Google Workspace で変わる働き方。スムーズな情報共有とリモートワークを実現

概要

株式会社コネクター・ジャパンは、心を動かすサービス業の DX 推進に貢献するため、顧客とのリアルコンタクトを通じてニーズを発掘し、育て、解決するための IT ソリューションを提供しています。日本と世界をつなぐ、新たな「コネクト」を作り出すクリエイティブ会社として、つながりから生まれる幸せを大切に、3つの事業を展開しています。

同社は、全国各地の顧客対応や離れた拠点同士での情報共有に課題があり、コミュニケーションが非効率であったことから Google Workspace を導入。スタッフやチームでの予定やファイルの共有まで、情報の統一化を図ることで業務の効率化を実現しました。導入後の成果や活用方法、今後の展望などを、コーポレート本部・本部長の 平松啓太 様、管理部の 東島萌恵 様にお話を伺いました。

株式会社コネクター・ジャパン

業種	情報サービス業
規模	51～100名
利用サービス	Google Workspace Business Starter

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宿泊・飲食・美容業界をITソリューションで支えるクリエイティブ会社

―御社について教えてください。

平松様：弊社は、宿泊・飲食・美容業界向けに特化した IT ソリューションを提供しています。 具体的には、オンラインの集客支援、予約システムの提供、受託開発、BPOソリューションなどを通しお客様の DX の推進を支援しております。

一般に IT というと、VR やブロックチェーンなどをイメージされることが多いかと思いますが、弊社はリアルな現場、対面要素の強い業界に対した支援が中心です。 これには、2つの理由があり、1つは、創業者がホテル向けの IT ソリューションを開発・提供していた経験があり、基礎知識や人脈があったこと。 もう1つは、宿泊・飲食・美容業界は、人々が生きていく上で必ず必要とされるにも関わらず、社会情勢の影響を受けやすく、存続し続けていくことは非常に難しい業界です。 これらの業界を支えるため、オペレーションの効率化、売上の向上、業務支援等を IT ソリューションを通し、実現することが弊社の使命です。

情報管理が煩雑化し、コミュニケーションのロスやコストに課題を抱えていた

―導入前の課題について詳しく教えてください。

平松様：弊社は、営業活動のためホテルや美容室など全国各地への従業員の出張が多くありました。 拠点が定まらない働き方の中で、「情報が乱立し平準化ができていない」「社内のコミュニケーションがスムーズに行かない」といった課題がありました。

導入前は、ファイルがリアルタイムに共有されないことで、 ファイル更新の度に送受信の手間が発生したり、異なるバージョンのファイルを閲覧してしまうことで話にズレが生じるなど、コミュニケーションのロスやコスト増が大きな課題となっていました。

―Google Workspace を導入するきっかけ・決め手をお聞かせください。

平松様：元々、上記のように、情報格差を生まない透明性の高い組織を目指していたのがあり、導入に至りました。 Google カレンダーを個人アカウントで使用していて利便性を知っていたこともあり、みんなの予定が一目で分かるところに魅力を感じていました。 Google Workspace を導入して、Google カレンダーに付随する多様なツールを有効活用することで、情報の平準化やコミュニケーションの効率化といった課題も解決することができると思いました。

また、クラウド型のグループウェアは導入当時はあまり普及しておらず、気軽に導入できたのが Google Workspace でした。

予定調整や即時アクセス可など、スムーズなコミュニケーションを実現。働き方にも変化が！

―導入後に感じた成果を教えてください。

平松様：情報管理において効率化が図れていると実感しています。社内の管理部門が一定の規則に沿ってドライブのアクセス権限を設定しており、 以前はいくつかのファイルサーバーに散在していた情報を Google ドライブに統一化することができました。 ファイルのリアルタイムでの自動保存や更新履歴の管理ができるようになったことで、課題であったコミュニケーションコストが大幅に圧縮されたと感じています。

ファイルの共有も、ファイルのURLを送る・受け取るだけでやり取りでき、これまでファイル送受信にかかっていた手間が削減され、円滑なコミュニケーションが可能になりました。 また、URL さえ分かればスマホからでも閲覧できるため、移動中でも場所やデバイスを問わずにすぐに確認できる点が便利です。

これにより働き方の変化もありました。Google Workspace によって出張先や移動先でも作業ができるようになりました。リモートでの作業が増えたことをきっかけに、在宅勤務も広がっていきました。 Google Workspace を導入したことで、複数拠点に跨る働き方や在宅勤務などでもスムーズに情報共有ができ、勤務地に依存しない体制が作れました。

全社的に幅広く活用！Google カレンダーで予定管理が容易になった

―現在、 Google Workspace はどのように活用されていますか。

平松様：弊社は、日本以外に海外にもグループ企業がありますが、Google Workspace は全社的に活用しています。 Gmail やドライブ、カレンダー、Meet を中心に、ファイル作成にはスライドやスプレッドシートも使っています。

弊社では、Google カレンダーに予定を入れることを徹底しており、時間単位で「誰がいつどこで何をしているか」が一目瞭然です。 カレンダー登録の徹底化によって、電話をかけたり話しかけたりのタイミングが図れ、先を見据えて予定を組むことができるようになりました。 カレンダーから Google Meet への導線がスムーズな点も満足しています。

―TSクラウドのサポート対応はいかがでしたでしょうか。

東島様：ライセンス追加の際なども困ったことはなく、迅速に対応していただけて、スムーズに行えています。 弊社は、アカウントの増減が多々あり先が読みにくいといったこともありますが、都度対応していただき助かっています。

権限設定も簡単！管理者視点での使いやすさからもおすすめ

―Google Workspace はどのような会社におすすめでしょうか。

平松様：リモートワークやフレキシブルな働き方を取り入れている、複数拠点があってチーム間のスムーズな連携が求められるといった企業におすすめです。

東島様：業種に限らず、 Google Workspace の「即時でファイルが共有できること」「同時編集ができること」は特におすすめしたいポイントです。

平松様：管理者としても、基本的に右クリックで権限の編集ができることは非常に簡単でいいです。 ファイルサーバーであれば別のサーバーにアクセスして…といった管理者の工数がかかりますが、Google Workspace なら一つの設定をするために触る場所が圧倒的に少ないことが便利です。 誤作動が起き得ないような UI・UX 設計であることも使い勝手のよさの一つだと感じています。

Google Apps Script を使い、煩雑な業務を自動化していきたい

―今後、 Google Workspace を活用して取り組みたいことや展望を教えてください。

平松様：データの保管や収集、集計はスプレッドシートで行っており、集めたデータを有効活用していきたいと思っています。 それぞれのスプレッドシートに溜まったデータを一箇所に集めてレポート化するために、Google Apps Script を使いたいですね。 収集したデータをワークフローを組むための材料としたり、レポートにより可視化することで経営に関わる意思決定がより迅速化されると考えています。 効率的な業務プロセスを構築し、従業員がより創造的な業務に注力できる環境を作っていきたいです。

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