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Google Workspace でリモートワークの「もっと快適」を叶える

概要

「全ての人が、はたらくことを通して自分を活かし、幸せに向かう社会を共に創り続ける」をビジョンに掲げている株式会社Palletは、古民家を改装したこだわりのオフィスで、3つの事業を展開。コミュニケーションを軸に、個性を活かし合う組織や社会創りに貢献しています。

同社は、会社の発展に伴う課題解決に向けて、Google Workspace を導入しました。無料版の Google ツールで不足していた機能を補い、高いセキュリティの中で資料の一元管理化や作業効率の向上を実現しています。オンライン業務ならではの課題や活用方法を主に、導入から今後の展望まで、マーケティング & PR チームの小向祐子様にお話を伺いました。

株式会社Pallet

業種 コンサルティング
規模 17名
利用サービス Google Workspace Business Standard

課題

  • 業務管理の煩雑化やセキュリテイ面への不安があった
  • 無料アカウントの Gmail がスパム認定されて困っていた
  • 無料版ドライブでは容量や機能に制限があり不便に感じていた

決め手

  • 以前から無料版 Google ツールを使用しており有料化のタイミングを計っていた
  • IT・システム担当がいないためサポートの必要性を感じていた
  • 共有ドライブを使えること

導入効果

  • 資料の一元管理が実現した
  • セキュリティ面の不安をなくすことができた
  • Google Workspace のアプリの連携により、細かな作業動線が改善され、業務の効率化につながった

全国各地にいるスタッフとの情報共有の改善が必要に

―Google Workspace を導入するきっかけをお聞かせください。

小向様:弊社は、運営メンバーが現在17人、他に外部コーチとして関与している業務委託メンバーが全国各地に約120名いることが特徴です。 なので、オンラインでの業務が基本になっています。その際、オンライン上でファイルを共有する機会も多く、業務上いくつかの課題が生じていました。

もともと無料版の Gmail や Google ドライブを使ってたんですが、メールはスパム認定されて届かないことがあったり、 無料版ドライブでは足りない部分があったり。そういったことをまとめて解決したいと思い調べたところ、 Google Workspace が良さそうだなとなりました。


―導入前の課題について詳しく教えてください。

小向様:課題として、「社内の情報管理」「セキュリティ面」「 Gmail のスパム認定」の3つがありました。

Google Workspace の導入前は、情報管理の方法として、無料版 Google ドライブを利用していました。 しかし、容量制限があることや、各スタッフが作成したファイルは個人管理となり、会社として情報を一元管理するということができていませんでした。 退職スタッフのアカウントやファイルのアクセス権などセキュリティ面でも問題がありました。

また、以前は別のメールサーバーで受信したメールを、個人のメールアドレスに転送するといった運用をしていたのですが、 転送されたメールがスパム認定されて届かなかったり、受信までに大きなタイムラグが発生していたり、これらをなんとかしたいと思っていたんです。

共有ドライブで情報の一元化が実現!コミュニケーションも活発に

―現在、 Google Workspace はどのように活用されていますか。

小向様:よく使っているツールは、スプレッドシート、ドキュメント、スライド、カレンダー、フォーム。 これらのツールで作成したファイルを共有ドライブで管理しています。サービスが終了してしまいますが、 Jamboard もよく使っています。 各ファイルを共同編集することもありますね。離れた場所からでも Google Meet で会議をしながら、同時に編集することでコミュニケーションが活性化され、非常に便利です。

―Google Workspace は業務効率化に貢献できていますでしょうか。

小向様:もちろん!Google Workspace を導入し、共有ドライブを使って情報の一元管理が実現しました。 それと、Google カレンダーの共有機能は特に効果的です。Google カレンダーからすぐに Google Meet が開けるのは本当に便利。 Google Workspace 導入前に行っていた、日程調整後のオンライン会議ツールの設定、会議参加用の情報を別途相手に送るなどといった複数の作業がなくなり、 「あの会議はどこから入るんだっけ?」と迷うこともなくなりました。

また、Google Meet 以外のオンライン会議サービスも一部利用していますが、そこでは同時開催ができず、誰かが使っていれば会議をすることができないんです。 Google Meet は、一人一人が会議の発行ができ、この被り問題が解消されました。

少しの手間がなくなることで、小さなストレスが解消し、業務効率化につながっています。

システム担当がいなくても不安なく導入できた

―Google Workspace の導入にあたり、TSクラウドのサービスはいかがでしょうか。

小向様:弊社は、システム担当っていないんですよ。私も IT 担当というわけではなく、分からないことはTSクラウドの営業担当の方に電話すればすぐに対処してくれました。 困ったらTSクラウドの営業担当者に相談!でしたね。システム担当がいなくても、不安なく導入を進めることができました。

リモートワークにおすすめ!場所を選ばないコミュニケーションを可能に

―Google Workspace はどのような会社におすすめでしょうか。

小向様:弊社のように、リモートワークのスタッフもいるようなオンライン業務が多い企業におすすめです。 オンラインでのミーティングを頻繁にしたり、外部との接触が多い会社にはとても便利だと思います。

さらなるツールを使用し、プロジェクト管理の利便性向上を図る!

―今後、 Google Workspace を活用して取り組みたいことや展望を教えてください。

小向様:今後、Google ドライブにある機能「ワークスペース」を活用してみたいと思っています。 現在はプロジェクトごとにフォルダを作成し、情報の管理・共有をしているんですが、新しく入ってきたメンバーがどこにどんな書類があるか、 すぐにアクセスできないことが気にかかっています。目的のファイルまでに、いくつもファイルを開いていく作業が必要ですよね。 そこで、ワークスペースを活用することで、見てほしいファイルにアクセスしやすくなれば、プロジェクト管理がもっと便利になると思っています。

社内のコミュニケーションとして、他社ツールや自社開発したものを使っています。 こちらを Google チャットに移行するのもよさそうですね。Google Workspace には便利だけど知らなかった機能もあり、 そういったものをどんどん活用して、よりスムーズなコミュニケーション方法や業務の運用方法を考えていけたらと思っています。

会社紹介

会社名 株式会社Pallet
事業内容 「WiLL Partner」サービスの運営、組織開発コンサルティング事業、コーチング事業、地域共創事業
従業員数 7名
企業概要 「組織づくり」「人づくり」「まちづくり」の3つの事業を基本とし、組織開発やコーチング、地域共創、セミナーなど幅広く行う企業。はたらくことの意味や働き方、組織の役割が大きく変化している今、選ばれる組織となるための課題を、「コミュニケーション」を軸に解決していくことで社会貢献に励んでいる。

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