医療現場の効率化！Google スプレッドシートで看護・介護業務を一新

コラム更新日：2023.12.01

本記事では、医療・介護現場での Google スプレッドシートの活用例や Google スプレッドシートの使い方・メリットについて解説します。また、Google スプレッドシートと Google Workspace を駆使して医療現場の課題に対処する実践的な活用例についても紹介しています。Google スプレッドシートを活用して、仕事の情報を一元的に管理し、迅速にアクセス・更新できるようにしましょう！

現代の医療現場の課題とデジタルツールの必要性

➤医療現場の課題

日本の医療業界は、少子高齢化、人手不足、医療費の増加といった多くの課題に直面しています。医療従事者の増大する負担、医療の質の向上、そして医療費の削減が求められています。日本の医療分野におけるDXの進行は、他の業界と比べても顕著に遅れている状況が見受けられます。

➤デジタルツールの必要性

医療DXの推進は、これらの課題を解決し、医療の持続可能性を高めるための鍵となります。情報システムの統一と共有の課題、制度的・評価の壁、そして病院のITリソースの不足など、多くの要因が医療のDX化の遅れを引き起こしています。これらの問題を解決するためには、デジタルツールの導入と活用が不可欠であり、医療現場におけるデジタル変革の必要性が高まっています。

Google スプレッドシートとは

➤Googleスプレッドシートの基本的な概要

Google スプレッドシートは、Google が提供する表計算ソフトです。Excel や Numbers などの表計算ソフトと同様に、さまざまなデータを入力・編集・分析できます。

Google スプレッドシートの特徴

• クラウドサービスのため、インターネットに接続していれば、どのデバイスでも利用可能
• データのバージョン履歴が自動で保存される
• グラフや表の作成が簡単

➤Google スプレッドシートのメリット

複数人で同時編集ができる

Google スプレッドシートは、チームメンバーがどこにいても、リアルタイムで同じドキュメント上で作業を行えます。これにより、プロジェクトの進捗状況を瞬時に共有し、即座にフィードバックを得ることが可能です。また、誰がどのセルを編集しているかが明確になるため、作業の重複を避け、効率的なコラボレーションを実現します。

高度なセキュリティ

Google スプレッドシートは、Google の厳格なセキュリティ基準によって保護されています。すべてのデータは転送時と保存時に暗号化され、不正アクセスやマルウェアからの保護を提供します。さらに、編集履歴機能により、過去のあらゆる変更を追跡し、必要に応じて以前のバージョンに簡単に戻すことが可能です。

エクセルへの変換もスムーズ

Google スプレッドシートは、Microsoft Excel ファイルとの高い互換性を持っています。Excel ファイルを Google スプレッドシートにインポートする際には、変換することなく編集を続けることができ、また、スプレッドシートを Excel 形式でエクスポートするプロセスも簡単です。これにより、異なるプラットフォーム間での作業の移行がスムーズに行われます。

Google Workspace との連携でさらなる業務効率化

Google Workspace とは、Google が提供する有料のビジネス向けクラウド型グループウェアサービスです。Google スプレッドシートは Google Workspace の一部であり、Gmail 、Google ドキュメント、Google スライドなどとシームレスに連携します。この統合により、スプレッドシートから直接メールを送信したり、ドキュメントやプレゼンテーションにデータを組み込んだりすることができ、業務の効率化が図れます。

《参考》Duet AI in GoogleWorkspace を活用してさらに業務効率化！

「Duet AI in GoogleWorkspace」は、Google Workspace の機能を AI によって拡張する新たなサービスです。Duet AIを導入することで、Google スプレッドシートでは、人工知能を使用して、プロンプトに基づいた表を作成できます。例えば、ガントチャートやタスクトラッカーを手軽に作成できます。

参考記事：Duet AIでスプレッドシートのデータ整理やレポート作成を自動で行う方法

医療・介護現場での Google スプレッドシートの活用例

➤カンファレンスノート・申し送りノート

カンファノートや申し送りノートの管理に Google スプレッドシートを使用すると、情報の更新と共有がリアルタイムで可能になります。複数人で同時編集しながら議論を行い、スムーズにカンファノートを作成できます。リアルタイムで患者さんの状態や治療の経過を記録し、チーム内で即座に共有することで、情報の透明性が高まり、連携が向上します。

➤研修のスケジュール

研修のスケジュールを管理するためにも、Google スプレッドシートを活用することができます。複数人でスケジュールを共有することで、円滑に研修を実施することができます。スプレッドシートの「タイムライン機能」を使うことで、可視性も上がり分かりやすくなります。

➤医薬品や備品の在庫管理

Google スプレッドシートは医薬品や備品の在庫管理にも役立ちます。在庫状況をリアルタイムで把握し、適切な管理を行うことができます。

Google スプレッドシートの使い方

➤よく使う関数

Googleスプレッドシートの「関数」は、データ処理を効率化します。例えば、SUM 関数で合計を出したり、IF 関数で条件分岐を行います。以下の関数を組み合わせることで、より医療現場でのデータ管理と分析が簡素化できます。

