【初心者向け】Google スプレッドシートの使い方｜便利機能からAI活用まで解説

コラム更新日：2026.06.19

Google スプレッドシートは、単なる「オンラインで使える表計算ソフト」ではありません。リアルタイムの共同編集やAIによる自動化を駆使することで、チームの生産性を大幅に向上させる強力なビジネスプラットフォームです。

この記事では、Google スプレッドシートの基本操作から便利機能、最新のAI機能「Gemini」を活用した高度な業務効率化まで、わかりやすく解説します。

Google Workspaceの基本機能から導入事例まで網羅！「TSクラウドのGoogle Workspace導入ガイド3点セット」で、あなたの疑問を今すぐ解消しませんか。

Google Cloud の「プレミア認定」を保有する、Google Workspace 正規販売代理店です。業界歴 17 年、延べ 3,500 社以上の導入支援実績（ 2026 年 2 月時点）に基づき、Google Workspace の最新機能から活用術、DX推進に役立つノウハウを専門的な視点で解説しています。

※情報は記事公開（更新）時のものです。Google Workspace の仕様や価格は変更される場合があるため、最新情報は必ず公式ページでご確認ください。

Google スプレッドシートとは？Excelとの3つの違い

Google スプレッドシートは、ウェブブラウザ上で表の作成やデータ分析、他のユーザーとの共同作業ができるオンラインの表計算アプリです。Microsoft Excelと似た機能を持ちますが、最大の違いは「クラウド上ですべての作業が完結する」という点です。

また、Excelファイル（.xlsx）を変換することなくそのまま直接編集でき、コメントや共同編集といった強力なコラボレーション機能を利用できる点も大きな強みです。

まずは、Excelとの主な3つの違いを確認しておきましょう。

インストール不要・完全無料で利用可能

Google スプレッドシートは、パソコンへのソフトのインストールは一切不要です。Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用を開始できます。

クラウド保存による「自動保存」とマルチデバイス対応

Google スプレッドシートで作成したデータは、クラウドストレージ（Google ドライブ）に自動で保存されます。編集のたびに自動で記録されるため、「こまめに上書き保存」する手間や、保存し忘れてデータが消えてしまう心配がありません。

また、インターネット環境があれば、会社のパソコン、自宅のパソコン、スマートフォンなど、どのデバイスからでも同じファイルにアクセスして作業が可能です。

Google スプレッドシート	一般的な表計算ソフト
ネット環境があれば、どのパソコン、スマートフォンからでも同じファイルにアクセス可能パソコンの故障や紛失によってデータがなくなる心配はない	原則、そのファイルが保存されているパソコンでないと作業できないパソコンの故障やウイルス感染によってデータを失うリスクがある

＜活用シーン例＞

テレワーク（在宅勤務）
出張・外出先でのデータ確認
BCP（事業継続計画）対策など

複数人での「リアルタイム共同編集」

Google スプレッドシートはファイルのURLを共有するだけで、1つのファイルを複数人で同時に編集できます。一般的な表計算ソフトのように、「誰かがファイルを開いているから編集できない」「メールで最新版のファイルを送り合う」といった手間が省け、チームでの作業効率が飛躍的に向上します。

Google スプレッドシート	一般的な表計算ソフト
1つのファイルを複数人で同時編集できる全員がいつでも最新版を操作できるため、バージョン管理が不要間違えて入力しても、過去の任意のバージョンに一瞬で復元できる	編集のたびにファイルが複製され、類似ファイルが乱立する編集のたびに最新版ファイルの共有が必要「上書き保存」すると、以前のデータは消えてしまい、復元が難しい

＜活用シーン例＞

プロジェクト進捗管理表
見積書・契約書の修正とレビュー
社内規定の改訂など

Google スプレッドシートとは？8つの便利機能とExcelとの違いを解説

Google スプレッドシートは、オンライン上で利用できる表計算ソフトです。Google スプレッドシートの使い方や業務効率化に役立つ便利な機能についてわかりやすく解説します。

【基本編】Google スプレッドシートの始め方・操作方法

ここからは、Google スプレッドシートの基本的な使い方を解説します。画面の見方、文字の装飾、表の作成といった基本操作をマスターしていきましょう。

①新しいスプレッドシートの作成方法

作業を開始するには、以下の2つのショートカットが便利です。

ホーム画面から：「sheets.google.com」にアクセスし、新規作成をクリックします。
URLから直接作成：ブラウザのアドレスバーに「sheets.google.com/create」と入力するだけで、瞬時に新しいシートが立ち上がります。

