社内・社外でのデータ共有が効率的に。複数のサービスからGoogle Workspaceへ置き換えを図りたい

概要

富山県富山市に本社があるTSK株式会社は、2021年10月にGoogle Workspaceを導入し、組織全体での業務効率化を目指しています。導入当初は30以下だったアカウントも約2倍に増加し、社員間でのデータ共有や書類コスト削減において導入効果を実感していると言います。現在、従来から使用しているサービスからGoogle Workspaceへの移行を図っている同社に、サービス導入後の活用状況や成果について伺いました。

顧客情報

会社名	TSK株式会社
会社概要	創立83年、顧客のニーズに沿った包装提案や現場改善提案、物流支援といった物流包装サービスのトータルコーディネートを行っています。「KAIZEN」の社風を大切にしており、設立以来、全社で年間2,500件を超える改善活動を実施しています。この改善社風によって、包装のコンテストである日本パッケージング賞を17年連続で受賞。「KAIZENで新たなステージへ」を目標に掲げています。
業界	製造業、小売、サービス、物流、コンサルティング、その他
会社の規模	101～500名
導入時期	2021年10月

課題

課題①：社内サーバーに保管されたデータは、外出先からアクセスしにくい

従来、各種データは社内サーバーに保存して管理しており、セキュリティの観点で外出先からはアクセスしにくいことが問題でした。アクセスに手間がかかることで、社外にいる営業担当者がアクセスしたり、外部の人が閲覧したりしたいときにすぐにデータを開けず、不便さを感じていました。その他、社外で業務することが多い社員からも、「出先からもデータ閲覧がスムーズにできるようにしてほしい」といった要望があり、適切なデータの保管方法を検討していました。

課題②：同じデータを複数人で確認できず、「待ち」の時間がコストに

社員が確認したいデータがあっても、タイミングによってすぐに確認ができないことがあったのも課題でした。従来のデータ形式では、誰かがファイルを開いていると、他の人が開けないという状況で、データを確認するタイミングがバッティングすると、「待ち」の時間が発生していました。複数人で同時に同じデータを確認したり、編集したりできないことがストレスになることもあり、社員の時間やコストもかかる状況でした。

課題③：紙書類の運用が多く、管理者の集計工数がかかる

社内で「コストダウン活動」という取り組みをしていますが、月に一度、それぞれの課から活動に関する報告を上げてもらっています。その際、各担当者が記入したエクセルシートをメールで事務局に提出するという形で運用していましたが、それぞれの担当者が違った書き方で報告を上げるので、管理側が集約・集計しにくい問題がありました。また、社内アンケートや会議でも紙書類を使うことが多く、コストがかかることも課題でした。簡単にアンケートがとれる方法や一括で集計しやすいツールを使いたいと感じていました。

解決策

解決策①：Google Workspaceの導入により、外出先からのアクセスもスムーズに

Googleドライブでのデータ管理を始めてから、社外に持ち出したPCからでもすぐにアクセスできるようになりました。特に外回りの多い営業担当者は、その便利さを実感しています。すぐに確認したいデータはマイドライブに入れておくなど、営業先でデータを用いた提案もしやすくなりました。PCだけでなく、スマホからもすぐにアクセスできるのが、さらに便利だと感じます。

営業担当が外出先からGoogleドライブにアクセス

解決策②：複数人でのデータ同時編集が可能になり、業務効率がアップ

Googleスプレッドシートは、同じシートを同時に複数人で開けるため、「誰かが編集していると、誰かが編集できない」というストレスが解消されました。これまでの「コストダウン活動」のデータなどについても、複数の社員で同時に確認し、リアルタイムに内容について話したり、編集したりできるようになりました。それによって事務局の確認・集計の手間も減り、業務効率がアップしています。

複数人で同時にGoogleスプレッドシートを使用

解決策③：社員アンケート作成や回答集計の手間を省略、書類コスト削減も実現

Googleフォームにより、社内アンケートがとりやすくなり、紙の書類が減りました。最近では、全社員を対象とした「企業に対する満足度アンケート」を行ったのですが、フォームの作成や配信、共有が簡単にでき、とても効率が良くなったと感じました。また、集計結果が自動でシートに集計されるので、大人数の回答もすぐに結果が出しやすく、管理も楽ですね。アンケートに係る工数を削減できたので、今後もさまざまな人の声を拾う場面で活用していきたいと思っています。

導入の成果

2021年10月にGoogle ＷorkspaceのBusiness Starterプランを導入し、当初27アカウントからスタートしましたが、現在は活用したい場面が増え、Business Standardプランにアップグレードし、約50アカウント（社員の半数程度）まで増加しました。社内でも、その便利さが徐々に浸透しつつある状況です。Google Ｗorkspaceを使い始めて、業務効率が上がったことで社員一人ひとりの負担が減りました。これまでの不便さが解消され、作業の効率化だけでなく、事業改善にもつながっています。

一言コメント

現在はまだ営業や事務などのスタッフ部門でGoogle Ｗorkspaceを使用している段階ですが、今後は生産部の現場作業KAIZENにも取り入れて、全社に浸透させていけるようなモデルケースを作っていきたいと考えています。混乱が起きないよう、従来から使っているサービスとGoogle Ｗorkspaceを併用しながら、置き換えを検討していく予定です。Google Ｗorkspaceは、個人ごとに仕様をカスタマイズできるのがメリットなので、今後は個人ごとに使いやすいよう工夫しながら活用していければ良いなと考えています。