【サンプルあり】医療・看護現場でのGoogleフォームを使った業務効率化

コラム公開日:2023.11.02

本記事では、医療・看護現場でのGoogleフォームの活用例をサンプルを交えて紹介します。Googleフォームの作成方法や回答の確認方法、Googleフォームを活用するメリットなども画像付きで詳しく解説しています。人手不足などが課題となっている医療業界の現場へ、Googleフォームをはじめとしたデジタルツールを導入し、業務効率化を目指しましょう。


問合わせ

現代の医療現場の課題とデジタルツールの必要性

医療現場の課題

日本の医療業界は、少子高齢化、人手不足、医療費の増加といった多くの課題に直面しています。医療従事者の増大する負担、医療の質の向上、そして医療費の削減が求められています。日本の医療分野におけるDXの進行は、他の業界と比べても顕著に遅れている状況が見受けられます。

デジタルツールの必要性

医療DXの推進は、これらの課題を解決し、医療の持続可能性を高めるための鍵となります。情報システムの統一と共有の課題、制度的・評価の壁、そして病院のITリソースの不足など、多くの要因が医療のDX化の遅れを引き起こしています。これらの問題を解決するためには、デジタルツールの導入と活用が不可欠であり、医療現場におけるデジタル変革の必要性が高まっています。

Googleフォームとは

Googleが提供するフォーム作成ツールです。Googleアカウントを持っていれば、誰でも簡単にアンケートフォームや問い合わせフォームなどを作成することができます。Googleフォームはクラウドベースで動作するため、どのデバイスからでもアクセス・編集が可能です。アンケート、問い合わせ、キャンペーン応募など用途もさまざまで、ビジネスから教育の現場まで、幅広いシーンで活躍しています。

医療現場でのGoogleフォームの活用例

紙のアンケートは印刷や回収が大変で、作成から集計まで多くの時間がかかります。Googleフォームを活用すれば、手間をかけることなく、すべてオンラインで完結できます。紙やインクといった資源の無駄を省き、大きなコスト削減にもなります。

患者満足度アンケート

入院中の患者さんや外来の患者さんに満足度アンケートを実施することはありませんか?Googleフォームを使用すれば、患者さんの回答の負担も軽くなります。

患者満足度アンケート

上記、イメージサンプルはこちら

事前問診表

熱などの症状がある場合、患者さんの待ち時間を短縮するために、予約時に問診表の記入をお願いするのはいかがでしょうか?患者さんの負担も軽減でき、事務作業も効率的に進められます。新型コロナウイルスにより発熱外来が設けられた際にも、オンラインの事前問診表が多く活用されました。

事前問診表

上記、イメージサンプルはこちら

職場環境についてのアンケート

患者さんへのアンケート運用に不安を感じる場合、まずは院内の職場環境に関するアンケートから始めてみるのもおすすめです。働きやすさやワークライフバランスについてなど、匿名で回答を求めることで、スタッフも本音を共有しやすくなるかもしれません。

職場環境についてのアンケート

上記、イメージサンプルはこちら

Googleフォームの作り方

Googleフォームの作成方法

Googleフォームはドラッグ&ドロップの直感的なインターフェースを持っているため、作成も簡単です。また、テンプレートもたくさん用意されているので、用途に近いテンプレートをもとにして作成すると時間短縮になります。

  1. Googleアカウントでログインする
  2. ドライブから右クリック、もしくは右上の9つの点よりGoogleフォームを選択、「空白のフォーム」または「テンプレートから」を選択
  3. 新規作成

    新規作成

  4. フォームのタイトルと説明を入力する
  5. タイトルと説明を入力

  6. プラスアイコンの「質問を追加」を選択し、質問を増やす
  7. 質問を追加

  8. 質問形式を選択する。質問形式は以下のような形式が選択可能。
    • 記述式:1行自由回答
    • 段落:複数行自由回答
    • ラジオボタン:単一選択
    • チェックボックス:複数選択
    • プルダウン:単一選択
    • 均等目盛:段階評価形式
    • 選択式(グリッド):ラジオボタンの複数行イメージ。単一選択
    • チェックボックス(グリッド):チェックボックスの複数行イメージ。複数選択
    • 日付:日付選択
    • 時間:時間選択
  9. 質問形式を選択

