められます。

重複リスクを視覚的に防ぐ！「先に埋まった予定」をリアルタイム回避

「日程調整サポート」機能は、ダブルブッキングを未然に防ぐ仕組みが備わっています。 AIが提案した候補時間枠の中で、万が一他の予定と重複しているゲストがいる場合は、時間枠が「オレンジ色」で表示されます。

この視覚的な警告により、調整ミスのリスクを瞬時に判断できるのも大きな利点です。すべてが「緑色」の時間枠を選べば、参加者全員が確実に出席できる時間を提示できるため、調整の差し戻しが発生しません。

何度もやり取りする手間を省く！業務スピードが向上

「◯日の都合はいかがですか？」というメールの往復を最小限に抑えられるのもメリットに挙げられます。AIが最初から最適な候補日を提案するため、一回のメール送信で日程が確定する確率が高まるでしょう。

特に、社内プロジェクトのように多忙なメンバーが揃う場面では、調整の遅れがプロジェクト全体の停滞を招きます。日程調整のスピードを上げることは、組織全体の意思決定を加速させることにつながります。

予定の作成から参加者全員への招待状送信までを自動化

日程調整の最後の手間である「カレンダー登録」と「URLの共有」の自動化も、大きなメリットです。

受信者が希望の日時を選択すると、自動的にカレンダーの予定が作成され、その場で招待状が全ゲストに届きます。この招待状には、Google カレンダーの設定に基づいた会議詳細が含まれるため、改めてGoogle MeetのURLを発行して送るといった事務作業から解放されます。

ビジネス版Google Workspaceで「日程調整サポート」を最大限活用する方法

「日程調整サポート」機能を組織で活用するためには、ライセンスの選択や適切な設定が不可欠です。事前に確認しておきたいポイントを見ていきましょう。

チームの空き時間を考慮するカレンダーの「アクセス権限」設定

AIが同僚のスケジュールを考慮して候補を出すためには、対象となるゲストのカレンダー閲覧権限が必要です。組織全体で互いの空き情報が見える文化を醸成し、権限を適切に設定しておくことで、Geminiの提案精度を最大化できます。

Google Workspace with Geminiで実現する高度な自動化

「日程調整サポート」をフル活用するには、対象となるGoogle Workspaceエディション、またはGeminiアドオンの導入が必要です。 Google Workspace Business Standard、Business Plus、Enterpriseなどの上位プランでは、Geminiを標準またはアドオンとして利用できます。

Geminiは日程調整だけでなく、メールの返信案作成、スレッドの要約、ドキュメントの推敲など、多岐にわたる業務をAIがサポートします。調整作業の効率化を入り口に、組織全体のDXを推進することが可能です。