Google スプレッドシートの共有方法｜具体的な手順や活用シーンなどをわかりやすく解説

コラム更新日：2025.07.09

社内で使用している Excel ファイル、最新版がどこにあるか分からなくなったり、リモートワーク中のメンバーとうまく共有できなかったりと、思わぬ「情報ストレス」を感じていませんか？Google スプレッドシートは、リアルタイムで同時編集が可能で、共有リンクだけで安全にファイルをやりとりできる画期的なツールです。

この記事では、Google スプレッドシートの共有・解除の手順、うまく共有できないときの対処方法、企業の総務部門における活用シーンなどを解説します。ぜひ最後までご覧ください。

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Google スプレッドシートの共有方法

Google スプレッドシートは複数名で同時に共同作業が可能なツールです。 まずは、Google スプレッドシートを他のユーザーと共有する代表的な2つの方法と、共有を解除する方法について、それぞれ解説します。

➤方法1｜リンクを作成して共有する

1. 共有したいスプレッドシートの右上にある「共有」をクリック



2. 「一般的なアクセス」で「リンクを知っている人全員」を選択
3. 共有の権限を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」のいずれかを選択



4. 「完了」をクリック



5. 共有画面の「リンクをコピー」をクリックして、共有相手にメールやチャットなどでURLを送信

➤方法2｜メールアドレスで共有する

Google スプレッドシートを特定の個人やグループに限定して共有したい場合は、メールアドレスを指定する方法が適しています。

この方法では、指定した Google アカウントのユーザーのみがシートにアクセス可能で、個別に権限を設定できます。

1. 共有したいスプレッドシートの右上にある「共有」をクリック
2. 共有したいユーザーのメールアドレスまたはグループを入力（複数名の入力が可能）



3. メールアドレス右側の共有権限をクリックして、「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」のいずれかを選択
4. 「通知」にチェックが入っている状態で「送信」をクリック

「通知」にチェックを入れない場合は、右下のボタンが「共有」になります。共有しても自動で相手方に通知されないため、ご自身でメールなどを利用してURLを送信するなど、相手方にスプレッドシート共有を伝える必要があります。

➤共有解除の方法

Googleスプレッドシートの共有を解除する方法は、共有方法によって若干異なりますが、基本的には共有設定画面から行います。

リンクで共有した場合の解除

1. 「一般的なアクセス」で、「リンクを知っている全員」と表示されている部分をクリック



2. 選択肢を「制限付き」に変更
3. 3．変更が確定したら「完了」をクリック

この操作により、リンクを知っている人からのアクセスが制限され、アクセス権を付与された特定のユーザーのみが閲覧できるようになります。

メールアドレスで共有した場合の解除

1. 共有しているシート右上の「共有」をクリック
2. アクセスできるユーザーから、共有を解除したい相手のメールアドレス右側にある権限から「アクセス権を削除」を選択



3. 右下の「保存」をクリック

共有設定は、共有後に特定の相手のみ権限を変更したり、アクセス権に有効期限を設定したりすることも可能です。プロジェクトの進捗やメンバーの変更などに合わせて、柔軟に対応できる点は、スプレッドシート共有のメリットの1つです。