　
• SUM：合計を計算する関数。例えば、一週間の患者数や処方された薬の総量を計算する際に使用できます。
• COUNT：数値の個数を計算する関数。特定の医薬品や備品の在庫が最低限の量以下になった場合に、再注文が必要であると表示するなどができます。
• IF：条件に基づいて異なる結果を返す関数。たとえば、特定の条件下での患者さんのリスク評価や治療方針の決定に使用できます。
• VLOOKUP：特定の値を検索し、対応するデータを返す関数。患者の ID を使用して、その患者の詳細情報を検索するのに便利です。
• AVERAGE：データの平均値を計算する関数。例えば、ある期間の患者の平均年齢を計算するのに便利です。

➤プルダウンリストの作成

「プルダウン」機能を使えば、スプレッドシートに選択肢からデータを入力できます。Google スプレッドシートでプルダウンリストを作成する手順は次の通りです。

1. Google スプレッドシートを開き、プルダウンリストを設定したいセルまたはセル範囲を選択
2. 右クリックし、コンテキストメニューから「プルダウン」を選択、もしくはメニューバーの「挿入」から「プルダウン」を選択する



3. 「データの入力規則」パネルで、プルダウンリストの条件を設定する



　　　　
4. 設定が完了したら、「完了」をクリックしてプルダウンリストを保存する

➤チェックボックスの挿入

「チェックボックス」は、プロジェクトの完了、出欠確認、ToDo リストなどさまざまな場面で活用できます。Google スプレッドシートでチェックボックスを挿入する手順は以下の通りです。

1. Google スプレッドシートを開き、チェックボックスを挿入したいセルを選択する
2. メニューバーの「挿入」から「プルダウン」を選択する



3. 選択したセルにチェックボックスが挿入される。チェックボックスはクリックすることでチェックを入れたり外したりできる

   

   　　　　
4. 挿入したチェックボックスを削除したい場合は、削除したいチェックボックスが含まれるセルを選択し、キーボードの「削除」キーを押すか、メニューバーの「編集」から「削除」を選択する

➤ガントチャートの作成

「タイムライン機能」を使うことでガントチャートを作成できます。ガントチャートはプロジェクトの進捗管理に役立ちます。Google スプレッドシートで簡単に作成でき、関連するタスクの開始と終了日、重要なマイルストーンを視覚的に共有できます。シートの日付やタスク名を変更すると、タイムラインにも反映されるのでとても便利です。「タイムライン機能」は Google Workspace でご利用いただけます。

1. Google スプレッドシートを開き、ガントチャート用の表を作成します。表にはプロジェクトのタスク、開始日、終了日などの情報を入力します。
2. ガントチャートに使用したいデータの範囲を選択し、メニューバーの「挿入」から「タイムライン」を選択する



3. 「データ範囲の選択」の範囲を確認し、「OK」をクリック



4. 「タイムライン」シートが作成され、ガントチャートが表示される

ビジネスでの利用なら Google Workspace の導入がおすすめ！

➤無料の Google アカウントと Google Workspace の違いは？

上記の Google スプレッドシートは無料アカウントでも使用できます。しかし、一部の機能はGoogle Workspaceでしか利用できません。また、強固なセキュリティを求める組織では、必ず Google Workspace を利用しましょう。以下は無料アカウントでは提供されていない、Google Workspace ならではの機能の一例です。

• 独自ドメインを使用したメールアドレスの設定
• 組織としてユーザーが利用するツールの一元管理
• 高度なセキュリティ

特に Google スライド、ドキュメント、スプレッドシートを活用することで、リアルタイムでの共同編集や自動保存、バージョン追跡が可能になり、チーム間のコラボレーションが格段に向上し、効率的な共同作業が可能になります。

Google Workspace は、Business エディションと Enterprise エディションの二つの主要エディションを提供しています。自身が所属する組織規模や、必要な容量・機能・ツールを考えてプランを選択すると良いでしょう。TSクラウドではお客様の課題・ご希望をヒアリングの上、最適なプランをご提案いたします。お悩みの場合はぜひご相談ください。

➤Google Workspace を導入した事例

Google Cloud Japan 公式ブログでは、潤和記念病院に Google Workspace を導入した事例について紹介されています。

潤和会記念病院は、2010年にグループウェアを G Suite（Google Workspace の旧称）に変更しました。導入の動機として、台風によるサーバーの被害リスクやコスト問題を解消するための措置でした。導入前は、コミュニケーションが電話中心で、情報の伝達が分散していましたが、G Suite の導入により、情報の一元化や自動集計、スケジュール管理の効率化などが実現できました。また、G Suite の導入により、年間140万円のフィルタリングコストやその他のコストが5年間で1000万円削減されたそうです。

Google Cloud Japan 公式ブログGoogle Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

医療現場へ Google Workspace を導入し、医療 DX を実現する方法についてはこちらの記事を参考にしてください。

参考記事：Google Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

Google Workspace のお問い合わせはTSクラウドまで

Googleスプレッドシートは、リアルタイムの共同編集や高度なセキュリティ機能を備えており、医療従事者の業務効率化に大きく貢献します。Google Workspace との連携により、さらなる業務の効率化が可能になります。デジタルツールを駆使して、医療現場の効率化と質の向上を実現しましょう。

株式会社TSクラウドは、Google Workspace の正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspace のコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。