Google Workspaceを通じたコミュニケーションが浸透。Chatやサイトなどを活用

概要

株式会社グローバルトラストネットワークスは、海外を含む全拠点のスタッフがGoogleアカウントを利用し、業務を行っています。Google Workspaceの導入から7年ほど経過した現在は、アカウントを通した業務、またコミュニケーションをとることも当たり前の文化になっているといいます。実際に、Google Workspaceの機能をどのように活用しているのか、利用状況や感じているメリットなどについてお話を伺いました。

顧客情報

会社名	株式会社グローバルトラストネットワークス
会社概要	「外国人が日本に来てよかったをカタチに」をビジョンに掲げ、日本に住む外国人の社会課題を解決することを目指すソリューションカンパニーです。賃貸住宅保証事業や携帯電話サービス事業、人材事業、賃貸仲介事業、生活サポート事業、クレジットカード事業など、外国人専門の生活総合支援サービスを多角的に実施。また、外国人の方からの相談に、24時間19ヵ国語で対応するサポートも行っています。2022年7月に設立17年目を迎え、約290名の従業員が在籍。そのうち7割が外国籍のスタッフです。国内には東京に2拠点（加えて1拠点は設営中）、大阪に2拠点、海外には韓国・ベトナム・モンゴルにも拠点を構えており、グローバルに事業を展開しています。
業界	不動産、電気通信事業、サービス、IT、金融、その他
会社の規模	101～500名（2022年8月時点）
導入時期	2015年頃

Google Workspaceの利用状況

①社員間のコミュニケーションには、スレッド機能もあるChatを活用

従来は他社SNSを通じたやりとりをしていましたが、セキュリティの観点で懸念があり、Google Workspaceを導入してからはChatを使用しています。はじめは操作に慣れるのに少し手間取りましたが、現在は全社的に浸透しました。社員間のコミュニケーションがとりやすくなったと感じているとともに、スレッド機能でトピックも流れにくくなったことに、高い利便性を感じています。

②トピックス共有でCurrents、社内ポータルでサイトを使用し情報シェア

社内ツールとして、Google Currentsとサイトをアレンジして使っています。Currentsでは、新入社員の紹介などを掲載するなど、週に5〜6回スタッフが更新していますが、それに対して別のスタッフが「いいね」やコメントを送ることもあり、コミュニケーションも促進されました。サイトは、社内ポータルとして社内規定の周知や広報に活用しています。ドライブにCurrentsの投稿フォーマットを置き、社内ポータルからアクセスできるようにするなど、個々のスタッフが操作しやすい工夫をしています。

③社内でのオンライン会議は、カレンダー設定が便利なMeetを活用

新型コロナの影響により、2020年頃からオンライン会議の機会が増えました。現在、社内ではMeetを活用したミーティングが主流になっています。Google カレンダーで予定を作成すると、自動でMeetのURLが発行されるので、日程の設定からリンクの共有までの工数が削減できました。外部とのオンライン会議では、先方のニーズに合わせ他社サービスと使い分けながら利用しています。

使用していて感じるメリット

①アカウントの管理がしやすいため、IT部門のスタッフは専門的な業務に集中できる

Google Workspaceの管理画面は、ITに関する専門的な知識がなくても、ユーザーの追加・削除などの操作が簡単にできるので、総務部など、ITの専門部署以外のスタッフでも管理がしやすいのがメリットです。日々の運用が誰でも対応しやすい分、IT部門のスタッフが開発や社内のシステム管理など、専門性の高い業務に集中できるようになりました。

②アカウントにログインするだけでサービスが使えるため、操作のストレスが少ない

1つのアカウントにログインするだけで、メール・チャット・カレンダーなど多様な機能を使えることにメリットを感じています。それぞれのサービスでアカウント配分などをしなくて済むので、操作性が良いですね。また、他社サービスとの連携もしやすいため、Google Workspaceでは足りない機能を別のサービスと組み合わせて補うことができています。

一言コメント

社内にGoogle Workspaceを導入してから7年ほどが経過しており、個々のスタッフがアカウントを利用しながら業務を行うことが当たり前の文化になっています。Gmail、カレンダー、ドライブなどの基本の機能はもちろん、Chat、Currents、サイトなどの活用も進み、社員間のコミュニケーションも活性化されました。

今年4月には社員数の増加に伴ってEnterpriseプランにアップグレードしたため、データ容量やmeetの人数制限なども気にせずに使えています。TSクラウドは、こちらからの質問に対していつも的確にわかりやすくアドバイスや提案をくれるので、安心して利用できています。