医療・介護現場の業務効率化にGoogle Chatが便利!実用例と機能を紹介

コラム公開日:2023.11.10

本記事では、医療・看護現場でのGoogle Chatの具体的な活用例やメリット、基本的な使い方について詳しく解説します。Google Chatはテキストベースの情報共有やタスク管理など、多岐にわたる機能を提供しています。デジタルツールの導入が急がれる医療や介護の現場において、Google Chatのシームレスな連携機能を活かして、医療従事者の業務効率化を実現しましょう。


問合わせ

現代の医療現場の課題とデジタルツールの必要性

医療現場の課題

日本の医療業界は、少子高齢化、人手不足、医療費の増加といった多くの課題に直面しています。医療従事者の増大する負担、医療の質の向上、そして医療費の削減が求められています。日本の医療分野におけるDXの進行は、他の業界と比べても顕著に遅れている状況が見受けられます。

デジタルツールの必要性

医療DXの推進は、これらの課題を解決し、医療の持続可能性を高めるための鍵となります。情報システムの統一と共有の課題、制度的・評価の壁、そして病院のITリソースの不足など、多くの要因が医療のDX化の遅れを引き起こしています。これらの問題を解決するためには、デジタルツールの導入と活用が不可欠であり、医療現場におけるデジタル変革の必要性が高まっています。

Google Chatとは?

Google Chatの基本的な概要

Google Chat(読み方:グーグルチャット)は、Google Workspaceに含まれるチャットツールです。テキストメッセージやファイルの共有、ビデオ通話など、さまざまな機能を備えています。個別のチャット、グループチャット、スペースという3つの主要な機能を使い分けることで、効率的なコミュニケーションに繋がります。

参考記事:Google Chatとは。改行や引用などの書式、アプリやbotについても解説

Google Chatのメリット

クラウドベースでのデータ管理とセキュリティ

Google Chatは、ユーザーの安全を最優先に考え、スパム、フィッシング、マルウェアからの保護を強化しています。アップロードされるファイルは自動的にウイルススキャンされ、問題が検出された場合はダウンロードがブロックされます。組織外からの不正なメッセージリクエストやフィッシングリンクも自動的に検出・ブロックされるため、ユーザーは安心してコミュニケーションをとれます。

スマートフォンのアプリ対応で場所を選ばずアクセス可能

Google ChatはWebブラウザだけでなく、スマートフォンやタブレット用の専用アプリも提供しています。専用アプリを使うと、Google Chatの全ての機能をiPhoneやAndroidなどのスマホからも利用することができます。

医療現場でのGoogle Chatの活用例

PHSでの連絡による聞き間違いや、緊急度の高い低いに関わらずの連絡が煩わしく感じることはないでしょうか?これらはテキストベースのやり取りで解消できます。Google Chatを活用すれば、他部署や病棟間の連携もスムーズになります。以下に具体的な活用例を紹介します。

スペースの設定でメンバーなどの範囲を指定

スペースの設定を利用して参加メンバーを絞り込むことで、適切なコミュニケーションの場を設定できます。例えば、全てのメンバーが参加する「全体」のスペースでは、年末調整などの事務作業に関する情報を共有することができます。特定の病棟に勤務するメンバーのみが参加する「病棟」スペースを作成すれば、その病棟に関連する情報のやり取りがスムーズに行えます。

スペース

参考記事:Google Chatの「スペース」とは。使い方とメリットを解説

タスク機能でスペース内の人に割り当てたり進行状況を把握する

チャットのやり取りの中で、タスクが発生することもあります。Google Chatでは、そのやりとりを直接タスクとして設定し、他のメンバーに割り当てが可能です。例えば「MTGがリスケになったことをメンバーに伝えて」「勉強会の資料作成を◯日までにお願いします」などのタスクが作成できます。タスクの完了状態も一目で確認できるので、情報の見落としやミスを防ぐことができます。

タスク化

タスク

全スタッフ向けのアナウンス

多様な業種やシフト制で働く病院スタッフに情報を効率的に伝えるのは難しいと感じていませんか?Google Chatを活用すれば、掲示板のような物理的な準備なしに、瞬時に全員にアナウンスを配信することができます。