相手が閲覧・編集ができないときは？

Googleスプレッドシートを共有したにもかかわらず、相手が閲覧や編集ができない場合、いくつかの原因が考えられます。以下の点を確認してみましょう。

• 権限設定の確認
  共有したつもりでも、権限設定が間違っていて相手方が利用できないことがあります。共有相手に「閲覧者」権限しか付与されていないのに編集を求めている、またはアクセス権が全く付与されていないといったケースが考えられます。
  共有設定画面で、相手のメールアドレスに適切な権限が付与されているか、確認してみましょう。
• Googleアカウントのログイン状況
  メールアドレスで共有した場合、共有相手はそのメールアドレスに関連付けられたGoogle アカウントでログインしている必要があります。もし相手が別の Google アカウントでログインしている場合、アクセスできないことがあります。
  共有相手に、共有先のメールアドレスで Google にログインしているかを確認してもらいましょう。
• リンクの有効期限／制限
  メールアドレス共有の場合は、リンクの有効期限を設定することが可能です。期間内になっている必要があります。
  共有設定の「一般的なアクセス」で、「リンクを知っている全員」が適切に設定されているか、または「制限付き」になっている場合は、アクセス許可したいユーザーが追加されているかを確認します。
• インターネット接続
  共有相手のインターネット接続に問題がある可能性もあります。基本的なことですが、 Wi-Fi 接続やデータ通信が正常に行われているかを確認してもらいましょう。
• 組織の共有ポリシー
  企業や組織によっては、Google Workspace（Googleが提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービス） の管理者によって、外部への共有が制限されている場合があります。特に、特定のドメインからのアクセスのみを許可する設定になっていることが多いです。この場合は、社内の IT 部門にご相談ください。

Googleスプレッドシートの共有機能が解決します！

たとえば、「ファイルのメール添付を繰り返して、どのファイルが最新版か分からない」「誰かが使っている間は、自分は編集できない」など、Excel のファイル共有で感じやすいストレスは、Google スプレッドシートなら解消できます。

長年使い慣れた Excel には Excel の良さがありますが、情報共有という点においては、Google スプレッドシートの共有機能がより効率的で強力な選択肢となります。

➤共有リンクひとつで、いつでもどこでも最新データにアクセス

Googleスプレッドシートは、全てクラウド上で管理されています。そのため、共有リンクひとつあれば、インターネット環境がある場所ならどこからでも、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどデバイスを問わずアクセス可能です。

ファイルは常に1つで、全員がリアルタイムで同時に編集できるため、「最新版はどれ？」という悩みはなくなります。

Excel で複数名が同時に編集を行うには、ファイルを共有設定できる場所に保存する必要があります。しかし Google スプレッドシートは、クラウドでの同時編集を前提に設計されているため、特別な設定や知識がなくても、共有リンクを発行するだけですぐに共同作業を開始できます。この導入の障壁の低さこそが、IT に苦手意識がある方々にとっても、スムーズな使用を後押しする大きなメリットとなるでしょう。

また、編集履歴が自動で保存され、誤って上書きしてしまっても「変更履歴」をたどって過去の状態に戻せるので安心です。

具体的な共有方法は、こちらの記事で解説しています。

参考：Google ドライブのファイル共有方法。カレンダー招待者にも一括共有が可能に！

➤Google ドライブ上でファイルを一元管理、検索も楽々

社内のファイルサーバーが、いつの間にか「情報倉庫」になっていませんか？たとえば、部署ごとにバラバラな管理方法、古いファイルと新しいファイルが混在している状態では、目的のファイルを探すだけで一苦労です。

Google スプレッドシートは、Google ドライブというクラウドストレージに保存されます。ここがファイルサーバーとは異なる大きな利点です。Google ドライブを使えば、スプレッドシートはもちろん、ドキュメント、プレゼンテーション、PDFなど、あらゆるファイルを一元的に管理できます。

加えて、強力な検索機能も Google ドライブの特徴の1つ。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索対象になるため、「あの資料はどこに入っているのか」と探す手間が激減します。

フォルダ分けやスター機能、ラベル付けをすることで、自分やチームにとって分かりやすい形で情報を整理でき、誰でも目的のファイルに素早くアクセスできるため、作業効率アップにつながるでしょう。

➤安全な共有設定で情報漏えいリスクを低減

Excel ファイルをメール添付で送る、USB メモリで持ち運ぶなどの運用では、情報漏えいのリスクや、どこまでが共有範囲か分かりにくいという課題もあります。

スプレッドシートの共有は、相手によって「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3種類のアクセス権限を使い分けることが可能です。

アクセス権限を細かく設定できるため、たとえば、「社外のパートナーは閲覧のみ」「特定のメンバーにのみ編集を許可する」など、状況に応じて柔軟に対応できます。リンクを知っている人だけがアクセスできる設定や、特定のGoogleアカウントのみ編集を許可するなども可能です。

