コラボレーションツールならこれ一択！Google Workspace を使い続ける理由

概要

株式会社 サングラフィカは、信州上田市で、お客様や街が必要とするものを考え導くパートナーとなるため、ホームページの新規制作や印刷媒体の制作、映像制作など高品質な事業推進支援を行っています。デザインが店、街、景色として人々の情緒を生み出し、愛着を持ってもらえる眺めを創出することを目指し、毎日のモノづくりに取り組んでいます。

無料の Google ツールを使っていく中で便利さを知り、生じた課題を解決しつつ、Google ツールを長く続けたいと、Google Workspace を導入。情報の一元管理や入退社によるアカウント管理、コミュニケーションツールとしての活用など、業務管理方法の改善を実現しました。Google Workspace 導入の経緯や現在の活用方法について、代表取締役の 三浦道也 様にお話を伺いました。

株式会社 サングラフィカ

業種	デザイン業
規模	50名以下
利用サービス	Google Workspace Business Standard

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PC への負担など制作会社ならではの課題も

―導入前の課題について詳しく教えてください。

三浦様：以前は別のメールサーバーを利用していましたが、迷惑メールが増え、メールソフト側のスパムブロック機能を使っても追いきれなくなっていました。 スマホ・PC それぞれに受信するとエラーが出たり、弾かれたりすることも多かったです。また、弊社は1TBを超えるような大きなデータを扱う事が多く、 制作で使うPCの使い方がハードになるため、ハードディスクの消耗が早いんです。 メールソフトでメールをダウンロードしていくとアーカイブファイルが肥大化し、PC のスペックに影響がでてしまうことが課題でした。

解決策として、クラウドメールへの移行を考え、Gmail を POP メールとして使い出し、メールソフトを使いつつ Gmail を使っている時期もありました。 しかし、メールソフトは開封しなくてもダウンロードはしているので脅威になったり、スマホ転送は退職時の設定も PC 内で完結しなかったり、セキュリティ的に不安を抱えていました。

Google ドライブで情報収集する際のフォルダのオーナーにも課題がありました。 みんなが無料アカウントを使うことはセキュリティや管理的に問題を感じましたし、スタッフの増加や離職がある度に無料アカウントを発行していく手間もありました。

無料版から Google Workspace へ！使い続けたいツール

―Google Workspace を導入したいと思うまでの経緯を教えてください。

三浦様：もともと無料版の Google ツールを使っており、ストレージ利用として無料の Google ドライブで情報収集をしたことが使い始めたきっかけです。 弊社は制作データのラリーや、お客様との原稿のやり取りが多い仕事であり、それらをクラウド保存する方法として、始めた当初は他に比較するツールがなく、Google ドライブ一択といった状況でした。

それ以前のデータ共有は NAS による社内サーバーを利用していましたが、バージョン管理ができないことが難点でした。 Google ドキュメントやスプレッドシートの「編集履歴」は、Google にしかない機能で、社内のサーバーじゃ対応できないようなバックアップも兼ねて使えることが画期的でした。

試行錯誤しながら会社を運営していく中で、スタッフの増加に伴うセキュリティ面への不安から、企業アカウントとして一元管理をしていきたいと思うようになりました。 そこでグループウェアの導入を考えた時、日常的に使用するブラウザにGoogle アカウントを連動させて、そこで作業が完結できることが理想でした。 使用ブラウザは Google Chrome であり、Google Workspace と相性もよく、デバイスが変わったとしてもそのまま作業が続けられるのは魅力的です。 また、他のグループウェアに比べ、「外部やアプリケーションごとの連携に優れている」「メンションのしやすさ」もいいですね。 こういったことから、別のグループウェアではなく、Google ツールをより効果的に使い続けていきたいと思い、 Google Workspace の導入を決めました。

―TSクラウドを選んだ理由を教えてください。

三浦様：無料の範囲で Google のツールを使っていく中で、便利であることは体感できており、有料化するタイミングに悩んでいました。 日本の中で他にも3社ほど比較検討しましたが、地元・長野県上田市の企業同士という事で、TSクラウドと交流する機会がありました。 コスト面でもそうですが、TSクラウドのサポートサービスや利便性を紹介してもらい、このタイミングだ！と契約を決めました。