Google スプレッドシートを開くと、格子状の画面が表示されます。上部には「ファイル」「編集」「表示」といったメニューバー、その下には太字や文字サイズ変更などのツールバーが並んでいます。

一般的な表計算ソフトとの大きな違いは、メニューやボタンの配置がシンプルで、クラウドサービス特有の「共有」ボタンが右上に大きく配置されている点です。数式バーやシートのタブなど基本的な構成は、Excelなどの一般的な表計算ソフトを使ったことがある方なら、直感的に操作できる部分が多いでしょう。

②データの入力と表示形式の設定方法

Google スプレッドシートは、ツールバーを使って視覚的にわかりやすい表を作成します。画面幅が狭い場合、一部のアイコンは右端の詳細メニュー「⋮」の中に隠れているので注意してください。

基本の書式設定

文字や数字の見た目を整える書式設定は、データを見やすくするための基本です。ツールバーからフォントの種類や文字サイズなどを変更できます。

フォント：「▼」をクリックし、フォントの一覧から選びます。
文字サイズ：「＋」「－」をクリックして大きさを調整します。
太字：「B」を押すと太字になり、もう一度押すと通常の太さに戻ります。
文字色：「A」のアイコンをクリックし、表示されたカラーパレットの中から文字色を選びます。

罫線

Google スプレッドシートの「枠線」ツールは、「すべての枠線」や「内側」「水平」「垂直」「外側」の枠線、特定の辺だけなどの種類や、枠線の太さ（スタイル）、枠線の色を選べます。

＜手順＞

罫線を引きたいセル範囲を選択する。
ツールバーにある「枠線」アイコンをクリック。
枠線の種類、枠線の太さ（スタイル）、枠線の色を選択してクリック。

セルの色付け

Google スプレッドシートはセルの色付けが可能です。プロジェクトの進捗管理表で「完了」ステータスの行を緑色にしたり、注意が必要な数値のセルを赤色にしたりすると、一目で状況を把握しやすくなります。

＜手順＞

色を付けたいセルを選択する。
ツールバーのバケツのアイコンをクリック。
カラーパレットが表示されるので、好きな色を選択する。リセットを押すと色付けが取り消される。

行・列の追加／削除

表を作成していて、後から行や列を追加／削除したいときは以下の手順で行います。

＜行を追加／削除する手順＞

追加／削除したい位置の行番号（左端の数字）を「右」クリック。
追加する場合は「上に1行挿入」または「下に1行挿入」を選択する。
削除する場合は「行を削除」を選択する。

＜列を追加／削除する手順＞

列の場合も同様に、列番号（上部のアルファベット）を右クリックして操作します。なお、複数行・複数列をまとめて選択して、一括で追加／削除することも可能です。

シートの複製

シートの複製は以下の手順で行います。たとえば、月報のテンプレートを作成し、それを毎月複製して使えば、手間が省けて入力ミスも防げます。

＜手順＞

画面下部にあるシートのタブ（「シート1」などと表示されている部分）の右にある「▼」をクリック。
「コピーを作成」を選択すると、「シート1のコピー」という名前で同じ内容のシートが複製される。
必要に応じて複製したシートの名前を変更する。
※シート名を変更する場合は、タブをダブルクリックするか、「▼」メニューから「名前を変更」を選択してください。

③基本的な関数（SUM、AVERAGEなど）の活用

計算やデータ集計を自動化するために、セルに「=関数名（引数）」を入力して関数を利用できます。ここでは、業務で特によく使われる基本的な関数を5つ紹介します。

SUM関数：=SUM（範囲）
指定した範囲内の数値の合計を計算します。売上の合計などを出す際の必須関数です。
AVERAGE：=AVERAGE（範囲）
指定した範囲の平均値を算出します。
COUNTIF関数：=COUNTIF（範囲、条件）
指定した範囲の中から、特定の条件に一致するセルの数を数えます。
（例：「研修参加者リストの中から『総務部』の参加人数を数える」「全従業員の健康診断の受診状況で『未受診』が何人いるか確認する）
VLOOKUP関数：=VLOOKUP（検索キー、範囲、列番号、［並べ替え済み］）
検索キーを基に、別の表から該当するデータを自動で引っ張ってきます。
（例：「従業員番号を入力すると、従業員名簿マスタから該当する氏名や部署名を自動で表示させる」「備品コードを入力すると、備品リストから正式名称や単価を引っ張ってくる」）
TEXT関数：=TEXT（値、“表示形式”）
日付や数値を指定の書式に変換する関数です。
（例：「日付や数値を指定した書式の文字列に変換する」「契約書番号の作成や、『2026年06月20日』などの日付表記を統一する」）

