【画像付き】Google スプレッドシートのプルダウンの作り方。活用術とトラブルの解決方法

コラム更新日：2025.08.07

Google スプレッドシートで「入力の方法がばらばらで、集計に時間がかかる」という課題はありませんか？この問題は、Google スプレッドシートのプルダウン（ドロップダウン）機能を使えば解決できます。プルダウンを使えば、選択肢から選ぶだけなので入力ミスもなくなり、データ管理が格段に楽になります。

この記事では、基本的なプルダウンの作り方はもちろん、2つのリストを連動させたり、選択に応じてセルの色を変えたりといった応用テクニック、さらには「リストを追加できない」「選択できない」「スマホで使えない」といった、よくあるお悩みまで、この記事一本で解決できるよう詳しく解説します。

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Google スプレッドシートの行・列にプルダウン（ドロップダウン）を作る方法

まずは、Google スプレッドシートでプルダウンリストを作成する基本的な手順を4つのステップで解説します。初心者の方でも簡単に設定できますので、一緒に進めていきましょう。

➤1．プルダウンを設定したいセルを選択する

はじめに、プルダウンリストを表示させたいセルをクリックして選択します。複数のセルにまとめて同じプルダウンを設定したい場合は、マウスでドラッグして範囲を選択するか、 Ctrlキー（Macの場合は Command キー）を押しながら複数のセルをクリックするなどして選択してください。

➤2．メニューバーから「挿入」＞「プルダウン」を選択する

セルを選択した状態で、画面上部にあるメニューバーから「挿入」をクリックします。表示されたメニューの中から「プルダウン」を選択してください。

以前のバージョンでは「データ」＞「データの入力規則」から作成していましたが、現在は上記の通りに変わったので注意しましょう。

➤3．リスト（選択肢）を入力し、デザインを設定する

画面の右側に「データの入力規則」という設定パネルが表示されます。ここにプルダウンの選択肢を入力していきましょう。

1. 条件が「プルダウン」になっていることを確認します。
2. 「オプション1」「オプション2」と表示されている入力欄に、プルダウンに表示したい項目を上から順番に入力します。

選択肢を追加したい場合は、下にある「別のアイテムを追加」をクリックして入力欄を増やせます。

各選択肢の左側にある丸いアイコンをクリックすると、自由に色を設定できます。ステータス管理などで色分けすると、視覚的に分かりやすくなり便利です。

➤4．完了をクリックし、動作を確認する

すべての設定が終わったら、サイドバーの右下にある緑色の「完了」ボタンをクリックします。設定したセルに下向きの矢印が表示され、クリックすると先ほど入力した選択肢が色付きで表示されれば成功です。

作成したプルダウンを他のセルに簡単にコピーする方法

作成したプルダウンをあとから下の行や隣の列にも適用したい場合、一つずつ設定し直す必要はありません。

プルダウンを設定済みのセルを選択した状態で、セルの右下の角にカーソルを合わせカーソルが「＋」の形に変わったら、そのままコピーしたい範囲（表の一番下のセルなど）までドラッグします。これだけで、同じ設定のプルダウンが一括でコピーでき、作業効率が格段にアップします。

Google スプレッドシートのプルダウンをカスタマイズする方法

Google スプレッドシートのプルダウンをカスタマイズする方法を2つ紹介します。

➤2つのプルダウンを連動させる方法

1つ目のプルダウンで項目を選ぶと、その選択に応じて2つ目のプルダウンの選択肢が自動で切り替わる機能です。

例えば、「カテゴリ」を選択するとそのカテゴリに属する「商品名」だけを表示したり、「都道府県」を選ぶと該当する「市区町村」だけを候補に出したりできます。これにより、膨大な選択肢から探す手間が省け、データ入力の正確性が格段に向上します。

2つのプルダウンリストを連動させるには、「INDIRECT関数」と「名前付き範囲」という機能を使います。

手順1：元になるリストを準備する

まず、プルダウンの選択肢となるデータを準備します。

• 大項目：1つ目のプルダウンに表示するリスト（例：カテゴリ、都道府県、部署名など）
• 小項目：大項目に連動させたい、2つ目のプルダウンに表示するリスト（例：商品名、市区町村、メンバー名など）