Gmail は言うことなし！ストレスフリーな業務管理を実現

―導入後に感じた成果を教えてください。

三浦様：Gmail はスマホと PC どちらの場合でも UI が優れており、業務効率化に非常に効果的です。 また、スパムのフィルタがかなり秀逸で、迷惑メールフォルダも確認するんですが、間違えそうなスパムメールでも振り分けてくれています。 リマインド機能も効果的で、返信し忘れの防止になりました。Gmail はお客様にも勧めてしまうぐらい便利で言うことなしです。

他に、ファイル管理の面で「経理関係のファイルは一部のメンバー、制作物は全体」などのように、アクセス権限を細かくグループごとに設定することで、情報の管理がスムーズになりました。 無料版を組織で使うには人数分のアドレスを登録する手間がありましたが、Google Workspace のグループ機能で共有も簡単です。 また、スタッフの退職に伴うデータの管理も非常に効率化されました。アドレス帳やメールの内容、ドライブのファイルなど、データの引き継ぎが簡単にできます。

また、Google フォームは顧客との制作物に関するやり取りにとても役立っています。 作業依頼を受ける際の〆切などが守られていないこともあったんですが、Google フォームは期限を設けて回答を締め切ることができ、五月雨にだらだらとやり取りが続くことがなくなり、 クライアントとのコミュニケーションやプロジェクト管理もしやすくなりました。

Google Workspace を導入したことで、当初不安だったコスト面への不安も解消しました。 制作に使うソフトは別でコストが必要なので、Google Workspace も利用する際はできるだけコストは落としたいと考えていました。 その一方で、導入前に必要だったサーバーの管理だったり、バージョンアップだったりの手間を考えれば、費用は理にかなっています。 それに、PC を健全に保つことができ、かつアカウント情報をそのまま引き継ぐこともできるので、買い替えや乗り換えする躊躇がなくなりました。

営業活動・クリエイティブ業務、さまざまな場面で活用

―現在、 Google Workspace はどのように活用されていますか。

三浦様：社内外のコミュニケーションツールとして、Gmail や Google Meet 、フォーム の活用をしています。業務面での効率化には、Gmail と Google ドライブが有効的です。 クライアントへのインタビューやヒアリング内容の取りまとめを、リアルタイムに共有することで、営業活動とクリエイティブ業務の両方で効率化ができています。

Cloud Search も活用しています。導入当時のエディション「Business Starter」では使えなかった機能ですが、ドライブの容量面などから先日エディションを「Buisiness Standard」へアップグレードし、使い始めました。メール・カレンダー・ドライブ・チャット…と、アプリの内容を横断的に検索できて便利です。

Google Workspace をより使い込む！ドライブの活用方法やチャットの利用を検討

―今後、 Google Workspace を活用して取り組みたいことや展望を教えてください。

三浦様：Google ドライブは、現在は原稿の収集やドキュメント管理として活用しており、制作データの管理は、取り扱うデータ容量が大きく数も多いので、アップロードの早い別ツールも併用しています。 今後は、Google ドライブのアップロードのスピードが改善されることを期待しつつ、現状ではデータの取捨選択をした上で Google ドライブをより活用していく方法を検討したいです。

また、サービスの中にはまだ使い切れていないものもあります。チャットサービスは別の SaaS を使用しており、今後は Google チャットなども試していきたいと思っています。

規模の小さな企業でも安心してクラウド化が可能

―Google Workspace はどのような会社におすすめでしょうか。

三浦様：制作会社はもちろん、工場や販売などさまざまな業種で活用できると思います。ダブルワークや働き方の自由度が増す一方、効率的なデータのやり取りや信頼性の高いデータの管理が必須だと考えます。 Google Workspace の二段階認証やセキュリティアラートを活用することで大量のデータでも安心してクラウド化できると思います。

弊社も上場企業というよりは、地域の中の中小企業とのやり取りが多いですが、従業員規模が100人以下の企業には特におすすめです。日本語化もされているし、リファレンスもたくさんあるし。 開発人口に人員を割けない場合でも使っていけると思います。 相手方が Google Workspace を使っている、もしくは何も使っていない場合のコネクションツールとしては Google Workspace 一択ですね。

また、私も指導員として参加予定なのですが、地域の農家を対象に、Google スライドでプレゼンテーションを使用する研修会が開催される予定です。 Google ドライブで資料を配布し、Google フォームをテストとして使い、出欠や受講確認をします。農業のような DX 化がしにくい場所にも広まっていくといいなと思いました。

会社紹介