医療・介護現場におすすめなチャットツール Google Chat！メリットや実用例

コラム更新日：2024.11.19

「メールや電話でのやり取りが煩雑化して必要な情報を探すのに時間がかかる」「情報共有の漏れや抜けが生じてしまい業務に支障がでる」といったお悩みから、医療や介護の現場で使えるチャットツールを探しているのではないでしょうか？少子高齢化や人手不足などの課題解決のため、医療DX に向けたデジタルツールの導入は医療・看護現場において重要になっています。

Google が提供しているチャットツール「Google Chat」は、テキストやファイル共有、ビデオ通話などさまざまな機能を備えており、医療や介護の現場においてもおすすめです。本記事では、医療・介護現場での Google Chat の活用例やメリット、基本的な使い方について詳しく解説します。Google Chat のシームレスな連携機能を活かして、医療従事者の業務効率化を実現しましょう。

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現代の医療・介護現場の課題とデジタルツールの必要性

日本の医療現場は、少子高齢化や人手不足、医療費の増加など、多くの課題に直面しています。早急な医療従事者の負担軽減、医療の質向上、そして医療費削減が求められています。

医療DX は、これらの問題を解決する糸口として期待が寄せられているものの、情報システムの統一や ITリソース の不足など、さまざまな問題がデジタル化の進展を妨げているのが現状です。医療DX における課題解決には、デジタルツールの導入と活用が不可欠であり、医療現場におけるデジタル変革の必要性が高まっています。

参考記事：Google Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

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チームワークを強化する Google Chat

Google Chat は、リアルタイム性と柔軟なコミュニケーション機能により、医療・介護現場におけるチーム連携の強化と業務効率化に大きく貢献します。

➤Google Chat とは

Google Chat（読み方：グーグルチャット）は、Google Workspace に含まれるチャットツールです。テキストメッセージやファイルの共有、ビデオ通話など、さまざまな機能を備えています。個別のチャット、グループチャット、スペースという3つの主要な機能を使い分けることで、効率的なコミュニケーションに繋がります。

参考記事：Google Chatとは。改行や引用などの書式、アプリやbotについても解説

➤Google Chat のメリット

Google Chat のメリットは以下になります。

クラウドベースでのデータ管理と安心のセキュリティ

Google Chat は、ユーザーの安全を最優先に考え、スパム、フィッシング、マルウェアからの保護を強化しています。アップロードされるファイルは自動的にウイルススキャンされ、問題が検出された場合はダウンロードがブロックされます。組織外からの不正なメッセージリクエストやフィッシングリンクも自動的に検出・ブロックされるため、ユーザーは安心してコミュニケーションをとれます。

スマートフォンのアプリ対応で場所を選ばずアクセス可能

Google Chat は Web ブラウザだけでなく、スマートフォンやタブレット用の専用アプリも提供しています。専用アプリを使うと、Google Chat の全ての機能を iPhone や Android などのスマホからも利用することができます。

医療・介護現場での Google Chat の活用例

PHS での連絡による聞き間違いや、緊急度の高い低いに関わらずの連絡が煩わしく感じることはないでしょうか？これらはテキストベースのやり取りで解消できます。Google Chat を活用すれば、他部署や病棟間の連携もスムーズになります。以下に具体的な活用例を紹介します。

➤スペースの設定でメンバーなどの範囲を指定

スペースの設定を利用して参加メンバーを絞り込むことで、適切なコミュニケーションの場を設定できます。

例えば、全てのメンバーが参加する「全体」のスペースでは、年末調整などの事務作業に関する情報を共有できます。特定の病棟に勤務するメンバーのみが参加する「病棟」スペースを作成すれば、その病棟に関連する情報のやり取りがスムーズに行えます。

病棟・部署単位のほか、新人研修プログラムや感染委員会などのプロジェクト・チーム単位でスペースを作成することで、どこにどの情報があるか管理しやすくなるでしょう。

関連記事：Google Chatの「スペース」とは。使い方とメリットを解説

➤タスク機能でスペース内の人に割り当て・進行状況の把握が可能

チャットのやり取りの中で、タスクが発生することもあります。Google Chat では、そのやりとりを直接タスクとして設定し、他のメンバーに割り当てが可能です。例えば「MTG がリスケになったことをメンバーに伝えて」「勉強会の資料作成を◯日までにお願いします」などのタスクが作成できます。

やるべきことを口頭で伝えたり、別の場所に記載したりする必要がないため、伝言ミスや作業の抜け漏れを防ぐことができます。また、タスクの完了状態も一目で確認できるので、情報量の多い医療・介護現場ではとくに有効です。

➤全スタッフ向けのアナウンス

多様な業種やシフト制で働く病院スタッフに情報を効率的に伝えるのは難しいと感じていませんか？Google Chat を活用すれば、掲示板のような物理的な準備なしに、瞬時に全員にアナウンスを配信することができます。