ポイント！

小項目のリストを作成する際は、見出し（リストの1番上のセル）を、対応する大項目の選択肢と完全に同じ文字列にしてください。この見出しが、後で設定する「名前付き範囲」の土台となります。

手順2：小項目のリストに「名前付き範囲」を設定する

次に、手順1で作成した小項目のリスト群に、それぞれ固有の名前を付けます。

1. 名前を付けたい小項目のリスト範囲（見出しを含めず、選択肢の部分だけ）をドラッグして選択します。
2. メニューバーから「データ」>「名前付き範囲」をクリックします。
3. 右側に設定ウィンドウが表示されたら、範囲名を入力します。ここには、そのリストの見出しに入力した文字列（＝対応する大項目の値）を、完全に同じように入力してください。
4. 「完了」をクリックします。
5. 他の小項目のリストも、すべて同様に名前を設定していきます。

手順3：1つ目のプルダウン（大項目）を作成する

続いて、大項目を選択するための、1つ目のプルダウンを作成します。

1. プルダウンを設定したいセルを選択します。
2. メニューバーから「データ」>「データの入力規則」をクリックします。
3. 「条件」を「プルダウン（範囲内）」に設定します。
4. 範囲の入力欄に、手順1で作成した大項目のリストが入力されているセル範囲（例：A2:A4）を指定し、「完了」をクリックします。
5. 他の小項目のリストも、すべて同様に名前を設定していきます。

手順4：2つ目のプルダウン（小項目）を INDIRECT 関数で作成する

いよいよ、1つ目のプルダウンに連動する2つ目のプルダウンを作成します。ここで「INDIRECT関数」が活躍します。

1. 2つ目のプルダウンを設定したいセルを選択します。
2. メニューバーから「データ」>「データの入力規則」をクリックします。
3. 「条件」を「プルダウン（範囲内）」に設定します。
4. 範囲の入力欄に、半角で =INDIRECT(セル番地) と入力します。
   

   ・セル番地 の部分には、手順3で作成した1つ目のプルダウンが設定されているセルを指定してください。

5. 「完了」をクリックします。

INDIRECT 関数とは？

指定された文字列を「セル参照」に変換する、非常に便利な関数です。 今回のケースでは、1つ目のプルダウンで選ばれた値（文字列）を INDIRECT 関数が受け取ります。すると、その文字列と同じ名前が付いたセル範囲（手順2で設定した「名前付き範囲」）を動的に参照し、2つ目のプルダウンの選択肢として表示させます。これにより、プルダウンの連動が実現するのです。

手順5：動作を確認する

すべての設定が完了したら、正しく連動するか確認してみましょう。

1. 1つ目のプルダウンで、いずれかの大項目を選択します。
2. 2つ目のプルダウンをクリックすると、その大項目に対応した小項目のリストだけが表示されることを確認してください。
3. さらに、1つ目のプルダウンの選択を別のものに変えると、2つ目のプルダウンの選択肢も自動で切り替わるはずです。

➤1つのセルで複数の選択肢を選べるようにする方法

複数担当者の選択など、1つのセルで複数の選択肢をプルダウンで選べるようにしたい場合もあるでしょう。

プルダウンを複数選択したい場合は、設定画面で「複数選択できるようにする」にチェックを入れておきます。

➤選択肢に応じてセルの色を自動で変える方法

プルダウンの選択内容に応じて自動でセルの色を変えると、一目で状況を把握しやすくなります。「タスク管理表で“完了”になったら行全体をグレーアウトしたい」「“在庫切れ”はセルを赤くしたい」など、プロジェクトの進捗管理、在庫管理、顧客対応リストなどに効果的でしょう。

この設定は「条件付き書式」で行います。

1. 色を変えたいセル（プルダウンを設定したセル、または行全体）を選択します。
2. メニューバーから「表示形式」>「条件付き書式」をクリックします。
3. 画面右側に設定パネルが開きます。「範囲に適用」に選択したセル範囲が表示されていることを確認します。
4. 「書式ルール」のプルダウンから「完全一致するテキスト」を選択します。
5. 下の入力欄に、色を変える条件となるプルダウンの選択肢（例：「完了」）を入力します。
6. 「書式設定スタイル」で、塗りつぶしの色や文字色などを選び、「完了」をクリックします。