アナウンス

Google Chatの導入方法

Google Chatは、パソコンのブラウザやスマートフォンのアプリから利用できます。それぞれの導入方法を解説します。

パソコンのブラウザ

アイコン左の「Googleアプリ」マークより「チャット」を選択、またはGoogle Chatにログインします。

チャットを選択

チャット

スマートフォンのアプリ

Google ChatはWebブラウザだけでなく、スマートフォンやタブレット用の専用アプリも提供しています。専用アプリを使うと、Google Chatの全ての機能をiPhoneやAndroidなどのスマホからも利用することができます。

iOSAndroid

Google Chatの基本的な使い方

Google Chatの基本的な使い方を解説します。チャットとスペースの2つの機能に分けて説明します。

チャットの基本的な使い方

チャットは、ダイレクトメッセージのような1対1または1対複数のユーザーで比較的短期間使用するツールです。

  1. Google Chatを開く
  2. チャットの右側「+」アイコンより、チャットしたい相手を検索する
  3. チャットしたい相手を検索

  4. 相手の名前をクリックして、チャットを始める
  5. メッセージの入力欄にメッセージを入力し、Enterキーで送信する
  6. テキストメッセージ入力欄

  7. 相手からメッセージが届いたら、名前をクリックして確認する

スペースの基本的な使い方

スペースは、チームやプロジェクトのメンバーなどの複数のユーザーで長期的に使用するチャットです。

  1. Google Chatを開く
  2. スペースの右側「+」アイコンより、「スペースを作成」をクリック
  3. スペースを作成

  4. スペースの名前、説明、メンバー、設定を追加、「作成」ボタンを押下
  5. スペースの設定

  6. スペースでチャットを始める

参考記事:Google Chatの「スペース」とは。使い方とメリットを解説

ビジネスでの利用ならGoogle Workspaceの導入がおすすめ!

GoogleWorkspaceでGoogle Chatを利用するとファイル共有やビデオ通話、スケジュール共有、タスク管理などがスムーズになったり、セキュリティ対策をしっかりと行ったりできるため、医療や看護などの個人情報を扱う組織ではGoogleWorkspaceを導入しましょう。

無料のGoogleアカウントとGoogle Workspaceの違いは?

以下は無料アカウントでは提供されていない、Google Workspaceならではの機能の一例です。

  • 独自ドメインを使用したメールアドレスの設定
  • 組織としてユーザーが利用するツールの一元管理
  • 高度なセキュリティ

Google Workspaceは、BusinessエディションとEnterpriseエディションの二つの主要エディションを提供しています。自身が所属する組織規模や、必要な容量・機能・ツールを考えてプランを選択すると良いでしょう。TSクラウドではお客様の課題・ご希望をヒアリングの上、最適なプランをご提案いたします。お悩みの場合はぜひご相談ください。

医療現場でのGoogleWorkspaceの導入事例紹介

潤和会記念病院-BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新
潤和会記念病院は、2010年にグループウェアをG Suite(Google Workspaceの旧称)に変更しました。導入の動機として、台風によるサーバーの被害リスクやコスト問題を解消するための措置でした。導入前は、コミュニケーションが電話中心で、情報の伝達が分散していましたが、G Suiteの導入により、情報の一元化や自動集計、スケジュール管理の効率化などが実現できました。また、G Suiteの導入により、年間140万円のフィルタリングコストやその他のコストが5年間で1000万円削減されたそうです。

参考記事:潤和会記念病院も Google へ – G Suite を 病院の情報インフラとして活用。BCP、 人材育成、院内コミュニケーションを一新!

参考記事:Google Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

Google Workspaceのお問い合わせはTSクラウドまで

Google Chatを活用することで、適切なメンバーのスペースを構築し、チームのコミュニケーションを円滑に進めることができます。情報の伝達ミスを減少させるとともに、タスク管理を可視化することで、業務の効率化が図れます。医療従事者の増大する負担やその他の現場課題を軽減するためにも、Google Chatの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

問合わせ

株式会社TSクラウドは、Google Workspaceの正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspaceのコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。

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