G SuiteからGoogle Workspaceへ。TSクラウドからのサポートを受けデータ移行もスムーズに

概要

株式会社ナインメディアでは、もともと無償版のG Suiteを使用していましたが、サービス終了と分社のタイミングが重なったことから、Google Workspaceにアップデートしたとのことです。今回は、他社サービスではなくGoogle Workspaceの利用を選択した経緯や、TSクラウドからの購入を決めた理由を伺いました。

顧客情報

会社名	株式会社ナインメディア
会社概要	顧客専用のオウンドメディア等を生産し、集客を目的にサイトをアップデートしています。コラム記事の制作などを通して、顧客と二人三脚でより良いページ作りをしています。また、1からのサイトの立ち上げも請け負っており、集客のサポートをしています。
業界	サービス、IT、その他
会社の規模	50人未満
導入時期	2021年11月

GoogleWorkspaceへのアップデートと、代理店契約を選択した経緯

①分社のタイミングでG Suiteから Google Workspaceへ

会社を設立した10年ほど前、会社のドメインのメールアドレスがほしかったのを理由に無償版のG Suiteを導入し、それからしばらくはG Suiteを使っていました。無償版のサービスが終了するのをきっかけに、Microsoft365など他社サービスへの移行を検討したこともありましたが、Googleサービスの使用をやめて他のサービスを使うと、データ移行等が必要になります。新しいサービスは使い慣れていない上に、これまでのデータを移行するのは大変そうだと感じ、使い慣れているGoogleのサービスを使い続ける選択をしました。

またちょうどその頃、分社化するタイミングだったこともあり、グループ会社用にも新たにアカウントを立ち上げ、それぞれ別でGoogle Workspaceを運用することを決めました。

②フルリモートを可能にするデータ管理が必要に

もともとはNASを社内の共有サーバーとして使用しており、Googleドライブはほとんど使用していませんでした。しかしコロナ禍になり、従来使用していたNASではリモート勤務に対応できなくなってしまいました。

代用として他のファイルサーバーも利用してみたものの、とても使いづらかったのが課題でした。結果的にフルリモートでの業務にも対応可能な、クラウドでデータ保管ができるGoogleドライブをもっと活用していこうと考えました。

③データ移行等のサポートを受けられる代理店からの購入を選択

グループ会社用の新たなアカウントを取得するにあたっては、Googleからの直接購入も考えました。しかし、もともと運用していたアカウントからのデータ移行なども必要だったため、慣れない作業を行うには「誰かのサポートを受けた方がよさそう」と感じました。そこでサポート体制のある代理店を通じて購入しようという結論に至りました。

いくつかの代理店に問い合わせたところ、導入前から詳しく案内をしてくれたのがTSクラウドです。担当者とのやりとりを通じて、「導入後も丁寧に対応してもらえそう」と感じたので、TSクラウドからGoogle Workspaceを購入することを決めました。

Google Workspace利用開始後の変化

①Googleを基盤とした業務環境を保ったまま、体制をアップデート

G Suiteの利用をしていた頃から、GmailやGoogleカレンダーでの予定共有・会議室予約など、社内にはGoogleを活用した業務が浸透していました。他社サービスに移行するか否かという迷いもありましたが、慣れた業務環境から大きく変わることなく、コロナ禍に対応できる体制へ移行できたと感じています。結果的に、Googleのサービスを使い続ける選択をしてよかったと感じています。

②共有ドライブの使用により、オフィス内外からのアクセスに柔軟に対応

無償版のG Suiteにはマイドライブの機能しかなかったため、組織としてファイル共有のルールを定めてGoogleドライブを使用することが難しく、あまり活用できていない状態でした。

しかし、現在使用しているGoogle Workspaceのプランでは共有ドライブが利用できるので、管理者側で各ユーザーの権限や外部との共有の可否を制御しやすくなりました。自社のスタッフに対しては自宅などオフィス外からのアクセスを可能にしつつ、従来使用していたNASのように、基本的には外部の方へのファイル共有をしないことを前提とした使い方ができるのもメリットですね。

ドライブ自体はこれまでにも使用したことのある機能ではあるので、スタッフがそれほど混乱することなく、スムーズに使えていると感じています。

③データ移行も、サポートを受けてスムーズに完了

グループ会社用の新たなGoogle Workspaceアカウントを運用するにあたっては、既存のアカウントからドライブ上のファイルを移行したり、ドメインのメールを受信していた外部のメールサーバーからGmailへデータ移行したりという作業が必要でした。慣れない作業で戸惑うことがあり、TSクラウドには頻繁に相談していました。その都度、丁寧に対応してもらえたことで、データ移行が無事に終わったと感じています。

今後の展望

Googleドライブの利用に関するルール付けについてはまだ甘い面があるので、従来の共有サーバーに代わるサービスとして、社内規定をしっかりと定めて運用したいと考えています。

また、社内でのファイル共有はGoogleのドキュメント類のみで完結しますが、社外の方に共有するファイルは、WordやExcelを使用しなければならないケースもあります。そういった場合に、パソコン版Googleドライブを使用すれば、ドライブにアップロードしたファイルをWordやExcel形式のままで編集ができ便利です。そういった使い方を知らないスタッフも多いため、便利な機能についても周知を進めていきたいです。今後、さらに場面に応じたよりよい活用方法を模索したいと思います。

また、コロナ禍により機会が増えたオンラインミーティングについては、現在Zoomが主流にはなっていますが、今後はMeetへ移行させることも検討しています。Business Standardプランでは録画機能やブレイクアウトルーム機能も使えるので、気軽な社内でのコミュニケーションにも役立てたいですね。

一言コメント

TSクラウドには、契約前からいろいろと相談に乗ってもらっており、ありがたいと感じています。今後もサポートしてもらいながら、活用の幅をさらに広げていきたいと思っています。