大容量のデータ共有をスムーズにするため、Google Workspaceを選択。管理側の工数削減にもつながる

概要

株式会社ヒューネットは、2021年10月にクラウドサービスの活用や業務の効率化を目的としてGoogle Workspaceを導入しました。主に業務上、拠点・社員間でデータ共有を行うスタッフを対象に導入しており、大容量のデータのやり取りや保管する場面において、導入効果を実感しているといいます。現在、従来より使用しているサービスから、Google Workspaceへの移行を図っている同社に、サービス導入後の活用状況や成果について伺いました。

顧客情報

会社名	株式会社ヒューネット
会社概要	年間1,000種類以上の企画を行うOEM（Original Equipment Manufacturer）を主軸とした「モノヅクリ」を基盤に、商品開発の企画・デザイン・生産・物流をトータルプロデュースしています。また、スポーツとARを掛け合わせた商品・サービスを日本国内に展開するスポテイメント事業や医療・衛生用品事業に加え、環境にやさしいサステナブル食材として注目されている「コオロギ」に着目した事業など多岐に渡り業務を行っています。本社は愛媛県松山市にありますが、支店は東京・中国・ベトナム・アメリカにも構えており、グローバルに事業を展開。2022年2月末時点では、グループ全体で約200名の従業員が所属しています。
業界	製造業、商社、小売、サービス、物流、その他
会社の規模	51～100名(2022年2月28日現在)※国内のみ
導入時期	2021年10月

課題

課題①：各拠点から本社のサーバー内にあるデータにアクセスしにくく、共有が遅延

Google Workspace導入以前は、社内で使う各種データはすべて本社のファイルサーバーに保存して管理していました。しかし、セキュリティのために本社外からのアクセスには制限をかけており、国内・海外の支店からはアクセスできないことが課題でした。

そのため、データを他のスタッフに共有する際には、メールに添付して送るか、データ転送サービスなどを使っていたのですが、この方法はセキュリティの面で不安がありました。スムーズに必要なデータにアクセスできるよう、セキュリティは担保しつつも、拠点間でデータ共有がしやすいクラウドサービスの利用を検討していました。

課題②：保管先の容量逼迫や、個人端末で保管しているデータバックアップに不安

自社で扱うデザインのデータは容量が大きいため、保管先の容量逼迫にも苦慮していました。Google Workspace導入前は社内サーバーの容量がMAXの状態で、サーバーに保管できないデータは、応急処置的に個人端末のローカルフォルダに保存するという対応をとっていたんです。個人の端末のローカルフォルダに保管されている情報は、企業としてデータの管理がしきれないこと、また個人の端末が故障した際に、バックアップがないことにも不安がありました。

解決策

解決策①：クラウド上にデータを保存できるようになり、社員間の安全なデータ共有と管理性の向上を実感

Google Workspaceの導入により、クラウド上でのデータ保管が可能になったことで、本社以外の拠点からも必要なデータにスムーズにアクセスできるようになりました。従来のように、データをメールや転送サービスを使って受け渡すことがなくなったので、セキュリティの観点でも安全性が増したと思いますし、管理性も向上しました。

解決策②：エディションを使い分け、低コストで安心なデータ保管先を確保（※現在、複数エディション混在での新規お申し込みは受付停止しております）

現在は、社内のサーバーや社員個人の端末に保管されていたデータを、徐々にGoogleドライブへ移行している段階です。デザインデータの容量が大きいこともあり、それを保存できるだけの容量を確保するため、Business Starter／Business Standardの2種類のエディションを使い分けてアカウントを管理・運用することで、費用を抑えながらもデータの保管先が確保でき、メリットを感じています。

また万が一、個人の端末にトラブルが発生した際にもクラウド上にデータは残っているので、大切なデータの消失は防げるという安心感にもつながりました。

導入の成果

クラウドサービスをいくつか比較した上で、GoogleWorkspaceの費用対効果が高いと感じ、導入を決定しました。導入後、Googleドライブを利用し始めたことにより、これまで課題だったデータ管理や共有に関する問題が、解決に向かっていると感じます。

現在は、データへのアクセスが必要な主要スタッフ（国内スタッフまたは海外拠点で製造のハンドリングをするスタッフ）すべてにGoogle Workspaceアカウントを付与し、活用しています。管理者としても、管理コンソールからさまざまな制御ができるようになったので、従来と比べ工数が減り、楽になりました。

またGoogleのサービスは、サードパーティの製品とも相性が良いので、SSOサービスを組み合わせて使用しています。会社のデータにアクセスするユーザーに対してIP制限や端末制限をかけるといったことができるようになり、セキュリティ体制の向上にも役立っています。

一言コメント

ドライブだけでなく、カレンダーやGmail、Meetなど様々なツールが集約されていることがGoogle Workspaceを利用するメリットだと思います。現在はドライブの使用が中心ですが、今後はメール環境もGmailへ移行することを検討しています。

現状は想定していた通りの運用ができていますが、業界柄、この先もデータ保管容量が逼迫する懸念はあります。その時々の状況やフェーズに応じたサービスの利用方法については、引き続きTSクラウドにもサポートしていただき、より良い提案をもらえると期待しています。