医療・介護現場の業務効率化にGoogle Chatが便利！実用例と機能を紹介

コラム更新日：2023.11.10

本記事では、医療・看護現場での Google Chat の具体的な活用例やメリット、基本的な使い方について詳しく解説します。Google Chat はテキストベースの情報共有やタスク管理など、多岐にわたる機能を提供しています。デジタルツールの導入が急がれる医療や介護の現場において、Google Chat のシームレスな連携機能を活かして、医療従事者の業務効率化を実現しましょう。

Google Workspace の機能や料金がわかるサービス資料をダウンロードする

現代の医療現場の課題とデジタルツールの必要性

➤医療現場の課題

日本の医療業界は、少子高齢化、人手不足、医療費の増加といった多くの課題に直面しています。医療従事者の増大する負担、医療の質の向上、そして医療費の削減が求められています。日本の医療分野におけるDXの進行は、他の業界と比べても顕著に遅れている状況が見受けられます。

参考記事：医療DXとは？課題や活用方法。Google Workspace で医療DXを実現しよう

➤デジタルツールの必要性

医療DXの推進は、これらの課題を解決し、医療の持続可能性を高めるための鍵となります。情報システムの統一と共有の課題、制度的・評価の壁、そして病院のITリソースの不足など、多くの要因が医療のDX化の遅れを引き起こしています。これらの問題を解決するためには、デジタルツールの導入と活用が不可欠であり、医療現場におけるデジタル変革の必要性が高まっています。

「Google Workspace で医療DX を推進したい」「医療の現場を変えていきたい」そうお考えの方は、まずはご相談ください。導入から活用方法まで、お客様のニーズに合わせたプランを提案します。 ⇒ まずは相談する

Google Chat とは？

➤Google Chat の基本的な概要

Google Chat（読み方：グーグルチャット）は、Google Workspace に含まれるチャットツールです。テキストメッセージやファイルの共有、ビデオ通話など、さまざまな機能を備えています。個別のチャット、グループチャット、スペースという3つの主要な機能を使い分けることで、効率的なコミュニケーションに繋がります。

参考記事：Google Chatとは。改行や引用などの書式、アプリやbotについても解説

➤Google Chat のメリット

クラウドベースでのデータ管理とセキュリティ

Google Chat は、ユーザーの安全を最優先に考え、スパム、フィッシング、マルウェアからの保護を強化しています。アップロードされるファイルは自動的にウイルススキャンされ、問題が検出された場合はダウンロードがブロックされます。組織外からの不正なメッセージリクエストやフィッシングリンクも自動的に検出・ブロックされるため、ユーザーは安心してコミュニケーションをとれます。

スマートフォンのアプリ対応で場所を選ばずアクセス可能

Google Chat は Web ブラウザだけでなく、スマートフォンやタブレット用の専用アプリも提供しています。専用アプリを使うと、Google Chat の全ての機能を iPhone や Android などのスマホからも利用することができます。

医療現場での Google Chat の活用例

PHS での連絡による聞き間違いや、緊急度の高い低いに関わらずの連絡が煩わしく感じることはないでしょうか？これらはテキストベースのやり取りで解消できます。Google Chat を活用すれば、他部署や病棟間の連携もスムーズになります。以下に具体的な活用例を紹介します。

➤スペースの設定でメンバーなどの範囲を指定

スペースの設定を利用して参加メンバーを絞り込むことで、適切なコミュニケーションの場を設定できます。例えば、全てのメンバーが参加する「全体」のスペースでは、年末調整などの事務作業に関する情報を共有することができます。特定の病棟に勤務するメンバーのみが参加する「病棟」スペースを作成すれば、その病棟に関連する情報のやり取りがスムーズに行えます。

参考記事：Google Chatの「スペース」とは。使い方とメリットを解説

➤タスク機能でスペース内の人に割り当てたり進行状況を把握する

チャットのやり取りの中で、タスクが発生することもあります。Google Chat では、そのやりとりを直接タスクとして設定し、他のメンバーに割り当てが可能です。例えば「MTG がリスケになったことをメンバーに伝えて」「勉強会の資料作成を◯日までにお願いします」などのタスクが作成できます。タスクの完了状態も一目で確認できるので、情報の見落としやミスを防ぐことができます。