同様の手順で、「完全一致するテキスト」に「対応中」を指定して黄色にするなど、複数のルールを追加することも可能です。

Google スプレッドシートのプルダウンに関するトラブルと解決方法

ここでは「設定がうまくいかない」「思っていた通りに動かない」といった、プルダウン利用時によくある疑問と解決策を Q&A 形式でまとめました。

➤Q1. プルダウンの矢印が表示されない、または選択できません。

いくつかの原因が考えられます。以下をご確認ください。

• 原因1：シートやセルが保護されている
  

  シートの編集権限がないと、プルダウンの選択はできません。ファイルのオーナーや編集者に連絡し、該当セルの保護を解除してもらうか、編集権限をもらいましょう。

• 原因2：データの入力規則の設定ミス
  

  プルダウンの参照元であるリストの範囲指定が間違っている可能性があります。「データ」>「データの入力規則」を開き、正しい範囲が設定されているか再度確認してください。

• 原因3：ブラウザの一時的な不具合
  

  単純なエラーの場合もあります。一度ブラウザのページを再読み込み（リロード）したり、ブラウザを再起動したりすることで解決することがあります。

➤Q2. プルダウンの項目を追加したのに表示されません。

よくある原因に、データの入力規則で設定した「範囲」が固定されていることがあります。例えば、リストの範囲を「A2:A10」のように指定していると、A11以降に追加した項目はプルダウンに表示されません。

これを解決するためには、範囲指定の終了行を省略して「列全体」を指定します。 データの入力規則の設定画面で、範囲を「A2:A」のように入力するとよいでしょう。

➤Q3. スマホでプルダウンが作れない、編集できないのですが？

スマートフォン版 Google スプレッドシートアプリの対応状況は、OSによって異なります。

• Android版： プルダウンの作成・編集・選択が可能です。
• iPhone（iOS）版： 作成済みのプルダウンを選択することはできますが、新規作成や内容の編集はできません（2025年7月時点）。

プルダウン活用をさらに促進する Google Workspace とは

ここまで解説してきたプルダウン機能は、無料の個人向け Google アカウントでもすべて利用できます。入力ミスを減らし、データを標準化する上で非常に強力な機能です。

しかし、総務部門などで全社のデータを扱うようになると、「そのデータを組織として、いかに安全に管理し、活用していくか」という新たな課題が出てきます。その課題を解決するのが、有料版のビジネス向けグループウェア「Google Workspace」です。

➤Google Workspace でデータ管理とセキュリティを強化

Google スプレッドシートの機能自体は無料版と有料版で違いはありませんが、Google Workspace の導入によりデータの保存容量が増えます。また、組織としての管理機能とセキュリティも Google Workspace の特徴です。

• 管理コンソールによるアカウント一元管理
  

  従業員の業務用Googleアカウントを一元管理できます。特に退職時にはアカウントを即座に停止できるため、意図しないアクセスや情報漏洩のリスクを防ぎます。

• 共有ドライブによるファイル所有権の管理
  

  個人ではなく「チーム（組織）」がファイルを所有する仕組みです。担当者が退職しても、重要なファイルが個人アカウントに残ってアクセス不能になる、といった事態を防ぎます。

• 高度なセキュリティ設定
  

  社内でのアクセス制御はもちろん、組織外への共有を制限するなど、、企業のセキュリティポリシーに応じた柔軟な設定が可能です。アクセスログの記録や通知もできるため、万が一の際も迅速な対応が可能です。

➤Google Workspace の Google スプレッドシートなら 生成AI 「Gemini」が使用可

さらに、Google Workspaceを導入すると、生成AI「Gemini」が使えるように！ Google スプレッドシート上でも活用できます。入力の仕方を標準化できるプルダウンと、Gemini によるデータ分析・作成の自動化を組み合わせることで、総務や管理部門の業務は大きく変わるでしょう。

Google Workspaceの導入・活用はTSクラウドへご相談ください

Google スプレッドシートのプルダウン機能は、日々の業務を効率化する第一歩です。そして、会社全体の生産性をさらに高めるためには、Google Workspace のようなグループウェアの導入が非常に効果的です。

しかし、仕様の違いなど「どのプランが自社に合っているかわからない」といったお悩みもあるかもしれません。そのような場合は、ぜひ Google Workspace の正規販売代理店であるTSクラウドにご相談ください