誰が、いつ、どこから、どのような操作をしたかというログも管理できるため、セキュリティー管理体制の強化にもつながります。これは、企業としてのコンプライアンス強化にもつながる大きなメリットでしょう。

総務部門での活用シーン｜紙・メールからの脱却

Googleスプレッドシートの共有機能は、特に総務や人事などバックオフィス部門の日常業務を変える可能性があります。紙ベースやメールでのやりとりから脱却し、スマートな運用を実現しましょう。

➤スプレッドシート共有とリアルタイム管理でミスを削減

スプレッドシートの共有によって、総務担当者の日常業務における手間を削減します。リアルタイムでの情報共有と一元管理で、確認漏れや手戻りをなくし、業務の質を高めます。

具体的には、次のようなものはスプレッドシート共有に向いています。

• 備品管理の一覧表
  会社備品（文具、消耗品、貸出機器など）をスプレッドシートで一元管理すれば、「誰が持っているか」「いくつ残っているのか」などを簡単に把握できます。備品の状況や在庫数をリアルタイムで共有できるため、複数部署で備品を使用する場合でも、発注ミスや重複を防ぎ、管理がスムーズになります。
• 郵便物・宅配便の管理台帳
  日々届く郵便物や宅配便の受け取り、発送状況をスプレッドシートで管理すれば、「誰宛てのものが届いているか」「いつ発送したか」などが一目で分かります。シートを共有することで、郵便物に関する問い合わせ対応がスムーズになり、紛失リスクも低減できます。

➤各種チェックリストや進捗をペーパーレスで共有

紙での運用は、紛失のリスクや保管の手間、更新の煩雑さなど、多くの課題を抱えています。Googleスプレッドシートを活用することで、ペーパーレス化を推進し、よりスマートで効率的な情報共有が可能です。

• 入社準備チェックリスト
  新入社員の受け入れには、パソコンの初期設定やメールアドレスの発行、社員証の手配など、複数部門の連携が必要です。「入社準備チェックリスト」をスプレッドシートで作成し、関係部署で共有すれば、各タスクの完了状況をリアルタイムで記録・可視化できます。これにより、手続きや書類の対応漏れを防ぎ、スムーズな受け入れを実現します。
• 社内イベントの段取り
  研修・歓迎会・忘年会など、社内イベントの企画・実行は、会場手配、参加者リスト管理、業者とのやりとりなど多岐にわたります。Googleスプレッドシートで段取りチェックリストやタスク管理表を作成し、関係者が共有することで、進捗状況を一目で把握し、担当者間の連携ミスを防ぎます。

➤Googleフォームと連携すれば、社内アンケートの集計・可視化もスムーズ

社内イベントの出欠確認、福利厚生に関するアンケート、社員満足度調査など、総務や人事部門が実施するアンケート業務も、Google スプレッドシートと Google フォーム（アンケート作成ツール）の連携で効率化できます。

Google フォームで作成したアンケートの回答は、自動的に Google スプレッドシートに集計されるため、手作業でのデータ入力や集計作業は不要です。さらに、グラフ作成機能を使えば、集計結果を視覚的に分かりやすく可視化することも可能です。紙のアンケート用紙の配布・回収・集計の手間が一切なくなり、大幅な時間短縮とコスト削減につながります。

Google スプレッドシートの共有で情報ストレスを軽減しましょう

本記事では、Google スプレッドシートの共有について、具体的な手順や活用シーンなどをご紹介しました。「最新版がどれかわからない」「出張やリモートワークでの共有に手間がかかる」といった課題は、Google スプレッドシートの共有によって解消できます。

Google スプレッドシートを含む Google Workspace は、IT が苦手な方でも直感的に使えるよう設計されており、メールやオンライン会議といったツールとの連携もスムーズです。会議の設定から資料共有、議事録作成、ちょっとした確認まで、情報共有のプロセスを効率化できます。

総務部門の皆様にとって、業務効率化やペーパーレス化は喫緊の課題ではないでしょうか。情報共有にかかる手間やミスを減らし、生産性を高める方法として、Google Workspace の導入をご検討ください。

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