➤全スタッフ向けのアナウンス

多様な業種やシフト制で働く病院スタッフに情報を効率的に伝えるのは難しいと感じていませんか？Google Chat を活用すれば、掲示板のような物理的な準備なしに、瞬時に全員にアナウンスを配信することができます。

Google Chat の導入方法

Google Chatは、パソコンのブラウザやスマートフォンのアプリから利用できます。それぞれの導入方法を解説します。

➤パソコンのブラウザ

アイコン左の「Google アプリ」マークより「チャット」を選択、またはGoogle Chatにログインします。

➤スマートフォンのアプリ

Google Chat は Web ブラウザだけでなく、スマートフォンやタブレット用の専用アプリも提供しています。専用アプリを使うと、Google Chat の全ての機能を iPhone や Android などのスマホからも利用することができます。

iOS／Android

Google Chat の基本的な使い方

Google Chat の基本的な使い方を解説します。チャットとスペースの2つの機能に分けて説明します。

➤チャットの基本的な使い方

チャットは、ダイレクトメッセージのような1対1または1対複数のユーザーで比較的短期間使用するツールです。

1. Google Chat を開く
2. チャットの右側「＋」アイコンより、チャットしたい相手を検索する



3. 相手の名前をクリックして、チャットを始める
4. メッセージの入力欄にメッセージを入力し、Enter キーで送信する



5. 相手からメッセージが届いたら、名前をクリックして確認する

➤スペースの基本的な使い方

スペースは、チームやプロジェクトのメンバーなどの複数のユーザーで長期的に使用するチャットです。

1. Google Chat を開く
2. スペースの右側「＋」アイコンより、「スペースを作成」をクリック



3. スペースの名前、説明、メンバー、設定を追加、「作成」ボタンを押下



4. スペースでチャットを始める

参考記事：Google Chatの「スペース」とは。使い方とメリットを解説

ビジネスでの利用なら Google Workspace の導入がおすすめ！

GoogleWorkspace で Google Chat を利用するとファイル共有やビデオ通話、スケジュール共有、タスク管理などがスムーズになったり、セキュリティ対策をしっかりと行ったりできるため、医療や看護などの個人情報を扱う組織では Google Workspace を導入しましょう。

➤無料の Google アカウントと Google Workspace の違いは？

以下は無料アカウントでは提供されていない、Google Workspace ならではの機能の一例です。

• 独自ドメインを使用したメールアドレスの設定
• 組織としてユーザーが利用するツールの一元管理
• 高度なセキュリティ

Google Workspace は、Business エディションと Enterprise エディションの二つの主要エディションを提供しています。自身が所属する組織規模や、必要な容量・機能・ツールを考えてプランを選択すると良いでしょう。TSクラウドではお客様の課題・ご希望をヒアリングの上、最適なプランをご提案いたします。お悩みの場合はぜひご相談ください。

Google Workspace の機能や料金がわかるサービス資料をダウンロードする

➤Google Workspace を導入した事例

Google Cloud Japan 公式ブログでは、潤和記念病院に Google Workspace を導入した事例について紹介されています。

潤和会記念病院は、2010年にグループウェアを G Suite（Google Workspace の旧称）に変更しました。導入の動機として、台風によるサーバーの被害リスクやコスト問題を解消するための措置でした。導入前は、コミュニケーションが電話中心で、情報の伝達が分散していましたが、G Suite の導入により、情報の一元化や自動集計、スケジュール管理の効率化などが実現できました。また、G Suite の導入により、年間140万円のフィルタリングコストやその他のコストが5年間で1000万円削減されたそうです。

Google Cloud Japan 公式ブログGoogle Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

Google Workspace のお問い合わせはTSクラウドまで

Google Chat を活用することで、適切なメンバーのスペースを構築し、チームのコミュニケーションを円滑に進めることができます。情報の伝達ミスを減少させるとともに、タスク管理を可視化することで、業務の効率化が図れます。医療従事者の増大する負担やその他の現場課題を軽減するためにも、Google Chat の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

株式会社TSクラウドは、Google Workspace の正規代理店として、ユーザーの皆様の支援を行っています。電話やメールなどによるスピーディーで丁寧なサポートも充実しています。Google Workspace のコストダウンの検討や、お困りごとがありましたら是非ともTSクラウドにご相談ください。