業務システムをGoogle Workspaceに統一し、アナログな業務環境から脱却。初心者でも管理が簡単に

概要

株式会社トーイツは、事務作業に携わるスタッフがGoogleアカウントを利用し、業務を行っています。Google Workspaceの導入から2年ほど経過した現在は、アナログからデジタルな業務環境へと移行しつつあり、多くの面で「良い結果」に繋がっているといいます。実際に、Google Workspaceの導入によってどのような課題が解決したのか、利用状況や今後の展望などについてお話を伺いました。

顧客情報

会社名	株式会社トーイツ
会社概要	東京都大田区に社屋を構え、2017年に創業100年を迎えた建築資材販売の総合会社。製材工場を併設しており、工務店や個人向けに木材・製材・建材・住宅設備機器など、住まいに関するあらゆる資材の販売をしています。また、リフォーム・リノベーション工事も請け負っています。
業界	製造業、小売、サービス、その他
会社の規模	50人未満
導入時期	2021年1月

課題

①古いシステムを一掃し、効率的な業務環境に改善したかった

もともと業務に使用している各種システムがアナログで、業務効率の悪さが課題になっていました。また、古いデザインのままアップデートできていなかった HP のリニューアルも検討していた時期でもあり、この機会に社内外の両面からシステムを一掃し、トータルで改善を図りたいと考えました。Google Workspace の導入を検討したのは、システム関連の問題に詳しい社員がいなかったため、外部の IT コンサルタントに相談し、紹介してもらったのがきっかけです。

②予定管理はアナログが主流。変更に対し柔軟に対応できなかった

Google Workspace の導入以前は、スタッフの予定の共有は「口頭か紙」というアナログなやり方が浸透していました。紙で印刷した予定を配布し、変わったら再通知し、手元で書き換えるという流れがスタンダードで、とても非効率的だったと思います。各スタッフの予定に変更があってもすぐに編集・共有できるツールが必要だと感じていました。

③どこからでもアクセスができる、より利便性の高いメール環境を求めていた

従来、メールは Outlook を使用していました。セットアップを行った特定のデバイスでなければメールを送受信することができず、効率の悪い運用になってしまっていました。また過去のメールを検索したくても、うまく見つけられないことが度々あり、不便に感じる場面がありました。

解決策

①IT の知識に自信がなくても、管理には支障なし。業務でのツール活用が進む

Google Workspace 導入にあたって、外部に任せていたドメインの管理を内部でやることになるため、設定などが難しいのではと不安に思っていました。しかし、TSクラウドに相談しながら導入を進められたので、慣れない中でもスムーズに導入できました。Google Workspace の管理画面は IT スキルの高くない担当者でも、直感的に操作できるインターフェースなので、使い始めてからはあまり困る場面はありません。

また、スタッフにも Google Workspace の便利な機能を少しずつレクチャーすることで、活用が進んでいます。例えば、Google ドキュメントやスプレッドシートは同時に複数人で編集できますし、クラウドに自動保存されるので、手動で「保存」ボタンをクリックしなくてよいなど、便利な点が多くあります。初めて使用するスタッフも驚いていますし、利用する場面も増えていますね。これまでよくあった、「PCがフリーズしてデータが飛んでしまう」「上書き保存をし忘れてデータがなくなってしまう」といったトラブルが発生しないので、安心して使用できています。

②カレンダーでスタッフの予定が共有しやすくなった

Google カレンダーでは個人のカレンダーのほか、共有カレンダーを作成し、それぞれが予定を書き込めるようにしました。予定の変更もすぐ反映されるため、スタッフの動きがわかりやすくなったと感じています。現在、個人の予定はそれぞれのカレンダーで管理し、会社全体に関わるスケジュールは共有カレンダーで確認するのが主流となりました。アナログな方法から脱却して、デジタルへと移行できたことが、会社全体として大きな進歩だと感じています。

③Gmail でデバイスや場所を問わないメール運用が可能に。ラベリングや、ドライブとの連携機能も積極活用

Gmail の利用を開始してからは、特別な設定をしなくてもスタッフのPCやスマートフォンからアカウントにログインするだけでメールを確認できるようになり、どのデバイスで行った操作も常に同期されているので、メールの運用が非常にスムーズになりました。

はじめはOutlookとGmailの操作の違いに戸惑いましたが、今は慣れ、Gmailならではのラベルやアーカイブ機能をうまく活用して、受信ボックスをすっきりと整理できています。また、検索機能が優秀なので、目当てのメールが探しやすく、とても便利だなと感じています。添付ファイルを直接Googleドライブへ保存できるというツール間の連携性の良さもメリットの一つですね。

導入の成果

現在、ドライバーやパートを除き、事務作業に関わるスタッフ全員が Google Workspace のアカウントを持っています。導入当初、「ブラウザって何？」というスタッフもいたので、わかりやすい動画にまとめて使い方を周知しました。操作性に優れているため、デジタルツールに不慣れだったスタッフも、カレンダーを中心にメールやドライブなども活用できています。当社にとっては、Google Workspace の導入はあらゆる面で「良い結果」に繋がったと感じています。

今後の展望としては、Google のツールを利用したさらなる業務効率化を目指しています。例えば新規の顧客登録など、これまで紙で運用していたものを Google フォームにするという新たな試みも始めました。また、スタッフ間の連絡方法として利用開始した Slack をはじめ、Google アカウントとの連携が可能な他社製品も数多くあるようなので、こういったものもうまく取り入れていければと思います。

Google Workspace には、まだまだ使い切れていない機能がたくさん備わっているので、積極的に活用し、より良い業務環境作りに役立てていきたいと考えています。

一言コメント

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