④データを視覚化する方法

業務で役立つ便利な機能として、データを可視化するグラフ作成や、大量のデータから必要な情報だけを抽出するフィルタ機能などが挙げられます。

データを基にしたグラフ・表の作成

Google スプレッドシートでは、数値データを簡単にグラフ化できます。プレゼン資料などにそのまま活用できる見栄えのいいグラフが、数クリックで完成します。

＜手順＞

グラフにしたいデータ範囲（項目名と数値を含む）を選択する。
メニューバーの「挿入」から「グラフ」をクリック。

データに適したグラフ（棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなど）が自動的に作成される。
右側の「グラフエディタ」でグラフの種類の変更、タイトルや軸ラベル、色などを自由にカスタマイズ可能。

データの並べ替え

商品リストを価格順に並べ替えたり、顧客リストを五十音順に整理したりと、データの並べ替えは頻繁行う操作です。たとえば、会社のパソコンやモニターなどIT関連品の一覧を古い順に並べたり、保管中のものを洗い出したりといった作業も簡単です。

＜手順＞

並べ替えたいデータ範囲内のいずれかのセルを選択する。
メニューバーの「データ」から「シートを並べ替え」をクリック。
「列Aを昇順（A→Z）で並べ替え」などを選択する。

より複雑な条件で並べ替えたい場合は、「データ」＞「範囲を並べ替え」から詳細オプションを開きます。「データにヘッダー行が含まれている」にチェックを入れ、優先する列（例：保管場所）や昇順・降順を指定し、「別の並べ替えの列を追加」で次の条件（例：取得日）を設定することも可能です。

以下のように、保管場所ごとに古い順に並べ替えることができます。

フィルタによるデータの絞り込み

大量のデータが入力された表の中から、特定の条件に合うデータだけを表示させたい場合に役立つのが「フィルタ」機能です。フィルタ機能を使えば、元データを変更することなく、必要な情報だけを素早く確認・分析できます。

たとえば、全従業員のリストから「総務部」のメンバーだけを抽出したり、備品管理リストから「在庫切れ」や「要発注」のアイテムだけを絞り込んで表示させたりできます。

＜手順＞

データ範囲内のセルを選択し、ツールバーにある「フィルタを作成」アイコンをクリック。
各列の見出しに「▼」アイコンが表示される。
「▼」アイコンをクリックし、表示されたメニューから条件を指定する（例：「在庫あり」「在庫なし」のチェックを外して「要発注」のみ表示させるなど）。

セルにプルダウンを追加

データ入力の際に、特定の値しか入力できないように制限したい場合、プルダウンリストが便利です。入力規則を統一できるため、入力ミスや表記ゆれを防ぎ、後のデータ集計を容易にします。

たとえば、稟議書のステータス管理で「申請中、承認、差戻し」という選択肢を用意したり、備品申請書で申請部署をリストから選択させたりするのに非常に有効です。

＜手順＞

プルダウンを設置したいセルを選択する。
メニューバーの「挿入」＞「プルダウン」をクリック。

選択肢を入力する（例：申請中、承認、差戻し）。
「完了」をクリックするとセルに「▼」が表示され、設定した選択肢から選んで入力できるようになる。

以下の記事では、さらにプルダウンの応用テクニックも紹介しています。

【応用編】チームでの働き方を変える「共有機能」と「共同編集」のコツ

Google スプレッドシートの使い方の応用編として、チームでの働き方を変える「共有機能」と「共同編集」について、わかりやすく解説します。

共有権限の適切な設定方法

画面右上の「共有」ボタンから、他のユーザーにファイルを共有できます。この際、相手に許可する操作レベル（権限）を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3つから適切に設定することが、情報漏洩や誤操作を防ぐうえで重要です。