これにより迅速な情報伝達や情報の一元化が可能になります。また、他施設ある場合での共有にも適しており、連携強化が期待できるでしょう。掲示板など紙ベースで情報共有をしていた場合、ペーパーレス化によるコスト削減にも貢献できます。

Google Chat の基本的な使い方

Google Chat の基本的な使い方を解説します。チャットとスペースの2つの機能に分けて説明します。

➤チャットの基本的な使い方

チャットは、ダイレクトメッセージのような1対1または1対複数のユーザーで比較的短期間使用するツールです。

1. Google Chat を開く
2. チャットの右側「＋」アイコンより、チャットしたい相手を検索する



3. 相手の名前をクリックして、チャットを始める
4. メッセージの入力欄にメッセージを入力し、Enter キーで送信する



5. 相手からメッセージが届いたら、名前をクリックして確認する

➤スペースの基本的な使い方

スペースは、チームやプロジェクトのメンバーなどの複数のユーザーで長期的に使用するチャットです。

1. Google Chat を開く
2. スペースの右側「＋」アイコンより、「スペースを作成」をクリック



3. スペースの名前、説明、メンバー、設定を追加、「作成」ボタンを押下



4. スペースでチャットを始める

関連記事：Google Chatの「スペース」とは。使い方とメリットを解説

医療・介護現場での利用なら Google Workspace の導入がおすすめ！

Google Chat は無料でも使えるツールですが、個人情報を扱う医療現場での利用なら有料の Google Workspace がおすすめです。 Google Workspace とは、ビジネスに必要なツールが1つにまとまったクラウド型グループウェアサービスで、「シームレスな連携によるスムーズな情報共有」「高度なセキュリティ対策」といったメリットがあります。

参考記事：Google Workspace とは？使い方やできること、料金プランを解説

➤無料の Google アカウントと Google Workspace の違いは？

以下は無料アカウントでは提供されていない、Google Workspace ならではの機能の一例です。

• 独自ドメインを使用したメールアドレスの設定
• 組織としてユーザーが利用するツールの一元管理
• 高度なセキュリティ

上記のほか、有料の Google Chat では、「十分なストレージ容量」「ユーザーや権限などの管理機能」も利用できます。

お役立ち資料「無料アカウントのビジネス利用リスク」をダウンロードする

➤Google Workspace を導入した事例

実際に、Google Workspace を医療現場へ導入した事例を2つご紹介します。

Google 公式での事例：潤和記念病院

Google Cloud Japan 公式ブログでは、潤和記念病院に Google Workspace を導入した事例について紹介されています。

潤和会記念病院は、2010年にグループウェアを G Suite（Google Workspace の旧称）に変更しました。導入の動機として、台風によるサーバーの被害リスクやコスト問題を解消するための措置でした。導入前は、コミュニケーションが電話中心で、情報の伝達が分散していましたが、G Suite の導入により、情報の一元化や自動集計、スケジュール管理の効率化などが実現できました。また、G Suite の導入により、年間140万円のフィルタリングコストやその他のコストが5年間で1000万円削減されたそうです。

Google Cloud Japan 公式ブログGoogle Workspaceで医療DXを実現する方法。導入・活用事例も

株式会社TSクラウドでの事例：社会医療法人岡本病院 （財団）

京都府内で3つの医療機関と7つの介護施設を運営している社会医療法人岡本病院 （財団）は、院内ネットワークに限定されていたグループウェアからの脱却を図るため、Google Workspace と rakumo サービスを導入。これにより、情報発信や閲覧が容易になり、日々の業務ではもちろん、被災時にも院内外を問わず迅速なコミュニケーションを可能にしました。さらに、rakumo ワークフローにより申請業務の大幅な効率化およびペーパーレス化なども実現しています。今後は、全国規模の医療ネットワークの構築に向けた取り組みを進められる予定です。

導入事例記事：Google Workspace と rakumo で 医療DX を先駆け！院内ポータルで情報を1つに。

Google Workspace のお問い合わせはTSクラウドまで

Google Chat を活用することで、適切なメンバーのスペースを構築し、チームのコミュニケーションを円滑に進めることができます。情報の伝達ミスを減少させるとともに、タスク管理を可視化することで、業務の効率化が図れます。医療従事者の増大する負担やその他の現場課題を軽減するためにも、Google Chat の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

また、医療・介護現場への Google Chat 導入には、セキュリティ対策が強化された Google Workspace もおすすめです。 Google Chat の他にも業務で使えるツールが一つにまとまったグループウェアであり、医療DX の基盤となり、情報共有の促進や業務効率化を実現します。 株式会社TSクラウドでは、Google Workspace 導入によって企業が得た効果や活用方法をまとめた資料を提供しています。ぜひ、ご活用ください。