    形式

  10. 必要な質問を作成できたら、右上の「送信」をクリックする。送信方法は「メール」「リンク」「HTMLを埋め込む」から選択できますが、リンクからフォームにアクセスしてもらう手段が便利です。
  11. 送信をクリック

    リンクを作成

テーマからヘッダー画像を選択すると、背景色なども自動で変わり、簡単に印象を変えることができます。

ヘッダー画像を選択

Googleフォームの回答確認

回答結果もGoogleフォーム内で確認できます。まとめの「概要」、質問項目ごとの「質問」、人ごとの「個別」など多角的に回答の確認ができます。

  1. Googleフォームにアクセスし、回答を確認したいフォームを開く
  2. フォーム上部の「回答」をクリック
  3. 「概要」「質問」「個別」タブで回答を確認できる

回答確認

Googleフォームのメリット

セキュリティ

Googleフォームは、高度なセキュリティ対策を採用し、マルウェア対策を含むデータ保護を実現しています。クラウド上にあるため、ローカル保存の必要がなく、デバイスのセキュリティリスクを低減しています。ファイルの内容は転送時・保存時に暗号化されます。Googleサービス全体が独立機関のセキュリティやプライバシー監査を定期的に受けており、規制要件も遵守しています。患者さんの個人情報を取り扱う際にも安心ですね。

シンプルな操作性

フォームの作成は、ドキュメントを作るように手軽に作成できます。多様な質問形式の選択、ドラッグ&ドロップによる質問の並べ替え、リストの値も貼り付けでカスタマイズが簡単に行えます。

GoogleWorkspaceとの連携でさらなる業務効率化

新しい回答があった時、Gmailに通知をすることができます。また、Googleスプレッドシートと連携することで、回答データを管理できたり、グラフで可視化できたりととても便利です。GoogleWorkspaceはグループウエアのため、連携がスムーズです。

参考記事:Googleフォームとスプレッドシートを連携して、回答を効率的に分析する方法。

GoogleWorkspaceでのさらなる可能性

GoogleWorkspaceとは?

Google Workspaceは、Googleが提供するクラウドベースのオフィス業務に必要なソフトウェアのセットです。Gmailのビジネス用メール、Googleドキュメントの文書作成、Googleスプレッドシートの表計算、Googleスライドのプレゼンテーション、Googleドライブのクラウド ストレージ、Googleカレンダーのスケジュール管理、Google meetのウェブ会議など、さまざまな機能を備えています。

無料のGoogleアカウントとGoogleWorkspaceの違いは?

【個人向け・無料】Googleアカウント

無料のGoogleアカウントでは、GmailやGoogleドキュメント、Googleフォームなどの基本ツールを15GBのストレージ容量とともに利用できます。しかし、組織全体での共有ドライブの使用や共同編集などの機能は限られているため、組織での利用を考えるなら、より多くの機能と容量を提供するGoogle Workspaceが適しています。

【法人向け・有料】Google Workspace

Google Workspaceは、最大300人までの利用が可能なBusinessエディションと、ユーザー数に制限のないEnterpriseエディションという二つの主要エディションを提供しています。それぞれストレージ容量やツール等に差異があります。

自身が所属する組織規模や、必要な容量・機能・ツールを考えてプランを選択すると良いでしょう。TSクラウドではお客様の課題・ご希望をヒアリングの上、最適なプランをご提案いたします。お悩みの場合はぜひご相談ください。

医療現場でのGoogleWorkspaceの導入事例紹介

潤和会記念病院-BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新
潤和会記念病院は、2010年にグループウェアをG Suite(Google Workspaceの旧称)に変更しました。導入の動機として、台風によるサーバーの被害リスクやコスト問題を解消するための措置でした。導入前は、コミュニケーションが電話中心で、情報の伝達が分散していましたが、G Suiteの導入により、情報の一元化や自動集計、スケジュール管理の効率化などが実現できました。また、G Suiteの導入により、年間140万円のフィルタリングコストやその他のコストが5年間で1000万円削減されたそうです。

参考記事:Google Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

Google Workspaceのお問い合わせはTSクラウドまで

Googleフォーム、いかがでしたでしょうか?オンラインでのアンケート作成から集計まで、効率的に進めることができるGoogleフォームは、多くの課題に直面する医療現場でのデジタルツール導入の一助となります。Google Workspaceとの連携も活用し、院内での情報共有や管理をさらにスムーズに行いましょう。

問合わせ

株式会社TSクラウドは、Google Workspaceの正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspaceのコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。

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