ユーザーやグループのメールアドレスを追加し、3つの権限からいずれかを選択します。

権限名	できること
閲覧者	ファイルの閲覧、印刷、コピー作成
閲覧者（コメント可）	閲覧に加え、セルへの「コメント」の投稿が可能（内容の書き換えは不可）
編集者	内容の編集、共有設定の変更（設定による）、他のユーザーの招待

共有機能を正しく理解して使うことが、共同作業の効率化と情報漏洩の防止につながります。特に、社外の人と共有する際やリンクを知っている全員に公開する設定にする場合は、権限設定に細心の注意を払いましょう。

コミュニケーションを円滑にするコメント・変更履歴機能

スプレッドシート上で直接コミュニケーションを取ることで、業務がよりスムーズになります。コメント機能は以下の手順で行います。

＜手順＞

コメントを追加したいセルを選択する。
ツールバーの「挿入」または右クリックで「コメント」を追加して入力する。
チームへのフィードバックコメントが残る。

さらに、コメント内に「@名前」を入力して特定のメンバーを指定する「スマートチップ機能」を活用すれば、相手に通知を送ってタスクを割り当てることも可能です。

また、複数人で作業していると「いつの間にかデータが書き換えられていた」というトラブルが起きがちですが、スプレッドシートの「変更履歴」機能を使えば安心です。「ファイル」＞「変更履歴」から、「誰が・いつ・どこを」変えたかを確認できます。誤操作があっても、過去の任意のバージョンに一瞬で復元できるため、バックアップを意識する必要がありません。

共同編集で重宝する「フィルタビュー（フィルタ表示）」の活用方法

複数人で同時にシートを編集している際、通常のフィルタを追加すると他の人の画面表示も変わってしまい、作業の妨げになることがあります。これを防ぐのが「フィルタビュー」機能です。

メニューの「データ」＞「フィルタを作成」をクリックするだけで、自分専用のフィルタ表示を作成できます。フィルタ条件に名前を付けて保存しておけるため、他のメンバーの画面に影響を与えることなく、自分が見たいデータだけを絞り込んで快適に作業を進めることができます。

【最新トレンド】生成AI GeminiとAI関数による表作成の自動化

Google スプレッドシートは単体でも非常に強力な業務改善ツールですが、GmailやGoogleカレンダーなどがセットになったグループウェア「Google Workspace」を利用することで、さらに業務のムダな作業を省けます。

Google Workspaceを導入する最大のメリットの一つとして注目を集めているのが、生成AI「Gemini」です。Geminiを活用すれば、管理表などを手作業で一から作る手間を省けます。Geminiが作ったたたき台に、必要な項目を足したり、一部分を修正したりするだけでよいでしょう。

Google スプレッドシートのみ	Google Workspace + Geminiを利用した作業
手作業で表の項目やデザインを考える	「管理表を作って」と指示するだけで、目的に合った表をAIが自動で作成する

さらに、これまで関数やGoogle Apps Scriptといった専門知識が必要だった作業も、日本語で指示するだけでGeminiが代行してくれます。

＜Geminiとの連携でできることの例＞

「採用トラッカーの表を作って」と指示するだけで、必要な項目を備えたテーブルが即座に生成される。
日本語でやりたいことを伝えるだけで、Geminiが複雑な数式を生成。「なぜその数式になるのか」という仕組みも解説してくれるため、ユーザーのスキル向上に寄与する。
データからパターンを読み取り、人間が気づきにくいトレンドや分析結果をAIが提案する。
セルに「@」を入力するだけで、ユーザー情報、関連ファイル、カレンダーの予定をリンクした「スマートチップ」として埋め込める。

Google WorkspaceのAIアシスタント「Gemini」が、具体的にGoogle スプレッドシートでどのような作業を自動化してくれるのか、さらに詳しく知りたい方は、ぜひこちらの記事もご覧ください。

【スマホ版】Google スプレッドシートの使い方

Google スプレッドシートは、スマホ版でも基本機能は同じです。お使いのiPhoneやAndroidスマホにGoogle スプレッドシートアプリをインストールすれば、PC版と同様にファイルの閲覧、編集、共有が可能です。文字の入力や書式設定、簡単な関数の利用、グラフの確認といった基本機能は網羅されています。